业务科部门守则041220.docx
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业务科部门守则041220
好孩子儿童用品有限公司自行车事业部
GoodbabyChildProductsCo.,BicycleDivision
批准
审核
支宏法
刘桂花
业务科部门守则
编码:
Q/HHZ.ZX.JC
日期:
2004-12-20
一、部门资料
1.部门名称
自行车事业部业务科
2.适用范围
自行车事业部业务部全体员工
3.现时负责人
业务科科长
二、部门职责
2.1积极开拓国外市场,努力争取客户优质订单,提升工厂生产产品档次,满足工厂产能需求,创造更大的利润,对市场销售做中长期预测。
2.2负责客户接待具体事宜的联络、沟通,并将相关信息及客户要求传递到各相关部门。
2.3负责开发及工程立项申请提出,具体见项目立项流程;
2.4负责客户询价的处理、申请外销产品的成本核算,并向客户报价,具体见估价、报价流程;
2.5负责客户要求样品的打样申请和寄送及品质追踪。
详见打样流程;
2.6负责跟进客户产品变更、改进,品质改善工作,以及由此产生的价格调整,见SPEC作业流程;
2.6组织外销合同评审工作,按评审结果与客户协调签约;具体见订单评审及变更流程;
2.7负责下达订单/修补件订单的跟踪及相应事宜的处理,确保满足客户要求;
a)负有向客户提供符合其品质要求的产品之责;
b)负有依预定交期向客户提供货物之责;
c)对于不符合客户要求之产品有权拒绝出货;
编写
常秀云
管理单位
业务科
2.8负责相关进出口业务的呈报,资料的存档管理工作;
2.9负责客户抱怨的处理,并将客户投诉内容传递到相关部门,见客诉抱怨及处理流程;
2.10负责出口报关;负责所需产地证、许可证、机电产品证明及其他证书的申请提出及出口单证工作;
2.11负责出口装箱的监察,见监装流程;
2.12负责部门出口统计;
2.13确保安全及时收汇;
2.14完成上级各项交办事项
三、组织架构图
业务科长
业务助理
欧美及其它业务
日本业务
业务助理
业务员
业务专员
业务员
业务专员
四.个人职责
职位名称
职责
上级
下属
业务科长(行政职)
1)协助部门经理推行事业部各项管理制度及部门各项管理规定的落实执行;
2)协助经理对业务员进行日常业务管理、业务跟进;
3)协助部门经理对新进人员进行业务、产品知识培训;
4)负责客户的日常联络、接洽及来访接待;
5)客户品质抱怨的处理;
6)负责分管客户所有单据的审核,确保安全及时收汇;
7)完成上级各项交办事项。
业务经理
业务专员
业务员
业务管理员、关务
监柜员
业务专员(专业职)
1)市场开拓,客户的沟通协调;
2)新车种规格定案、报价、利润分析;
3)新车种开发进度掌握,分管客户的业务掌控;
4)负责客户的日常联络、接洽及来访接待;
5)客户品质抱怨的处理;
6)负责分管客户所有单据的审核,确保安全及时收汇;
7)完成上级各项交办事项。
经理/业务科长
无
业务员
1)负责分管客户具体事项的联络,接洽及沟通;
2)负责外销合同签定后催开信用证,审证及改证等事宜的处理;
3)落实跟踪每批订单,以期按期、保质、保量完成生产。
4)客户订单汇总、管理。
5)协助采购部进行客供物料的联络及纠纷的处理;
6)负责跟进产品变更、改进、品质改善等工作,以及与客户协调由此产生的价格调整及费用归属;
7)负责安全收汇;
8)客户抱怨的处理;
9)完成各项上级交办事项。
业务科长
无
业务助理
1)负责与国际业务服务部进口、出口事项的联络,接洽及沟通;
2)负责外销定单管理(定单预测\汇总、产品利润分析、年月外销出口商品统计、质量成本分析、出货计划安排、库存异常跟踪反馈、业务外销台帐等)
3)与外销生产财务核对各客户往来帐工作,外销外汇水单确认情况跟踪,日常营业费用报销处理及营业费用往来财核对;费用预提、佣金预提工作安排;月份出口数量销售额分析对比;超期未付款事宜处理情况跟踪;
4)年度业务部利润,销售分析对比;年度\月份销售\费用预算编制;
5)零星信用证议付单据核对;出货\单证异常情况处理;
8)完成各项上级交办事项。
业务科长
无
五、人员资格及培训要求
岗位
资格要求
培训要求
业
务
经
理
1)大专以上学历,丰富的外贸专业知识及产品知识,较强的商务谈判能力;
2)熟悉公司产品;
3)具有良好的管理水平,能带动本部人员展开各项工作,协调好相关部门工作,确保满足客户要求;
4)熟悉掌握公司内部管理文件及程序,掌握本部门各项工作程序;
5)能够指导培训本部人员。
1)公司质量程序文件体系;
2)公司内部管理制度;
3)外贸专业技能;
4)谈判技巧;
5)一门以上外语专长;
了解国家有关外贸政策。
业
务
科长、专
员
1)大专以上学历,外贸专业知识及产品专业知识,较强的客户协调能力;
2)熟悉公司产品;
3)具有一定公司内部协调能力;
4)熟悉掌握公司内部管理文件及程序,掌握本部门各项工作程序;
5)具有一门以上外语专长,能够流利地进行书面、口头业务沟通;
6)熟练使用办公电脑软件;
7)能与客户建立、保持良好的业务关系
1)公司质量程序文件
体系;
2)公司内部管理制度;
3)外贸专业技能;
4)产品知识培训;
5)国家有关外贸政策。
业
务
员
1)大专以上学历,外贸专业,具有一定的客户协调能力;
2)熟悉公司产品;
3)具有一定公司内部协调能力;
4)熟悉掌握公司内部管理文件及程序,掌握本部门各项工作程序;
5)具有一门以上外语专长,能够流利地进行书面、口头业务沟通;
6)熟练使用办公电脑软件
1)公司质量程序文件体系;
2)公司内部管理制度;
3)外贸专业技能;
4)产品知识培训;
5)国家有关外贸政策。
业务管理人员
1)中专以上学历,对进出口作业有一定程度的了解;
2)具有一定的沟通能力;
3)熟练使用办公软件;
4)具有一定的英文阅读能力;
1)公司质量程序文件体系;
2)公司内部管理制度;
3)海关进出口操作常识。
六、工作守则
6.1业务部门工作流程
流程主办/协办单位产出资料
接洽客户
业务
产品讨论
业务/开发SPEC/客户要求表
报价
打样
工程/业务/开发打样申请
业务/开发/采购报价资料
客户确认
N业务样品确认单
Y
客户下单
业务工程开发立项
客户要求表
合同评审、交期确定
付款方式确定
业务、订单评审表
业务
正式接/拒单
业务订单回签确认
产品规格调整、变更
Y
业务/开发变更通知单
N
生产
生产部门产品
异常
Y品管/生产问题信息反馈表
N
单据制作、商检
收汇/核销
出货
客户回访
业务/进出口中心/品管出货申请/单据/商检证明
业务/工厂/生产中心(仓库)出柜记录
业务/财务外销发票开票
客户报怨
业务客户投诉表
报怨处理反馈
改进意见
业务、品管客户处理表
信息反馈
业务技术信息反馈表
7.流程
7.1订单评审流程:
A、依据客户订单,编制订单评审表,发送主管审批,注意写明客户特殊要求,包装及唛头信息;
B、业务主管审批后发至工程,抄送采购部、生产部、业务部;
C、各单位依业务—工程—采购—生产这样的流程评审,各个传递中须抄送业务部,以便追踪,确保时效;
D、最后生产部门评审后,主送业务部,抄送相关单位;
E、若业务评审有异意,须立即回馈意见,协调更改,直至满足客户要求,若工厂确认无法完成,则由业务与客户协商调整;
F、当所接订单事业部不能满足订单要求时,业务视具体情况将订单发送生产管理中心进行评审,评审流程依公司程序文件规定流程进行评审。
订单评审流程图:
业务部
订单编制
客户/
订单
工程部门
工程评审
1
①NO
业务
确认
采购部门
物料采购
②YES
生产管理中心
生产部门
生产排程
回复客户
事业部内部定单评审
1事业部以外定单评审
注:
虚线筐内泛指定单工厂内部评审
7.2订单变更流程:
订单评审后,若客户有任何要求作变更或信息追加;以及工厂在实际生产过程中因特殊原因无法满足客户交期要求,须及时与客户协调,调出原评审订单作更改(最好保留原内容),同上述流程,再评审。
7.3修补件订单流程:
工程部门
确定包装方式
业务科
订单编制
客户抱怨
修补件订单
业务确认
品保部门
品质确认
采购部门
物料采购
生产部门
安排生产
成品入库
随柜出货
业务部门
回复客户
品保领料
交业务
快递出货
7.4开发立项流程:
客户开发意向(ODM或重大的开发项目或属长期性开发)
开发立项书
部门经理
发:
开发部门
总经理批示
抄送:
王总、生产部
主管审批
总经理核准
开发立项流程图:
业务
开发立项书或样品制作单
申请书
客户
新品开发意向
YES
NO
开发部门
设计评审
NO
开发部门
开发/模具
费用提供
YES
开发样品
估价
注:
此系重大的全新产品的开发,或OEM自行车项目。
7.5工程立项流程:
不开塑料模具时:
订单评审意向或订单
工程立项书
部门经理
发:
工程部
总经理批示
抄送:
王总、生产部
工程立项流程图:
主管审批
总经理核准
工程部
预估工程费用
业务
工程立项书
申请书
客户
订单
NO
工程部门
展开工程
开模
YES
业务
产前确认样品
注:
此针对所有要开模、设备增加的项目,但不需开塑料模具的工程项目。
需开塑料模具时:
(按《项目管理规定执行》Q/HHZ.GMB.002执行)
订单评审意向或订单
工程立项申请
部门经理
生产部
发:
生产部
王总批示
抄送:
自行车事业部
7.6估价、报价流程:
担当部门产出资料
业务经理审批
业务
IDEASPEC
客户
产品意向
业务来往函件
业务IDEASPEC
估价申请
业务估价申请单
业务估价申请单
开发部门估价
开发估价资料全套
总经理审核
NO
业务做利润分析
NO业务利润分析表
业务报价单
业务报价单
业务经理
NO
对客户报价
7.7SPEC作业流程:
7.7.1SPEC定案(修订)
流程责任部门产出资料
客户沟通
业务IDEASPEC\客户要求
样品制作任务安排
业务样品任务单
SPEC编制
工程\开发初译\初定SPEC
图纸
初定SPEC审核初定SPEC会签
工程\开发(主管)打样SPEC表(S1)
业务
S1资料受控下发
工程文件管理表
样品制作
打样室样车\打样记录
样品评审
NO
理业务\工程\开发样车评审记录
Y
资料存档
修订SPEC
工程\开发SPEC(S2)
文件存档登记表
寄样
业务寄样单
客户沟通
业务客户反馈意见
客户修改意见
订单评审
客户意见:
业务技术信息通知单
订单评审:
业务/工程/采购/生产订单评审表、客户要求表
调整SPEC表
SPEC表会签
调整:
工程/开发SPEC表(S3)
会签:
业务SPEC表(A1)
7.7.2SPEC更改
主管审批
业务
会签
客户/相关部门
SPEC更改意向
采购
汇签
工程
验证汇签
提出变更部门
申请变更单
工程部门
执行变更
YES
NO
业务通知客户或作价格调整
SPEC/BOM维护
说明:
工厂相关部门提出SPEC表更改申请均需按自行车事业部《设计更改管理规定》Q/HHZ.ZX.030管理制度执行.
7.8客诉处理流程:
7.8.1接到客户抱怨后,在48小时内提供解决对策.
7.8.2收到客户提供的信息后,业务部门整理并反馈品保部门,要求其在24小时内进行回复.
7.8.3责任部门在收到品保部门的信息后,在12小时内必须将对策回复给业务部门,由业务部门整理反馈信息并与客户协商解决,最终达成双方都可接受的方法.
流程责任部门相关资料
客户
市场抱怨
邮件、传真件、电话记录
抱怨信息整理
责任判定
制订纠正措施
业务顾客问题投诉表
品管顾客问题投诉表
责任部门整改
责任部门整改记录
市场上事件处理
业务修补件订单
跟踪验证
NO品管验证记录
整个事件费用
YES业务发票会签
汇总上报
费用确认
责任部门
八、质量记录
附录A:
订单评审表(订单变更评审表)
附录B:
开发(工程)立项计划书
附录C:
工程项目任务书
附录D:
估/核价申请表
附录E:
样品任务单
附录F:
寄外测试样品任务单
附录G:
技术信息通知单
附录H:
客户投诉表
附录I:
周出货计划表
附录J:
修订记录
附录A:
订单评审表
好孩子集团公司
自行车事业部外销订单评审表
年月日
顾客名称
预定交期
最终确认交期
国家/地区
商检日期
订单编号
商检批号
PO#
产品型号、名称及配色
数量
主要要求
纸箱
包装
说明书
警语
标贴
附件
运输
其他
纸箱唛头
SPEC定案日:
客户要求表下达日:
合计:
客供件下达日:
特殊要求:
业务员:
部门主管:
产品评审意见
工
程
部
门
内容
下达日期
签署:
日期:
客户资料
配色表
平面资料
明细表
采购
部门
签署:
日期:
生产
部门
工程部门
塑胶厂
签署:
日期:
BOM表
请购计划
塑件完成
装配完成
总经理
/厂长
签署:
日期:
(注:
此表格只适用于自行车事业部外销订单)F-QS-0071
好孩子集团公司
自行车事业部外销订单变更评审表
年月日
顾客名称
预定交期
最终确认交期
国家/地区
商检日期
订单编号
商检批号
PO#
产品型号、名称及配色
数量
主要要求
纸箱
包装
说明书
警语
标贴
附件
运输
其他
纸箱唛头
SPEC定案日:
客户要求表下达日:
合计:
客供件提供日:
特殊要求:
变更要求:
业务员:
部门主管:
产
品
评
审意见
工
程
部
门
内容
下达日期
签署:
日期:
采购
部门
签署:
日期:
生产
部门
工程部门
塑胶厂
签署:
日期:
BOM表
请购计划
塑件完成
装配完成
总经理
/厂长
签署:
日期:
(注:
此表格只适用于自行车事业部外销订单)F-QS-0072
附录B:
开发项目任务书
□内销□外销编号:
项目名称
流程:
业务部门填写
业务主管确认
主管副总审核
总经理批准
工程部门
项目依据
产品类型
□新产品□改进型□ODM□其他
责任部门
计划完成时间
产品描述及客户有关资料
产品销往地、市场需求及价格情况
开发费用预算
批准
审核
编制
项目验证
F-GMB-5405
附录C
好孩子集团公司
工程项目任务书
内销编号:
项目名称
立项依据
产品类型
□老产品改进□新产品□OEM□改进型□其他
责任部门
客户名
销往地
预计首批出货时间
预计首批出货量
预计工程项目订单量
估价毛利率
项目描述及客户技术要求
项目预算
NO
费用项目
预估金额
承担单位
备注
项目进度
NO
项目内容
完成时间
责任单位
备注
意见签署
批准
审核
编制
验证
F-GMB-5406
附录D:
好孩子集团公司
产品估/核价申请表
申请部门
申请编号
申请填发日期
要求完成日期
产品类型
产品型号
客户类别
客户代码
销售量预估
估/核价要求
估价要求:
产品描述
产品描述:
提供资料部门
资料完成时间
审批:
编制:
提供资料部门
回复:
审批:
编制:
估/核价部门
回复:
审批:
编制:
注:
该表格流程:
申请部门→提供资料部门
→估价部门→申请部门
→估价部门
F-GMB-4500
附录E:
好孩子集团公司
样品任务单
编号:
需求部门:
申请时间:
需求部门填写
客户
出口地
样品型号
样品数量
完成日期
用途:
批准
审核
编制
打样部门填写
样品制作单位
最终完成时间
备注:
批准:
编制:
样品完成情况验证:
验证人:
F-PP-5504
附录F
好孩子集团有限公司自行车事业部
寄外测试样品任务单
需求部门:
业务部申请时间:
编号:
保存三年
需求部门填写
样品名称
样品规格/型号
样品数量
流程:
业务申请
品管会签
工程制作
需求部门
客户
出口地
测试机构
寄样时间
用途:
批准
审核
编制
品质保证部意见
样品制作单位
工程部
最终完成时间
主办:
日期:
打样部门填写
样品制作单位
工程部
最终完成时间
主办:
样品完成情况验证:
验证人:
请品质保证部签署后发自行车事业部工程部,并抄送:
支总
F-ZX-3574
附录G:
好孩子集团有限公司自行车事业部
技术信息通知单
日期:
编号:
保存一年
收件部门
流程:
业务编制
工程确认
工程更改
工程反馈
业务验证
发件人
客户
相关产品
内容:
批准
(日期)
审核
(日期)
编制
(日期)
F-ZX-3576
附录H:
。
失22___________________________________________________________________________________________________________________________。
失22___________________________________________________________________________________________________________________________好孩子集团公司
顾客投诉问题处理表
NO:
年月日
发出部门
接收部门
顾
客
投
诉
内
容
原因分析及对策
问题责任单位判定
处理结果验证
F-QS-0033
附录I:
业务部周出货计划()
年月日-月日
客户名称
订单号
批号
车型
数量(辆)
柜数柜型
业务要求拖柜时间
工厂确认拖柜时间
工厂完成时间
编制:
确认:
F-Z
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 业务科 部门 守则 041220