EXCEL技能提升培训讲座优质PPT.pptx
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,培训目标,函数基础及常用函数,1,目录,数据处理,2,创建图表,3,1.函数基础,函数和公式函数的参数函数输入方法常用函数,1.1函数和公式,什么是函数:
Excel函数即使预先定义,执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。
如=sum(number1,number2,)其中“sum”称为函数名称,一个函数只有唯一一个名称,它决定了函数的功能和用途。
函数名称后面一定是括号,里面的参数必须用逗号分割。
Excel函数可以分为内置函数和扩展函数两大类:
内置函数只要启动了Excel,用户就可以使用它们;
扩展函数必须通过启用“宏”命令加载,然后才能像内置函数那样使用。
1.1函数和公式,什么是公式:
函数与公式既有区别又互相联系。
如果说函数时Excel预先定义好的特殊公式,公式就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式。
例:
算术运算符:
加减乘除等,=sum(E1:
H1)*A1+26,比较运算符:
大于、小于、等于、不等于等文本运算符:
比如连接符号“&
”连接多个文本引用运算符:
如SUM(A1:
A30)中的冒号等,开始,函数,对单元格A1的引用,算术运算符,常量,1.2函数的参数,函数右边括号中的部分称为参数,假如一个函数可以使用多个参数,那么参数与参数之间使用半角逗号进行分隔。
如=sum(number1,number2,),1.常量:
直接输入到单元格或公式中的数字或文本;
=SUM(E1:
H1)+262.逻辑值:
TRUE
(1)或FALSE(0);
=VLOOKUP(A1,$A$1:
$F$7,2,0)3.数组:
例SUM(A1:
A5,B1:
B5)错误值:
#N/A,乱码;
单元格引用:
(例如E1:
H1);
嵌套函数:
一个函数是另一个函数参数=SUM(SUMIF(DBOM!
$F:
$F,$A12,DBOM!
H:
H)名称和标志:
单元格或区域直接命名。
如将$A:
$F命名为1,1.3函数输入方法,1.“插入函数”对话框,2.编辑栏/单元格直接输入,1.4常用函数,文本函数:
mid、left、right查找和定位函数:
vlookup、match计数与求和函数:
count、sum、max、average逻辑函数:
if、countif、sumif、sumifs,1.4.1文本函数:
MIDMID(text,start_num,num_chars)从文本字符串中指定的起始位置起返回指定长度的字符。
1.4.1文本函数:
LEFTLEFT(text,num_chars)从一个文本字符串的第一个字符开始返回指定个数的字符,1.4.1文本函数:
RIGHTRIGHT(text,num_chars)从一个文本字符串的最后一个字符开始返回指定个数的字符,1.4.2查找函数:
vlookup,Vlookup(lookup_value,table_array,clo_index_num,range_lookup)搜索表区域首列满足条件的元素,确定待检索单元格在区域中的行序号,再进一步返回选定单元格的值。
默认情况下,表是以升序排序的。
根据考试成绩查找成绩评价=VLOOKUP(B2,$F$2:
$G$5,2,TRUE),1.4.3定位函数:
match,Match(lookup_value,lookup_array,match_type)返回符合特定值特定顺序的项在数组中的相对位置,=MATCH(22,H2:
H6,0),1.4.4计数函数:
count,Count(value1,value1)计算区域中包含数字的单元格的个数,例:
计算D2:
E6区域中包含数字的单元格的个数=count(D2:
E6),1.4.5求和函数:
sumSUM(number1,number2)计算单元格区域中所有数值的和,例:
E6区域中所有数值的和=SUM(D2:
E6),1.4.6求最大值函数:
max,Max(number1,number2,)返回一组数值中的最大值,忽略逻辑值及文本,例:
找出D2:
E6区域中最大的数值=MAX(D2:
E6),1.4.7求最小值函数:
min,Min(number1,number2,)返回一组数值中的最小值,忽略逻辑值及文本,例:
E6区域中最小的数值=MAX(D2:
E6),1.4.8求平均值函数:
average,Average(number1,number2,)返回其参数的算术平均值;
参数可以是数值或包含数值的名称、数组或引用,例:
E6区域数值的算术平均数=Average(D2:
E6),1.4.9逻辑函数:
if,IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)判断是否满足某个条件,如果满足返回一个值,如果不满足则返回另一个值。
例:
判断同一行中D列数字是否大于E列数字=IF(D2E2,“OK”,“NG),1.4.10逻辑函数:
countif,countif(range,criteria)计算某个区域中满足给定条件的单元格数目。
E6区域中出现数字“5”的数目=COUNTIF(D2:
E6,5),1.4.11逻辑函数:
sumif,sumif(range,criteria,sum_range)对满足条件的单元格求和,例:
计算销售额不小于50万的区域总净利润=SUMIF(B2:
B15,=50),1.4.11逻辑函数:
sumifs,sumifs(sum_range,criteria_range1,criteria1,riteria_range2,criteria2.)对一组给定条件指定的单元格求和,例:
计算A、B产品销售额都不小于50万的区域总净利润=SUMIFS(D2:
D15,B2:
B15,=50,C2:
C15,=50),函数基础及常用函数,1,目录,数据处理,2,创建图表,3,排序筛选分类汇总分列数据有效性条件格式数据透视表,2.数据处理,2.1排序,排序是为了快速的查找自己想要的数据,并按照自己想要的顺序排列,使用排序。
常用的几种排序:
升序、降序;
多条件排序;
笔画排序、按行排序。
2.1排序升序、降序、,选中【数据】,单击【排序和筛选】,选择【升序】、【降序】或【自定义排序】。
单击【自定义排序】,弹出如图对话框。
2.1排序多条件排序,选中【数据】,单击【自定义排序】。
单击【添加条件】,增加次要关键字。
2.1排序笔画排序、按行排序,选中【数据】,单击【自定义排序】。
单击【选项】,选择【笔划排序】、【按行排序】。
2.2筛选,筛选是为了快速的挑出自己想要的数据,并按照自己想要的顺序排列,使用筛选。
常用的几种筛选:
简单筛选;
数字筛选;
多条件筛选;
自定义筛选。
2.2筛选简单筛选,选中【数据】,单击【排序和筛选】,选择【筛选】。
点击筛选下拉标志,筛选想要的数据。
2.2筛选数字筛选,点击筛选下拉标志,选择【数字筛选】。
2.2筛选多条件筛选,添加辅助区域,并根据需求输入公式。
形成辅助区域。
2.2筛选多条件筛选,选中任一单元格,在工具栏中找到【数据】中【排序和筛选】一栏,选择【高级】。
出现如图所示对话框,在【列表区域】选中全部需要筛选的数据。
2.2筛选多条件筛选,在【条件区域】中选中制作完成的辅助条件区域。
完成筛选。
2.2筛选自定义筛选,点击筛选下拉标志,选择【自定义筛选】。
在自定义自动筛选方式界面设置筛选要求,设置后点击确定即可筛选出符合要求的数据。
2.3分类汇总,在使用excel时常常会输入一些具有类似特性的数据,当数据的量特别大的时候,就无法在同一个屏幕中看到所有的数据类型,这时就可以将其按照各自的特性进行分组,对大量数据进行快速分类汇总,然后在需要的时候点开某一个组的数据进行编辑。
常用的分类汇总:
创建组与取消分组;
自动分类汇总。
2.3分类汇总-创建组与取消分组,通过分组的方式,把所有输入的数据按照其特性“市场部”“行政部”“研发部”进行分类。
首先选中“市场部”栏目下的所有数据的行,注意是选择整行,然后从【数据】选项卡中找到【创建组】按钮,单击【创建组】在所选数据行的左侧会出现一个黑色的竖线,竖线底端会出现一个减号。
单击黑色竖线或者减号即可将这个分组的分数折叠起来。
2.3分类汇总-创建组与取消分组,依次对“行政部”和“研发部”的数据创建分组。
创建好之后,可以将所有分组折叠起来,这样显示的是三个标题”市场部“、”行政部“和”研发部“。
当需要查看某一个分组中的数据时,只要单击相应的加号即可。
通过创建分组,使数据表中的数据非常简洁直观。
取消分组,将相应的数据选中,然后在【数据】选项卡中单击【取消分组】即可。
2.3分类汇总-自动分类汇总,选择【数据】选项卡中【分类汇总】,就会出现一个对话框,按需求来选择想要汇总的内容,选择好了直接按确定系统会自动把数据给汇总好。
2.4分列,编辑大量有规律的单列数据,使数据规范化,按照自己的要求进行多列表示和显示。
2.4分列,选中数据,选择【数据】选项卡下的【分列】。
按照文本分列向导操作,选择数据分列格式,完成分列。
2.4分列-指定长度分列,选中目标区域,选择【数据】选项卡下的【分列】调出文本分列向导,点击选中“固定宽度(w)”后,点击下一步,2.4分列-指定长度分列,鼠标左键点击插入两条分隔线(身份证号码的7-14位位置),点击下一步。
忽略不在返回值中显示的字符段:
在数据预览中选中要忽略的列,点不导入此列(跳过)(I);
对中间出生日期设定为日期格式目标区域选定=$B$6(分列返回值在B2单元格位置列示)点击完成,返回结果,2.5数据有效性,制作表格时,避免输入错误数据,规范输入的数据,并提醒填表人如何填写。
2.5数据有效性,选择需要设置的区域或整行或整列,单击【数据】选项卡下的【数据有效性】按钮。
在弹出的【数据有效性】对话框中的【设置】选项卡下,选择”允许”下面的“序列。
根据需要设置是否“忽略空值”,在下面的“来源”文本框中输入待选的列表项,各数值间以半角逗号分隔,不要加引号,然后点击“确定”。
2.5数据有效性,返回工作表,刚才选择的区域中已经有下拉箭头了,点击这个箭头可弹出下拉列表。
2.6条件格式,将一定要求的数据按照自己要求的格式显示,便于识别和提示。
选中区域,单击【开始】选项卡标签,点击【样式】功能区的“条件格式”,选择或新建单元格数据规则。
2.7数据透视表,选中数据区域,点击【插入】选项卡中【数据透视表】,如选中了数据区域,在【创建数据透视表】中最上面的选择区域框可以看到选中的单元格区域,如果没有选中,可以在此选取。
数据透视表可以选载在新工作表创建和在当前工作表创建,如数据透视表较大,内容很多,建议在新工作表中生成透视表。
完成设置后,点击“确定”。
2.7数据透视表,excel中出现一个新工作表。
左边是空白的透视表区域,右边是数据透视表字段列表,可以拖动和设置。
把【姓名】字段拖到行标签位置,【剩余经费】拖动到【数值】位置,左边的数据透视表则按照不同的姓名将剩余经费进行了汇总。
行标签处可以插入多个,但是前后顺序要根据自己的需求来选择,透视表数据显示区域,2.7数据透视表,数据透视表数据可以生成数据透视图;
选中透视表上任意一个单元格,选择【选项】选项卡中【数据透视图】,弹出【插入图表】。
选择一个合适的图表类型,点击“确定“按钮。
就可以自动生成数据透视图。
函数基础及常用函数,1,目录,数据处理,2,创建图表,3,3.1创建图表,方法一:
一键生成法选择制作图表的数据按下。
方法二:
利用图表向导(推荐)单击【插入】选项卡,在【图表】组可以看到各类图表。
Step1:
修改图表选项,3.2图表工具选项,Step2:
修改图表区域内的“格式”,3.2图表工具选项,选中图表区域,单击右键,弹出对话框,可对图表选中区域的图表类型进行更改、添加标签、添加趋势线、设置数据系列格式等操作。
3.2图表工具选项,单击“设置数据系列格式”,可进行调整图表间距、增加次坐标轴、填充颜色等操作。
用EXCEL记录原始数据EXCEL格式要标准使用数据有效性规范报表编制通过制度统一模板,养成规范使用EXCEL表的习惯,回顾,Thankyou!
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