天健发2014[11]号文件报告上传OA需要注意事项.docx
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那于规范综合管理系统中业务报告电子文档的通知
天健发〔2014〕11号
颁布日期:
2014年1月14日 【有效】
杭州总部各部门、各分所:
为规范综合管理系统中业务报告的电子文档,提高复核工作的效率与效果,现就各类业务报告在综合管理系统中上传电子文档的次序、名称、格式、数量、内容等相关信息做出如下规范:
一、文号为天健审的业务报告
此类报告应在综合管理系统的“客户项目”栏目的“报告管理”中进行操作,上传的电子文档应遵循如下要求:
次序
文档
名称
文档
格式
文档
数量
是否可用
纸质代替
备注
(一)过程类电子文档
1
××××
审计计划
WORD
1
是
应将AE系统中的总体审计策略与具体审计计划两个WORD文档合并,不需提交文档中要求的附件。
2
××××审计总结
WORD
1
是
应对主要调整分录进行适当说明。
3
××××提交核阅报告基本情况表
WORD
1
否
如适用。
原需提交的“提请关注的重大事项底稿”由该表替换,不需另行提交。
(二)报告类电子文档
以执技委印发的目录及报告、附注参考格式为准绳,分情况适用。
此处,以上市公司年度审计报告为例进行说明。
4
××××2013年度审计报告目录及正文
WORD
1
否
1.目录及业务报告正文应在同一文档中。
2.应为当前所在复核级复核前的最新一稿,无需保留以前各级复核的修改痕迹。
5
××××2013年度财务报表
EXCEL
1
否
6
××××2013年度财务报表附注
WORD
1
否
说明:
1.“××××”代表的被审计单位名称应统一以审计报告正文中的简称为准。
2.除特殊情况外,综合管理系统中仅接收WORD与EXCEL类型的电子文档。
不接收为满足前文对电子文档数量的控制而采用将多个WORD或EXCEL文档以压缩文档上传的形式。
3.“是否可用纸质代替”是指如果执业人员已经将相关文档打印后供复核人员阅读时是否仍需要将电子文档上传至综合管理系统。
如果“是”,即可以不再上传电子文档;如果“否”,即虽已提供纸质文档,但仍需上传电子文档。
但不任是否可以被纸质文件替代,执业人员最低程度上必须确保对外正式提交纸质报告所对应的电子文档上传至综合管理系统。
4.目前,“过程类电子文档”与“报告类电子文档”均在本级复核书签下提交。
提交时,请注意保持一定的次序。
各级复核上传的“意见文档”待项目负责人回复后,根据各级复核要求可上传至本级复核书签下。
待综合管理系统改进后,各级复核上传的“意见文档”将统一在“复核记录”书签下予以体现,那时执业人员应直接在系统中回复,而不再需要另行上传各级复核意见回复。
5.上述说明同样适用于本通知二、三、四、五中规定的电子文档。
二、文号为天健验的业务报告
此类报告应在综合管理系统的“客户项目”栏目的“报告管理”中进行操作,上传的电子文档应遵循如下要求:
次序
文档
名称
文档
格式
文档
数量
是否可用
纸质代替
备注
(一)过程类电子文档
1
××××
验资计划
WORD
1
是
2
××××验资总结
WORD
1
是
(二)报告类电子文档
3
××××验资报告
WORD
1
否
4
××××验资报告附件
EXCEL
1
否
如果附件是WORD形式,应将其并入“××××验资报告”电子文档中;如果某些附件不易做入WORD文档,可单独作为附件上传。
三、文号为天健或无文号的文件
根据《关于完善文号分类规则的通知》,文号为天健的文件指收件人为业务委托方或被审计单位以外的文件,如递交给政府部门的各类与业务相关说明、反馈(包括新三板申报项目的反馈);与政府部门的公文往来。
无文号的文件指本所出具的无需编制文号的部分承诺函、说明、沟通函等声明类文件。
此类报告应在综合管理系统的“收文发文”栏目的“发文管理”中进行操作。
各级复核人员应在项目组上传的同一份电子文档基础上复核并保存复核轨迹,不应采用各自上传复核稿的方式,导致出现多个版本。
如存在与业务报告直接相关的政府部门文件等,为便于复核人员理解报告出具背景等信息,应单独作为一个附件上传。
如以扫描件方式上传,应确保清晰、完整、顺序排列,上下位置正确。
四、关于IPO财务核查报告的特殊规定
向中国证监会提交的IPO财务核查报告的出具需按照事务所《关于做好IPO企业专项自查工作的补充通知》(天健发〔2013〕14号)规定程序执行。
中国证监会各监管局要求出具的IPO财务核查报告因签字事项不同,视同常规的反馈意见,按本通知三的要求执行。
五、业务报告修订和作废
业务报告修订和作废目前尚不区分文号,暂统一在综合管理系统的“收文发文”栏目的“发文管理”-“外部文件”-“无文号”中进行操作,待综合管理系统进一步完善后,则在原申请文号栏目中处理。
次序
文档
名称
文档
格式
文档
数量
是否可用
纸质代替
备注
1
××××
第一次修订审批表
WORD
1
是
1.详细填列修订内容、份数及原报告的处理。
2.走初稿一样的审批流程。
2
××××
第二次修订审批表
WORD
1
是
1.详细填列修订内容、份数及原报告的处理。
2.走初稿一样的审批流程。
3
……
次序
文档
名称
文档
格式
文档
数量
是否可用
纸质代替
备注
1
××××
作废审批表
WORD
1
是
1.详细填列作废原因及原报告的处理。
2.走初稿一样的审批流程。
六、其他注意事项
(一)执业人员应注意,目前综合管理系统根据文件文号类型在不同的栏目进行功能性操作。
“天健审”、“天健验”文号的文件在“客户项目”栏目的“报告管理”中进行操作;“天健”、无文号文件在“收文发文”栏目的“发文管理”中进行操作,请注意区分。
在提交各级复核时,应根据本所相关规定依次逐级进行。
除特殊情况外,不应在“客户项目”栏目的“报告管理”中同时向多级复核人员提交复核文档或将复核级次予以倒置。
执业人员应逐级填列预约日期和到期日期,不应将多级复核的上述日期设定成相同或存在矛盾。
同时,执业人员应根据项目的实际开展情况及时修正预约日期和到期日期,以便复核人员做好工作安排。
(二)项目名称的确定,请严格遵照事务所《关于落实事务所综合管理系统二期初始化工作的通知》(天健发〔2013〕56号)的要求执行。
上传的电子文档应根据内容以简洁、明了的文档名标示,本通知中已列明的文档名应遵照执行;上传多个电子文档时不应采用容易混淆或难以区分的文档名,并避免文档名过长。
(三)除前文要求上传的电子文档外,其他与业务报告相关的文档(包括AE底稿包)应根据各级复核人员要求,通过综合管理系统中的即时通讯、邮件、QQ等方式传递,不应与前文要求上传的电子文档一并上传至综合管理系统。
(四)各级复核人员在履行复核职责前应首先检查综合管理系统中的电子文档是否符合本通知的要求。
对不符之处,应提请文档上传者予以纠正。
在履行完相关复核职责后,不管书面复核意见能否传递至后续各级复核人员,均需在综合管理系统中留下复核轨迹或单独上传复核意见。
(五)在上传提交文印和盖章时的电子文档属于事务所归档类文件。
请执业人员务必上传最终定稿,确保上传电子文档不存在超级链接、批注、修改痕迹等不确定事项,并检查文号、日期等易漏处是否填写准确、完整,以减少纸质报告的出错概率。
负责文印、盖章职责的人员在发现电子文档存在不确定事项或内容遗漏时,应暂缓文印、盖章工作,并及时提醒电子文档上传者重新上传正确文档。
特此通知。
天健会计师事务所
二〇一四年一月十四日
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