公文写作基础知识讲座讲稿Word文档格式.docx
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一是权威性和政策性。
公文的权威性主要体现在制定者和内容上,党政机关公文是各级党政机关根据法律赋予的权限和职责制作和发布的,表达的内容是党政机关对特定问题的权威意见、看法和要求。
党政机关通过制发公文来发挥领导和指导作用,把各级党政机关紧密联结在一起,统一思想,统一认识,使政令畅通、运转灵活、上下合拍,工作步伐整齐一致,体现出党和国家政权组织的权威。
平时我们见到的党中央、国务院或地方党委、政府的公文,仅从那个庄重的版头和那枚鲜红的印章,就感受到了该公文的权威性。
同时,党政机关通过制发公文来传达政策,解决问题,推动工作,在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识的作用,是治国理政的重要工具,代表着党和政府的执政理念、执政思想,丝毫不能偏离党和国家的政治目标和政策轨道,不能有悖于党和国家的路线方针政策以及法律法规等,具有很强的政策性要求。
二是针对性和指导性。
党政机关公文,总是根据现实需要,为解决某个特定问题和指导某项工作而制发的,不仅要体现上级机关的精神,而且要结合本地本部门实际,针对全局或局部工作,对布臵的任务、安排的工作、规定的事项、提出的要求,都要交代得比较具体、明确,有鲜明的、现实
的针对性和指导性。
只有有的放矢,受文者才能知道劲往哪里使,在实际工作中才能行得通、有效果。
三是规范性和约束性。
从内容看,党政机关制发公文,
语言运用极其规范,其传达的意志不以受文者是否同意为前提,公文一旦发布实施,其法定效力将对受文者及其他有关方面的行为产生不同程度的强制性影响和约束,必须被严格遵守或执行,具有极强的约束力。
从生成过程看,公文同文学作品、新闻报道、学术论文等实用文体的性质不同,公文必须严肃庄重,制发单位要严格遵循共同的规范格式,种类名称、体式结构、用纸幅面等都必须执行具体规定,不得随意更改;
行文规则、办理程序、整理归档、清退销毁等,也有统一、明确的要求,不得擅自行事。
四是程序性和严密性。
公文制发和处理必须履行规定的程序,从起草、审核、签发、校印、发出,到拟办、批办、承办、归档、清退、销毁,环环相套、扣扣相接,程序性和严密性极强。
公文处理工作必须严格按照相关程序进行;
否则,无论在哪个环节上违背了程序,都将影响公文的效果。
五是对应性和定向性。
党政机关行文必须根据隶属关系
和职权范围确定,也就是说,什么样的公文由什么单位制发、哪一级单位制发,有具体、明确的对应关系。
比如,党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权,可以向下级党委、政府行文,其他部门和单位不得向下级党委、政府发布
指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。
同时,大部分党政机关公文都是写给特定对象阅读的,也就是说,公文发送到什么单位,必须明确指定。
比如,不同的公文都会根据内容对“读者”进行专门规定,即通过“主送机关”、“抄送机关”和“传达(阅读)范围”等指定“读者”对象。
而且,党政机关制发的部分公文,一段时期内,因其内容涉及党和国家的核心机密和暂时不得公开的重要事项,有保密的要求,其“传达范围”更加严格。
对此类公文,必须严格保密管理,一旦疏忽大意,出现失密、泄密情况,会给党和国家的工作带来不良后果甚至严重损失。
第四节 公文的作用
党政机关公文的作用,主要有以下5个方面:
一是指导工作,传达意图。
公文是传达贯彻党和国家方针政策及指令的有效形式,是上级机关或部门实施领导与指导的重要工具。
党政机关运用公文的形式作出决定决议、发布政令,对经济社会各个方面的工作实施领导和指导,并以此为依据,监督检查下级机关对上级机关指示精神的贯彻执行情况。
二是联系工作,交流情况。
由于社会活动的实际需要,上下级和同级机关之间,不相隶属的机关之间,需要进行日常性的公务联系。
公文是机关与机关之间常用的联系手段,通过这一载体,能够使上情得以下达,下情得以上报,充分
发挥交流思想、沟通情况、接洽工作的作用,有效地确保机关之间联系畅通,运转有序。
三是请示工作,答复问题。
下级机关工作中的有关事项,
需经上级机关批准方可办理时,多以公文形式向上级机关请求指示或批准;
向上级机关汇报工作、反映情况、回复询问,也多以公文形式报告上级机关。
上级机关在掌握下级机关的工作情况和存在的问题后,可以进行及时指导,也可以通过公文的形式答复下级机关的“请示”和“报告”。
四是总结工作,推广经验。
党政机关公文不仅是传达政策意图的重要工具,还是推广典型经验做法的有效载体。
对某些地方和部门工作中创造的经验和做法,及时总结规律,通过公文形式转发给其他地区和部门学习借鉴,以举一反三,推动有关工作的深入开展。
五是记栽工作,积累史料。
公文是党政机关从事公务活
动的真实记录,记载着许多重大决策、法规和重要公务活动事项等的产生过程。
任何公文在其形成的同时,也成为一个单位的档案材料,既是见证历史的权威凭证,也是今后工作的重要参考。
第五节 公文的种类
2012年4月16日,中共中央办公厅、国务院办公厅关
于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知(中办发„ 2012‟
14号)文件。
文件规定,公文种类主要有(15种):
决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
下面,我逐一介绍下各种公文的用途。
决议:
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
决定:
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
命令(令):
适用于公布行政法规和规章、宣布实施重
大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
公报:
适用于公布重要决定或者重大事项。
公告:
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
通告:
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事
项。
意见:
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
通知:
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位
周知或执行的事项,批转、转发公文。
通报:
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
报告:
适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上
级机关的询问。
请示:
适用于向上级机关请求指示、批准。
批复:
适用于答复下级机关请示事项。
议案:
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
函:
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问
题、请求批准和答复审批事项。
纪要:
适用于记载会议主要情况和议定事项。
以上这些都属于应用公文。
在机关单位,除了应用公文之外,经常用到的还有计划类、总结类、讲话类和信息类等常用文书。
公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具,体现着组织的意志,表达着组织的主张,显现着组织活动的行为目的。
因此,公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。
不同的文种反映着公文不同的内容与作用。
各机关在拟制公文时,必须从实际需要出发,根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的,正确使用文种。
以上就是公文的概述,下面我们来共同学习下公文写作的基本步骤。
第二章 公文写作的基本步骤
第一个步骤:
确立主题,明确目的
如何确定主题呢?
首先要弄清以下五个问题。
1、发文的主要依据是什么?
2、需要解决的问题是什么?
3、采取什么样的措施方可解决这些问题?
4、发文的基本观点是什么?
5、用什么样的材料来说明自己的意图?
同时,要重点把握以下三个方面:
一要熟悉上情、掌握下情。
熟悉上情,就是要熟悉当前的形势,党和政府的路线、方针、政策;
熟悉行业改革发展方向、总体部署和要求;
熟悉领导意图和目的。
掌握下情,就是要掌握本单位、本系统的实际,各部门具体工作进展情况,下属单位的情况,其他单位(兄弟单位)的做法等。
二要根据当前的形势和任务,按照领导意图,依据手中丰富的材料、数据,确定主题。
选材具体原则是:
选新不选旧;
选高不选低(意境高、格调高);
选小不选大(切合实际)。
三要在确立主题后要用“三个是否符合”来检查。
即是
否符合当前形势;
是否符合领导意图;
是否符合单位实际。
第二个步骤:
收集材料,调查研究
公文材料,主要包括精神依据和事实情况两个方面。
精神依据是指党和国家的方针政策,国家的法律法规,上级的文件等;
事实情况包括直接发生的和简洁引用
的。
对“上情”的收集:
多看报、多读书、多阅读文件;
对“下情”的收集:
勤看、勤听、勤想。
材料的选择:
一要真实;
二要准确;
三要典型,有代表性和说服力。
第三个步骤:
拟写提纲,安排结构
提纲一般包括以下几个部分:
1、公文的标题;
2、公文的开头和结尾;
3、表述层次及论点、论据、字数安排;
4、衔接、转换、过渡和照应。
第四个步骤:
撰写初稿,征求意见
草拟公文要根据公文的内容、文种格式、行文对象、行文规则和写作要求,按照提纲所列顺序,紧扣主题来写。
撰写时应做到:
观点鲜明,材料得当;
字句简练,表述清楚。
第五个步骤:
润色加工,修改定稿
(这个润色加工很重要,这一步将决定你的材料能达到什么样的境界,是70分、80分还是90分、100分。
)
一是检查立意是否明确,文稿是否体现领导机关的意图和发文目的,要说明和解决的问题是否清楚。
二是检查观点是否正确和鲜明,基本理论是否站得住脚,是否符合客观实际。
三是检查材料是否可靠,文稿的情节、事例是否符合实
际。
四是检查结构是否完整、严谨,公文各部分的比例是否
匀称和谐,相互照应,形成有机整体,层次、条理是否分明,
是否紧扣主题,符合人们的思维习惯。
五是检查语言是否准确、清晰,有无语法错误,有无错别字,标点符号的使用是否正确。
第三章 常用公文
下面,我逐一介绍一下常用的公文和文书的概念、特征、格式、写作方法等。
第一节 通告
(一)通告的概念
通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事
(二)通告的特征
1、用于宣布一般性事项,有别于公告宣布重大事项。
2、通告只在国内一定范围内公布,有别于公告向国内
也向国外公布。
3、通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布,有别于公告只能由地位较高机关发布。
4、通告不写抬头,无主送单位。
(三)通告的种类
周知类通告。
主要是使受文者了解重要情况、重要消息。
因此文中不提直接的执行要求。
执行类通告。
主要向受文者交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规范,具有一定的强制力。
(四)通告的写作格式
通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。
标题由发文机关、事由、文种构成。
根据具体情况,也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。
正文由缘由和通告事项两部分组成。
缘由为发布通告的原因和根据,事项为须知和遵守的内容。
用“特通告如下”转承连接。
通告事项是面对大众的,应简洁明了,叙述清楚,通俗易懂,便于掌握。
结尾部分可提出要求、希望,并用“特此通告”作结。
有时也可不写,形式比较灵活。
署名和日期正文后签署发布通告的机关名称和日期。
第二节 通知
(一)通知的概念
通知适用于批转下级机关公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;
发布规章;
传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;
任免或聘用干部。
通知大多属下行公文。
(二)通知的种类
印发、批转、转发性通知。
用于印发本级机关,批转下级机关,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。
指示性通知。
上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排,而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时,
可使用这类通知。
知照性通知。
用于告之各有关方面周知的事项等。
这种通知发送对象广泛,对下级、平级均可发送。
事务性通知。
用于上级机关对下级就某一具体事项布臵工作,交待任务;
同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。
任免、聘用通知。
用于任免或聘用国家机关工作人员职
务等。
(三)通知的写作格式
通知的写作形式多样、方法灵活,不同类型的通知使用不同的写作方法。
1、印发、批转、转发性通知的写法。
标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成,也可省去发文机关名称。
正文须把握三点:
对印发、批转、转发的文件提出意见,表明态度,如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等;
写明所印发、批转、转发文件的目的和意义;
提出希望和要求。
最后写明发文日期。
2、批示性通知的写法。
标题由发文机关、事由和文种组成,也可省去发文机关名称。
正文由缘由、内容包括要求等部分组成。
缘由要简洁明了,说理充分。
内容要具体明确、
条理清楚、详略得当,充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。
要求要切实可行,便于受文单位具体操作。
3、知照性通知的写法。
这种通知使用广泛,体式多样,
主要是根据通知的内容,交代清楚知照事项。
4、事务性通知的写法。
通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。
会议通知也属事务性通知的一种,但写法又与一般事务性通知有所不同。
会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称,通知对象,会议的时间、地点,需准备的材料等。
5、任免、聘用通知的写法。
一般只写决定任免、聘用的机关、依据,以及任免、聘用人员的具体职务即可。
第三节 报告
(一)报告的概念
报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议,答复上级机关的询问。
报告属上行文,一般产生于事后和事情过程中。
(二)报告的种类
综合性报告。
是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。
它在内容上具有综合性、广泛性,写作难度较大,要求较高。
专题性报告。
是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告,在内容上具有专一性。
回复报告。
是
根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。
(三)报告的写作格式
1、综合性报告的写法
标题事由加文种,如《关于2003年上半年工作情况的报告》;
报告单位、事由加文种,如《东北师范大学教务处关于2003年度工作情况的报告》。
正文把握三点:
(1)开头,概括说明全文主旨,开门见山,起名立意。
将一定时间内各方面工作的总情况,如依据、目的,对整个工作的估计、评价等作概述,以点明主旨。
(2)主体,内容要丰富充实。
作为正文的核心,将工作的主要情况、主要做法,取得的经验、效果等,分段加以表述,要以数据和材料说话,内容力求既翔实又概括。
(3)结尾,要具体切实。
写工作上存在的问题,提出下步工作具体意见。
最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。
2、专题报告的写法
标题由事由、文种组成,如《关于招商工作有关政策的报告》。
有的报告标题也可标明发文机关。
标题要明显反映报告专题事由,突出其专一性。
正文可采用“三段式”结构法。
以反映情况为主的专
题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见;
以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验,有的还可略写不足之处和改进措施;
因工作失误向上级写的检查报
告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。
结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。
3、回复报告的写法
标题与前两种报告大体相同
正文根据上级机关或领导的查询、提问,有针对性作出报告,要突出专一性、时效性。
(四)报告的写作要求
1、写综合报告应注意抓住重点,突出主要矛盾和矛盾的主要方面。
在此基础上列出若干观点,分层次阐述。
说明观点的材料要详略得当,以观点统领材料。
2、专题报告,要一事一报,体现其专一性,切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。
3、切忌将报告提出的建议或意见当作请示,要求上级
指示或批准。
第四节 通报
(一)通报的概念
通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。
通报属下行公文。
(二)通报的种类
表彰性通报。
主要用来表彰先进,介绍单位或个人成功的经验、做法,以学习先进,见贤思齐,改进与推动工作。
批评性通报。
用来批评后进,纠正错误,打击歪风,指出有关单位或个人存在的错误事实,提出解决办法或处理意见。
传达性通报。
用于传达上级重要精神与重要情况;
引起人们的警觉与注意,对当前的工作起指导作用。
(三)通报的格式和写作要求
通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。
1、标题由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。
如《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》、《关于人大建议、政协提案办理情况的通报》等。
2、正文
(1)表彰性通报和批评性通报一般分为三部分:
(一)主要事实。
表彰性通报要突出主要先进事迹,批评性通报要抓住主要错误事实;
(二)分析指出事例的教育意义。
表彰性通报,有在阐述先进事迹的基础上,提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。
(2)批评性通报要分析错误的性质、危害,产生的根源和责任,指出应吸取的主要教训等;
(三)决定要求。
表彰性和批评性的通报,应写明组织结论与予以表彰或处理的决定,同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。
为了防范和杜绝类似错误发生,批评性通报的结尾处,通常要有针对性地提出防范的措施或规定。
传达性通报一般不写决
定要求。
(四)生效标识。
在正文右下方标明发文机关名称,加盖印章,写明发文日期。
情况通报有两种形式:
一种只对有关事实作客观叙述;
另一种还对有关情况加以分析说明,有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。
第五节 请示
(一)请示的概念
请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。
请示主要用于:
1.在实际工作中,遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理;
2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情;
3.超出本部门职权之外,涉及多个部门和地区的事情,请示上级予以指示。
请示和报告既有相同之处,又有区别。
相同之处是两个都是写给上级的上行文,公文里都有陈述意见,反映情况的内容。
区别是:
第一,时间有别。
请示跟报告相比,时间要求更紧迫。
请示写的情况是未解决的,属于将来时,报告写的情况是已做过的,属于过去时;
第二,内容的侧重点有别。
请示着重于请示批准,报告着重于汇报工作;
第三,要求有别,请示要求上级必须回复,报告则不必,只供上级参考。
(二)请示的写法
请示按请示目的分,可分为批准性请示和呈转性请示两
类。
1、批准性请示内容比较简单、具体,往往是一些较为细小的实际事项的请求。
请示被批准后,执行机关范围也比较小,常常就是请示单位自己。
批准性请示一般由三部分组成:
请示理由、请示内容、请示结语。
请示理由是文章的开头部分,常是导语式的,要扼要地讲明请示的背景和根据,及概括地写出请示事项。
复杂的一般写成一段话,简单的则就以一句话为之。
请示理由之后,许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。
它们的基本的格式是“现将……报告如下”,随之点上冒号。
但有些极短小的请求也可不写。
请示内容是请示的中心部分,要写得具体,条理清楚,说服力强。
请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。
提出请示事项要详细,阐述说明道理要充分,只有这样才能使有关领导心中有数,易下决心。
有些情况简单,有条文和规定可依据,只是出于组织原则报给上级知道,请示批准的请示。
请示内容部分只需提出请示事项即可,不必阐释道理。
请示结语是请示的结尾部分,一般是另起一行空两格书
写,请示结语语气要谦恭。
请示结语的通常写法是:
“特此请示,请审批”、“以上意见当否,请指示”、“特些请示,请批复”等。
2、呈转性请示,请示事项较为重大复杂,具有一定的普遍意义,不但需要上级批准,还需要上级转发。
呈转性请示和呈转性报告的区别主要有两点:
呈转性请
示不但要求上级批转,而且一定要有复文。
呈转性报告虽也要求上级批转,但不要求上级复文;
呈转性请示里要求批转的意见往往是较具体的作法、措施;
呈转性报告里要求批转的意见往往是较原则、较概括的政策性意见。
批准性请示和呈转性请示也有较大区别,不仅是要求目的上的区别,而且在执行范围上也有区别。
批准性请示执行范围较窄,一般就是请示单位自己;
呈转性请示执行范围较宽泛,往往不仅是请示者的本单位,而且还要包括其他很多有关单位共同执行。
呈转性请示一般由三部分组成:
请示理由和批准性请示的写法基本相同,只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些,由于这种请示批准转发后带有指导性,所以有时理由交待得要较详细,以期更加引起领导重视。
请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。
请示内容,一般都是请示单位的设想和建议。
因为比较复杂,提出请示事项和阐述说明道理两条,缺一不可。
阐释道理时,可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。
呈
转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明,较长者要分条分项来写。
请示结语,呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。
写法与批准性请示结尾略有不同,通常写法是:
“以上报告,如无不妥,请批转各地贯彻执行”、“以上意见,如属可行,请批转有关单位执行”,或其他一些类似的说法。
3、在写请示时,应当注意以下一些事项:
要坚持一文一事;
请示事项必须明确、具体、可行;
不要搞多头请示(请示应主送直接主管机关或主管领导,其他确需了解请示事项的领导机关或领导人,采取抄报形式处理。
如是受双重领
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