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程序文件
杭州农元农业开发有限公司企业标准
Q/HZNY.W-2013
____________________________________
质量管理体系程序文件
(第A版)
依据GB/T19001-2008∕ISO9001:
2008
受控状态/编号:
持有人:
2013-08-01批准2013-08-01实施
杭州农元农业开发有限公司发布
杭州农元农业开发有限公司质量管理体系程序文件
Q/HZNY.W-2013
目录
序号
文件编号
文件名称
评审与修改状态
1
Q/HZNY.W01-2013
文件控制程序
2
Q/HZNY.W02-2013
记录控制程序
3
Q/HZNY.W03-2013
方针、目标管理程序
4
Q/HZNY.W04-2013
资源控制程序
5
Q/HZNY.W05-2013
与顾客有关过程实施程序
6
Q/HZNY.W06-2013
采购程序
7
Q/HZNY.W07-2013
生产服务运行的控制程序
8
Q/HZNY.W08-2013
顾客满意的评价程序
9
Q/HZNY.W09-2013
内部质量管理体系实施程序
10
Q/HZNY.W10-2013
监视和测量控制程序
11
Q/HZNY.W11-2013
不合格控制程序
12
Q/HZNY.W12-2013
持续改进管理程序
13
Q/HZNY.W13-2013
纠正/预防措施实施程序
杭州农元农业开发有限公司质量管理体系程序文件
Q/HZNY.W01-2013
第A版第0次修改
文件控制程序
第1页共3页
编制
审核
批准
1目的
对文件进行控制,以确保需要使用文件的场所均能及时获得所需的文件,并及时撤销过期作废的文件以防止误用。
2适用范围
适用于质量管理文件的控制,其他文件也可参照适用。
3职责
3.1综合部负责质量体系文件的控制。
3.2生技部负责生产技术文件的控制。
4文件的编制和批准程序
4.1质量管理体系文件应由主要职能部门负责编写、必要时相关部门会签,职能部门负责人审核、管理者代表批准后发布实施。
文件编制审核批准时应注意所阐述的要点没有遗漏、文件的内容应适合公司实际以及产品,以确保文件是充分的适宜的。
4.1.1《质量手册》由管理者代表或综合部组织编写、管理者代表审核、总经理批准后发放;
4.1.2《质量管理体系程序文件》及有关二级文件由综合部组织编制,必要时相关部门会签、职能部门负责人审核、管理者代表批准后发放;
4.1.3技术文件包括技术标准、饲养管理、有关操作规程和检验依据等由生技部组织编写、生技部负责人审核、管理者代表批准后有生技部发放。
4.2产品标准应执行国家、行业标准或地方标准,如无国家、行业标准或地方标准的,应执行企业标准,企业标准按4.1条编制,审核后可报市级以上质量技术监督部门审定备案,一般4~5年修订或换版一次。
4.3文件经批准后,按规定的实施时间(如无规定实施时间即按批准时间)开始生效实施,有关部门和人员必须执行。
5外来文件的识别程序
5.1外来文件包括:
在本公司执行的国家标准、行业标准或地方标准及有关的法律法规;
b)在公司使用的顾客提供的文件,如合同等;
b)外来质量体系文件,如审核通知、注册通知等。
5.2外来技术文件和体系文件分别由生技部和综合部识别其在公司执行的必要性和适宜性。
6文件标识
6.1为了便于识别文件,文件应有标明其类别、代号和版本的标志。
a)文件分类标识由公司办统一确定,如Q/HZNY.S代表质量手册;
b)文件代号可以是顺序号或特定的代号:
如Q/HZNY.J01是指技术标准汇编中的第一个标准;又如Q/HZNY.W/4.2.3是指于质量手册第4.2.3章(节)相对应的程序文件;
杭州农元农业开发有限公司质量管理体系程序文件
Q/HZNY.W01-2013
第A版第0次修改
文件控制程序
第2页共3页
编制
审核
批准
c)文件的实施年份、版本号和修改号:
在文件类别、代号标志后列入实施年份,如Q/HZNY.W4.2.3—2013指在2013年实施的版本,必要时以A、B、C…作为版本号\以1、2、3…作为修改号,未修改的新版本修改号可以用0表示或不显示。
6.2文件的编目
a)文件应按照类别、次序建立总目录,目录中应有版本号、修改号等栏目,以别识别文件的修改或版本状态;
c)汇编成册或内容复杂的文件,应编著目录和页码,便于查阅。
7文件的发放与受控状态实施程序
7.1文件批准后,应发放到最高管理层、文件使用部门、有关供方等相关部门,并留有适当数量的备用文件,由控制部门保管。
7.2文件发放前控制部门应提出文件的分发清单,经管理者代表批准后,控制部门按清单编写发放号、登记并加盖受控状态章,再行发放并有收文人签收。
a)发到文件应执行或相关配合部门的受控文件,应加盖“受控”章;
b)如收文人仅用于参考而不是执行,可发放非受控文本,但要加盖“非受控”章。
7.3外来文件同样按7.1和7.2的要求执行。
7.4过期/作废文件应在过期/作废时回收,除保留一份归档外其他应当销毁;如因积累资料或其他诸如法律要求等原因可以在有关部门保留过期或作废文件,但需加盖“保留文件”、“作废”章,以免误用。
8文件的评审程序
8.1文件原则上三年一次评审,但在一次内审时内审员应考虑文件在运行过程中是否符合公司实际,如有出入,就要随时修改;如因组织机构、产品、法律法规等发生改变,则也有必要对相关文件进行评审,以确定文件是否需要修改或换版更新。
8.2文件评审由控制部门或内审员组织进行,也可有相关部门参加,文件评审结果应报总经理或管理者代表。
8.3文件评审结果可以是:
a)维持不变,予以确认(批准);
b)作必要的修改;
c)换版(作较多修改时);
d)停止使用,宣布过期或作废。
8.4经评审如认为该文件应当修改或换版,则按9.2和9.4的规定执行。
顾客提供的文件在使用前需要识别并评审,如有疑问应与顾客取得联系,并按9.5的规定执行。
8.5文件评审的结果应反映在文件审核记录中。
9文件的修改和换版程序
杭州农元农业开发有限公司质量管理体系程序文件
Q/HZNY.W01-2013
第A版第0次修改
文件控制程序
第3页共3页
编制
审核
批准
9.1文件在发生下列情况时应考虑修改:
a)编制文件时对客观要求认识不足,在实践中发现问题时;
b)因产品标准、顾客要求、原料、设备和环境等改变要求文件相应改变时;
c)通过纠正/预防措施或其他改进活动的实施应相应修改文件时;
d)其他原因应修改文件时。
9.2文件的修改可由编制人提出,文件控制部门负责审核并填写文件更改通知单,由原批准人批准;如更换编制人或批准人,则新的编制人或批准人应了解原文件产生的背景。
9.3文件修改可以有修订、补充、勘误和其他多种性质。
9.4文件经多次修改后应予换版以保持清晰,文件换版的实质就是重新编制文件,因此换版文件应按“4文件的编制和批准程序”中有关规定执行。
9.5本公司无权对外来文件进行修改,必要时可以提出文件修改要求,由文件的提供方(如顾客、认证中心)确认、修改或提出换版。
10作为记录的文件应按Q/HZNY.W4.2.4-2013记录的控制程序执行。
11文件应保持清晰、完整、防止丢失、缺页、污染。
12有关记录
1)Q/HZNY.B01文件总目录
2)Q/HZNY.B02文件分发(回收)登记表
3)Q/HZNY.B03文件收文登记表
4)Q/HZNY.B04文件更改(申请)通知单
修改状态
修改号
修改条款
修改人/日期
批准人/日期
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杭州农元农业开发有限公司质量管理体系程序文件
Q/HZNY.W02-2013
第A版第0次修改
记录控制程序
第1页共2页
编制
审核
批准
1目的
保持完整的记录,以供追溯,并作为产品质量的凭证和质量管理体系有效运行的证据。
2适用范围
产品记录和质量管理体系运行记录(包括有关供方的记录)。
3职责
3.1各项记录由综合部实行统一控制、分级管理的控制。
3.2各记录的形成部门负责记录的收集、整理和次年初上交公司办统一归档。
4记录的确定、标识
4.1记录格式由各所属文件的编制部门负责编制,并报综合部备案和统一印刷,且应与质量体系管理手册和程序文件的要求相适应。
4.2记录代号由要素和顺序号构成,如Q/HZNY.B4.2.3/1代表4.2.3文件控制要素中的第一个记录表格。
5记录的填写要求
5.1记录应及时、真实、准确、清晰,严禁随意涂改、虚报、瞒报,记录人应签字以示负责。
5.2由于笔误而需要更改记录时,应用细线划去错误的记录,注上正确记录,并在旁签字以示负责,记录更改后仍要维持原来记录的清晰。
5.3完整的记录不允许有空格,如有些项目确实不需要应用,可以用“==”号划去。
6记录的收集、归档
6.1单一部门进行的记录(如培训记录等)由记录形成部门收集、装订、归档。
6.2由几个部门形成的记录(如纠正/预防措施通知单)由记录的最终完成部门收集、移交。
6.3记录按月、按季或按年整理,在次年三月份前上交公司办,按国家对工业企业的归档要求进行归档。
6.4公司办应对记录统一编目并妥善贮存、保护,防止霉变、丢失。
7记录的查阅
7.1本公司职工因工作需要,可随时向公司办要求查阅与本人工作有关的记录。
7.2顾客或供方需要查阅有关记录时,须经公司有关部门的介绍。
7.3查阅记录涉及保密范围,则按保密要求执行。
8记录的处置
8.1记录的保存期限按以下原则确定:
a)公司向顾客保证时,相应记录保存期相应适当延长;
b)仅涉及质量管理体系的记录,一般保存期限为三年;
c)有关设备,人事或其他方面的记录,根据档案要求规定执行;
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Q/HZNY.W02-2013
第A版第0次修改
记录控制程序
第2页共2页
编制
审核
批准
d)没有保存价值的记录可不予归档。
8.2保存到期的记录,由公司办提出经管理者代表批准后派人监督销毁,销毁过程应予记录。
9记录
1)Q/HZNY.B05记录(保存期限)一览表
2)Q/HZNY.B06文件/记录处置登记表
修改状态
修改号
修改条款
修改人/日期
批准人/日期
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杭州农元农业开发有限公司质量管理体系程序文件
Q/HZNY.W03-2013
第A版第0次修改
方针、目标管理程序
第1页共3页
编制
审核
批准
1目的
加强方针和目标的系统管理,确保达到预期效果。
2适用范围
适用于本公司及各部门的方针和管理工作。
3职责
3.1总经理负责策划、制定并发布实施方针、目标。
3.2管理者代表负责对方针、目标的日常管理。
3.3各部门负责人必须认真宣传、贯彻公司的方针和目标;并将其在自己所管辖范围内提出具体工作方针和工作目标。
4措施和方法
4.1方针和目标的制订
4.1.1调研和策划
方针和目标在市场调研基础上产生,应尽可能了解市场动向,竞争焦点,顾客需求和期望,行业中赶超目标的方针和目标;由总经理对方针、目标的制定提出意图、总体思路、要求和过程。
4.1.2征集意见和拟订草案
在广泛听取各方面的意见和建议,由公司办汇集群众意见,并根据总经理意图,提出建议性的方针和目标的草案。
4.1.3定稿和颁布
由总经理、管理者代表及有关人员,对草案进行修改、完善。
并由总经理定稿,签发公司文件、正式颁布实施方针和目标。
4.2对方针、目标的要求
4.2.1方针应符合下列要求:
a)与公司总体战略目标相一致;
b)遵循ISO9000:
2008标准提出的质量管理八项原则;
c)与顾客的要求和期望相适应;
d)能引导公司持续改进,向更高目标前进;
e)适应市场竞争的需要;
f)具有可行性,不能仅作为一般号召的口号;
g)言简意赅,可作为行动的座右铭;
h)提供制定和评审目标的框架。
4.2.2目标
目标应做到:
a)体现方针和质量管理八项原则;
b)满足顾客对产品和服务的需求;
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Q/HZNY.W03-2013
第A版第0次修改
方针、目标管理程序
第2页共3页
编制
审核
批准
c)具体化、定量化。
应对主要指标作出明确的定量规定。
对难于量化的指标,也要明确地定性,如对外观水平有确切的测评方法来支撑。
d)具有可操作性。
目标必须切合企业实际,经过努力可以达到。
e)为实现目标建立的配套文件(如规章规范等)的执行情况。
4.3宣贯
4.3.1宣贯要求
a)务必使全公司员工都理解方针、目标的内容和内涵及其背景并予以实施。
b)各级领导都应在其所管辖范围内宣传,贯彻和实施方针、目标。
4.3.2宣贯途径
a)公司办和综合部可通过质量教育计划集中地、系统地进行方针、目标的教育。
b)利用公司的黑板报、标语,简明宣传材料,以及各种会议,经常地宣传方针、目标,做到人人皆知。
4.4方针、目标展开
4.4.1方针的展开
方针应展开到各部门和基层单位,转化为相应的工作方针。
4.4.2目标的展开
a)应将公司的目标项目和目标值,按部门、班组,依次细化分解,做到下一级目标总和与上一级目标相对应。
b)对经细化分解后的目标,应制定保证其实现的相应措施。
4.5方针、目标的实施
4.5.1实施计划
各部门应根据方针、目标的展开细化分解制定出或月度实施计划,明确每项措施的责任者和完成时间。
4.5.2信息反馈
各部门负责人应及时掌握方针、目标的实施情况,采取有效对策,确保方针和目标的实施。
4.5.3协调
a)管理者代表和综合部应及时协调方针、目标实施中各部门之间发生的矛盾。
b)各部门应发扬团结协作的精神,自觉承担责任,顾全大局,确保公司方针和目标的实现。
4.5.4动态管理
a)日常的动态管理由公司综合部负责进行。
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Q/HZNY.W03-2013
第A版第0次修改
方针、目标管理程序
第3页共3页
编制
审核
批准
b)对各部门的目标进行跟踪监控,以查明影响方针和目标实施的原因;根据分析结果提出对策,经管理者代表确认,并落实到有关部门付诸实施。
4.6方针、目标的考核
4.6.1考核周期和评定方法
不定期考核,考核由综合部汇总。
4.6.2考核内容
a)各部门方针目标的实现程度,工作态度、协作精神;
b)为实现目标建立的配套文件(如规章规范等)的执行情况。
4.6.3考核责任
a)综合部负责对各部门的考核
b)各部门负责人对各岗位进行考核。
4.6.4年度考核由管理者代表主持;综合部配合。
4.7方针、目标的评审
在管理评审前由管理者代表将近一年来的方针、目标的适宜性、有效性作出评价,并作为重要输入材料提交管理评审。
4.8方针、目标的修订
a)方针、目标应定期修订(如三年)。
b)遇特殊情况,对目标实现由于不可抗力的因素难以实现时,应及时修订。
c)修订时应遵循Q/HZNY.W-4.2.3文件控制程序中第9条规定。
4记录格式
1)Q/HZNY.B07部门方针、目标展开
2)Q/HZNY.B09管理评审计划
3)Q/HZNY.B10管理评审通知
4)Q/HZNY.B11管理评审报告
修改状态
修改号
修改条款
修改人/日期
批准人/日期
杭州农元农业开发有限公司质量管理体系程序文件
Q/HZNY.W04-2013
第A版第0次修改
人力资源控制程序
第1页共2页
编制
审核
批准
1目的
确保承担质量管理体系规定职责的人员是确有能力的;确保员工意识到其岗位的相关性和重要性,并为实现目标作出贡献。
2适用范围
质量管理体系的管理、验证和执行人员;公司生产过程中的生产设备以及其他辅助设备。
也可参照适用于其他管理人员。
3职责
3.1公司办负责各种培训和人力资源的控制。
3.2生技部经理负责设备的策划方案,由总经理批准后实施。
3.3牧场设备管理员负责设备管理,具体负责设备更新、检修及其实施。
4能力判断
4.1公司从教育、培训、技能和经历等四方面考核工作人员。
4.2公司质量管理体系的管理、验证和执行人员从以上四方面规定其需求。
4.3公司应通过培训或采取适当措施以弥补人员和/或能力不足,从而满足人员与能力之需求。
4.4公司质量管理体系与有关人员的能力要求如下:
a)公司管理者代表应在高层管理人员中选用,并熟悉ISO9001:
2008标准,熟悉公司生猪的饲养过程和生产技术质量管理;
b)生技部经理应具有一年以上的生产技术管理工作,熟悉ISO9001:
2008标准,熟悉通过生猪饲养过程和饲养技术管理;
c)各职能部门负责人及相关管理人员应经过ISO9001:
2008标准知识培训,并掌握履行岗位职能所需的应有技能;
d)检验(疫)人员应具有一定的工作经验,经公司集中自行培训或上级有关部门考核合格,掌握一定的兽医知识。
e)公司内审员应具有高中及以上学历,经有关部门培训考核合格,并了解公司产品生产流程。
5培训程序
5.1公司每年对培训需求进行摸底调查,并据此制定本年度培训计划,
培训对象应落实到人/岗位。
培训计划由管理者代表批准后实施。
5.2对每一项培训做好专项培训计划。
培训形式可采取以下形式:
a)公司内部培训:
举办讲座、师傅带徒弟等形式;
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Q/HZNY.W04-2013
第A版第0次修改
人力资源控制程序
第2页共2页
编制
审核
批准
b)委托外单位培训。
5.3培训内容
培训内容应强调实际应用所需的知识和技能,强调“应知、应会”。
除业务培训之外应考虑质量意识、贯标意识等方面的内容。
5.4对培训的有效性进行评价,评价方法有:
评价的方法:
a)口试、笔试;
b)对实际工作业绩的考核。
5设备维护管理程序
4.5公司设备由生产管理员根据公司实际情况决定是否建立设备台帐。
5.1生产管理员根据设备技术要求并结合设备实际情况随时检修。
5.2检修前应准备好检修所需资料,提出检修需要的外购零件清单交有关部门采购。
5.3设备若遇到大的故障,饲养员向牧场负责人报告;牧场负责人向公司生技部长或牧场生产管理员报告,由生技部或生产管理员组织实施。
5.4公司自行检修设备可由牧场负责人或使用设备的饲养员验收。
5.5设备的日常维护保养由生产管理员组织,设备操作工执行。
6记录
6.1本公司公司办负责有关人力资源与培训的记录。
6.2记录格式
1)Q/HZNY-B12年度培训计划表
2)Q/HZNY-B13培训记录表
修改状态
修改号
修改条款
修改人/日期
批准人/日期
杭州农元农业开发有限公司质量管理体系程序文件
Q/HZNY.W05-2013
第A版第0次修改
与顾客有关过程实施程序
第1页共2页
编制
审核
批准
1目的
与产品有关的顾客要求得到确定、评审与满足,及时与顾客沟通取得顾客满意或不满意的信息。
2范围
本公司所有与顾客有关的过程。
3职责
综合部对满足顾客要求负责。
4与产品有关要求的确定
4.1本公司在接到顾客订货的信息(包括电话订货、意向性合同)时,应识别顾客要求:
a)顾客对产品要求,包括交付工作;
b)与产品有关的义务,包括法律和法规要求;
c)公司确定的附加要求。
4.2这些要求应形成文件或作好记录以供进行产品要求评审时使用。
5产品要求的评审程序
5.1顾客订货可分两类:
a)一般订货:
公司常规品种;
b)特殊订货:
常规品种以外的品种。
5.2.2合同评审的权限
经书面授权或职务授权签订销售合同的销售人员均有权进行产品要求的评审,除非在5.3中有沟通的要求。
5.3销售人员在签定特殊订货的订货合同时,应识别是否有必要与下列部门沟通:
a)向生技部征询能否按顾客要求饲养;
b)向牧场征询新品种能否饲养;
如有必要与其中一个或几个部门沟通,则在评审记录中应有该部门的意见、签名或电话记录。
5.4评审要求
5.4.1评审的要求是确保:
a)产品要求已在合同(或协议)等文件中得到规定;
b)在口头合同的情况下,顾客要求在接受前得到确认;
c)公司有能力满足特殊合同中规定的要求。
只有在确认上述3条要求已完全得到满足时,才能认为评审已经通过,可以接
受订货(签订合同或发出投标书)。
5.4.2记录
评审的结果及跟踪措施由综合部合同签订人员负责记录,记录方式如下:
a)对一般品种:
在电话通过后在合同(或在有关订货文件)上有评审人签字或盖章以示负责。
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Q/HZNY.W05-2013
第A版第0次修改
与顾客有关过程实施程序
第2页共2页
编制
审核
批准
b)对于特殊品种(或一般订货具有跟踪措施或发生合同变更的情况)则应予以记录。
5.5合同变更程序
5.5.1如由顾客提出修改合同,则应对顾客提出按5.4的规定进行评审,评审的结果应按5.4.2b的要求记录。
5.5.2如由本公司提出修改合同,则应征求顾客的意见,并协商一致后按5.4.2b的要求予以记录。
5.5.3上述两种合同修改之后,公司综合部均应在评审或协商后确保相关销售文件得到修改,并确保通知有关部门/人员已变更的要求,通知应按5.4.2b的要求予以记录。
6顾客沟通程序
6.1本公司综合部负责就以下三方面的内容与顾客之间实施沟通:
a)产品品种信息;
b)问询、合同或订单的处理,包括对其的修
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