办公室管理.docx
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办公室管理.docx
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办公室管理
1.文员传达上司的指示时,哪一项做法是不适宜的?
(B)
A.必要时可形成文字材料,照本宣科B.传达可以根据上司主要意思,溶人自己对问题的意见C不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示D.重要的指示,应该要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记
3.有时应上司要求,文员参与会见或会谈,以下哪些内容不是文员的任务?
(B)
A.准备资料B.发表意见C.现场服务D.会议或会谈记录
4.传真机最好用来传送以下哪种邮件?
(A)
A.一般的图纸B.机密文件C.很长的文件D.感谢信
5.文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应该是(C)。
A.国名、地址、部门、姓名B.姓名、地址、部门、国名C.姓名、部门、地址、国名
D.姓名、国名、部门、地址
6.下列接受名片时唯一正确的做法是(A)。
A.接受名片时要用双手B.大声念出名片上的头衔C.接过名片马上放人兜内D.传递名片将正面朝向自己
8.按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论,45CM~120CM,应
该是(A)。
A.个人区B.社交区C.亲密区D.公众区
9.文员协助举行宴会时,不用考虑(B)。
A.宴会的形式与气氛B.有无休息室C.有无停车场D.交通是否方便
1.文员在拆邮件时,不正确的做法是(A)
A拿到信件后在桌子上磕几下,然后用手撕开B应该把邮件分成最急件,次急件和普通件
C经授权阅看信件时,应把重点部分用红笔划出,提醒上司注意有关问题D在移交物品要打印一份清单,注明收到日期,请接受人员签字,并保存好
2.文员在接打电话时,正确的做法是(B)
A电话铃响一声就应接听B在电话机旁随时放着电话记录单和笔,一有留言就能立即记录下来C文员接听业务电话时,应首先让对方报出姓名、单位D.文员替上司传话时,应考虑对方的情绪以个人的口吻转达
3.以下关于名片的使用,不正确的是(C)
A.向别人递送名片时,应双手捧交,将文字正面朝向对方表示尊重B.文员印制名片,所用文字以中英文为佳,以适应不同的需要C.文员不必在任何时候、任何场合都随身携带名片D.对方给你名片,而你恰好没带,应立即说明并表示歉意
4.文员在传达上级或上司的文件精神和指示时,哪一种做法是不正确的(D)
A传达不走样,不可加进自己的意见B必要时可形成文字材料,照本宣科C注意保密,不可在普通电话、信函里传达有秘密内容的指示D可以任意发挥,也可以用上司的口气讲话
5.按照握手的礼仪规则,以下哪一种说法是错误的(B)
A.年长女性先向年轻女性伸手,女性先向男性伸手,职位高的先向职位低的伸手B.女性在任何场合都应摘下手套握手,男性可以不必C.握手时可略微用些力,给对方一种诚挚和尊重的感觉D.女文员与男士握手,只需微笑着把手伸向对方,对方只能轻轻握一下女士的手指部分
6.文员在处理顾客或其他人的来信时,不应(A)
A.拆开后信纸在后、信封在前,一并装订,有转办单的放在信纸前面一并装订B.对写信人的各项情况逐项登记C.处理信件按照“分级负责、归口办理”原则,进行转办、交办或自办D.对问题复杂、调查处理的时间较长的信件,应复信作解释和答复
7.文员进行会议的计划和准备时,不应该做的是(C)
A.文员按照上司的指示,应事先调查时间安排对参加者是否方便B.什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度C.会议场所的选择,要根据会议的时间长短、花费多少作决定D.文秘人员必须配合会议议程,详细检查各项工作
8.以下关于名片的使用,不正确的是(C)
A.向别人递送名片时,应双手捧交,将文字正面朝向对方表示尊重B.文员印制名片,所用文字以中英文为佳,以适应不同的需要C.文员不必在任何时候、任何场合都随身携带名片D.对方给你名片,而你恰好没带,应立即说明并表示歉意
9.上司出差,文员预订机票时,以下哪一种做法不正确(D)
A.首先搞清楚上司想作什么样的安排B.办理预订飞机票手续之前材料要备齐C.与人联系时要记下对方姓名(同时告知你的姓名),如有疑点,应找同一个人D.不必提前,在取票前或出发前再用电话予以确认
10.照料上司身边琐事的说法,哪一种是不正确的(D)
A有更多的机会体会到文员在工作、知识、能力上的从属性B.到了用餐时间,上司仍有公事或正在与人谈话,要利用适当时机提醒上司用餐C.对上司的健康管理包括预防、治疗、病后调理各阶段D应酬需要更换衣服,这是上司个人的需要,不必给予协助
2.以下关于文员管理好时间的说法,哪一个是不正确的?
(D)
A.定好目标,把想做或需要做的事情写下来B.想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务C.开始工作之前要做好准备工作,就不会因遗忘某事而中途停顿
D.把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做
7.以下哪一种类型适合自由谈话,或是收集创意的会议?
(B)
A.口字型B.圆桌型C教室型7D.U字型
9.文员协助举行宴会时,不用考虑(B)。
A.宴会的形式与气氛B.有无休息室C.有无停车场D.交通是否方便
10.上司参加各种应酬和会议,有时需要更换服装,文员应(A)。
A.通知上司家人把衣服送达B.自己到上司家里去拿C.让上司自己去家里更换D.去买新的服装
2.文员在进行办公室布置时,以下哪种行为是不适宜的。
(B)
A.准备一些敞开的文件夹,贴上相应的标识条B.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方C.办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理
D.下班前要整理好自己的办公桌,把文件、资料收藏好以免丢失和泄密
3.对新情况、新问题,无章可循时,上司又没有明确的指示,文员可参照有关政策,作出合乎情理的处理。
这是采用的(C)方法。
A.进言B.受意C.变通D.挡驾
4.为了防止办公室出现“瓶颈现象”,下列做法中,哪项工作应该改进(A)
A.工作人员工作尽可能专门化、单一化B.尽可能定量控制办公室工作C.重复性的工作尽量由机器完成D.合理设计办公室的工作流程
5.文员在为上司筛选电话时,以下做法不正确的是(D)
A.文员在说了迎接词,对方发出声音之后,就能迅速辨听出对方B.了解单位每个人的工作和职务,提醒正要接听转接电话的人,说明情况及转接理由C.有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人D.来电者寻找你的上司,应弄清对方的身份再通报上司
6.在公务专用信件书写礼仪方面,一般在收函单位或个人称呼后习惯用(D)
A.“顷悉”、“际此”B.“谨启”、“钧启”C“台鉴”、“惠鉴”D.“台安”、“钧安”
9.上司决定参加某个会议时,文员不应该(D)
A.和上司先充分沟通,避免在会议进行中临时以电话联系的不便B.除了送来的资料外,也必须收集其他上司有必要的资料C.如果是第一次前往的公司外的地点,要先了解场地情况和交通所耗费的时间D.只在便笺上写好会议名称
10.值班人员不应该做以下哪类事情(A)
A.签发文件B.分发会议通知C.询问情况D.传达指示
1.在办公室的布置方面,(A)的位置是上座。
A.离人口最远B.离入口最近C.靠近门口D.靠近窗户
2.在文员工作以及办公环境等方面,下面选项中哪种行为不合适宜?
(B)
A.准备一些敞开的文件夹,贴上相应的标识条B.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方C.办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理D.下班前要整理好自己的办公桌,把文件、资料收藏好以免丢失和泄密
3.文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的?
(C)
A.定好目标,把想做或需要做的事情写下来B.尽量控制外来干扰,把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做C.每天把工作安排得超出工作时间,给自己压力D.对每一项工作作出安排,定好最后期限
4.为了防止办公室出现“瓶颈现象”,下列做法中,哪项工作应该改进?
(A)
A.工作人员工作尽可能专门化、单一化B.尽可能定量控制办公室工作C.重复性的工作尽量由机器完成D.合理设计办公室的工作流程
6.在公务专用信件书写礼仪方面,一般在收函单位或个人称呼后习惯用(D)。
A.“顷悉”、“际此”B.“谨启”、‘钧启”C.“台鉴”、“惠鉴”D.“台安”、“钧安”
8.文员做会议记录时,可以在会议记录中(C)。
A.加入自己的主观意见B.不记录议题C.与发言者用词不一致但意思完全一致
D.对所记内容作评论
9.上司决定参加某个会议时,文员不应该(D)。
A.和上司先充分沟通,避免在会议进行中临时以电话联系的不便B.除了送来的资料外,也必须收集其他上司有必要的资料C.如果是第一次前往的公司外的地点,要先了解场地情况和交通所耗费的时间D.只在便笺上写好会议名称
10.在某些情况下,文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任,取决于两点:
一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急;另一是具有(B),了解要求约会者的心理。
A.社交的能力B.说话的技巧C.听话的能力D.听写的能力
1.办公室布置要注意(D)
A.上司单独用的办公桌椅靠墙放B.一般办公室桌椅最好面对面放置
C.打字、复印间离上司办公室近些D.各种沟通、保密
2.在使用复印机的过程中,以下哪些内容是不恰当的(A)
A.接通电源可立即复印操作B.选定复印纸后要抖松消除静电
C.选择复印倍率来决定复印纸尺寸D.复印完毕应取下复印品和原稿
3.文员工作过程中,以下合作方法中哪一项是不适宜的(B)
A.善于同他人合作,密切配合,步调一致B.应该有自己的个性,尽可能表现的与众不同
C.配备文秘人员时遵从异质结合的原则D.公允地与同事分享胜利的成果,分担失败的责任
4.为了防止办公室出现“瓶颈现象”,下列做法中,哪项工作应该改进(D)
A.合理设计办公室的工作流程B.尽可能定量控制办公室工作C.重复性的工作尽量由机器完成D.工作人员工作尽可能专门化、单一化
5.文员在收取邮件时,不正确的做法是(D)
A.邮件有污损当面指出,并在邮件上注明:
“邮件收到即如此”B.文员每天的开箱次数应和邮局投递次数一致,尽可能与送达时间相合拍C.文员到达办公室的第一件事是检查电子邮箱里的邮件D.为提高办事效率,应带着邮件去办理其他事情
7.在会议开始前和进行过程中,文员的以下哪项活动是不恰当的(C)
A.协助签到B.分发资料C.作会议记录时离开会议室接听电话D.暂时保管与会者的物品
8.以下关于说话的要领中,哪一项不适宜(B)
A.语句要简短B.由过程先说C.利用重复的效果D.说话时考虑时间、地点、场合、对象因素,使用模糊语言
10.接受忠告的反应应该是(D)
A.弄清对方的用意B.尽量分清责任C.应辩解说:
“那是因为……”D.切勿感情用事
1.以下哪项不是办公室事务管理的特征(B)
A.服务性B.决策性C.专业性D.主动性
3.文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的(C)
A.定好目标,把想做或需要做的事情写下来B.尽量控制外来干扰,把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做C.每天把工作安排得超出工作时间,给自己压力D.对每一项工作作出安排,定好最后期限
4.以下哪种接打电话的行为是不正确的(A)
A.受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击B.给上司的留言iEBIi朝下放在他的办公桌上C.做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用D.中途因有事需放下电话请对方等待时,应把话筒朝下放置
5.邮件的寄发不要考虑(D)因素。
A.时间B.便利C.经济D.爱好
6.办公室人员在社交活动中应如何选择话题,(A)属于合适的话题。
A.有共同利益的话题B.夸耀自己的话题C.保密的话题D.应当忌讳的话题
7.文员在处理信访工作时,由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种(A)
A.初次写信,或有过激言行的B.有过激言行或漫骂领导的匿名信C.已做结案处理的
D.没有具体内容的匿名信
8.文员做会议记录时,可以在会议记录中(C)
A.加入自己的主观意见B.不记录议题C.与发言者用词不一致但意思完全一致
D.对所记内容作评论
10.在某些情况下,文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任,取决于两点:
一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急;另一是具有(B),了解要求约会者的心理。
A.社交的能力B.说话的技巧C.听话的能力D.听写的能力
1.以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的(D)
A.安置窗帘遮挡室外光线B.与其他设备正确连接C.选择复印倍率来决定复印纸尺寸D.应设置电脑的桌面屏幕保护功能
3.以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的(A)
A.录音时需将监听开关至于“0N”位置B.想保存录制好的内容,可将磁带盒两侧的防抹片除掉C.机内话筒录音,注意最佳录音距离为30一150厘米D.录音时要防止杂音混入,可采用传输线录音
4.文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的(C)
A.定好目标,把想做或需要做的事情写下来B.尽量控制外来干扰,把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做C.每天把工作安排得超出工作时间,给自己压力D.对每一项工作作出安排,定好最后期限
5.以下接打电话的行为中,哪一项是不适宜的(C)
A.电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔,一有留言就能立即记录B.文员离开办公室时,要安排别人替你接电话C.应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系D。
如果已经回电,但没打通,切记要再联系
6.以下关于确认上司日程安排计划的行为中,哪一项是不适宜的(A)
A.以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划,不用再以书面形式确认B.上司和文员必须在周末核对下周的行动计划,每天早上核对当天的行动计划C.如果会议的主办者是上司,就要确认(至少在举办日的二、三天前)会议室D.会议、面谈所必须的文件及资料,要在前一天就准备好
7.文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作,以下哪一项是不适宜的(B)
A.准备旅行计划和旅馆信息B.代替上司制定约会计划C.为商务洽谈收集资料D.把上司商务旅行时需要带的行李列出清单
8.以下关于交际礼仪的举止行为,哪一项是比较适宜的(D)
A.用后跟着地走路B.正式场合,女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿C.男性在任何场合都可戴着手套握手D.穿着短裙的下蹲姿势,应跨前半步后腿虚跪,上身保持挺直,蹲下时慢悠悠地弯下腰
9.以下说明宴会的种类与形式的内容,哪一项是正确的(C)
A.鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好B.茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究,一般在餐厅举行C.工作餐是非正式宴请形式,早、午、晚举行均可D.午宴一般不设固定席位,以便于客人社交
10.上司决定参加某个会议时,文员不应该(A)
A.只在便笺上写好会议名称B.除了送来的资料外,也必须收集其他上司有必要的资料
C如果是第一次前往的公司外的地点,要先了解场地情况和交通所耗费的时间D.和上司先充分沟通,避免在会议进行中临时以电话联系的不便
1.在会议开始前和进行过程中,文员的以下哪项活动是不恰当的(C)。
A.协助签到B.分发资料C.作会议记录时离开会议室接听电话D.暂时保管与会者的物品
2.文员在传达上级或上司的文件精神和指示时,哪一种做法是不正确的(D)
A传达不走样,不可加进自己的意见B必要时可形成文字材料,照本宣科C注意保密,不可在普通电话、信函里传达有秘密内容的指示D可以任意发挥,也可以用上司的口气讲话
3.按照握手的礼仪规则,以下哪一种说法是错误的(B)
A.年长女性先向年轻女性伸手,女性先向男性伸手,职位高的先向职位低的伸手B.女性在任何场合都应摘下手套握手,男性可以不必C.握手时可略微用些力,给对方一种诚挚和尊重的感觉D.女文员与男士握手,只需微笑着把手伸向对方,对方只能轻轻握一下女士的手指部分
4.文员在拆邮件时,不正确的做法是(A)
A拿到信件后在桌子上磕几下,然后用手撕开B应该把邮件分成最急件,次急件和普通件
C经授权阅看信件时,应把重点部分用红笔划出,提醒上司注意有关问题D在移交物品要打印一份清单,注明收到日期,请接受人员签字,并保存好
5.以下关于名片的使用,不正确的是(C)
A.向别人递送名片时,应双手捧交,将文字正面朝向对方表示尊重B.文员印制名片,所用文字以中英文为佳,以适应不同的需要C.文员不必在任何时候、任何场合都随身携带名片D.对方给你名片,而你恰好没带,应立即说明并表示歉意
6.文员在处理顾客或其他人的来信时,不应(A)
A.拆开后信纸在后、信封在前,一并装订,有转办单的放在信纸前面一并装订B.对写信人的各项情况逐项登记C.处理信件按照“分级负责、归口办理”原则,进行转办、交办或自办D.对问题复杂、调查处理的时间较长的信件,应复信作解释和答复
7.文员进行会议的计划和准备时,不应该做的是(C)
A.文员按照上司的指示,应事先调查时间安排对参加者是否方便B.什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度C.会议场所的选择,要根据会议的时间长短、花费多少作决定D.文秘人员必须配合会议议程,详细检查各项工作
8.办公室文书立卷归档要求遵守一定的制度,包括以下方面(B)
A.归档内容、归档时间、保密要求B。
归档范围、归档时间、归档要求
C.收集范围、归档时间、管理制度D。
归档范围、时间限度、归档材料要求
9.上司出差,文员预订机票时,以下哪一种做法不正确(D)
A.首先搞清楚上司想作什么样的安排B.办理预订飞机票手续之前材料要备齐
C.与人联系时要记下对方姓名(同时告知你的姓名),如有疑点,应找同一个人
D.不必提前,在取票前或出发前再用电话予以确认
10.照料上司身边琐事的说法,哪一种是不正确的(D)
A有更多的机会体会到文员在工作、知识、能力上的从属性B.到了用餐时间,上司仍有公事或正在与人谈话,要利用适当时机提醒上司用餐C.对上司的健康管理包括预防、治疗、病后调理各阶段D.应酬需要更换衣服,这是上司个人的需要,不必给予协助
1.文员应避免不必要的通信和邮寄,尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。
(√)
2.文员第一次做一项工作时应该快一些,如果错误可以再做一遍。
(×)
3.无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送,因而文员传递信息应首选传真。
(×)
4.当与人擦肩而过,或越过长辈、上司前面,或因事中途离坐时,都要招呼一声。
(√)
5.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应该一起收藏,以避免被盗用冒领。
(×)
6.受到直属上司以外的指派时,假如是文员自己能够安排办理,而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受,否则要向直属上司请示后再作决定。
(√)
7.即使是上司私人的应酬,文秘人员也应该积极、乐意地去协助。
(√)
8.宴请的请柬一般要提前一至二周发出,以便客人及早安排,已经口头约定的就不要补发请柬了。
(×)
9.如果要拒绝别人,最好是依照自己和对方的人际关系程度,分别使用表示方法,以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。
(√)
1.如果是沿着人行道走,两个人并行,“尊贵的位置”是在右边,三个人并行,则在中间(√)
2.即使是上司私人的应酬,文秘人员也应该积极、乐意地去协助(√)
3.口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同,对上司或长者说话,应文雅一些;对一般同事或顾客说话,就可通俗。
(√)
4.受到直属上司以外的指派时,假如文员自己能够安排办理,而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受,否则要向直属上司请示后再作决定。
(√)
5.列入保密范围的公文,应在产生的同时,由制文机关确定密级和保密范围,密级和保密期限的变更和解密。
(√)
6.在正式场合,女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿。
(×)
7.鸡尾酒会一般要安排好座次,在请柬上注明对着装的要求。
(×)
8.晚宴一般不邀请夫妇同时出席。
(×)
9.交际应酬的主要项目并不是参加婚丧喜庆等活动。
(×)
10.文员对自己的工作要分轻重缓急,决定工作次序。
受制约的工作应置于后,自己支配的工作则置于前。
(×)
1.办公室的灯光照明要避开自然光,最好用人工灯光。
(×)
2.办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。
(×)
4.文员在工作时间如需要补妆,应随时随地进行。
(×)
5.文员应有效利用时间,可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。
(×)
6.日常交往中的上下级角色关系不应淡化。
(×)
7.如果需要与来访者确定会面时间,应先征求来访者方便的时间,查看上司的时间表,如果这一时间有空,就可答应下来。
(×)
8.女性文员坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背离椅背有一个拳头大小距离。
(√)
9.要发问或有意见时,应该等上司说完话之后再发问,可以提出自己的看法。
如果上司不加采用,应说服上司。
(×)
10.列入保密范围的公文,应在产生的同时,由制文机关确定密级和保密范围,密级和保密期限的变更和解密。
(√)
(×)1.办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。
(×)3.两个电话铃同时晌时,文员要同时对两个电话讲话,
(×)4.上下级之间握手,下级先伸手后,上级才能相握。
(√)5.如果上司一年之中交往很多,但很难记住每一个人和每·次见面的情况,文员应把有关资料输入电脑,准备交往提示文件。
(√)6.当上司要求文员协助私人事冬时.就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。
(×)7.英美国家习惯,文员接待来访者,应该站起来与来访者讲话。
(√)8.如果要拒绝别人,最好是依照自己和对方的人际关系程度,分别使用表示方法,以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。
(×)9.介绍信的正本和存根必须一致,同时可以出具空白介绍信。
(×)10.档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。
(×)1.办公室的灯光照明要避开自然光,最好用人工灯光。
‘
(√)2·没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的,但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。
(√)4·代表会议依法定期召开,与会代表必须达到法定人数方为有效,因此文员应仔细核对出席人数。
(×)5·文员应有效利用时间,可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。
(×)6·文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应该一起收藏,以避免被盗用冒领。
(√)7.男女之间,女士先伸手了,男士才能与之相握。
(×)8·要发问或有意见时,应该等上司说完话之后再发问,可以提出自己的看法。
如果上司不加采用,应说服上司。
(×)9·文员对于在值班期间发生的重要情况,可以等交接班后再报告上司。
‘
(×)10·文书部门立好的案卷,必须逐年移交给档案室集中保管,称为“归档”,有归档范围和要求,但没有期限。
1.同时介绍很多人时,可从右至左,按顺序介绍。
(√)
2.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长,你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话,告诉上司要找的人马上就会来听电话,让上司直接与对方通话。
(√)
3.文员代替上司传达不利消息时,因为当这个信差很困难,所以要拖到最后一刻行动。
因为上司震怒,自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。
(×)
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