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但几乎所有信件的格式都大同小异。
书写英语信件要注意下面几点:
(一)英语书信结构、书写款式及要求
1.书信结构
英语书信结构一般有以下几个部分组成:
1)信封(envelope)
英语的信封和中文的一样,有三部分组成,即发信人地址、收信人地址和邮票。
只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置(信封的右上角)和中文的一样外,英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。
发信人的地址应写在信封的左上角,收信人的地址应写在信封偏中右偏下处,英文书信的地址应从小写到大,先写门牌号码,再写街道、城镇、省或州及邮政编码,最后是国家名称。
国家名称的每一个字母都要大写。
如下:
2)信头(heading)
公司信纸上方居中一般都印有其名称、地址和联系号码,这就是通常所说的信头。
在没有信头的普通信纸上写信,作者就需要写明回邮地址和联系号码。
3)封内日期(DateLine)
封内日期是写信或打字时的日期。
封内日期写在信头或作者地址的下两行。
4)封内地址(InsideAddress)
封内地址是收信人的地址,包括姓名,职务(如适用),公司名称(如适用),街道名称或信箱号,城市,州或省,邮政编码和国家。
封内地址通常写在左手边,在日期线和称呼之间。
以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下:
【注】如果是相当熟悉和随便的朋友之间,因为彼此都知道对方的地址,故信头和信内的地址常常省略。
5)称呼(Salutation)
称呼是一封信开头对收信人的称呼,写在封内地址或提示句下两三行。
称呼后可以写冒号或逗号。
在商业信函或其他正式书信中,用冒号。
在非正式书信中,称呼后用逗号。
(注意:
尽量避免使用“ToWhomItMayConcern”或“DearSirorMadam”,因为这种称呼已经过时,并且不很友好。
改进方法是争取确定收信人的姓名,或使用“DearHumanResourcesManager”,“DearFriends”这样的称呼。
在给律师或外交领事写信时,可以使用“Esquire”或“Esq.”这样的头衔,但它们不应出现在称呼中。
同样,如果收信人的姓名后面有“Jr.”或“Sr.”,如“GeorgeBush,Jr.”也不能把它们包含在称呼中。
)
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