财务管理工会财务软件用户手册Word格式.docx

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通过本模块，每个核算单位可以选用已经安装在您计算机中的其他功能模块，如账务、报表、固定资产等。

在将来的升级中，还可以使用更多模块。

换言之，任何一个核算单位一个功能模块，都必须在此注册登记。

注册成功后，软件将为新核算单位分配一套类似空白账册电子账薄。

本模块仅供需要建立核算单位的系统管理员使用，对于普通的财务工作者，只需等待系统管理员为自己建立核算单位完成后使用其他工作模块进行工作即可。

这部分用户可以跳过本章，直接阅读其他模块的使用说明。

另：

凡是说明书中后缀说明“可选项”的，说明本部分功能可能在针对某些单位的版本中被隐藏，如果您手中的软件不包含此部分工作界面，说明您无须使用和了解此部分功能。

核算单位操作步骤

进入Windows后，打开桌面上的“工会财务软件”目录，如图：

（图3工会财务软件文件夹）

双击“核算单位”图标，屏幕将会出现核算单位列表的窗口，并出现密码输入窗口，要求输入系统管理员密码，系统提供一个初始密码，用户应该在首次登陆后更改此密码，以保证安全。

密码输入正确后，按回车键，或用鼠标点击“确认”，即可进行具体的操作。

在核算单位列表窗下方有功能按钮，分别为“修改”、“删除”、“增加”、“退出系统”，在屏幕右方有“年度数据”，通过鼠标点击，即可对核算单位进行增、删、改等各项管理。

以下先介绍“增加”功能。

1．增加

进入“增加”后，屏幕出现另外一个窗口“账套信息”，即新增核算单位需要输入的条目窗口，该窗口分为上、下两部分，如下图所示：

（图4账套信息）

上部的内容是诸如核算单位名称、账套号、建账日期、财务主管等。

其中账套号为10位数字或者字母，以标识不同的单位或账套，默认值从0000000001开始，此项一般不需要修改。

在所有这些条目中，以下五项是必输项目：

账套号、核算单位名称、行业、建账日期、财务主管

点击“行业”录入框时，窗口将自动下拉出行业列表，表中有4个常用行业列表，直接选择所需行业即可。

但如果是2010年及以后开设的账套，必须选择新财务制度性质。

由于每个行业都有不同的会计科目、报表，所有正确选择后，软件将自动分配给核算单位相应的初始会计科目和报表。

“建账日期”含义为正式做账的日期。

窗口下部的复选框都是软件的功能模块，除了“账务处理系统”、“报表处理系统”“固定资产”是可选项目外，其他都是灰色，不可选项目，这些功能模块待软件后期开发当中逐步提供。

所有的输入、选择都结束后，点击窗口下方“确定”，即开始建立新单位，完成后，屏幕撤回原先的窗口。

此时窗口上已增加了一行刚才新增加的单位。

2．修改

对“增加”的单位，如果发现有输入的错误，则可以对其进行局部修改，必须注意的是

并不是所有的项目都可以修改，比如账套号、建账日期、财务主管是不能修改的。

具体的操作方法基本上是与“增加”功能是相同的，修改后点击“确定”键，存入数据

即可，也可点击“退出”放弃修改。

3．删除

用于删除一个核算单位，永远的丢弃该单位所有电子账薄数据。

使用该功能时一定要

求慎重。

4．年度数据

用于添加修改和删除该账套的年度及年度中的模块。

5．备份和恢复

先勾选中需要备份的账套，系统将备份这些被选中的账套，每个账套的备份数据独立存放，在恢复时可有选择的进行恢复。

6．集中备份、集中恢复

备份所有账套的数据，集中备份的数据只能由集中恢复来完成。

这种方法不能用来单独备份和恢复某个账套的数据。

一、注意事项

1．“财务主管”输入时要注意，在首次使用其他模块时，软件要求输入的操作员姓名就

是财务主管，日后再由财务主管为普通操作分配权限。

2．“建账日期”输入的时候，要特别的谨慎，建账日期可理解为“领取电子账本日期”，

一般指计算机正式记账的月份。

例如：

您在6月份安装使用本模块，您又想从同年4月份开始输入凭证做账，那么“建账日期”应该是4月份而不是系统默认的6月份。

3．为了保证数据的安全，所有的计算机操作员必须责任明确，职能分离，为此本软件设定了三类操作员：

系统管理员、财务主管、和普通操作员，该部分“核算管理单位”功能必须完全由系统管理员来掌握，而系统管理员本身是不涉足任何的会计业务。

关于财务主管和普通操作员的关系，将在以后的说明中进一步的阐述。

账务管理系统

账务处理是整个财务过程的根本，“账务管理系统”模块也是整套财务软件的核心部分。

在“账务管理系统”中，按业务将总在功能划分为以下几个子模块：

1．初始设置

2．日常账务

3．部门核算

4．预算管理

5．系统管理

6．切换账套

7．切换用户

在这几个模块中，“初始设置”是需要首先完成的。

若不完成初始工作，软件将阻止对其他模块的操作（“系统管理”除外）。

“初始设置”包含了很多的重要的操作，像会计科目体系建立、记账凭证设置、凭证录入等等，为保证账册数据的连续性和完整性，还必须输入各种明细科目的年初余额、年初到建账日期期间的借贷双方的累计发生额。

初始设置是手工账到电脑账的衔接过程。

初始设置工作的质量对日后的正常账务处理有直接的影响。

在初始工作完成以后，其它几个子模块才可以使用，同时“初始设置”也已不起作用，不能再进入。

“日常账务”是这个账务处理模块的核心，大部分的日常账务处理如凭证录入修改、凭证审核、记账、结账和各类账表打印等都在这里处理。

“部门核算”内容是以查询，统计为主。

“预算管理”是指对本年度按科目、部门方式进行预算设置已经统计。

“系统管理”中具有“切换账套”、“切换用户”、切换年度等很多的重要功能。

初始设置

在使用“账务管理系统”前，先要运行“核算单位”进行设置，待分配到核算单位后才可以进行具体的操作。

用鼠标双击“账务”图标，进入选择账套界面，选择账套并登录后出现系统主工作界面。

如下图：

图3

点击“初始设置”图标，进进入初始设置窗口。

在窗口左侧有若干子菜单：

图4

财务制度设置

如果账套是沿用的旧财务制度，则在2010年的初始化模块中，会提供切换至新财务制度的选项，您在2010年初必须完成新财务制度的切换工作。

科目设置

科目代码宽度设置

点击相应子菜单“科目代码宽度设置”，在右方弹出对话框

图5

设置会计科目体系当中最基础的参数：

科目总级数、各级科目代码的宽度。

本软件最多有7级科目，每级代码宽度为2或者3，也有4位，在操作中，假如不需要第五、第六、第七级科目，那么可以不去设置五、六、七级科目的长度即可。

同时必须谨慎设置代码宽度，尽可能的考虑周全，因为科目代码宽度一经初始化完成，就不可以再进行修改了。

点击子菜单“科目设置”，则在屏幕右侧出现科目明细表，如图：

图6

在此可以增加、删除、修改科目，也可以打印科目表。

在首次使用时，就已经存在这些科目，这是工会财务制度中规定的相应的科目，也可以根据实际情况修改这些科目，如修改科目的属性，也可以增加二级，三级科目等。

每个科目都有一下属性：

（1）科目代码

（2）科目名称

（3）科目性质

（4）余额方向

（5）部门核算

（6）经费核算

在科目表中，选择其中一个科目，有一蓝色横条，表示此行为当前行，当前的修改，删除都是对该行科目进行的。

当需要增加新科目时，点击“增加”键，屏幕会出现科目输入窗，如图：

图7

“科目代码”输入时要符合“科目代码宽度”中的科目级数和宽度；

“科目名称”可以输入汉字、英文、数字或其他字符；

“科目性质”中有7种选择，每个科目根据自身的性质来选择其中之一，如图：

图8

“余额方向”是指本科目的余额是在借方还是在贷方，或者是可借可贷，在这有三种选择：

借方、贷方、两性。

如果选择了“两性”，那么该科目在以后的账页输出中，余额能自动根据余额的正负切换成借或贷，而余额则始终显示为正数。

“部门核算”表示该科目是否参与部门核算。

在流通行业中，通常损益类科目需要核算到部门。

该项选择只有在“部门核算方式”中已设置核算到部门后，才会起作用。

在所有信息输入完成后，按“确定”键，如果遇到以下情况，软件将阻止存盘并作出提示：

（1）科目代码级数或宽度不对；

（2）科目代码级数跳空，如在“102”不存在的情况下输入“10201”科目；

（3）需要增加的科目代码已经存在；

存入后，新增科目自动会按照科目代码的的顺序进行排列，处于合适的位置。

如果要修改某个科目，可以用鼠标直接双击该科目，也可将横条移动到该科目位置，然

后按“修改”键进行修改，其方式和增加科目的操作方式基本一致。

“删除”键用于删除当前的科目，当前科目有下级科目的情况下，不能直接删除该科目，

必须从最末级科目删起。

科目余额设置

初始科目余额

会计科目设置好了以后，需要在此输入各科目的年初的余额、年初至建账日期的借、贷、累计发生额。

例如您的建账日期是“2005年10月”，那么你必须准备的数据是：

各个科目的“2005年1月1日”余额，1月1日至9月底（已结账）的借、贷累计发生额。

科目余额窗口中，有些条目是黑色字体，表示这类科目不属于末级科目，其数据是由下级科目逐级汇总而成，而不能直接输入。

窗口的“当前余额”栏是软件根据输入的年初余额、借方累计、贷方累计自动计算出来的。

末级科目的余额输入完成后，系统会自动将余额汇总至上级科目。

若是本年度1月1日建账，初始录入见面就只有“年初余额”、“当前余额”两项，而没有借贷方累计额的录入栏。

每次录入完数据后，都必须点击“存入”键进行保存。

其他的功能还有“打印”、“退出”。

部门核算设置

部门设置与核算方式

“核算方式”有两种方式可以选择：

（1）不进行部门核算

（2）核算到部门

如果在“核算方式”选项中，选择了“核算到部门”，则一定要再做“部门设置”的操作。

初始部门余额

进入本功能后，系统将提供一个部门核算科目窗，上面列举了所有部门核算、且已录入余额的科目，双击所选科目即可进入具体设置。

科目余额表中该科目的当前总余额与在此输入的每个部门的余额总计数是相等的。

如图：

图9

选择好部门，然后在余额栏中输入该部门的余额，点确认。

这里要注意的是，只有设置了科目初始余额的科目才被允许初始部门余额。

初始设置完成

初始科目余额平衡验证

在做完前面的工作后，可以认为已基本完成初始化工作了，下面要做的就是对刚才输入

的数据进行验证，查看是否平衡。

初始化完成确认

此功能共有4种检验项目

图10

其中“科目合法性”是用来检查科目代码长度是否正确、是否存在代码跳空；

“科目余

额逐级汇总检查”将自动对所有科目的余额重新从下级科目往上级科目汇总一遍，发现错误将自动更正。

“核对部门账余额”即对逐笔输入的部门账并和科目余额表中的当前余额按科目核对，发现错误，就会提示；

“试算平衡”将对3各方面进行平衡检查：

年初余额的借方合计数＝贷方合计数、借方发生额累计数＝贷方发生额累计数、当前余额的借方合计数＝贷方合计数。

以上4种检查是连续进行的。

当上一步未通过检查，下一步则不与进行，操作员予以更正操作。

若上述验证都能通过，系统就将进行数据备份，选择合适的位置进行数据备份后，即完成了初始工作的设置。

日常账务

“日常账务”是账务系统的主要组成部分，大部分的业务都是在这个模块中完成的。

图11

凭证处理

“凭证处理”主要围绕了凭证处理业务这个基本工作，如凭证录入、修改、汇总、记账、结账。

平常企业录入工作量最大的就是录入会计凭证。

凭证录入后经审核就可以记账，即自动将凭证内容记入各类明细账和总账。

凭证录入

点击菜单，如图：

图12

在左上角部分，凭证号是由电脑自动产生的，每张凭证都有独立的凭证号，如0001、0002等。

凭证号每个月都是从0001开始。

凭证中每笔业务有以下4个基本内容：

摘要、科目名称、借方金额、贷方金额

“摘要”可以直接输入汉字，如果想查询摘要代码，可用鼠标点击窗口右下角的“摘要”键，打开摘要窗口，并可以直接从摘要窗口中选择输入。

关于“科目”的输入，有3种方法可以使用：

输入科目代码、输入科目名称、打开会计科目窗口双击所选科目。

窗口中共有6笔分录，并有一横条，表示该行为“当前”行。

窗口底部有一合计行，上有借方合计和贷方合计，只要金额一经录入，软件立即会自动统计并显示合计，所有借贷是否平衡一目了然。

如果一张6笔分录不够用，那么在你录入完6笔之后，系统会自动追加一行，所以一张凭证的行数是没有限制的。

同时，下方的“删除”键用以删除当前行。

在屏幕右下角有“存为快速凭证”，录入凭证的同时，将其保存为快速凭证。

当一张凭证输入完成以后，点击“确认”键存入本张凭证。

遇到输入错误时，系统会列出错误信息，阻止存盘。

当凭证存入成功后，屏幕被刷新，并要求输入下一张凭证的日期，开始下一张凭证的录入。

凭证修改、删除

要修改删除凭证，必须先选择凭证范围，类似“凭证查询”那样的操作，如图：

图13

查询窗口中条项数目比“凭证查询”的少，因为只有未记账、未审核的凭证才能被修改和删除。

进入凭证窗口后，在屏幕左上和右下分别有“修改”、“删除”按钮。

点击“修改”后，才能进行修改，修改完以后，点击“完成”，即完成修改。

选择好想要删除的凭证，点击“删除”，即将当前凭证删除。

凭证审核

凭证在记账前都必须审核。

进入审核的方法和“凭证查询”、“凭证修改”相似，它实际

上包含了审核凭证和解除已审核凭证两种功能，所以在此可以选择“已审核凭证”或“未审核凭证”。

图14

进入凭证审核后，凭证右上侧有2个键：

“本张签字/不签字”、“全部签字/不签字”。

签字表示通过审核，不签字表示解除审核，上面“全部签字/不签字”对全部选中的凭证都起作用。

图15

通过审核或解除审核有以下2条原则：

（1）不能审核由审核人制单的凭证；

（2）只能由审核人本人解除审核。

审核后的凭证不能修改；

而解除审核后仍可修改。

凭证记账

凭证经过审核后方可记账，记账过程就是把已审核过的凭证记入各类明细账和总账。

各

类明细账如明细账、部门账、往来账、银行账（银行未达账）等；

每个月记账的次数没有限制，可以只记一次，也可以分多次记，经过记账处理后的凭证不能再被修改。

进入记账后，窗口将上有数据备份提示要求您选择合适的路径，以供记账后一旦反悔还可以恢复数据。

记账的时间是有限制的，如果上个月尚未结账则本月不能记账；

如果本月已结账则不能再在本月记账。

在正式记账前，系统需要您备份数据，并且先统计一些数字，例如参与本次记账的已审核凭证总数、总笔数、借贷金额合计数、本月未审核凭证张数，如果借贷不平衡或凭证数为0则不再继续下去。

月结

结账后不能再做本月凭证，在遇到下列情况下不能通过结账：

1.本月尚有未记账凭证

2.上月尚未结账

结账有月结和年结之分，如果结账日期为12月份，则软件自动作为年结对待。

在年结时，软件将所有科目、往来单位和部门的余额全部结转至下一年，作为下一年的年初余额，并且在进入下一年的账本时，首先要求进行年初初始化，以重新选择核算方法、设置科目等等。

图18

生成自动转账凭证

在“凭证设置”中设置好的自动转账凭证分录在此生成凭证，可以选择其中的一张生成

也可以选择多张连续生成，凭证生成后允许进一步修改、调整，在此后的操作均和“凭证录入”一样。

图19

图20

凭证查询打印

查询、连续打印

查询界面的查询条件较多。

图21

在窗口左上方有查询选择“未记账凭证”或“已记账凭证”，两种只能取其一；

若选择“未记账凭证”后，还可进一步选择：

“已审核凭证”和“未审核凭证”，可选其一个也可同时选中；

在凭证类型中可选其中一个，也可选其中最后一个：

“全部”；

凭证号可以输入一个范围。

这些条件的组合就成了选择所需凭证的依据。

如果这时点击“连续打印”键，电脑将自动把所有选中的凭证全部分页打印出来。

如果想单独打印某张凭证，可以点击“确定”，进入凭证显示界面，选择好你所想要打印的凭证，按右下角“打印”。

科目汇总表

点击“科目汇总表”菜单，首先弹出的是“科目设置汇总条件设置”，如图：

图22

和上面的“查询、连续打印”操作相似，设好条件，点击“确定”，即弹出科目汇总表，如图：

图23

凭证数量统计表

统计各个月份“未审核”、“已审核”、“已记账”凭证的数据以及汇总。

凭证分类统计表

图24

按照“操作员”或者“操作员部门”分类，选择不同的条件，显示出凭证分类统计表。

设置

本功能模块的操作方式和在初始化设置中的“科目设置”的操作基本一致。

设置快速凭证

在实际的录入凭证过程中，操作员往往要重复录入大量相似的凭证：

这些凭证只是金额

不一样，其它内容如科目、摘要都基本一致。

为了节省录入时间，减少重复劳动，可以在此设置快速凭证，预先设计好科目和摘要，在录入凭证时随时调出这些凭证，填入发生额即可。

据需要设置多种快速凭证，每种快速凭证都有一分录号，以相互区别，您可以根据需要设置多种快速凭证。

设置自动转账凭证

每个单位在每月月底都要做一些固定的转账凭证，诸如结转管理费用、结转产品销售成

本、提取城建税等等，象这类凭证相对较为“机械”而繁复，完全可以用计算机代替手工来自动生成。

本软件中采用的设置方式比较方便直观，可以随意从整个科目表中找出需要转出、转入

的科目，转出的内容可以有以下八种：

借方期初余额、贷方期初余额、借方期末余额、贷方期末余额、借方发生额、贷方发生额、借方净额（借方发生－贷方发生）、贷方净额（贷方发生－借方发生）。

用此方法可以制作一些“多转一”式的转账凭证如结转管理费用、结转财务费用、结转营业外收入等等。

图25

如果您设置了部门核算方式，那么在制作过程中可以不考虑部门因素，在以后自动生成

凭证的过程中，软件将会在同一张凭证中按照部门依次生成相应的业务量。

凭证打印设置

进入“凭证打印设置”，如图：

图26

将鼠标移至边线上，待鼠标变成左右或者上下都是箭头时，按住鼠标左键，就可以对边线左右或者上下进行调整了。

点击增加项目，可以自定义一些记账凭证的项目,如图：

图27

选中某一栏目，点击“清除选中项”，即可将其中的内容清除。

点击“打印设置”，如图：

图28

图29

根据您实际使用的纸张大小，类型进行设置，完成后点击“确定”，回到图26的界面，按“保存”键，即完成设置。

账表查询打印

明细账

明细账当中又分为普通（三栏）明细账、多栏明细账。

（1）普通明细账

在查询普通明细账前需要选择科目、确定月份，明细账窗口将按凭证日期顺序列出所选明细账，内容包括日期、凭证类型、凭证号码、摘要、借方和贷方金额、余额。

图30

（2）多栏明细账

查询前也需要确定科目，但先需要确定的是上一级科目，然后再选择该科目的子科目，如果子科目数量比较多，您可以任意从中选择若干个子科目，并可分批显示或打印。

图31

日记账

在此共设立了2种日记账：

现金日记账、银行日记账。

如果您设置了多个现金或银行科

目，将出现现金/银行科目列表要求您选择科目，然后后要求输入日期范围、是否包括未记账凭证。

日报表

日报表是一定时间范围内所发生的各个科目的借贷发生额及余额，具体操作方法和日记

账相似，只是不需要选择科目。

总分类账

通过查询总分类账可以查询到所有科目各个月的借贷方发生额及余额。

科目余额表

科目余额表是比较重要的一个表，通过本功能可以查询任意一月所有科目的期初余额、

借方发生额、贷方发生额、期末余额。

查询窗口中有“筛选”、“打印”、“其它日期”等键可用。

图32

部门核算（可选项）

本子模块通常用于需要核算到部门的商业流通行业。

部门核算中所需数据全部取自“日常账务”子模块，在执行“日常账务”的记账过程中，系统把记账凭证中与部门核算有关的每笔业务提取出来，存入专门的部门账中，以供部门核算的需要。

本子模块的功能以部门账的查询和统计为主，主菜单包括：

部门明细账、部门汇总表。

部门明细账

在实际查询部门账时，用户可能会需要有多种表格格式、多种查询方法，比如要查某部

门某科目的明细账、不分部门或者不分科目地查部门明细账等等。

所以本软件也相应设立多种查询方案。

部门明细账提供了明细账和日报表两种格式的账页，在明细表中，点击菜单条后，屏幕

弹出查询条件输入窗口，窗口中的内容可分为三部分：

月份、核算部门、科目列表，其中月份为必选，核算部门和科目可以全部选择，也可以二者取一，这样就保证了用户有三种查询方法：

1.分部门查询部门账；

2.分科目查询部门账；

3.分部门分科目查询部门账；

这样基本能够满足部门核算中对明细一级的账本查询的需要。

除此之外，还可以查部门

总分类账。

部门汇总表

部门汇总表有两种汇总方式：

某科目下的各部门的发生余额表、某部门下各科目的发生