方正春元-总账V2.2操作手册.doc
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方正春元-总账V2.2操作手册.doc
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总账产品使用说明书
<财政国库总账管理系统>
产品使用说明书
文档编号:
版本<2.2>
方正集团·方正春元科技发展有限公司
修订历史记录
日期
版本
说明
作者
版权
声明
前言
一、简介
财政国库总账管理系统(以下简称总账管理系统)是以总账为核心的核算系统,该软件可以满足各级财政部门的会计核算业务。
总账管理系统是在Windows平台开发的,全部软件采用开发工具Delphi开发,采用Client-Server方式和数据库连接,目前支持的数据库是oracle9i。
二、软件特点
(1)总预算会计系统是以总账为核心的账务核算系统。
(2)提供标准业务单据接口,收支业务系统业务单据自动过账,避免手工录入业务数据的繁琐性,降低出错的概率。
(3)以可定义要素的方式提供平行段位的辅助核算功能,满足各地市不同的管理需求。
(4)提供强大的账簿查询统计功能,按照不同的段位提供查询分析,满足多样化的查询需求。
(5)仅仅需要启用新的段位即可按照新的收支分类科目核算总预算会计业务,减少收支科目改革的难度。
三、工作流程简述
(1)账套设置
●建立总会计、支付中心或者其他账套,设置账套的账簿结构
(2)初始化
●建立会计科目库,系统将总预算会计相关科目作为系统默认科目,科目的细化管理需求可以按照实际情况再增加或修改
●设置科目明细账的核算段位,一般来说,收入科目核算段位为:
预算单位和收入科目;支出科目的核算段位为:
预算单位、支出科目和业务处室
●核算级次定义:
地方版总账系统的基础数据是采用统一的基础数据,各子账套的管理级次不尽相同,因此需要设定当前账套对于核算段位的核算级次,也可以采用系统默认情况按照底级进行核算
●录入年初数
(3)拨款
●设置拨款单的单据样式
●录入、查询、打印拨款单
●拨款单过账
(4)收入
●设置收入单的单据样式
●收入单的查询、修改及审核
●收入单过账
(5)凭证录入
●凭证录入、审核以及记账
●录入及生成统筹凭证
(6)账簿查询
●提供总账、明细账、余额表、对账单等账单的查询
(7)年终转账
●年终时用户根据相应的收支转结余的模板生成转账凭证
●建立新的账套后才允许将上年余额结转到新的年度
四、联系方式
公司名称:
北京方正春元科技发展有限公司
通讯地址:
北京市海淀区成府路298号中关村方正大厦10层1009室
邮政编码:
100871 传真:
010-82524203
电子邮件:
cysupport@
客服电话(业务):
(010)82524381、82524382、82524383、82524384、82524385
客服电话(技术):
(010)82524386、82524387
使用入门
(1)如何建立新年度
会计年度开始时,需要建立新年度,才可以进行会计处理。
若想建立新年度,请执行以下步骤:
l点击“系统管理”菜单下的“业务年度管理”菜单项
l点击“增加”按钮
l输入年度编码、年度名称、起始和终止日期
l点击“确定”按钮即可
(2)如何建立新角色
角色用于划分用户的操作权限,通过建立角色,同一类用户可以拥有相同的操作权限,方便管理操作人员。
若想建立新角色,请执行以下步骤:
l点击“系统管理”菜单下的“角色管理”菜单项
l点击“增加”按钮
l输入角色编码、角色名称、启用和结束日期以及备注等内容
l在“角色菜单权限”页签中给角色赋权限
l点击“保存”按钮即可
(3)如何建立新用户
每一个进入系统的用户,都必须有自己的用户信息。
若想建立新用户,请执行以下步骤:
l点击“系统管理”菜单下的“用户与授权管理”菜单项
l点击“增加”按钮
l在基础属性页签中输入用户编码、姓名、用户口令等信息
l在账套授权页签中选择用户所拥有的账套权限
l在角色授权页签中选择用户的角色
l点击“确定”按钮即可
(4)如何增加会计科目
会计科目的设置是账务处理的基础,若想增加会计科目,请执行以下步骤:
l点击总账程序“账套设置”菜单下的“会计科目维护”菜单项
l点击会计科目维护界面中的“添加”按钮
l录入会计科目外码、显示名称等基本信息
l编辑辅助要素信息
l点击“确定”按钮
(5)如何录入拨款单
拨款单是反映财政部门与本级或下级的拨款业务内容,若想录入拨款单,请执行以下步骤:
l根据拨款单的内容不同,点击总账程序“拨款单管理”菜单下的不同菜单项进入拨款单录入界面
l选择付款单位的账号、收款单位及账号,输入拨款金额等信息
l点击“保存”按钮即可
(6)如何录入收入单
收入单是反映预算单位的各项收入内容,若想录入收入单,请执行以下步骤:
l根据收入单的内容不同,点击总账程序“收入单管理”菜单下的不同菜单项进入收入单录入界面
l选择收款账户,逐笔录入预算单位、预算收入科目、金额等信息
l点击“保存”按钮即可
(7)如何将业务单据过账
l根据业务种类的不同,点击总账程序“机制凭证”菜单下的不同菜单项进入查询条件对话框
l输入要过账单据的查询条件后,点击“确定”按钮,进入过账界面
l勾选要过账的业务单据
l点击“过账”按钮,进行过账操作
(8)如何录入凭证
l点击总账程序“凭证管理”菜单下的“凭证录入”菜单项
l逐笔输入摘要、会计科目、借方金额或贷方金额
l若会计科目有辅助要素,逐笔录入会计科目的辅助要素
l录入凭证日期、附件张数等信息
l点击“保存”按钮即可
(9)会计期末如何处理
会计期末,需要进行月结操作结束当月的会计处理并进入下月的会计处理
l点击总账程序“期末处理”菜单下的“月结”菜单项,进入月结界面
l点击“月结”按钮即可
目录
版权 3
前言 4
1 系统安装 1
1.1 安装总账程序 1
1.2 数据库连接配置 4
2 建账 5
2.1 建新年度 5
2.1.1 增加新年度 5
2.1.2 年度初始化 6
2.2 建立用户、账套及角色 7
2.2.1 建立账套 7
2.2.2 建立角色 8
2.2.3 建立用户 9
2.3 会计科目维护 12
2.3.1 会计科目维护界面 12
2.3.2 增加会计科目 13
2.3.3 修改会计科目 14
2.3.4 会计科目删除 15
2.3.5 编辑辅助核算 16
2.4 期初数录入 16
2.5 平衡校验 18
2.6 初始化确认与初始化反确认 18
2.6.1 初始化确认 18
2.6.2 初始化反确认 19
2.7 级次控制 19
2.7.1 增加级次控制 20
2.7.2 修改级次控制 23
2.7.3 删除级次控制 24
2.7.4 级次控制的导入 24
2.7.5 级次控制的导出 25
2.8 关联关系设置 25
2.8.1 增加关联关系 26
2.8.2 设置关联关系 27
2.9 账套设置 27
2.9.1 基础设置 28
2.9.2 拨款单设置 28
2.9.3 统筹设置 31
2.9.4 非税设置 32
2.9.5 税收设置 33
2.10 初始化设置向导 33
2.11 基础数据维护 34
2.12 用户要素权限管理 37
2.13 汇率设置 38
3 期末处理 39
3.1 月结处理 39
3.1.1 月结 39
3.1.2 反月结 41
3.2 年结处理 42
3.2.1 自动转账 42
3.2.2 年结 46
3.2.3 反年结 47
4 系统升级 47
4.1 统一分发 48
4.1.1 服务器端配置 48
4.1.2 系统升级 48
4.2 逐级分发 50
4.3 自行安装 51
5 其他功能 51
5.1 基础数据同步 51
5.2 账务服务器端程序的使用 52
第54页共169页
1系统安装
1.1安装总账程序
总账安装程序分为“账务(客户端)”和“账务(服务器端)”两种,安装方法类似。
运行总账安装程序,弹出界面如图1-1所示
图11总账安装程序界面
点击按钮,显示许可协议界面,如图1-2所示:
图12许可协议
点击按钮,显示选择数据库界面,如图1-3所示:
图13选择数据库
选择程序所用的数据库,然后点击按钮,进入到选择目标位置界面,如图1-4所示:
图14选择目标位置
使用默认的安装目录,或者点击按钮选择安装目录,然后点击按钮,进入到选择程序管理器组界面,如图1-5所示:
图15选择程序管理器组
使用默认的设置,或者手工更改设置后,点击按钮,进入到安装选项界面,如图1-6所示:
图16安装选项
使用默认选项或者手工更改设置,然后点击按钮,进入到开始安装界面,如图1-7所示:
图17开始安装
点击按钮,程序即开始安装总账程序,安装完毕,程序会进入到安装成功界面,如图1-8所示:
图18安装成功
点击按钮,结束总账程序的安装工作。
1.2数据库连接配置
●总账连接配置
执行总账程序,点击按钮,弹出配置界面,如图1-9所示:
图19总账程序数据库配置
数据库连接方式选择DBExpress方式
输入连接编号,连接名称,数据库名称、数据库监听端口、服务器地址、用户名和密码等信息,点击按钮进行数据库是否连接成功的测试。
如果测试成功点击按钮进行保存,便于下次操作时直接进入已设置的数据库。
2建账
2.1建新年度
2.1.1增加新年度
执行总账程序,点击“系统管理”菜单下的“业务年度管理”菜单项,弹出业务年度管理界面。
如图2-1所示:
图21业务年度界面
点击按钮,弹出增加业务年度界面,如图2-2所示:
图22增加业务年度
输入年度编码、年度名称、起始和终止日期后,点击按钮,新年度增加完成。
2.1.2年度初始化
在图2-1所示的业务年度界面中,选择新增加的年度,点击按钮,弹出年度初始化界面,如图2-3所示:
图23年度初始化界面
年度初始化时,对于基础数据的处理方式有三个选择,下面分别说明:
自行维护:
年度初始化时不处理基础数据。
支付系统是区县版或地方版请选择此选项。
同步支付系统基础数据:
直接从支付系统把数据同步过来。
复制上一年基础数据:
年度初始化时,复制上一年基础数据至本年。
独立使用总账系统请选择此选项。
选项选择完毕,点击按钮,开始年度初始化操作,初始化完毕,会弹出对话框,如图2-4所示:
图24年度初始化完毕对话框
2.2建立用户、账套及角色
2.2.1建立账套
执行总账程序,点击“系统管理”菜单下的“建账”菜单项,弹出建账界面。
如图2-5所示:
图25建账界面
建账分为两种,一种是新建账本,另外一种是新建某账簿的下一年度账本。
下面分别介绍。
(1)若要建立新的账本,点击按钮,弹出修改账本对话框,如图2-6所示:
图26修改账本对话框
输入账套编码(该编码为四位一级的数字)、账套名称,选择账套类型、业务年度、启用日期及财务主管,点击按钮,新账套建立成功。
(2)如果要建立已有账套的下一年度账本,则选择该账套当前年度的账本,然后点击,弹出复制数据对话框,如图2-7所示:
图27复制数据对话框
勾选要复制的账本设置,然后点击按钮,即开始建下一年的账本,建账成功后,会弹出提示对话框,如图2-8所示:
图28建账成功对话框
2.2.2建立角色
执行总账程序,点击“系统管理”菜单下的“角色管理”菜单项,弹出角色管理界面。
如图2-9所示:
图29角色管理界面
点击按钮,弹出编辑角色信息的对话框,如图2-10所示:
图210增加新的角色界面
输入角色编码、角色名称、启用日期、结束日期以及备注等信息,然后在“角色菜单权限”页签中勾选该角色所拥有的菜单权限,如图2-11所示:
图211勾选角色菜单权限
勾选完毕,点击按钮即可。
2.2.3建立用户
执行总账程序,点击“系统管理”菜单下的“用户与授权管理”菜单项,弹出用户与授权管理界面。
如图2-12所示:
图212用户与授权管理界面
若想增加一个新的用户,点击按钮,弹出增加用户界面,如图2-13所示:
图213增加用户
在基础属性页签中输入用户编码、姓名等用户信息,如图2-14所示:
图214输入用户基础属性
在账套授权页签中勾选用户的账套权限,如图2-15所示:
图215勾选用户的账套权限
在角色授权菜单中勾选用户所属的角色,如图2-16所示:
图216勾选用户所属角色
全部设置完毕后,点击按钮即可。
2.3会计科目维护
2.3.1会计科目维护界面
点击“账套设置”菜单下的“会计科目维护”菜单项,弹出会计科目维护界面,如图2-17所示:
图217会计科目维护界面
在会计科目列表中点击某个会计科目,则会显示相应的会计科目基本信息和辅助核算信息。
如图2-18所示:
图218浏览会计科目
2.3.2增加会计科目
点击按钮,弹出增加会计科目对话框,如图2-19所示:
图219增加会计科目界面
提示:
如果在点按钮以前,某会计科目被选中,则系统会将此会计科目的信息作为默认值写入编辑栏,以方便用户的输入。
编辑新增的会计科目信息,如果新增的会计科目有父级科目,则余额方向、科目类型、科目性质的值与父级相同,无需编辑。
如果新增的会计科目父级没有设置辅助要素,则可以编辑辅助要素,如图2-19所示;如果父级设置了辅助要素,则辅助要素无需编辑,与父级相同。
如图2-20所示:
图220父级有辅助要素,本级不能编辑
按钮用于将全部可用的辅助要素移入选用的辅助要素;
按钮用于将当前可用的辅助要素移入选用的辅助要素;
按钮用于将当前选用的辅助要素移入可用的辅助要素;
按钮用于将全部选用的辅助要素移入可用的辅助要素;
按钮用于向上移辅助要素的次序;
按钮用于向下移辅助要素的次序。
保存编辑点击按钮,取消编辑点击按钮。
2.3.3修改会计科目
点击按钮,弹出修改会计科目对话框,如图2-21所示:
图221修改会计科目界面
修改会计科目内容,点击按钮即可。
如果该会计科目已经使用,并且增加了该会计科目的辅助要素,则系统会弹出输入新增辅助
要素默认值的对话框,如图2-22所示:
图222新增辅助要素对话框
输入新增辅助要素的默认值,然后点击按钮。
该功能可为已经存在的业务数据填入新增辅助要素的默认值,填入的默认值也可以在凭证修改中进行修改。
2.3.4会计科目删除
点击按钮,如果会计科目没有使用,则弹出提示对话框,如图2-23所示:
图223确认删除提示对话框
如果确定删除该会计科目,则点击按钮,否则点击按钮。
如果该会计科目已经使用,则不允许删除会计科目,系统会弹出提示对话框,如图2-24所示:
图224不能删除提示对话框
2.3.5编辑辅助核算
有些会计科目的辅助核算是相同或者类似的,为方便辅助核算的编辑,系统提供了辅助核算的复制及清空功能。
选中某会计科目,然后点击鼠标右键,弹出快捷菜单,如图2-25所示:
图225辅助核算快捷菜单
点击“拷贝当前科目辅助核算”,可以将当前科目的辅助核算项目拷贝到剪贴板;
点击“复制”,可以将剪贴板中的辅助核算项目复制到当前科目;
点击“清除当前科目辅助核算”,可以将当前科目的全部辅助核算一次清空,如果会计科目已经使用,则不允许清除。
清空全部会计科目的全部辅助核算约束:
点击按钮,则清空全部会计科目的全部辅助核算约束,如果会计科目已经使用,则不允许清除。
该操作不可恢复,请慎重使用。
2.4期初数录入
点击“账套设置”菜单下的“期初数录入”菜单项,进入期初数录入界面。
如图2-26所示:
图226期初数录入界面
在期初数录入界面中,只有底级科目才可以修改年初余额。
具体修改方法又分为两种:
(1)没有辅助要素:
直接在年初余额处输入数值即可;
(2)有辅助要素:
即列表中最后一栏“辅助”栏显示“是”的会计科目,需要双击会计科目所在行,弹出辅助核算录入界面,如图2-27所示:
图227辅助核算录入
在列表中输入各项辅助要素的值,如图2-28所示:
图228输入会计科目辅助核算
输入完毕,点击按钮,返回期初数录入界面。
图229试算平衡界面
如果试算不平衡,则需要检查数据录入是否正确,并修改错误的数据直至平衡。
期初数录入完毕后,点击按钮保存数据。
2.5平衡校验
点击“账套设置”菜单下的“平衡校验”菜单项,显示试算平衡对话框,如图2-30所示:
图230试算平衡对话框
2.6初始化确认与初始化反确认
2.6.1初始化确认
点击“账套设置”菜单中的“初始化确认”菜单项,弹出提示对话框,如图2-31所示:
图231初始化提示信息
点击按钮后,会出现以下几种情况:
(1)如果期初余额不平则不能进行初始化操作,会出现“期初余额不平,不能确认初始化”的提示信息;
(2)如果系统已经初始化,会出现“系统已经初始化”的提示信息;
(3)如果系统还未进行初始化且期初余额相等,则会出现“初始化成功”的提示信息。
2.6.2初始化反确认
点击“账套设置”菜单中的“初始化反确认”菜单项,弹出提示对话框,如图2-32所示:
图232反初始化提示信息
点击按钮后,会出现以下几种情况:
(4)如果账套启用月份已经月结,会出现“账套启用月份已经月结,不能反初始化”的提示信息;
(5)如果反初始化成功,也会出现“反初始化成功”的提示信息。
2.7级次控制
点击“系统管理”菜单下的“级次控制”菜单项,弹出级次控制界面,如图2-33所示:
图233级次控制界面
2.7.1增加级次控制
点击按钮,弹出增加级次控制对话框,如图2-34所示:
图234增加级次控制界面
输入级次编码和级次名称,然后为每个基础数据表设置相应的级次。
具体设置方法如下:
(1)选择要设置级次的基础数据表。
(2)设置该基础数据表要使用的级次,级次的设置有两种方法:
l方案一:
指定某个级次,如图2-35所示:
图235使用方案一设置级次
l方案二:
手工设置每一项的级次,这样,同一基础数据表使用的级次控制是不同的,如图2-36所示:
图236使用方案二设置级次
为每个基础数据表逐个设置级次,设置完毕,点击按钮保存,否则点击按钮取消编辑。
提示:
如果有基础数据表没有被设置,则点击按钮时,系统会弹出提示对话框,如图2-37所示:
图237级次设置提示信息
点击按钮,可以查看哪些基础数据表未设置级次,如图2-38所示:
图238级次设置提示信息
根据实际情况,可以返回继续设置未设置级次控制的基础数据表,也可以默认使用底级级次。
为了方便设置级次控制,在设置时,也可以使用复制功能,来复制已有的级次控制。
点击按钮,弹出复制级次控制对话框,如图2-39所示:
图239复制级次控制
可以选择复制级次控制,也可以选择复制其它级次。
在选择完毕级次控制后,可以选择全部级次明细,如图2-40所示:
图240全选级次明细
也可以选择某个级次明细,如图2-41所示:
图241选择某个级次明细
点击按钮,即可复制选择的级次明细,如图2-42所示:
图242复制级次明细后的效果
2.7.2修改级次控制
选择要修改的级次编码,点击按钮,弹出修改级次控制对话框,如图2-43所示:
图243修改级次控制
修改级次控制的编辑方法与增加级次控制的编辑方法相同,详见2.7.1小节,此处不再赘述。
2.7.3删除级次控制
点击按钮的下列箭头,弹出快捷菜单,如图2-44所示:
图244快捷菜单
(1)点击“删除”,可以删除当前选中的级次控制。
(2)点击“删除全部”,可以删除全部级次控制。
2.7.4级次控制的导入
点击按钮,弹出级次控制导入对话框,如图2-45所示:
图245级次控制的导入
(1)导入全部级次控制:
可以将文件中的全部级次控制导入。
(2)选择导入:
可以选择某些级次控制。
选择“选择导入”,点击按钮,弹出选择级次控制导入对话框,如图2-46所示:
图246选择级次控制导入对话框
选择要导入的级次控制,然后点击按钮即可。
2.7.5级次控制的导出
点击按钮,弹出选择导出的级次设置文件对话框,如图2-47所示:
图247级次控制的导出
输入导出的文件名,点击按钮即可保存所有的级次控制。
2.8关联关系设置
点击“账套设置”菜单下的“要素关联关系定义”菜单项,弹出关联关系设置界面,如图2-48所示:
图248关联关系设置主界面
2.8.1增加关联关系
点击按钮,弹出增加关联关系对话框,如图2-49所示:
图249增加关联关系
通过下拉列表选择关联表与被关联表,如图2-50所示:
图250选择关联表与被关联表
输入完毕点击按钮返回。
2.8.2设置关联关系
增加关联关系后,还需要对关联关系进行设置,选择要设置的关联关系,然后点击按钮,弹出关联关系设置界面,如图2-51所示:
图251设置关联关系
设置完毕后,点击按钮即可。
点击按钮可以清除当前关联要素的所有被关联值
2.9账套设置
点击“账套设置”菜单下的“账套设置”页签,弹出账套设置界面,如图2-52所示:
图252账套参数设置界面
2.9.1基础设置
点击“基础设置”页签,可以进行基础设置。
各项设置的含义:
(1)级次定义:
设置本账套所使用的级次,下拉列表中的级次是在级次控制中定义的。
有关级次控制的内容请参见2.7小节。
(2)允许启用多个级次:
是否允许不同的业务单据启用不同的级次控制,如果允许,则可以分别为各种单据设置各自的级次控制。
(3)凭证号自动连续:
表示删除凭证时,后面的凭证号是否自动减1。
(4)允许审核自己的凭证:
表示自己录入的凭证是否允许自已审核。
(5)允许反记账同时反审核:
表示反记账的时候是否将凭证恢复到录入状态,否则恢复到审核状态。
(6)严格控制月结,不月结下月凭证不能记账:
表示如果没有月结,下月凭证是否可以记账。
(7)自动刷新事务:
程序启动时,是否自动刷新事务,即显示在界面上的提示
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