如何打造高绩效团队第四部分.docx
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如何打造高绩效团队第四部分
【课程目标】通过学习本课程,期望达到以下目标:
✧团队的基本概念
✧团队的发展过程
✧团队领导的方法
✧选择团队成员的方法
✧培养团队精神的方法
✧化解团队冲突的策略
【课程大纲】
第十七讲如何召开高效的团队会议(上)
1.高效团队会议的重要性及四个角色
2.会议的三个阶段与七个过程
第十八讲如何召开高效的团队会议(下)
1.会议的开端和扩展阶段
2.回收以及达成结论阶段
3.会议的结束和追踪阶段
第十九讲团队冲突的处理(上)
1.团队冲突的基本内容
2.冲突过程五个阶段
第二十讲团队冲突的处理(下)
1.处理冲突的五种策略
2.选择冲突处理的策略(案例讨论
3.处理冲突的六个步骤
第二十一讲团队决策
1.团队决策的好处
2.群体与个人决策的优劣比较
3.影响群体决策的因素
4.四种决策类型
5.团队决策的方法
第二十二讲迈向高绩效团队
1.高绩效团队的特征
2.雁群的启示
3.新型团队领导的角色
✧课程总结
第十七讲召开高效的团队会议(上
第一节高效团队会议的重要性及四个角色
团队有多少时间用于会议?
据统计,在英国每天大约有400万个小时被用于团队的会议,在美国平均每天要举行1100次的团队会议。
《哈佛商业评论》通过调查后发现,每个主管每天用于正式会议的时间达到了3.5个小时,用于非正式会议的时间大约是1小时。
不难看出,很多人,尤其是管理人员用于会议的时间甚至超过整个工作时间的一半以上,不难相信,工作的成效跟会议的效果紧密相关。
1.会议给企业带来的好处
(1开会是一种群体决策的方式,可以避免结论的片面性。
(2通过会议让大家面对面地沟通和交流,可以弥合工作中的一些裂痕。
(3会议比简单地发一个文件更有效,因为会议是通过互动把某些观点提升、提炼、进行有效加工的过程。
(4会议能够让与会者参与决策,更容易执行会议所定的目标和任务。
(5会议也是一种有效的培训,是进行信息交流和培训的很好方式。
2.富有成效的会议
什么样的会议才富有成效?
应该从以下几个方面来衡量一个会议是否有效:
(1目标能实现。
富有成效的会议的目标应该能够实现,这是一个非常重要的衡量标准。
(2目标在最短的时间内被实现。
不能开一个马拉松式的会议,今天开完明天接着开,虽然最后也把目标实现了,但这并不是富有成效的;
(3令所有的与会者都感到满意。
这种满意并不是说对会议的内容,而是对会议进行的方式。
比方说一个裁员的会议,就内容来说它不可能让所有人都感到满意,但通过大家聚在一起共同讨论如何把裁员的负效应降到最低,这种方式会让与会者感到满意。
3.无效会议的危害
无效会议会带来的危害:
(1目标没有办法实现,会议的成本泡汤。
(2机会成本、场地费用、资料成本等损失巨大。
(3与会者对会议不满,会降低士气,对团队工作没有任何帮助。
4.避免五不倾向
在会议过程中,应避免五不倾向:
不守时、不负责、议而不决、不投入、不执行。
(1不守时。
一旦人没有到齐,会议就会延长时间,影响的就不是一个人的时间。
(2不负责。
大家都是作为收音机来参加会议,你说什么我听什么,不参与讨论,也不对议题最终结果负责,这样的会议成果也不会显著。
(3议而不决。
大家讨论归讨论,每个人都有自己的想法,但最后就是没有一个决断,没有形成确定的方式和方法。
(4不投入。
指的是开会时精力不投入,在执行中也不投入。
(5不执行,会议开完了,但论到部门去做时,并没有主动完成。
5.成功会议中的4个角色
成功的会议中有4个角色:
(1会议主席(也叫会议的主持人。
主持人的主要职责:
●会议前的准备,包括资料的准备等。
●宣布会议准时开始,他是首先发言的人。
●提出会议的议题。
●总结会议——通过这个会议达成了什么共识,哪几位去执行。
●追踪会议的结果。
是否按会议中所订立的要求去完成。
主持人就像乐队的指挥一样,在会议中扮演多重角色,需要其具备多方面的素质:
他首先是一个解说者,要发表演讲,阐明问题;他要扮演控制者,控制大家不要跑题;他要作为其中一员参与整个会议,扮演参与者;他还要扮演主持人自身这个角色。
主持人的素质
◇思考清晰敏锐,条理清晰。
◇善于言词表达,有良好的沟通能力。
◇有很好的分析能力。
◇能对事不对人,谈行为不谈个性。
◇公正公开。
◇有耐心,积极聆听不同的想法。
◇能灵活应对会场中的挑刺人物。
◇幽默。
◇沉着并自我约束。
(2空中调度
空中调度能敏锐观察到谁先举手,谁先发言,他的主要角色是维持秩序。
空中调度的职责:
●控制整个会场的秩序,如谁先发言等。
●确定紧扣议题进行讨论,不要让一些人偏题。
●指定发言人。
●会议快结束时,总结会议的优点和缺点。
●“停车场”的职责。
空中调度还需要把会场中临时出现的一些事情记录下来,把相关议题但不是这个会议要讨论的,写在停车场上,如果“机动”时间足够,就在“机动”时间中讨论,如果不够可以在下次会议中讨论。
●“意见箱”的职责。
当有人提出如何把会开好的想法时,把它作为意见写在另一张白纸上。
(3时间控制
时间控制的角色是对会议的时间进行控制:
9点钟开始,几点休息,几点继续,发言超时怎么办,需要延长会议时间怎么办?
时间控制角色的责任:
●准时开始,准时结束。
●提醒发言人发言的时间。
●调整整个会议进度。
●安排休息时间,提升会议效率。
(4会议的记录。
记录人员应该准确的把会议中的一些要点完整记录下来,这是后面行动的基础或依据。
记录人员的职责:
●准确记录会议要点,不能有差错。
●发放会议纪要,发放前,要让主持人阅读签发。
●确认执行人、完成时间,以及在哪里找到资源。
●在主持人右手落座。
在会议人数不多的情形下,会议中的4个角色可以兼任。
会议主持人可以兼任时间控制和空中调度。
6.不成功的团队会议
大量的团队会议在实践中是不成功的,会议会而不议,议而不决。
可以从会议之前、会议之中和会议之后3个层面来分析。
(1会议之前导致失效的原因
◇目标欠缺 ◇目标不明确◇议程欠缺 ◇与会人选不当,太多或太少 ◇会议时间不当 ◇开会时间通知不到 ◇开会通知内容欠周详 ◇会议地点不当 ◇会议场地设备欠佳 ◇与会者无准备而来 ◇不能准时开始 ◇未定明会议终止时间,或时间分配不当
◇会议太多,与会者一听开会无不感觉厌烦◇很少开会,致使会议议案堆积过多
(2会议执行过程中导致失效的原因
◇从事交易活动 ◇受外界的干扰
◇与会者发言离题 ◇主席出题太难
◇让没有必要留在会场的人员留在会场 ◇犹豫不决
◇资料准备不充分却贸然决策 ◇少数人垄断会议
◇与会者之间的争论 ◇与会者之间交头接耳
◇视听器材发生故障 ◇与会者不表明真正的感受或意见
◇与会者与主席的争论 ◇与会者欠缺热心
◇会议超出预定时间 ◇主席未能总结会议成果
(3会议后导致失效的原因
◇欠缺会议记录 ◇不能对决议事项进行最终
◇不能对会议成败得失进行检讨
◇不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组
◇与会者对会议感到不满
【练习】在团队的不同会议中尝试担任不同的角色,体会各个角色对成功举办会议的重要意义。
_______________
第二节会议的三个阶段/七个过程
要想使会议成功,必须清楚了解整个会议的结构、过程。
(1完整会议的三个阶段
第一个阶段:
会议的计划阶段,也就是会前准备。
第二个阶段:
召开阶段,从开始到结束。
第三个阶段:
会议追踪的阶段,追踪会议结果是否落实。
图17-1 会议的结构、过程
(2三个阶段又可以分成七个过程
①会议的计划阶段就是会前准备的过程。
②会议召开阶段分成五个过程。
●会议的开始阶段。
●会议的扩展阶段。
当议题提出,怎样把议题发散,这一阶段称为会议的扩展阶段。
●会议的回收阶段。
在众多观点中找到最有效、最省成本、最有帮助的某一种或两种方法,这一阶段称为会议的回收阶段。
●达成结论阶段。
回收完之后需要经过讨论达成一致意见,这一阶段称为达成结论阶段。
●会议的总结阶段。
达成结论后还要对会议进行总结,这一阶段称为会议的总结阶段。
③会后追踪过程。
第三节会前的计划
1.界定会议目标
开会之前首先必须清楚地界定会议目标,有一个清晰的目标开会议才是值得的。
(1会议的目标应该符合目标的SMART特征,也就说会议的目标是必须是明确的、可衡量的、可以达成的、实际的和有时间限制的。
(2订立了符合SMART特征的目标后,还要把目标书面化,并具体列出。
(3会议目标所要标明的必须是应该实现什么,而不是应该做什么。
2.会议参加者
(1一般邀请两种人参加会议
对于会议有帮助的人。
这些人会提出很多好的想法,有利于会议达成结果。
需要执行会议决议的人,邀请需要执行会议决议的人参加会议,是为了让他们更好地领会会议决议,以便执行会议的决议。
当然有时不需所有的执行人都参加会议,可以让会议执行人的代表或上司参加,如果难以分辨这个人是否值得邀请,宁可邀请而不排斥。
(2与会人数不宜太多。
人太多讨论起来不会很充分;也容易造成人浮于事;同时冲突发生的可能性也会加大;而且会占用相当长的时间。
理想的与会人数是五到七人,人数过多就需要分组讨论。
(3挑选参会人的参考指标
▲这些人是否有与议题相关的专业知识。
▲是否有充足的不同经验。
▲级别和地位是否适合。
▲是否有行政和法律责任来审查和决定。
▲才能和职责是否与其他人重复。
▲是否因目前的工作量大导致'人在心不在'?
3.确定会议的方式
会议方式的确定主要包含4个方面:
(1是否预先分配好各个阶段的时间:
主持人开始讲多长时间、中间议题的讨论多长时间、集思广益多长时间、总结的时间。
(2时间的分配跟议题的重要性是不是一致。
(3确认每个阶段采取的方式:
第一个阶段跟大家介绍背景资料,可能是宣读式的;第二个阶段跟大家呈现问题;第三个阶段大家讨论。
必须准备好每个阶段所用的方法,才能有效发挥会议的功效。
(4一旦某种方式不成功,是否有备用的策略。
比方让大家讨论,但大家就是不愿说,这时有什么备用方法?
4.会议时间
安排会议的时间应注意:
(1避免假期或周末前一天的下午。
(2要照顾关键人物参加会议的时间,如果关键人物不在,宁可延迟会议。
(3避免只有开始没有结束的时间。
5.会议地点
(1首先考虑没有打扰/噪音和其他使人分心的因素。
(2足够的设施/设备/暖气/灯光/茶水。
(3场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。
(4令与会者方便。
6.会场座位安排
(1如果与会者不自在,看不见对方/黑板/图像,他们将不再专心一致,而是乱写乱画。
(2将持不同意见的两个好辩者分开坐,或不面对面的坐,将好辩者安排在沉默者旁边。
(3有两件事非常重要:
——主持人能看得见所有与会者——合理的座位安排
选择座位的学问?
□切记选择令人忽视你存在的位置。
□临近主持人而座,适时扮演顾问。
□与你的主管迎面而座,一唱一和。
□若想选择有利的位置,切记不能迟到
7.会议议程
(1编排会议议程的两个原则:
●按照议题的轻重缓急排序。
●预估每个议题的时间并明确地标出。
(2提前下发《日程安排》,日程的内容包括:
●会议主题。
●会议时间/地点/人员。
●会议的4个角色。
●会议目标及背景材料。
●会议内容。
【自检】就“如何改善团队人员结构的合理性”作一个会议的准备计划。
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【本讲总结】
管理人员大部分时间用于会议,因此工作的成效跟会议的效果紧密相关。
富有成效的会议给企业带来多种好处,举行一个富有成效的会议要注意避免“不守时、不负责、议而不决、不投入、不执行”的五不倾向。
成功的会议中有4个角色:
主持人、空中调度、会议记录、时间控制。
完整的会议分成3个阶段;好的会议分为7个过程,包括会议的准备过程、开始过程、扩展过程、回收过程、达成一致的过程、结束的过程以及追踪的过程。
第十八讲如何召开高效会议(下
第一节会议的开端和扩展阶段
一、会议开端
会议日程安排好以后,接下来就应该召开会议了。
1.好的会议开端
(1要做到准时开始。
尤其有重要人物参加时,会议的准时性更为重要。
(2把注意力集中在会议的目标上。
(3营造一种“我群感”的气氛。
把大家看成我们,而不是你们。
(4制定会议的基本规则。
比方说所有的手机放在静音状态;缺席会议需要提前请假等等。
(5要确定个人的职责。
谁是主持人、谁是空中调度、谁做时间控制、谁来记录,通常要由主持人告诉大家。
2.不好的会议开端
(1会议延迟。
(2知道会议的目标。
(3缺乏指引,并不是按部就班的进行。
(4进入内容太直接,还不知道会议的背景,就直接进入议题。
破冰手段:
必要时主持人在进入会议内容之前要做一些会议议题的背景资料介绍,以便让大家清楚在什么样的情况下讨论问题。
在会议开始的时候可以使用一些破冰手段,营造积极的气氛,增加内聚力。
比方这次会议要倡导的是一种团队气氛,那么可以采取一种游戏的方式,在会场中准备一个气球,如果你认为谁对你的帮助最大,就可以把气球传给他,他也要这样把气球继续传下去,直到所有的人都传遍了为止。
由此可以得到一个结论,所有参加会议的人员中没有人可以离开其他人而独立完成工作,我们需要彼此帮助。
这就是一种破冰的手段,时间不长,但已经营造了一种“我群感”的气氛,大家觉得我们是一个团队,是一个大家庭,我们一起来完成这个目标。
二、会议的扩展—图文并述技巧
会议的扩展是指小组成员通过脑力激荡的方式及成员的不同的思维方法产生多方面的意见以供选择。
1.图文并述
扩展阶段有很多手法,一种扩展的技巧叫图文并述。
这种扩展技巧的宗旨是:
让小组人员提出大量的信息或观点,越多越好,所使用的工具包括海报架、马克笔或小便条。
2、图文并述的过程:
(1将所要讨论的问题写在海报纸上。
比如将采用什么方式和方法来降低人员离职率。
(2鼓励每个人用便条写出各种见解。
要求每张便条上写一个,便于后面进行归类,尽量要清楚明确地表达。
用脑力激荡的方式,想想有没有愚蠢的和糟糕的见解。
(3展示便条,把所有的便条放在白板上展示出来。
(4整理便条并归类。
【示例】
讨论的问题:
采用什么方式和方法来降低人员离职率。
收集到的便条提出了很多方法:
比方说增加人员的培训、要确定薪资政策、员工觉得发展的机会不够、一些其他的原因,比方说出国等等。
把这些因素归类,把少数不同的意见都可以归为其他,这就是便条的整理。
归类时大家不要讨论哪个好,哪个不好;出现分歧的意见不要紧,在这个阶段不需要达成一致;要将同类的观点划分到某一个条目之下,也叫做合并同类项目。
这是扩展技巧的典型手法——图文并述。
3.发言的注意点
归类以后,接下来就需要讨论,会议中的发言需要注意:
(1不要打断别人的发言,要积极的聆听。
(2要经过空中调度许可才发言。
(3避免价值判断、好为人师。
(4发言时要先谈观点再解释。
第二节会议的回收以及达成结论阶段
一、会议回收阶段
会议的下一个阶段是回收阶段,有多种回收的手法,其中一个技巧叫N/3技巧。
N/3技巧就是采用回收的方式在多项议题中找出最后要执行的那一个。
N/3技巧的宗旨是:
通过回收的手法从一系列的见解当中找到最重要的、马上要执行的一个或两个,基本用具是海报、马克笔和便条。
N/3技巧的过程:
(1在扩展阶段把所有的观点和陈述都张贴出来,接下来应该检查是否有重复的观点,将重复的观点取消掉。
(2将所有的观点总数除以3。
比方说关于降低员工离职率的方法共有11种,那么11除以3等于3.7,四舍五入,约等于4,意味着每人有投4票的机会,在这11项内容中每人选出四个最重要的。
(3个人投票。
(4总结出得票的数量,把所有得票的数字写在海报纸上。
(5看一看哪些得票最多,如果同时好几项得票相同,可再次回收。
二、达成结论的过程
1.达成结论的步骤
会议从开始到扩展到回收,接着就要进入执行阶段中的第四步——达成结论。
面对投票的结果,一旦有人不赞成,但偏偏他又是执行这个任务的人,这时就要尽量达成一些小的共识,这是最后达成结论的基础。
达成共识分成3个步骤:
(1呈现一个主意和观点;
(2询问大家是否理解;
(3询问大家是否同意。
如果出现了意见分歧该怎么办?
遇到意见分歧没有关系。
遇到意见分歧时应该遵循以下原则:
第一,不要回避对立。
第二,不要因为工作上的分歧,而演化成人际关系或情绪方面的对立。
第三,一旦碰到这种情形,建议利用会议中间的休息调节一下气氛,不要让这种气氛再继续。
第四,可以参考一下第三方的意见:
好,A和B你们都谈到自己的意见,下面不妨听听其他人的见解。
第五,可以把焦点的问题写在黑板上,客观比较一下到底谁是谁非。
2.陈述技巧
会议过程中达成共识,需要成员及会议主持人具有良好的陈述技巧。
(1陈述过程中,首先要做到目光接触。
(2讲完某个内容,要懂得用停顿的技巧。
保持沉默使人们有更多的机会去思考,去加工、去理解别人的观点。
(3可以使用一些幽默语言来调节会议中的气氛。
(4注意语音、语调和语气,重要的关键点要加重语气。
(5克制令人分心的举止。
(6注意措词。
(7注意使用一些视听材料。
(8避免唱独角戏。
(9善于用一些实例或轶事。
3.三段式意见表达法
三段式意见表达方法可以有效地表达自己的意见,以便让其他与会成员接受。
(1用简洁而肯定的说辞来表达意见。
(2提出具体而充分的理由来证明意见的正确性。
(3重复一下原先的观点。
【示例】
第一步,“我建议将新产品上市的时间推迟3个月”。
用简洁的说法表达观点。
第二步,说出原因。
“第一个原因是,因为我们的新产品目前准备状况还不够充分;第二个,我们需要利用这些推迟的时间来对所有的销售人员进行培训;第三点,推迟两3个月,正好赶上产品销售的旺季,我相信能够增加我们的销售额,从一开始就形成市场份额的优势。
”
第三步,复述你的观点:
所以我建议新产品在3个月以后再推出。
这就是三段论式的一种表达方法,听起来非常清晰。
4.重视活用数据
如果要增加语言的魅力,就必须重视活用数据。
(1尽可能用数字说话。
麦当劳在跟新员工介绍自己公司的时候,要告诉他们:
从公司成立那一天起到目前为止,麦当劳已经制作了数以亿计的汉堡,如果把这些汉堡从地球绕着月球来回转的话,相当于从地球到月球的20个来回。
(2要设法为枯燥的数字注入生命。
过多冷漠的数字令听众觉得缺乏人情味,比方说,“通过这个活动,我们能够降低团队的预算成本约70万元”,70万,一个冷漠的数字,但如果把它变成另外一种方式,“如果把这70万都用于我们团队成员的话,相当于我们每个人的工资在原来的基础上翻三倍”。
要设法为枯燥的数据注于生命,让人家感觉到这个数字代表某种跟自己相关的内容,这样人们更容易理解,更容易记住这个数字。
5.借用名家之言
有时也要借用名家之言来开会。
比如,“这一年来员工的士气低沉和纪律松弛是有目共睹的,我认为真正的原因在于我们的薪资调整的幅度远远低于市场上的通货膨胀率,当员工的收入不足以应付日常开销的时候,那么提升士气和维护纪律都将成为一种空谈。
管仲不是说过,‘衣食足而知荣辱,仓廪实而知礼节’吗?
”
把古人的名言拿出来,对支持论点比较有帮助。
6.倾听的技巧
会议中,无论是团队成员,还是会议的主持人都需要运用仔细倾听的技巧。
(1要做到耳、眼、心、脑并用。
(2要静下来去听。
(3善用听话比讲话快的优势。
(4避免笔录所听到的一切。
(5婉拒邻座的私下交谈。
7.提问的技巧
在会议的过程中如何提问也很重要。
(1问法种种
▲澄清式问句 ▲探索式问句
▲含第三者意见的问句 ▲强迫选择式问
▲多重问句
(2发问技巧
▲凌空式问题引发全面参与
▲瞄准式问题有潜在缺点
▲由广泛的问题移向特定问题
▲根据前一个问题内容构造问句
▲给予答复人足够的时间,不怕“冷场
(3应该避免的问题
▲避免令与会者为难
▲避免代替小组思考
▲避免把讨论从中心目的引向细节
【练习】当会议进入“冷场”或“争执的胶着”状态时,会议的四种角色和参与者该如何处理?
_______________
第三节会议的结束和追踪阶段
一、会议结束
1.会议结束意味着对以下的问题达成一致
(1会议完成了什么内容。
(2完成的内容跟会议目标是否有关系。
(3下一步该怎么做。
(4是否需要下一个会议。
这是会议结束阶段需要回答的几个问题,如果回答是肯定的,就表示会议已经圆满的完成了目标。
2.会议评估
会议将结束时的一个步骤就是会议评估。
这是空中调度要做的工作。
(1运用+/(符号表示优点/机会点
(2针对机会点提出改进建议
3.会议纪要
会议以后要在两个工作日内把会议纪要整理出来,由主持人签字、确认后发放给大家。
包括会议的名称、议题、日期、地点、主持人、出席者、缺席人以及会议有关的内容。
会议的内容分成决议部分和待办事项部分:
决议部分就是会议中已经订立下来的事情;待办事项部分指哪些需要去完成、谁、什么时间、怎样完成。
二、会议中的难题与对策
在进行团队会议的过程中总会出现一些意想不到的情形,主持人应该如何控制这些情形的发生?
(1少数人垄断会议
▲原因:
第一,多数人并不积极参与。
第二,少数人思考快速,善于表达,且对会议表现热忱。
第三,少数人好求表现。
▲预防措施:
第一,开会前鼓励所有与会者都要积极参与。
第二,如已知某人可能要垄断会议,则事先与他疏通并请他节制。
第三,报名发言或者是报名发问。
第四,要采取轮流发言的方式。
▲补救措施:
第一,巧妙的阻止。
比如告诉垄断者:
“你的宝贵意见我们都已经听懂了,而且已经充分的理解了您的意思,让我们也听听其他与会者是否有其它的看法,好不好?
”
第二,指派工作给喜欢垄断会议的人去做,以分散他的精力;
第三,故意将视线避开垄断者,以免令他误以为主持人想听取他的意见。
(2会议中出现了争论场面
▲原因:
第一,对会议目标或讨论主题不清楚。
第二,对会议过程中的某些问题具有不同的看法或感受。
第三,发现相互间不满,借会议相互挑衅。
▲预防措施:
第一,澄清会议的目标与讨论的主题,以避
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