西安公司技术资料管理制度Word格式.docx
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第二条本管理制度适用于公司各部门。
第三条工作范围:
(一)公司所需专业情报资料、中外文核心期刊、图书、标准等信息的收集、整理;
(二)公司生产技术、科研成果、专利成果等技术活动中形成的应当保存的设计及工艺图纸、文字材料、照片等技术资料的归档、管理;
(三)负责技术资料室书、刊、技术资料的阅览管理。
第二章管理职责
第四条生产部职责:
(一)生产部为公司技术资料的归口管理部门,需设置相关人员负责技术资料日常管理;
(二)生产部将技术资料室工作纳入本部门的业务管理工作中,保证公司技术资料的积累,做到收集、整理齐全,并按制度及时归档。
第五条技术资料室管理人员职责:
(一)集中、统一、科学地管理技术资料,维护技术资料的完整、系统、准确和安全,并及时、准确地提供利用;
(二)协助公司各部门有关技术人员做好技术资料的形成积累,正确地整理、归档技术资料;
(三)遵守公司保密制度,做好安全保卫、保密工作;
(四)严格执行技术资料的保管、借阅、发放制度;
(五)保持技术资料室室内整洁、卫生、通风,做好防虫、防蛀、防火等工作,对破损或变质的资料,要及时修补和提出复制。
第三章技术资料的归档、借阅、销毁
第六条技术资料的归档:
(一)每一技术项目完成或告一段落后,都要有完整、准确、系统的技术资料,并按归档范围和要求,将所形成的技术资料加以系统的整理,组成保管单位(卷、代、册、盒)移交归档;
(二)各部门或技术人员在移交技术资料时,交接双方应按照规定办理交接手续;
(三)凡需归档的技术资料,应尽量做到图纸按规格绘制、打印,签字字迹工整(用中性签字笔),图样清晰,并留存技术资料的复印件进行备份。
第七条技术资料的保管和借阅
(一)所有图书、杂志应按照采购计划,经申请部门领导审批及技术质量部领导同意后,指定专人购买,并进行分类,登记图书、杂志相关信息,如购买日期,价格,建立图书总账;
(二)对接收来的技术资料要进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理,编制资料查阅目录;
(三)认真执行技术资料的保管检查制度,每年年底全面检查、清理一次,做到账、档一致;
(四)凡欲查阅、借阅技术资料(包括图书、杂志)者,应先在技术资料室管理人员处进行登记,方可查阅、借阅;
1、每人每次限借杂志两本,书籍三本,借阅定期性杂志,书籍,应在3个月内归还,经领导同意后可延长借阅期为半年,最长一年,逾期不按时归还者,按照遗失处理;
2、工艺图纸不外借,如需查阅,需经部门领导签字确认,并经技术质量部领导批准,方可查阅;
3、标准不外借,经技术质量部授权可供查阅、下载,如需复印,需经技术质量部领导签字同意。
(五)借阅的各种技术资料应当加倍爱护并妥善保管,不得将所借资料污损、折角、涂写、撕毁或损失,如有遗失或者严重损坏等情形,应当按原价赔偿。
(六)公司员工必须严守公司机密,维护技术资料的安全。
凡借阅重要的技术资料要由公司主管领导批准后方可借阅。
技术资料如有丢失、被盗、泄密等情况,应立即上报。
未经管理人员允许,不得随意翻阅技术资料。
第八条技术资料的复制和发放:
(一)凡归档的技术资料,应存档一份,重要的和频繁使用的应备份一份。
(二)妥善保管、防止丢失。
凡使用者无法提供原文件资料,文件使用者应承担重复发放文件的资料费用。
第九条技术资料的更改:
对技术资料实施更改或补充时,应按照相应流程进行汇报、审批,事先通知,并存档备查。
第十条技术资料的销毁:
凡需销毁的技术资料,须登记造册,经公司主管领导审批后,在指定监销人监督下进行销毁,防止泄密。
第四章附则
第十一条本管理制度自2017年1月1日起施行,由生产部负责解释、修订。
附件:
《技术资料借阅登记表》
序号
技术资料名称
数量
借阅部门
借阅人
借阅日期
归还日期
备注
6
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