邮件规范与技巧PPT文件格式下载.ppt
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经(副)理发出的Mail请“CC”至董事長/总经理主任/課長級发出的E-Mail请“CC至协理,邮件发送对象的选择,搞清楚TO,CCTO,收件人,也就是要主要阅读这邮件的人;
CC,即抄送相關人員,与“工作”有关的E-Mail“CC”给上司,是一项“职业道德”与尊敬。
与“工作”有关的E-Mail“CC”给上司,也是与上司最好的沟通方法,拉近距离。
与“工作”有关的E-MailCC给上司,更可以“籍由主管之经验给予自己提醒或就所谈论的内容观念不正确者,及时提出纠正。
为什么要CC给第二级主管,FW,身为一个领导,用得最多的就是转发。
每天很多事情,分轻重缓急,很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。
转发后加个批示XXX,pls.follow.(请处理)简单明了。
有些事情你无法决定,或者说超出你的权限,也需要转发给领导,请求领导批示。
还有一些不是需要批示,只是给领导一个信息。
最忌讳的是什么都不写就原文转发,或是仅仅写个FYI(foryourinformation,仅供参考),领导不是你的下属,FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。
邮件发送对象的选择,“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件如果我给12个人发送了邮件,请问他们是否能在某时间出席会议,应该只有我收到12封回复,而不是大家收到12*12=144封!
回信时注意保持线索想回复对方的回复,就不要创建一封新邮件。
因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联,一旦失去关联,双方就难以跟踪邮件的次序,尤其是经过多次收发的邮件,邮件发送对象的选择,及时回复Email,邮件发送对象的选择,
(1)收到他人的重要电子邮件后,应即刻回复对方,因为这是对他人的尊重;
(2)理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件;
(3)对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时;
(4)如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复说:
“收到,我正在处理,一旦有结果就会及时回复;
(5)回复不得少于10个字,对方给你发来一大段邮件,你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是非常不礼貌的。
记住:
及时作出回应,哪怕只是确认一下收到。
如果你正在出差或休假,应设定自动回复功能。
邮件格式,邮件主题称呼与问候邮件正文邮件附件邮件署名,邮件主题,主题是接受者了解邮件的第一信息,因为要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
注意以下几点:
1、一定不要空白标题,这是最失礼的2、标题要简短,不要冗长,整个邮件内容放在标题处3、标题要能反应文章的内容和重要性,切记使用含义不清的标题,如“王先生收”4、一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信件内谈及多件事情5、可适当使用大写字母或特殊符号来突出标题,引起收件人注意,但适应度,特别不要随便就用“紧急”之类的字眼。
6、回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更该标题,不要RE-RE一大串,称呼与问候,恰当地称呼收件者,拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌,有明确提醒某收件人此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;
在多个收件人的情况下,可以称呼大家、all;
如果对方有职务,应按公司規定職務尊称对方,如“X協理“;
如不清楚职务,则应按通常的“X先生”、“X小姐”称呼,但要把性别搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
称呼全名也是不礼貌,不要逮谁都用个“dearxxx”,显得很熟络。
杜絕使用“X老總”、“X老闆”或其它人不知道的小名稱呼對方。
Email开头结尾最好要有个问候语最简单的开头一句“Hi“,中文的写个”你好”;
结尾常见的写个“BestRegards”,中文的写个“一切顺利”就可以了。
邮件正文,Email正文要简明扼要,行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情;
如果具体内容确实很多,正文应制作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。
最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。
注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度,等级关系;
邮件时对内还是对外的性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。
尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件不可轻易地转给他人,因为对别人意见的评论必须谨慎而客观。
邮件正文,Email的正文应多用1234之类的列表,将事情说明清楚如果事情复杂,最好用1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你的长篇大论。
一次邮件交代完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确,不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。
尽量避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。
如果是英文Email,最好把拼写检查功能打开;
如果是中文Email,注意拼音输入法带给你的弱智词同音别字在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有误,邮件正文,无论是撰写邮件还是转发或答复邮件时,我们通常使用的字体默认为12号宋体合理利用图片,表格等相识来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。
如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。
不要动不动使用:
)之类的笑脸字符在商务信函了里面使用:
)之类的笑脸字符会显得比较幼稚与轻佻,Email不是情书,所以:
)之类的最好慎用。
只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。
邮件附件,附件是邮件的一个重要组成部分,注意以下几点:
如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,一面影响使用如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件,分别发送,结尾署名,每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。
签名信息不宜过多(註明部門,聯繫方式等)签名档文字应选择与正文文字相匹配,简体、繁体或英文,以免出现乱码。
字号一般应选择比正文字体小一些。
借用他人電腦使用郵箱發送郵件時,必須更改到自己的名字,以讓對方了解你的信息。
THANKS,
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