订单评审程序Word文件下载.doc
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文件编制和修订情况
序号
修订时间
修订页次
修订内容摘要
版本号
发布日期
文件分发范围
□董事长
(1)份
□人事行政部
(1)份
□财务部
(1)份
□客户服务部
(1)份
□质量管理部
(1)份
□供应链管理部
(1)份
□市场部
(1)份
□采购部
(1)份
□软件/硬件开发部
(1)份
□物料部
(1)份
□生产部
(1)份
配置总份数:
份
1.目的
为了满足本公司所接订单在形成过程中,能充分了解顾客对产品的要求,正确分析公司现有条件能否满足合约的
要求而进行的订单评审。
2.适用范围
适用于本公司产品订单的评审。
3.定义
3.1常规产品:
指公司标准机型产品,其技术、管理、质量、生产能力均有保证,无需再评审。
3.2超销售计划单:
在本月生产销售计划外的订单或客户紧急插单的产品。
3.3顾客:
接受产品的组织或个人。
4.职责和权限
4.1市场销售部(主职部门):
4.1.1负责投标文件的起草编制工作;
4.1.2确定产品要求,在签订合同和递交投标文件前应组织有关部门对投标文件进行评审,并保存相关记录;
4.1.3负责与顾客进行沟通联络和顾客反馈信息的收集、整理、分析和处理等工作,注意要尽量和终端客户(医院)
进行直接沟通,以确保顾客反馈信息的真实性。
4.2开发部:
4.2.1负责评审满足订单规定的技术要求的能力,提供技术、产品标准、包装等的资料;
4.2.2开发部最高负责人对最终订单的技术评审结论进行确认。
4.3质量部:
当需要时,负责评审满足订单要求的质量与产品检测能力。
4.4物控部:
4.4.1负责评审满足订单要求的生产能力及交期;
4.4.2供应链最高负责人对最终订单的交期评审结论进行确认。
4.5生产部:
负责分析、评估交付产品数量所需的生产能力和机器设备负荷能力及人力安排。
4.6采购部:
负责评审满足订单要求的材料供应能力。
4.7总经理:
负责所有内、外销订单评审结果核准。
5.工作流程图
(见附件1)
6.工作程序和内容
6.1订单评审依据及时机
市场销售部接到口头、电话、传真或电邮等方式下达的产品订单信息时,根据产品订单的类别区分,除了计划内
的产品及公司标准机型,对超销售计划单、订单都应填写《订单评审表》进行评审。
6.2订单评审输入需包含但不限以下信息
6.2.1市场销售部应与客户沟通,确认其常态要求:
产品本身的质量、规格/型号、功能/特性和交付活动的其他要(如:
交期、包装、运输、售后服务等)。
6.2.2订单的特殊要求:
功能、规格尺寸、颜色印刷、辅件、控制程序/语言等与公司标准(配)不一样,需注明清。
6.2.3与产品有关的法律法规要求。
6.3评审内容
6.3.1一般订单的评审
a)在接受订单时,由市场销售部首先对客户的订单进行评审,确认产品交期是否为正常生产周期的常规产品订单或者是紧急订单,常规订单直接在K3系统下单即可
b)评审流程:
市场销售部供应链市场部客户。
6.3.2新产品首产订单评审
a)市场销售部组织各部门对新品执行订单检讨评审会,尽可能召集相关部门短会评审,考虑新产品的不确定因素,参与部门包括:
开发部、质量部、供应链、采购部、生产部;
b)开发部:
负责新产品(首产订单)的技术标准、工艺制造要求、产品标准、包装等的评审,并明确相关资料/图档提供的时间,以利其他部门作业;
另外必须正确理解订单的技术和其参数要求,分析公司对满足订单在技术方面的能力,提出新产品制造可行性和风险分析及评估的结论;
c)各部门依开发部回复资料/图档提供的时间,评审自己部门工作完成时间,供应最终回复期;
d)新产品订单经过评审确定后,由董事长负责批准、签订(包括批量出货裁决,分歧裁决,单价/交期批准等);
新产品的定价由董事长批准;
e)评审流程:
市场销售部召集各部会议评审董事长批准市场销售部客户;
f)如非会议评审,一般情况下,要求各部门应该在4H内评审完毕,并回复市场部。
6.3.3超销售计划订单
a)市场销售部接到超销售计划订单,填写《订单评审表》提交物控部对订单的数量与交期进行评审,评审依据为现行人力资源与生产状况,确定插单生产时间,并在4H内回复市场部交期;
b)若超销售计划订单(辅件)有安全库存,供应链可直接挪用出货;
c)评审流程:
市场销售部供应链、采购部、生产部、质量部市场销售部客户。
6.4订单发放与管理
6.4.1市场销售部对经过审核的传递评审订单、会议评审订单进行统一编订单号,正式订单(客户已经下单)编号由K3系统自动生成,临时订单(客户还未下单)编号按以下规则编制,通过网络或纸质分放至关联各部(纸质订单发放须填写《订单发放记录表》),以利于各部门清楚执行评审过程中的相关要求及有力跟进。
6.5订单变更
6.5.1接获客户通知变更订单内容时,市场部先与客户沟通协调,并于协调后将涉及品名、规格、工艺标准、数量、交期、金额之变更填写《订单变更通知单》,呈相关部门评审后,总经理批准,并传真给客户签字确认(客户有书面通知变更时,可免去客户回传签字确认动作)。
如果该变更给公司造成损失,由董事长批注处理意
6.5.2如若我方无法如期交货或无法满足变更订单内容时,市场销售部应与客户协商至达成结果,经部门负责人批准后,
并传真给客户签字确认(客户有书面同意时,可免去客户回传签字确认动作)。
6.5.3交期变更
a)公司要求变更交期:
因生产排程延误、原材料短缺、机器设备、电力等异常因素,无法如期交货时,供应链管理部应填写《交期异常反馈单》,呈评主要负责人签核后,并提交市场销售部与客户沟通协调,以重新安排交期;
b)客户要求变更交期:
市场部接获客户要求变更交期,应填写《订单变更通知单》后依6.5.1订单变更作业程序办理。
7.相关文件:
7.1文件控制程序…………………………………………ICT+COP-001
7.2质量记录管制程序……………………………………ICT+COP-003
8.相关记录
8.1订单评审表
8.2订单变更通知单
8.3订单发放记录表
8.4交期异常反馈单
8.5顾客财产接受登记表
9.附件
9.1附件1:
订单评审流程图
附件1:
作业流程
责任部门
相关表单
重点说明
1
2
3
4
5
6
新产品订单
订单评审时机
超销售计划单
订单评审输入
评审内容
评审核准
订单发放/管理
订单执行
市场销售部
开发部
质量部
供应链
市场部
相关部门
董事长
订单《订单评审表》
《订单评审表》
《订单发放记录表》
《月、周生产计划》
《物料需求计划表》
1.新产品的首次订单采用会议评审方式,其它超销售计划单采用传递会签评审。
2.市场销售部提出《超额销售计划表》评审与经批准后,由供应链执行生产和交付依据。
*市场销售部对客户要求及明确或未明确的项目,相关法律法规和附加要求需与客户落实清楚。
*相关部门对技术标准、工艺要求、质量保证、物料周期和产品交期综合评审。
*已通过各部门评审的《订单评审表》,最终交由董事长对产品整体评审及裁决批示。
*市场销售部将最终的订单分发至评审部门,并对原件进行管理和跟踪生产进度及产品交付。
*供应链根据发放的《订单评审表》要求的交付期,及时更新月、周生产计划和物料计划。
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