RHMSP04Document and Data Control 0220 v10Word格式.docx
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20/02/2009
NewIssue
新签发
G.Trainor
G.Allen
PROCEDUREFORDOCUMENTCONTROL
文件控制程序
1.PURPOSE
目的
ThepurposeofthisprocedureistodescribethewayinwhichRYCOcontrolsalldocumentswhichrelatetothecompany'
smanagementsystem.
程序的目的是为说明莱科采用哪些方式控制与公司管理系统相关的文件。
2.SCOPE
范围
ThisprocedureappliestoallManagementrelateddocumentsprocessedbyRYCO.
本程序适用于与莱科所处理文件相关的所有管理活动。
3.REFERENCES
参考文件
RH-MSP-12-InternalAudits内部评审
4.DEFINITIONS
定义
C.A.D-ComputerAidedDrafting计算机辅助画图
5.RESPONSIBILITIES
责任
5.1QUALITYMANAGER
质量经理
TheQualityManagerorhisnomineeisresponsiblefor:
质量经理或其指定人须负责:
(a)IssueandcontrolofManagementManuals,ProceduresandWorkInstructions
管理手册、程序和工作指令的发布和控制
(b)ReviewofDocumentControlprocedureonanannualbasis
每年进行文件控制程序的审核
(c)MaintenanceoftheDocumentControlRegisterandQAdocumentationstoredelectronicallyonRYCOcomputernetwork/RYCOintranet.
维护在莱科计算机网络/莱科企业内联网上通过电子方式存储的文件控制登记表和质量保证文件
5.2Sales&
MarketingDirector
销售和市场开发总监
TheSales&
MarketingDirectorornomineeisresponsibleformaintainingadvertisingliterature,marketresearchinformationandmajorcustomercontractrecords.
销售和市场开发总监或其指定人负责维护广告材料,市场调查信息和主要客户合同记录。
5.3HumanResourcesManager
人力资源经理
TheHumanResourcesManagerisresponsibleformaintainingconfidentialemployeeinformationsuchaspayroleandpersonnelfiles.
人力资源经理负责维护雇员机密信息,例如工资单和人事文件。
6.PROCEDURE
程序
ThedistributionofcontrolledManagementrelatedprocedures/documentsshallbemonitoredandmaintainedsothatthemostcurrentapprovedissueisavailableonRYCOcomputernetworkdrivesortheRYCOintranet.Wherepossibledigitalsignaturesmaybeusedtoreviewandapproveelectronicdocuments.
应监控并维护与管理系统相关的受控程序/文件的分发,通过莱科计算机网络驱动器或内联网提供最新已批准的版本。
在可能的情况下,可以采用数字签名审查并批准电子文件。
CertaindocumentsnotlistedonnetworkdrivesorIntranetmaybecontrolledusingadocumentcontrolregister.Refersection6.1.
在网络驱动器或内联网上没有列出的某些文件可以通过文件控制登记表进行控制。
请参见第6.1节。
6.1DOCUMENTCONTROLREGISTER
文件控制登记表
ADocumentControlRegistershallbemaintainedbytheQualityManagerornomineefordocumentsthatarenotcontrolledviatheRYCOnetworkdrive/RYCOintranet.
质量经理或指定人针对不是通过莱科网络驱动器或莱科内联网控制的文件建立并维护文件控制登记表。
Theregistershallconsistofthefollowing:
登记表应包含下列信息:
"
DocumentNumber"
-whichshallbeauniquelyidentifiablenumberrelatingtothedocument(eg.,ProcedureNumber).
“文件编号”-是与文件相关的唯一识别编号(例如程序编号)
DocumentTitle"
-whichwillstatethenameofthedocument.
“文件标题”-说明文件名称
Issue"
-whichshallstatetheissueofthedocument.
“期号”-说明文件发行期号
Amendment"
(Optional)-whichshallstatetheamendmentNo.
“修改”(可选)-说明修改编号
CopyNumber"
(Optional)-whichshallcommenceat1andcontinue2,3etc.Thisnumbershallthenbeindicatedontheparticulardocument.
“副本编号”(可选)-从1开始,应该在具体文件上标注。
Issuedto"
-whichshallstatethenameand/ortitleoftheaddressee.
“发布范围”-说明接收文件人员的姓名和/或职务
Status"
-whichshallindicatewhetherthedocumentiscontrolledoruncontrolled.(refer6.2)
“状态”-表明文件是否处于受控状态(参见6.2)
Date"
-whichshallstatethedateofdespatchofthedocuments.
“日期”-说明文件分发日期
Issuedby"
-whichshallindicatethenameortitleofthepersonissuingthedocument
“分发人”-说明文件分发人的姓名或职务
Received"
-whichshallbesignedbytherecipient
(ortheissuerifexternallyissued)
“收件人”-由收到文件的人员签名(如果是分发给外部人员,那么由分发人签名)
6.2MANAGEMENTMANUALS,PROCEDURESANDWORKINSTRUCTIONS
管理手册、过程和工作指示
ThesedocumentsshallbeissuedbytheQualityManagerorhisnomineeandshallbeissuedonacontrolledcopybasisashardcopyorelectroniccopy.
这些文件是由质量经理或其指定人分发,应分为纸质文件或电子文件的形式进行控制。
Wheredocumentsareelectronicallycontrolledtheyshallbepostedasareadonly/PDFfileontheRYCOcomputernetwork/RYCOintranetandcontrolledbytheQualityManagerornominee.Theelectroniccopyshallalwaysbethelatestissueandhardprintedcopieswillbedeemeduncontrolled.
如果文件是采用电子方式控制的,那么应通过莱科计算机网络/莱科企业内联网采用只读PDF文件形式发布,由质量经理或其指定人进行控制。
电子版本应是最新版本,纸质版本则被认为是不受控的。
NormallycopiesofManagementpolicydocumentsgiventoexternalsources,otherthanRYCOBranchOffices,shallbeissuedonanuncontrolledcopybasis.Thepersonissuingdocumentsexternallyshallcompleteandsenda"
DocumentTransmittalAdvice"
formwiththedocumentsorrequestwrittenconfirmationofreceiptviaemailorfacsimile.Whenconfirmationofreceipthasbeenreceived,the"
received"
sectioninthedocumentcontrolregistershallbesignedanddatedbytheissuingauthority.
通常向莱科分公司以外的其他各方提供的管理政策是非受控的。
向外部提供文件的人员须填写“文件传送通知”表,把该表格、相关文件以及要求书面回执的函件通过电子邮件或传真的形式发送。
在收到“回执”后,由发放机构在文件控制登记表的“收件人”一栏处签署并注明日期。
Whereappropriatespecificformsandelectronicfilesshallbegenerated,controlledandnamedinaccordancewiththerelevantRYCOFileDescriptor/HowtoNamefilesproceduretoensuretheRYCOdepartmentandRYCOlocationistraceable.
在适当的情况下,应根据莱科文件描述符/文件命名程序进行具体表格和电子文件的生成、控制和命名,保证可以追溯到莱科相关部门和具体场地。
6.3JOBRELATEDDOCUMENTATION
作业文件
Jobrelateddocumentationshallbecontrolledbythemanageroftherelevantdepartment.JobrelatedtechnicaldatasheetsthatareissuedwithinadepartmentshallbecontrolledviaadocumentedDateand/orauniquefilenamereferenceforeaseofretrieval.
由相关部门经理控制作业文件。
在部门内部发放的与作业相关的技术数据表应通过日期和/或唯一文件名称进行控制,方便检索。
TheSalesDepartmentshallmaintainajobfileformajorjobs.Thejobfileshallbeusedtocollateorreferencedocumentsincluding:
-
销售部门应保存主要作业的作业文件。
应通过作业文件核对或援引相关文件,包括:
(a)Drawings;
Sketches;
DesignSpecifications(ifapplicable)
图纸、简图、设计规范(如果适用)
(b)TheContract/PurchaseOrder
合同/采购订单
(c)ContractReview
合同评审
(d)JobRelatedCorrespondence
与作业相关的通信文件
(e)TechnicalData
技术数据
6.3.1ControlofRYCODrawings
莱科图纸控制
DrawingsfortheRYCOstandardrangeofproductsarestoredonaCADdatabase.Whendrawingsarerequiredforproduction,aprintismade.Therevisionstatusonthedrawingshallbecheckedtoensureitmatchesthejoborder/travelercard.Allnewdrawingsshallbecheckedandapprovedbyauthorisedpersonnelonly.TheQualityManagershallmaintainalistofauthorisedpersonnelthatcanapprovedrawings.
莱科标准系列产品的图纸存放在CAD数据库中。
在需要图纸进行生产时,可以打印图纸。
应检查图纸的修订状态,保证与作业单/流程卡匹配。
任何新图纸都只能由授权人员进行检查和批准。
质量经理应编制并维护授权审批文件的人员名单。
AstandardpromptingmenuismadeavailableontheCADscreenforproductionstafftoproducedrawingprintsbyinputtingcomponentpartnumbersasrequired.
在CAD屏幕上有标准提示菜单,生产人员输入所要求的部件编号可以打印图纸。
WhenproductioniscompletethedrawingshallbemarkedOBSOLETE"
andfiledawaywithjobrecords.
在生产完成后,图纸应标记为“作废”,与作业记录一起保存。
6.3.2ControlofCustomer'
sDrawings
客户图纸控制
Customer'
sdrawingsmayformthebasisofmanufactureandhenceshallbecontrolled.
客户图纸构成制造生产活动的依据,因此应该进行控制。
Customerdrawingsordrawinglistsshallbereviewed,signedanddatedbytherelevantsalespersonuponreceipt.Whereacustomerplacesregularordersforaparticularcomponent,oratthediscretionofthesalesperson,thedetailsofthecustomersPartNo.orDrawingNo.shallbeenteredintothecomputerdatabase.Thedatabaseshallberaised,controlled,andmaintainedbytheCustomerServiceSalesDepartmenttoensurethedrawingrevisionstatusismaintained.
相关销售人员在收到客户图纸或图纸列表时,应进行复核,签署并注明日期。
在客户订购具体部件时,或销售人员可自行决定把客户部件编号或图纸编号的详细信息输入到计算机数据库中。
应该由客户服务销售部门进行数据库的建立、控制和维护,维护图纸修订状态。
Supersededdrawingsshallbeimmediatelywithdrawnfromuseandmarked"
OBSOLETE"
acrossthefaceofthedrawing,orifnolongerrequired,theymaybedestroyed.
被取代的图纸应立即停止使用,并且在图纸封面上标注“作废”字样,如果不再需要该图纸,那么应销毁。
6.3.3ObsoleteDocuments作废文件
Allobsoletedocumentsshallbeclearlymarked"
diagonallyacrossthecoverpage.Anylegaldocumentsordocumentsrequiredforknowledgepreservationshallbeappropriatelyidentifiedandstoredforeaseofretrieval.
所有作废文件均须明确地在封面斜向注明“作废”字样。
任何法律文件或为知识积累而需要保留的文件须进行适当的标记和存放,方便查阅。
Invalidorobsoletecontrolleddocumentsthathavebeenexternallyissuedshallbere-issuedwiththecurrentversionattachedwithawritteninstructionfromtheissuingauthoritytodestroytheobsoletedocument.
针对外部发放的无效或作废的受控文件,须重新发放当前的版本,并附上由发放部门提出书面要求销毁作废文件。
6.4CONTROLOFNATIONALSTANDARDS
国家标准控制
NationalstandardsthatareusedregularlyshallbecontrolledandmaintainedviatheASSETPLUSscheme(orsimilarscheme)wherebythelatestrevisionisautomaticallymailedtotheQualityManagerorhisnominee.
经常使用的国家标准应通过AssetPlus计划(或类似计划)进行控制和维护,并且把最新的修订版本自动发送给质量经理或其指定人。
TheQualityManagershallmaintainanindexofNationalandInternationalstandardsheldatRYCOforreferencepurposes.
质量经理应建立并维护由莱科保留的国家和国际标准索引,以便参考。
6.5CONTROLOFS.A.E.HANDBOOKSPECIFICATIONS
汽车工程师协会手册规范的控制
TheSocietyofAutomotiveEngineers(S.A.E.)HandbookispublishedannuallyandisanintegralpartofoperationswithinRYCO.ItshallbetheresponsibilityoftheManagingDirectororhisnomineetoobtainacurrenteditioneachyear.
汽车工程师协会手册是每年发布的,是莱科内部操作流程的一部分。
总经理或其指定人负责获取每年的最新版本。
CertainS.A.E.specificationsformthebasisfordesign,manufactureandtestingofRYCOmanufacturedproduct.EachS.A.E.specificationnumberisidentifiedwiththetitle,aprefixletter"
J"
followedbyanumber,themonthandyearoftherevision.
汽车工程协会的某些规范构成莱科所生产产品的设计、制造和测试基础。
汽车工程协会每份规范编号都包含了规范名称、前缀字母J、编号、修订
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