借款财务报销规定和流程文档格式.docx
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5.业务招待费
6.差旅费
7.手机话费
8.公司车辆费,包括油费、维修保养和停车
9.员工车辆补助费用,包括折旧、油费、维修保养和停车
10.市内交通费
11.培训费付款及预付款借款
12.招聘费付款
13.会议费付款及预付款借款,包括年会、庆典、晚会等
14.员工工薪福利及奖励
15.水电费
16.固定电话费
17.税费
18.社会保障费
19.律师费
20.工伤事故开支付款及借款
21.管理咨询费付款及预付款借款
22.物流运输费
23.媒体广告费付款及预付款借款
24.经销商店面装修支持费
25.经销商广告支持费
26.经销商促销支持费
27.经销商返利
28.直营店面租金
29.直营店面装修费
30.客服费用,包括质量和延期赔付
第五条报销审批权限
一、采购生产用材料、生产用设备、配件、运费、装卸费付款
审批权限
审批项目
经办人
一级部
门经理
财务部
总经理
董事长
生产用材料、生产用设备、配件、相关运费、装卸费,单笔交易额不超过2万元(含2万元)
制单
审核
批准
生产用材料、生产用设备、配件相关运费、装卸费、单笔交易额超过2万元以上
二、采购生产用材料、生产用设备、配件预付款借款
借款金额单笔小于100万元
——
借款金额单笔大于100万元
复核
三、生产、供应出差差旅费借款、工伤事故借款
生产、供应差旅费借款金额2000元以内
工伤事故借款5000元以内;
生产、供应差旅费借款金额2000元以上,工伤事故借款5000元以上;
四、物流部销售运费报销付款审批
物流部销售运费报销付款审批
五、非生产性费用报销付款、借款审批
2-5、7-21、23-30项费用
第三部分报销管理规定
第六条费用报销管理一般规定
一、对原始票据要求:
1.所有票据必须是合法正式发票或收据(加盖公章),白条不予报销;
具体要求如下:
1)外购生产用材料、生产用设备、配件,一般情况开增值税发票,特殊情况也可开收据;
2)外购汽油、柴油开增值税发票;
3)购办公用品,低值易耗品定点采购必须开税务部门统一监制发票,零星采购也可开收据;
4)购买广宣品、促销品一般情况开税务部门统一监制发票,特殊情况也可开收据;
2.不得用圆珠笔或铅笔填写,存根联、发货联、记帐联不能作报销单据。
公务中因个人原因违章罚款单据不予报销;
3.从外部取得票据,单位名称必须是全称,不得简化,否则不予报销。
4.报销票据须内容真实、填写完整,内容包括日期、品名规格、单位、数量、单价、数字明晰、盖章清楚,数量、单价乘积要和金额相符,金额大小写须一致,多联式票据须一次复写,上下联要一致。
办公用品、日用品、材料等须附清单,清单上盖章必须及发票上一致
5.所有报销申请人首先将所有发票、收据整理分类,将车票及发票一律用胶水整齐粘贴在粘贴单方框内,不能使用订书机,注明张数,金额;
6.原始票据粘贴:
交通票据等小票据粘贴范围以粘贴单大小为界,须紧贴粘贴单顶界和右界从右往左横向(报销单反面)粘贴。
原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额,分门别类进行粘贴,不能混合粘贴。
7.不符合上述规定要求报销单据,财务部有权退回,要求报销人重新整理。
二、书写要求
1.须用蓝(黑)墨水笔填写。
数人一起出差使用一张差旅费报销单时,要将人姓名都填上,内容填写要齐全,要有结算人、负责人签章。
2.中文大写金额数字应用正楷或行书填写,如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整(正)等字样。
不得用一、二(两)、三、四、五、六、七、八、九、十、念、毛、另(或0)填写,不得自造简化字。
3.中文大写金额数字到"
元"
为止,在"
之后,应写"
整"
(或"
正"
)字,在"
角"
之后可以不写"
)字。
大写金额数字有"
分"
,"
后面不得写"
第七条、借款管理一般规定
一、因公业务需要经办人可借款,原则上个人不得借款,特殊情况由部门申请经董事长审批后方可借款
二、因公业务需要发生所有借款及预付款,必须在前账结清之后方可再借支。
确因业务需要而来不及结清前账,必须向董事长讲明原因,经同意后方可再借支。
三、借款人员应及时报账,除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
四、借款人员必须是本单位正式人员,外单位人员和临时聘用人员一律不得借用。
五、按照谁借款,谁使用,谁归还原则,不允许擅自转借。
六、跨年度使用备用金时,年底必须重新办理借款手续,并冲销当年借款
七、部门负责人对所有借款负责。
八、借款销账规定:
。
1.借款销账时应以借款单为依据,据实报销,超出借款单范围使用,须经主管领导批准,否则财务人员有权拒绝销账。
2.借领支票者应支票需注明限额,不允许空白支票支付,原则上应在5个工作日内办理销账手续,特殊情况必须在任务完成后二周内凭有效原始票据报销各项暂借及预付款项,并结算还清借款。
3.各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。
九、借款期限
1.个人借款期限不得超过一个月。
2.各部门在借款时需注明销账时间。
十、还款
1.任何借款都必须在借款预计销帐日之前或返回公司后一个星期内归还公司或报销抵账,因特殊情况不能及时报销,必须向财务部提交书面说明,经批准延长不得超过一个月,个人借款并按日收取1%滞纳金。
2.归还借款时,借款人可归还现金,也可以报销费用抵冲。
3.出纳会计在收到跨月度还款后(现金或银行存款),必须开具“内部收款收据”并在“还款收据”联上签字并加盖收讫章。
4.出纳会计办理报销时,报销人借款销账后出现2000元以上余额,出纳会计应汇报财务经理,财务经理和报销人直接主管或直接主管上级沟通,确定其是否有其他借款未销账,以杜绝报销人报销时借款未销账现象。
十一、扣款
1.在规定还款期限到期1个月仍未还清借款,从其当月工资中扣还,个人借款按日收取1%滞纳金,直到将借款清还完毕。
2.特殊情况下借款需要延期,延期申请需由董事长审批,其延期期满后次日起,按照上述规定处理。
十二借款监督检查
1.财务部定期对暂借款项进行盘点清理,对逾期未归还借款将及时催促。
保险理赔、押金等性质借款,在取得对方正式受理单或收据后,方可办理转账手续。
2.所有借款,必须按照借款用途使用,不得挪作他用,否则财务部有权拒付或给予收回。
3.出纳会计在审批手续不全情况下借支临时备用金,或无任何手续或白条抵库,按借支金额10%处罚,情节严重者直接除名。
4.出纳会计应定期对临时借款进行清理盘点(每月至少一次),对到期末还应及时发出催款通知,由于会计工作失职造成欠款无法追回,会计将承担连带责任。
第八条、各类别成本、费用报销付款和借款管理规定
1、费用报销一般流程:
公司费用开支计划内审批程序为:
1.费用当事人申请;
2.部门经理审查确认;
3.财务部门审核;
4.总经理审批。
报销人整理费用报销单据并填写对应“原始凭证粘贴单”→须办理申请或出入库手续应附批准后申请单或出入库单→部门主任审核签字→财务复核→主管副总经理签字→总经理(或董事长)审批→到出纳处报销结算。
2、付款流程:
(1)由经办人整理发票等资料并填写“原始凭证粘贴单”(填写规范参照日常费用报销一般规定);
(2)按审批程序审批:
部门主任审核签字→财务复核→主管副总经理签字→总经理审批;
(3)财务部根据审批后报销单金额付款。
成本、费用类别
报销付款管理规定
预付款借款管理规定
相关作业文件
采购生产用材料、生产用设备、配件付款及预付款借款
付款由采购经办人制单,制单原始单据必须齐全,包括发票+采购订单+质量验收单+入库单,方可申请付款或报销,按《采购合同》付款条款付款
预付款借款采购经办人按《采购合同》预付款条款和采购物料价格单、物料申购单和采购订单制《借款单》申请预付款,并建立预付款明细账,物料入库后,凭原始单据办理报销手续,冲预付借款
生产物料申购、采购、验收、入库流程
采购合同
采购固定资产和低值易耗品付款及预付款借款
固定资产和低值易耗品管理制度
采购广宣品(图册等)和促销品付款及预付款借款
广宣品、促销品申购、采购、验收、入库流程
基建和维修费付款及预付款借款
外包付款由经办人制单,制单原始单据必须齐全,包括发票+外包项目清单+项目验收单方可申请付款或报销,按《基建项目合同》付款条款付款,自购基建材料采购参照生产用材料、生产用设备、配件付款及预付款借款办理
预付款借款必须按经董事长签字批准外包《基建、维修项目合同》及附件《基建、维修项目清单及费用表》,以及材料自购,人工外包《基建、维修项目材料、人工预算表》交财务备案,制《借款单》经审批后,办理借款,经办人须建立基建财务明细账,基建项目结束后,凭原始单据和财务核对后方可报账,冲借款
基建物料申购、采购、验收、入库流程、采购合同
《基建、维修项目合同》《基建、维修项目清单及费用表》
《基建、维修项目材料、人工预算表》
业务招待费
经办人按经董事长审批《业务招待费报销管理办法》办理报销
《业务招待费报销管理办法》
差旅费及借款
出差人按经董事长审批《差旅费报销管理办法》办理差旅费报销
旅费借款,出差人按《出差计划单》填制《借款单》,经审批后办理借款,出差返回5个工作差日内办理报销还款手续
《差旅费报销管理办法》
公司车辆费,包括油费、维修保养和停车费
按经董事长审批《车辆管理办法》办理报销。
《车辆管理办法》
员工车辆补助费用,包括折旧、油费、维修保养和停车
按经董事长审批《员工车辆为公司服务补助费用管理办法》办理报销
《员工车辆为公司服务补助费用管理办法》
市内交通费
按经董事长审批《市内交通费报销管理办法》办理报销
《市内交通费报销管理办法》
培训费付款及预付款借款
员工外训或外聘培训师培训,经办人必须签订《培训合同》,经董事长审批后,按合同付款条款付款,付款须有发票和相关凭证
预付款借款按《培训合同》预付款条款,填制《借款单》经审批后办理预付款借款,《培训合同》执行完毕后,办理付款手续冲借款
《培训合同》
招聘费付款
招聘费包括网络招聘、人才市场招聘等费用,由招聘专员作出年度招聘计划和招聘费用预算,按招聘计划确定招聘媒介,并和招聘媒介签订招聘协议,由董事长审批后,按招聘协议付款条款付款,付款须有发票
招聘协议
会议费付款及预付款借款,包括年会、庆典、晚会等
会议经办人作出会议方案和会议费用预算,和相关合作单位签订协议,由董事长审批后,按合作协议付款条款付款
按合作协议办理预付款借款,合作协议执行完毕后,办理付款手续冲借款
会议方案
合作协议
员工工薪福利及奖励
按董事长审批《工资表》《福利单》,《奖励申请单》付款;
工资必须是员工本人签字,不能代签或代领
1、凡是当月扣发工资职工,若再领取工资时,需有当事人身证复印件,当事人签字、主管领导签字,方能发放。
2、凡是离岗职工,领取工资时,应提供由人事部出具有关离岗手续办理完毕证明,方可结清工资。
薪酬制度
福利制度
奖惩条例
工薪福利支付流程
水电费、固定电话费、税费、社会保障费付款
正常费用开支外直接通过银行划拨
律师费付款
经办人签订《法律顾问服务协议》,经董事长审批后,按协议付款条款付款,付款须有发票
按协议付款条款办理预付款借款,协议执行完毕后,办理付款手续冲借款
《法律顾问服务协议》
工伤事故开支付款及预付款借款
经办人制定工伤事故处理方案,报董事长批准后,按方案付款,付款须有发票和相关凭证
按方案办理预付款借款,方案执行完毕后,办理付款手续冲借款
工伤事故处理方案
管理咨询费付款及预付款借款
经办人签订《管理咨询合同》,经董事长审批后,按合同付款条款付,付款须有发票和相关凭证
按合同付款条款办理预付款借款,合同执行完毕后,办理付款手续冲借款
《管理咨询合同》
物流运输费
经办人签订《物流运输合同》,经董事长审批后,按合同付款条款付,付款须有物流运输清单
《物流运输合同》
媒体广告费付款及预付款借款
经办人签订《广告发布合同》,经董事长审批后,按合同付款条款付款,付款须有发票和相关凭证
《广告发布合同》
经销商店面装修支持费付款
经办人按经董事长审批经销商店面装修支持政策和经销商店面装修情况付款,付款须有董事长审批《经销商店面装修验收单》(附照片)
经销商店面装修支持政策
《店面装修验收单》
经销商广告支持费付款
经办人按经董事长审批经销商广告支持政策和经销商广告实际发布情况付款,付款须有董事长审批《经销商广告发布验收单》(附照片或视频)和广告发票
经销商广告支持政策
《经销商广告发布验收单》
经销商促销支持费付款
经办人按经董事长审批促销方案和促销支持政策和经销商促销活动销售额付款,付款须董事长审批
促销方案
促销支持政策
经销商返利付款
经办人按经董事长审批经销商返利政策和经销商实际销售额计经销商返利,报董事长审批后付款
经销商返利政策
客服费用,包括量质问题和延期赔付
经办人按质量问题和延期赔付标准制《赔付申请单》,经董事长审批后付款
质量问题和延期赔付标准
第四部财务报销审核管理规定
第九条和报销付款相关作业文件经董事长审批后,交财务部备案,作为财务审核和备款依据。
第十条财务需依据董事长审批相关作业文件审核报销、付款、借款表单,符合文件规定要求应4小时内送交董事长审批并付款,以保证业务正常进行
第五部分其他有关规定
第十条费用报销时间:
每周星期二、三为票据审核时间,每周星期二、三、四全天报销,但每月27号至月底期间为财务结账时间不予报销;
借款不受此时间限制。
第六部分附则
第十七条本规定解释权归公司财务部。
第十八条本规定自发布之日起生效。
附件:
《手机话费报销管理办法》
《车辆管理制度》
- 配套讲稿:
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