时间管理占有明Word文件下载.docx
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哲人伏尔泰问:
“世界上,什么东西是最长而又最短的;
最快的而又是最慢的;
最能分割的又是最广大的;
最不受重视的而又是最受惋惜的;
没有它,什么事情都做不成;
它使一切渺小的东西归于消灭,使一切伟大的东西生命不绝?
智者查帝格回答:
“世界上最长的东西莫过于时间,因为它永无穷尽;
最短的东西也莫过于时间,因为人们所有的计划都来不及完成;
在等待着的人看来,时间是最慢的;
在作乐的人看来,时间是最快的;
时间可以扩展到无穷大,也可以分割到无穷小;
当时谁都不加重视,过后谁都表示惋惜;
没有时间,什么事情都做不成;
不值得后世纪念的,时间会把它冲走,而凡属伟大的,时间则把它们凝固起来,永垂不朽。
前苏联伟大的无产阶级作家、社会活动家高尔基对时间也做了类似的概括:
世界上最快而又最慢,最长而又最短,最平凡而又最珍贵,最容易忽视而又最令人后悔的就是时间。
这看似矛盾,但经过他们的解释,便成了矛盾的统一体。
时间也因此而更具神秘色彩!
2、时间的特征
(1)时间是一种资源
哲学家说:
“时间是物质运动的顺序性和持续性,其特点是一维性,是一种特殊的资源。
”
(2)时间供给无弹性
时间的供给量是固定不变的,在任何情况下不会增加、也不会减少,每天都是24小时,所以我们无法开源。
(3)时间无法储存
时间不像人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。
不论愿不愿意,我们都必须消费时间,所以我们无法节流。
(4)时间无法取代
任何一项活动都有赖于时间的堆砌,这就是说,时间是任何活动所不可缺少的基本资源。
因此,时间是无法取代的。
(5)时间无法再生
时间无法象失物一样失而复得。
它一但丧失,则会永远丧失。
花费了金钱,尚可赚回,但倘若挥霍了时间,任何人都无力挽回。
【案例】
如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。
你在这一天可以随心所欲,想用多少就用多少,用途也没有任何的规定。
条件只有一个:
用剩的钱不能留到第二天再用,也不能节余归自己。
前一天的钱你用光也好,分文不花也好,第二天你又有8.64万元。
请问:
你如何用这笔钱?
天下真有如此的好事?
事实上,有。
那就是时间!
我们每个人每天都有86400秒进帐,合理的利用他们,你就可以创造财富、健康、爱情、成功等。
(二)时间管理的内涵
我们又该如何去对一个摸不着、看不见的东西进行管理呢?
1、时间管理的定义
首先,让我们来做一个关于时间管理的测试。
下面的每个问题,请你根据自己的实际情况,如实地给自己评分。
计分方式为:
选择“从不”为0分,选择“有时”记1分,选择“经常”记2分,选择“总是”记3分。
1、我在每个工作日之前,都能为计划中的工作做些准备。
2、凡是可交派下属(别人)去做的,我都交派下去。
3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。
4、我尽量一次性处理完毕每份文件。
5、我每天列出一个应办事项清单,按重要顺序来排列,依次办理这些事情。
6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访,以及突然的约会。
7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。
8、我的日程表留有回旋余地,以便应对突发事件。
9、当其他人想占用我的时间,而我又必须处理更重要的事情时,我会说“不”。
结论:
0~12分:
你自己没有时间规划,总是让别人牵着鼻子走。
13~17分:
你试图掌握自己的时间,却不能持之以恒。
18~22分:
你的时间管理状况良好。
23~27分:
你是值得学习的时间管理典范。
一项国际查表明:
一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。
看来,人人都需要掌握时间管理的方法和理念。
那么,什么是时间管理?
“时间管理”是指为克服时间浪费,有效利用时间资源,以便有效地完成既定目标的管理活动。
由于时间所具备的几个独特性,所以时间管理的对象不是“时间”,它的本质应该是面对时间而进行“管理者的自我管理”,行为的管理。
它是在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧,引导并安排管理自己及个人的生活,合理有效地利用可以支配的时间。
接下来,我们来看一组数据,虽然这些数据来自美国,但对我们还是有一定参考价值的。
人们一般每8分钟就会受到1次打扰,每小时大约7次,每天50次~60次。
平均每次打扰用时大约是5分钟,总共大约4小时。
大约50%~80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。
每天自学1小时,7小时一周,365小时一年,一个人可以像全日制学生一样学习,3~5年就可以成为专家。
一个人如果办公桌上乱七八糟,他平均每天会为找东西花1个半小时,每周要花7个半小时。
善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上,而会花在值得的事情上。
2、时间管理的目的
时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作,达到“三效"
即效果、效率、效能。
效果,是确定的期待结果;
效率,是用最小的代价或花费所获得的结果;
效能,是用最小的代价或花费,获得最佳的期待结果。
【自检】
描述一下你今天的主要工作,是否达到了“三效”,即效果、效率、效能。
如果没有,你将如何改进?
时间管理的目的
特点
是否达到
如何改进
效果
确定的期待结果
效率
以最小的代价或花费获得结果
效能
以最小的代价和花费获得最佳的期待结果
以上效果、效能、效率三个主题,需要你慢慢地在心目中反省、检讨,找到你生命中的那种真正的具有人生方向、又有价值观的东西。
(三)时间管理的发展
社会在进步,科技在发展,人类的追求也在提高,所以每一个人追求的就是更好的效率、效能、效果。
在追求的过程中,如何去节约更多的时间,如何把时间投入到最有效率的结果上,历史上曾存在几种方式。
人们从认识到时间管理的重要性,到开始进行时间管理,期间也经历了管理方式和管理重点的转移。
1、第一代:
时间增加和备忘录
第一个阶段称为时间的单纯增加和备忘录。
时间的增加是指当时间不够用,而工作任务比较多的时候,就单纯地加班加点,延长工作时间。
备忘录就是把所有要做的项目列出来,制作成一个工作任务清单,做一件,勾掉一件,以此种方式进行时间的分配和使用管理。
备忘录管理的特色就是写纸条,这种备忘录可以随身携带,忘了就把它拿出来翻一下。
其优点是:
重要的事情变化时的应变力很强,是顺应事实的。
另一个优点就是没有压力,或者压力比较小。
备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。
其缺点有:
备忘录管理没有严整组织架构,比较随意,所以往往会漏掉一些事情。
忽略了整体性的组织规划,有时候会面临一种好像在应付状况或者在应付一些工作上的事情。
2、第二代:
工作计划和时间表
第二个阶段称为工作计划和时间表,即在所有要做的工作任务开始之前,把清单列出来,在每一项任务之前定一个时间的期限,例如早晨8点~9点做什么,9点~10点做什么,下午1点~2点做什么,每一项任务都有开始和结束的时间,在这个时间段中完成规定的某项任务。
强调的是“规划与准备”,特点是制定时间表,记录应该做的事情,表明应该完成的期限,注明开会的日期等等。
其优点是追踪应该做的事情。
通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。
其缺点是容易产生凡事都要安排的习惯,找不到思考的空间。
3、第三代:
排列优先顺序
第三个阶段的时间管理称为排列优先顺序以追求效率的时间管理。
当工作任务越来越多,多到在规定的时间里面没有办法彻底做完的时候,就要求对时间管理的内容进行一定的更改,第一,对工作任务要做一些取舍;
第二,对工作任务要排优先顺序。
比如:
做哪些,不做哪些;
先做哪一件,后做哪一件;
重点做哪一件,非重点做哪一件;
主要做哪些,次要做哪些,等等,描述这个取舍和优先顺序的办法可以通过象限法进行。
以重要程度作为横轴,以紧急程度作为纵轴,可以构成ABCD四个象限,A象限是又重要又紧急的事情,B象限是重要但不紧急的事情,C象限是紧急但是不重要的事情,D象限是不重要也不紧急的事情。
如下图所示:
第三代时间管理象限示意图
A类工作:
又重要又紧急的事情
假设用一个统一的标准把所有的工作任务做明确清晰的划分,然后对ABCD四大类的工作做一个排序,显而易见,首先应做A类工作,因为A类是又紧急又重要的,这类工作一般属于突发事件。
当工作中出现了突发事件的时候,应该放下手头所有的工作,全身心地扑上去解决,这种行为被形象地称为救火行动。
例如119消防队接到警报,就要马上去处理现场。
突发事件:
非典
2003年中国政府面对非典事件,就属于又紧急又重要的突发事件,处理时,当时规定各地政府的一把手都要把工作全部放下,集中所有的精力控制本地区的非典问题,这样强有力的力度才能够把非典有效地控制住。
B类工作和C类工作
当重要又紧急的突发事件被处理之后,接下来是应该处理C类紧急但不重要的工作,还是B类重要但不紧急的工作?
有人认为C类工作很紧急,应先期处理,也有人认为B类工作很重要,应先期处理。
按照时间占用的顺序来划分,也就是按照时间的紧急程度来说,专家认为应先处理B类工作。
箩筐任务测试
美国的专家曾经做过一个针对中国经理人时间管理基本状况的测试。
任务要求是:
一个箩筐中有10件工作任务,假设下午的一段时间是没有办法完成箩筐中的所有任务,请中国的经理人进行挑选,并完成自己挑选出来的任务。
中国经理人挑出的第一件工作是最紧急的工作,最紧急的工作完成后,又挑出了最简单的工作,因为做起来很简单,所以这些工作很快完成了;
中国经理人挑的第三件工作是花费时间最短的工作,这些工作也很快做完后,第四件被挑出的是最有趣、最喜欢做的工作,可是这个工作还没有做完,测试的时间就到了。
箩筐中剩余了6件工作任务,而且全是最重要的工作,但是这些工作都有一些类似的特点:
不紧急、做起来不简单、花费的时间很长、不好玩、没意思。
但是,这6件工作如果不做的话,它们全会变成重要且紧急的突发事件。
点评:
中国经理人在时间管理方面,普遍存在误区和弱点,即在问题的分类概念上模糊。
在工作中,属于B类工作的重要问题一般包括改进产能、发展团体、寻找新客户、提升服务品质、提升员工技能、开发新市场、提升品质概念、建立完善工作流程等。
对个人而言,学习研修和职业成长问题、健康问题、休闲问题等都是很重要但是不紧急的事情,也就需要在当前多进行改善处理,例如多增加运动量、控制饮食、调整饮食结构等。
健康问题和学习的问题很重要,要把这些问题当成紧急的突发事件来处理,只有下这样的决心做事,才能避免将这些重要不紧急的事情转化为重要紧急的事情
对于紧急不重要的事情,可以把它们安排在时间使用的后面,例如对于受欢迎的活动、电话会议、工会抽奖、演唱会等,一定不能使其占用B类工作的时间。
时间就像一根橡皮筋,要设定期限,不要把工作任务变成发面团,像爆米花一样膨胀,占有你的工作时间和空间。
第三代时间管理事件分类示意图
第三代时间管理的优点是比较强调价值观,以价值为依据,或者以价值为导向的一种生活工作的方式。
它能够发挥长期、中期或者短期目标的效果,也能透过每天的规划,安排优先的顺序,可以提高生产力;
它的效率比较高,可以感到井然有序。
第三代时间管理的缺点表现在忽略了自然法则,缺乏远见。
因为它是以价值为导向,你要得到这些东西,你认为这是你生命中最重要的,所以在安排上往往会有些疏失,其实价值观未必是自然法则。
4、第四代:
以重要性为导向,价值导向,目标导向,结果导向
第四代时间管理的代表是时间管理的二八定律。
意大利经济学家帕累托认为,万事万物都可以分为重点的少部分和一般的大部分,这就是通常所说的二八定律,即80%的结果源于20%的努力,也就是80%的结果是因为20%的关键因素所致。
所谓“打蛇打七寸,擒贼先擒王,好钢用在刀刃上”,用最有效率的时间去做20%的最有效率的工作,在这些时间段,注意力要高度集中,一口气把事情干完,不要中间停止,从而达到一种高效率。
同时,要调整生物钟,控制好工作的节奏,使得效能最高。
它强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。
这种管理法则超越传统上追求更快、更好、更具有效率的观念,它不是换一个时钟,而是提供一个罗盘,因为人走的多快是一回事,方向对才是最重要的。
怎么走,不是求快,而是怎么向未来的目标接近。
这种管理理论强调的是每一天的行动,每一个时段的行动,都要与未来的目标很接近,所以它强调的是一种方向,也叫做正北理论。
时间管理的发展即可归纳为:
时间管理理论的四个阶段
理论的演进
优点
缺点
第一代时间管理
备忘录型
应变力很强没有压力
随意忽略整体规划
第二代时间管理
记事簿规划与准备
追踪约会事件达成率比较高
产生安排的习惯
第三代时间管理
强调价值规划、制定优先顺序
以价值为导向提高生产率
忽略了自然法则缺乏远见
第四代时间管理
自然法则和罗盘理论
效率方向对
在你的生活过程当中,每一个决定不是离开你人生的目标很远,就是离你人生的目标很近。
所以你每一个时刻都在做选择,每一个时刻都在做决定。
二、永不止步的时间——珍惜时间
”孔老夫子留下了不朽的名句。
发明大王爱迪生也曾慨叹:
“人生太短,要干的事太多,我要争分夺秒。
【案例】
成功人士懂得珍惜时间并善于利用它
美国有一位著名的大学教授,曾经向数百人提出这样一个问题:
如果今天是你生命中的最后一天,你会做什么?
结果很多人回答的是后悔没有多读点书,没有好好地约束自己,没有尝试新的事物,没有多花点时间与家人相处等等。
这些结果都说明一点:
受访者均后悔没有好好利用时间、争取时间,并利用这些时间做应该做的事。
如果仔细分析一下,就会发现,问题不在于有没有时间,而是在分配和使用时间上出了问题。
成功人士秘诀之一就是善于利用时间。
成功人士懂得运用时间这个最有价值的资产;
成功人士有一种共同的特质,他们懂得有意识地、系统地利用时间;
有意识地规划并有效地利用时间。
(一)永不止步的时间
1、直线性和循环性
时间,是一条伸向无穷的直线,即不能重叠,又不能改变现状,它是一切事物的公共尺度。
古老的观点仅仅强调时间的循环性,认为时间是无限的、低廉的、重复发生的,致使办事情今日推明日,这月推下月,子年推丑年。
随着社会的发展,人类在实践中逐渐认识到时间是有限的、宝贵的,是一去不复返的。
古往今来,许多名人曾对时间的流逝发出感叹。
清朝钱泳在《要做就做》一文中,曾引用人们熟悉的《明日歌》,足资世人永诫:
“明日复明日,明日何其多!
我生待明日,万事成蹉跎!
世人若被明日累,春去秋来老将至。
朝看水东流,暮看日西坠。
百年明日能几何,请君听我《明日歌》”。
世界著名诗人奎士特的诗云:
“再见,先生,请原谅,我没有时间。
我决意回来,我不能等候,我没有时间。
我必须结束此信——我没有时间。
我本乐意帮助你,但我没有时间。
我不能接受,因为没有时间。
我无法考虑,我无法阅读,我太忙,我没有时间。
我很愿祈祷,但我没有时间。
我国唐朝大诗人李白《白头吟》中有这样两句诗:
“东流不做西归水,落花辞条羞故林。
”讲的就是时间的不可逆性或一去不复返性、单向性。
时间实际上是直线性和循环性的结合。
直线性说明时间一去不复返;
循环性说明时间周而复始。
然而,人生是有限的,每一个人所拥有的时间是不断消逝,无增有减的。
人不能两次度过同一时间,正当人们说“现在”时,“现在”已经消逝。
就循环性来看,也是有限的循环。
人的一
生包含的只是一定数量的循环,即使是老寿星,活到一百岁,也不过是一、二百次的年循环,循环一次,它的寿命就减少一年。
因此,我们不可只强调时间的循环性而忽视其直线性。
只有充分了解认识时间的直线性和循环性,才能更好地帮助我们安排工作,更好地珍惜、利用时间。
2、价值性和重要性
时间的特性使得时间十分珍贵。
(1)时间的价值性
时间的价值基本上分两种,一种叫做无形的价值,另一种叫做有形的价值。
无形价值——时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面,建立工作关系、家庭关系、人际关系等。
你为此花掉时间,但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的,这叫做无形的价值。
有形价值——时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系,会在以后带来有形的报酬。
例如你是一名销售人员,拜访客户,跟客户建立关系,最后与客户达成交易,你定会有报酬。
其实:
●时间对每个人都是平等的;
●每个人都有相同的时间;
●但时间在每个人手里价值却不同。
你的时间价值是多少,你计算过吗?
请根据下表来计算一下你的时间价值:
你的时间价值几何
年收入
(万元)
年工作时间
(天)
日工作时间
(小时)
每天价值
(元)
每小时价值
每分钟价值
1
250
8
40
5
0.08
2
80
10
0.16
3
120
15
0.25
200
25
0.42
400
50
0.83
你的时间价值:
每天________________元
每小时________________元
每分钟________________元
那么,人们该如何管理时间,让自己的时间增值,让自己更有成就?
(2)时间的重要性
小故事
有两个人,到非洲去考察。
他们突然迷路了,正当他们在想怎么办时,突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来,其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。
另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说:
“没用啊,你怎么跑也没有狮子跑得快。
”同伴说:
“嗨,你当然不知道,在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快。
这个故事让人联想到:
人们正处在一个激烈竞争的世界,你必须参与一场人生的竞赛,而这场竞赛的对手可能是你的同事,也可能是你生意场上的对手。
然而,不管怎样竞争,最让你感到束手无策的一样东西——时间。
时间就好比故事里的狮子一样,怎么跑也不能跑得比它快。
你不断地去尝试走在时间的前面,例如平时做事要快一点,把工作时间延长一点,但是久而久之,到了极限,你就会变得心力交瘁,最后还会感叹到:
什么都做不到,甚至会说没有时间。
虽然你经常抱怨没有时间,但是你确实从早晨忙到晚上,甚至废寝忘食,忙到没有家庭观念,没有休闲活动。
但回头来看,你仍感到非常地沮丧、无奈甚至焦虑,感到时间还是不够用。
请回答下列问题:
(1)你的时间够用吗?
____________________________________________________________________
(2)你如何看待以下问题?
时间就是金钱吗?
(时间=金钱?
)
金钱对你的意义重于时间吗?
(时间<金钱?
时间对你比金钱更有价值吗?
(时间>金钱?
你选择哪一种答案?
_____________________________
相信每个人答案是不尽相同的。
曾经有一家顾问公司对100名经理人做过一次调查,结果表明:
仅有1人认为有足够的时间;
10人认为需要10%的额外时间;
40人认为需要25%的额外时间;
其余的人认为需要多于50%的额外时间。
从这个数据可以感觉到,很多人需要有更多的额外时间。
事实上:
●时间不只是金钱;
●时间比金钱更有价值;
●时间就是生命。
(二)时间管理的意义
1、发展生产力的客观需要
既然时间是一种资源,而任何生产程序的产生限度,决定于最稀有的资源。
人类的一切活动都要在时间中进行,在时间中获得,但是人们本身可以利用的全部时间毕竟是有限的,而且还包括一些必须花费的时间,如维持生存必不可少的时间。
因此,自身整个时间的数量究竟有多少,其中各种特殊的时间究竟占多大比重,怎样决定时间的利用,以及怎样规定其消费方式,这一直是人类重视的课题。
时间管理在生产活动中的作用有着久远的历史,本世纪中叶,由于突飞猛进的技术进步的巨大影响,对整个社会提出了一系列的新问题,其核心是如何提高社会劳动生产率的问题,也就是时间的效果问题,这种对效果研究的深化和对时间耗费方式研究的细化,都从社会经济建设的实践反映了发展社会生产力的客观需要。
2、个人对社会贡献的需要
时间是一种珍贵的资源,对这种资源就不能随便使用,要有计划性,对时间进行全面的规划,科学地组织与协调,以提高时间的效能。
因此,要想在事业上获得成功,在工作中得到满足,对社会作出较大的贡献,使自己有宽裕的业余时间,就需要对自己的时间进行科学的管理。
时间管理所探索的是如何克服时间浪费,以便有效地达到既定的目标。
时间管理的真正涵义应该是指针对时间而进行的自我管理,它是获得个人人生发展,取得社会成就,对社会作出更大贡献的有效途径。
(三)时间管理的误区
1、妨碍时间管理的四种观念
时间就是生命,时间就是金钱,
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