企业管理文件编写及管理的一般规定文档格式.doc
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3职责
3.1管理人事部是公司管理文件的归口管理部门。
3.2各职能部门、生产厂是推进公司管理文件标准化和规范化的具体实施单位。
4管理文件编写的基本要求
4.1贯彻国家和地方有关方针、政策、法律法规,符合上级有关标准和文件的规定。
4.2与公司其它管理文件相协调,下级管理文件不得与上级管理文件相抵触。
4.3符合本公司实际情况,在实际工作中可行、有效。
4.4具备可检查性,并尽可能做到定量化。
4.5语言准确,概念清楚,文字简明。
5管理文件格式
5.1首页,见附录A;
5.2续页,见附录B;
四川成都成工工程机械股份有限公司2006--批准2006--实施
QG/CGB01-2006共5页第2页
5.3末页,见附录C。
6管理文件内容
6.1目的
指明制定该管理文件应达到的目标。
6.2范围
指管理文件适用的范围或领域。
可采用下列典型用语:
“本管理文件规定了......”。
(指内容)
“本管理文件适用于......”。
(指适用范围)
6.3职责
明确该项活动的主要责任部门及配合部门职责。
6.4管理内容
应详细规定该管理活动所涉及的全部内容和应达到的要求,采取的措施和方法。
一步步列出开展此项活动的细节,明确输入、转换的各环节和输出的内容。
其中包括物资、人员、信息和环境等方面应具备的条件,与其它活动接口处的协调措施,明确每个环节、转换过程中各项工作由谁干,
干什么,怎样干,如何控制,以及所要达到的要求,并注明需要注意的任何例外或特殊情况。
必要时辅以流程图。
内容复杂的管理文件,为避免各章文字的不均衡,且条文的层次太多,可不以“管理内容”作为章的标题,而根据管理活动的特点或类别列出若干章,再分别进行叙述。
7管理文件的编号规定
QG/CGB01-2006共5页第3页
7.1管理文件的编号
QG/CGXXXX─XXXX
─┬─┬─┬─┬──┬─
││││└───年代号
│││└───────顺序号
││└──────────管理类别号(见表一)
│└─────────────四川成都成工工程机械股份有限公司代号
└────────────────企业管理标准代号
7.2公司质量体系认证中涉及质量手册、程序文件、作业文件分层次编号,按质量体系文件编写导则中有关规定执行。
8管理文件制定程序
公司管理文件的制定程序,按下列各条规定执行。
8.1管理文件制定确认
表一企业管理文件类别号及审批分工表
序号
类别号
管理文件类别
编制
审核
批准
1
A
行政管理
股份公司办公室
部门领导
分管领导
2
B
企业管理
管理人事部
3
C
财务成本管理
财务部
4
E
销售管理
销售公司
5
SS
生产管理
生产部
SI
设备管理
6
HG
技术管理
技术中心办公室
HY
研究所
7
Q
质量管理
质保部
8
W
物资管理
物资管理部
QG/CGB01-2006共5页第4页
8.1.1文件制定应从实际需要和逐步完善企业管理体系出发,管理文件制定应注意相同概念和事项不能重复制定。
8.1.2管理文件经部门领导和分管领导审核批准后,报管理人事部备案,编制部门组织文件制定。
8.2编制
8.2.1编制部门应组织相关部门和有关人员调查和研究,收集有关资料和其它要求,在汇总整理,综合分析资料的基础上,组织编写管理文件草案。
8.2.2管理文件草案应符合本编写规定。
8.3审批
8.3.1管理文件(送审稿)的审批分工,按表一规定执行。
8.3.2编制部门应根据审查意见,对管理文件草案修改完善后,若需会签的应组织有关部门会签,会签时按附录D规定进行会签,然后报送管理人事部。
8.4发布
8.4.1管理文件审批同意后,由编制部门按第7.1条规定编管理文件号,管理人事部按规定统一编发文号。
8.4.2管理文件制定过程中的各种文件材料按《QG/CGA19-2006档案管理制度》归档保存。
9管理文件的修订复审
9.1管理人事部应负责定期或不定期地组织对企业管理文件进行整理、修订,以确保文件的有效执行,对执行情况进行监督、检查和考核。
QG/CGB01-2006共5页第5页
9.2凡拟对管理文件内容的执行,提出要求修改的部门,应提出书面报告送管理人事部。
9.3管理人事部负责对管理文件在执行中的问题进行分析和确认,并按照第8.3条规定组织复审。
9.4对于同意“修改”的管理文件,由原管理文件编制部门负责修订。
管理文件修订后的审批程序,参照第8章规定。
9.5对于“修改”的管理文件,修订后的文件号原则上不变,仅把年代号改为新修订年代号。
若由于编制部门调整,则管理类别号按表一作相应调整,顺序号也相应调整,调整按调整后部门的顺序号依次编号。
9.6对于“作废”的管理文件,由发文部门负责收回处理或宣布作废。
如果使用部门需要保留管理文件文本,则应在管理文件上加盖红色“作废保留”印章。
编制
任文玉
文件
会签
颜慧
明政
梁建宗
王立山
易钢忠
审核
曾庆元
魏平
唐松林
宋勤
曾绍勇
唐勇
批准
汪栋
朱文峰
黄忠
曾令良
李磊
周建华
附录A(首页格式)
(管理文件名称)
QG/CGXXXX-XXXX共X页第X页
2范围
4管理内容
(以下略)
四川成都成工工程机械股份有限公司XXXX-XX-XX批准XXXX-XX-XX实施
附录B(续页格式)
QG/CGXXXX-XXXX共X页第X页
附录C(末页格式)
QG/CGXXXX-XXXX共X页第X页
编制
文件会签
审核
批准
附录D(文件会签审批表)…
文件会签审批表
12
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- 关 键 词:
- 企业管理 文件 编写 管理 一般 规定