采购制度及质量管理手册.docx
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采购制度及质量管理手册
采购制度及
质量管理手册
一、采购部部门职责及组织机构图
二、采购控制程序
三、采购合同评审控制程序
四、供方管理程序
五、采购成本核算控制程序
六、不合格原材料控制程序
七、直接材料开发控制程序
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部门职能及机构图
1采购部工作职能
1.1负责所有直接用于产品上的材料的采购。
1.2负责所有材料采购成本的控制,控制采购资金的付出,保证采购工作的合理
及有效。
1.3负责向本公司提供直接用于产品上的材料供应商的管理,包括供应商的选择,
供应商供货品质及服务的跟踪,供应商的评价,不良供应商的剔除。
1.4负责根据相关部门需求进行定向开发,负责根据市场潮流及成本控制要求进
行不定向开发,保证开发的及时与有效。
1.5负责公司采购原材料的成本核算
1.6负责公司采购原材料的对帐及申请付款工作
1.7负责采购部的费用核算
2采购部组织机构图
采购部经理
采购业务主管
采购业务主管
QC/跟单/资料员
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采购控制程序
1.目的
对物资的采购进行控制,确保物资采购的正常运行及所采购的物资符合标准
要求。
2.适用范围
本程序适用于本公司生产与经营所需主要物资的采购控制。
3.术语与定义
生产及经营所需主要物资:
为保证公司正常运行,创造利润所采购的各种物
资。
其中又分为重要采购材料及一般采购材料两种。
重要采购材料包括直接材料,
劳务服务;一般采购材料包括间接材料,辅助材料,包装材料。
直接材料:
直接材料指直接应用于产品之上的材料。
劳务服务:
劳务服务指为本公司提供生产加工服务的辅助工厂。
间接材料:
间接材料是指为产品生产服务的设备及备件。
辅助材料:
辅助材料指促进产品销售所需的材料。
包装材料:
包装材料指产品储运过程中所需的材料。
4.职责
4.1总经理负责所有材料的采购控制的监督工作。
4.2采购部是直接材料物资采购的归口管理部门。
4.3产品开发部是劳务服务的归口管理部门。
4.4生产工厂是间接材料物资采购的归口管理部门。
4.5企划部是辅助材料物资采购的归口管理部门。
4.6人事行政部是包装材料物资采购的归口管理部门。
5.程序内容
5.1重要采购材料的采购控制
5.1.1直接材料的采购控制
5.1.1.1职责
A采购部是直接材料采购的归口管理部门,负责采购工作,对采购的质量负责。
B产品开发部根据生产计划及库存情况提出原料需求。
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C产品开发部、财务部负责采购合同的审核。
D原料中心负责对直接材料的检验与验证。
E总经理负责采购合同的批准
5.1.2程序内容及要求
A采购部根据产品开发部提出的《原料调达一览表》、《生产计划一览表》、《生产通知单》明确材料采购需求,组织召开“采购前工作计划与问题说明会”,并形成记录,明确采购部各人员的采购范围。
B采购部根据“采购前工作计划与问题说明会记录”制作《采购材料申请表》、
《产品成本核算》、《商品成本核算表》,报总经理审核批准后,采购部开始制作“材料采购合同”,经产品开发部审核,总经理批准后开始采购活动。
C采购部在接到总经理批准的“材料采购合同”后,开始采购活动。
采购部进行采购活动时,需从合格供方处采购,对一般物资,原则上需在合格供方处采购,如合格供方暂时不能提供相关产品与服务,可以从一般供方处采购,但需通过产品开发部、财务部审核及总经理批准。
所有物资的采购必须执行《直接材料检验标准》。
D在采购过程中出现问题,采购部需填写《材料采购情况说明》向产品开发部申报。
E原料中心在货到后进行品质检验。
F材料到齐后,采购部制作《实际成本计算表》,向财务部申报;制作《原料到达一览表》,向产品开发部申报。
G采购物资的验证原则上不允许在供方处进行。
需进行二次加工的材料,供方需提供样料。
给予本公司进行检验。
本公司检验完成后通知进行二次加工的供方,以本公司的检验标准为依据。
H原料中心在材料到货后,按照《直接材料检验标准》进行检验。
对未经检验的物资,本公司不实行紧急放行制度。
检验合格后,仓库出具《入库单及原材料检验报告》,通知采购部填写《原料到达一览表》,由采购部通知产品开发部。
材料检验不合格,原料中心通知采购部,采购部填写《质量信息反馈表》,向产品开发部申报,并通知供方,双方协商让步处理,剔除不合格材料部分,避免不合格产品进入下一程序。
采用让步处理的物资必须由采购部填写《让步处理意见表》,
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征询产品开发部、市场部意见后,经总经理批准后实行。
剔除不合格材料的标准由采购部与产品开发部共同确定。
J采购部将交易记录记入《直接材料供方供货记录》
5.1.2劳务服务的采购控制
5.1.2.1.职责
A产品开发部是劳务服务的归口管理部门,负责对劳务服务的采购工作,对采购质量负责。
B市场部根据市场需求,提出《货品补充计划》,明确需要的产品及金额。
C产品开发部根据《货品补充计划》提出《货品生产计划》。
D财务部、商品部负责对《货品生产计划》进行审核。
E总经理负责《货品生产计划》的批准。
5.1.2.2程序内容及要求
A产品开发部根据《货品补充计划》提出《货品生产计划》。
明确产品款式、生产数量、尺寸、完成日期、加工工厂。
B《货品生产计划》通过的审核之后,经总经理批准,产品开发部开始实施过程。
C《货品生产计划》经过批准后,开始劳务服务的采购活动。
产品开发部进行采购活动时,需从合格供方处采购。
D产品开发部根据《货品生产计划》制订订货合同,订货合同需经财务部审核,总经理批准。
E在劳务服务采购过程中,如出现问题,需填写《劳务服务采购问题说明书》向总经理申报,提出解决办法及解决时间。
F通过劳务服务所得到的产品到齐后,产品开发部向采购部进行入库申请,由检验员进行检验。
G采购物资的验证不允许在供方处进行。
检验员在材料到货后,按照《加工材料检验标准》进行验证。
检验合格后,由检验员出具入库单,由产品开发部通知仓库进行储存管理,同时出具《到货通知》,通知市场部。
验证不合格,检验员提出不合格检验报告,产品开发部需向市场部,总经理申报,同时通知供方,双方协商解决问题。
H产品开发部要将交易记录记入《劳务服务供方供货记录》。
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5.2.1职责
A企划部是辅助材料物资采购的归口管理部门,负责采购工作,对采购质量负责。
B市场部根据公司产品上市计划,提出采购需求并填写《一般材料采购单(辅助材料)》。
C副总经理、财务总监负责对《一般材料采购单(辅助材料)》进行审核。
D总经理负责批准《一般材料采购单(辅助材料)》。
5.2.2程序内容及要求
A商品部根据产品上市计划,制订《一般材料采购单(辅助材料)》中的“一般材料采购申请部分”,交企划部制订《一般材料采购单(辅助材料)》中的“一般材料购买申请部分。
由企划部交总经理,财务经理进行审核,由总经理进行批准。
批准后企划部开始实施采购过程。
B企划部进行采购活动时,需从合格供方范围中进行询价采购,所有物资的采购必须执行《辅助材料检验标准》。
C辅助材料到后,企划部向库房申报入库,由库房按照《辅助物资检验标准》进行验证。
验证合格后,库房在《一般材料采购单(辅助材料)》中的“一般材料检验报告”部分填写相关内容,并将此单转给企划部,由企划部出具《辅助材料
到货通知》,通知相关部门领取使用。
验证不合格,企划部需通知供方,双方协商解决问题。
F企划部要将交易记录记入《辅助材料供方供货记录》。
5.2.3包装材料的采购控制
5.2.3.1职责
A人事行政部是包装材料采购的归口管理部门,负责采购工作,对采购质量负责。
B市场部、产品开发部、库房提出需求,并填写《一般材料采购单(包装材料)》。
C财务经理负责《一般材料采购单(包装材料)》的审核与批准
D库房负责包装材料的验证。
5.2.3.2程序内容及要求
A、市场部,产品开发部、库房根据需求,填写《一般材料采购单(包装材料)》
中的“一般材料采购申请”部分,交人事行政部填写《一般材料采购单(包装材
料)》中的“一般材料购买申请部分”,由人事行政部提交财务总监进行审核与批
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准,通过后,行政部开始实施过程。
B人事行政部进行采购活动时,需从合格供方范围内进行询价采购,所有物资的采购,必须执行《包装材料检验标准》。
C包装材料到齐后,人事行政部向库房申报入库,由库房按照《包装材料检验标准》进行验证。
验证合格后,库房填写《一般材料采购单(包装材料)》中的“一般材料检验报告”部分,将此单转给人事行政部,由人事行政部出具《包装材料到货通知》,通知需求部门领取使用。
验证不合格,人事行政部需通知供方,双方协商解决问题。
D人事行政部要将交易记录记入《包装材料供方供货记录》。
6.相关文件
6.1重要采购材料
6.1.1直接材料采购的相关文件、表格、标准
6.1.1.1文件
A采购前工作计划与问题说明会工作标准
B采购合同审核与签字工作标准C材料采购情况说明工作标准
D材料质量信息反馈工作标准
E让步处理工作标准
6.1.1.2表格
A材料采购合同
B材料采购申请表
C产品成本核算表
D商品成本核算表
E实际成本核算表
F原料到达一览表
G直接材料供方供货记录
6.1.1.3标准:
直接材料检验标准
6.1.2劳务服务的相关文件、表格、标准
7.1.2.1文件A货品生产计划制订、完善与审核工作标准
B劳务服务采购问题说明工作标准
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6.1.2.2表格A劳务服务供方供货记录
B加工材料到货通知
6.1.2.3标准:
加工材料检验标准
6.2一般采购材料
6.2.1间接材料采购的相关文件、表格、标准
6.2.1.1文件:
让步处理工作标准
6.2.1.2表格A一般材料采购单(间接材料)
B间接材料供方供货记录
6.2.1.3标准:
设备及备件检验标准
6.2.2辅助材料采购的相关文件、表格、标准
6.2.2.1表格
A辅助材料到货通知
B辅助材料供方供货记录
C一般材料采购单(辅助材料)
6.2.2.2标准:
辅助物资检验标准
6.2.3包装材料采购的相关文件、表格、标准
6.2.3.1表格
A一般材料采购单(包装材料)
B包装材料到货通知
C材料供方供货记录
6.2.3.2标准:
包装材料检验标准
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供方管理程序
1目的
对供方进行有效的控制,确保供应链的顺畅运作,保证采购活动的顺利进行
及供方所提供的物资符合本司要求。
2适用范围
本程序适用于采购部对向本公司提供直接材料供应商的管理与控制。
3引用标准
3.1GB/T19001-2000《质量管理体系要求》7.4采购、7.5生产和服务提供。
3.2SFL/QM1-2006《质量手册》。
4术语或定义
4.1本程序采用的术语出自GB/T19000-2000《质量管理体系基础和术语》和
《FZ/T73013-1998标准》术语。
4.2直接材料供方:
向本公司提供直接材料的供货商叫直接材料供方。
4.3供方:
向本司提供材料的供应商称为供方。
5职责
5.1总经理负责供方管理与控制的监督工作。
5.2采购部经理负责对供方进行管理及控制的所有活动,负责公司供应商网络的管理与建设。
5.3采购业务主管负责对供方进行管理及控制的日常工作,监督供应商的供货及服务,保证本司正常采购工作进行。
指导供应商发展,配合本司在材料品质及服务方面的要求。
5.4采购部负责组织对供方进行评价
5.5设计技术部、品控部、原料中心负责参与对供方的品质稳定性及品质控制能力进行评价。
5.6设计技术部负责参与对供方的技术能力进行评价。
5.7设计技术部负责对供方样品的品质确认。
6程序内容
6.1新供方的选择与考评
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6.1.1采购业务主管对新供应商进行开发,对材料市场进行了解,了解公司目前所有供应商,通过各种渠道,包括对供应商进行实地调查,对供应商进行基本情况调查。
如采购业务主管认
为此供应商有向本司供货的可能,要通过全面收集供方资料,并选择实物样品推介给设计技术部。
6.1.2采购部经理对该供应商进行初步判定,确定其有资格成为本司供方后,由采购业务主管负责对供应商进行基础调查,填写《供应商基本情况调查表》。
该调查表分主料类,辅料类,花边类、模杯类、二次加工类等,不同类型的供应商填写不同的调查表格。
6.1.3采购业务主管在进行供应商的基础调查时,需要求供应商向本司提供以下资料:
a)营业执照正本(副本)复印件;b)税务登记证正本(副本)复印件;c)《供应商基本情况调查表》;d)企业简介;e)企业生产证书;f)9000族标准所建立的体系证书。
以上a)、b)、c)三项为国内供应商必须提供的资料,其他资料由供应商根据自身情况提供。
国际供应商必须提供营业执照正本(副本)的复印件。
6.1.4在供应商资料到齐后,由采购业务主管与设计技术部协商,对其提供的样品进行打样试验。
6.1.5打样试验通过后,由采购部经理及采购业务主管共同对该供应商进行初评,填写《供应商选择评价表》,主要针对以下几方面进行评估:
1、供方实力:
在对供应商选择的阶段,其硬件实力是考核的基础条件,如这些基础的因素不符合,是很难进行下一步的考虑,因此这一方面评估占总评分的40%。
2、开发能力:
在其基础条件相对具备后,对实样进行评估,看其在整个开发实践的过程中的表现,会反映出以后供货的技术、开发等方面的能力,这一方面评估占总评分的30%。
3、业务能力:
在其联络、沟通、开发的整个过程中反映出内部的一些管理的能力,会对以后在合作中的配合力度有所体现,这一方面评估占总评分的20%。
4、合作条件:
这一方面评估占总评分的10%。
经评价得分在60分以上,则其具备了向本司供货的资格,列入《供应商名录》,可以进行批量采购试用,根据《原料入库及检验单》,记录合作过程,若在试用的过程中未曾发生对交货
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期、交货量、交货品质、服务等影响较大的问题,可逐步正常采购,并在做货过程中采购业务主管做好供应商供货品质过程控制的记录。
6.2供方的评价及管理
6.2.1采购业务主管将交货期、交货量、交货品质等项目,作为对供方进行控制的依据。
为保证供方的服务能够满足本司的需求,要对供应商进行评价,每年进行一次。
一般在每年度的4月1日前对上一年度的供应商进行评价。
6.2.2采购部根据上一年度《供应商名录》和《合格供应商名录》制订出供应商考评名单。
a)采购业务主管整理出该供应商在一年时间范围的供货情况,根据其全面的供货及服务情况填写《年度供应商评价表》。
评价时需注重以下要素:
1、供货
表现:
对供应商在一年中供
货表现进行总结评价,其供货的表现是考核的最重要指标,这一方面也很直接的反映了该供应商是否具备继续供货的主要硬指标,因此占总评分的60%。
2、配合表现:
在其一年的合作过
程中,通过相互的了解,看其在整个供货过程中的表现,会反映出其供货的软指标,这一方面评估占总评分的15%。
3、开发表现:
在其联络、沟通、开发的整个过程中反映出内部的一些管理的能力,会对以后在合作中的配合力度有所体现,这一方面评估占总评分的15%。
4、企业实力:
这一方面评估占总评分的10%。
5、其他机动10分。
考虑到区域的唯一性、行业的唯一性、品类的唯一性作为机动的特殊分。
优秀供应商标准:
得分在90分以上。
一级供应商标准:
得分在80分以上。
合格供应商标准:
得分在60分以上。
b)采购部经理负责组织设计技术部、品控部、原料中心对供应商进行审核与评价。
评价结果填写在《年度供应商评价表》中,通过评价的供方经总经理批准后,形成年度供方考评名单。
采购部及时与相关部门商讨供应商现存问题,协调解决,保证生产顺利进行。
纠正供应商不符合本司要求的行为,指导供应商执行本司规章。
c)将通过考核与评价的合格供应商并列入《合格供应商名录》中,未通过考核与评价的供应商存放在《供应商名录》中备档。
d)发现及剔除不合格供应商,保证供应商网络的有效。
对出现严重质量问
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题的合格供方,采购部经理有权要求采购业务主管马上停止其供货资格,并向其
下发《限期整改要求单》,要求供应商进行改进并通过采购经理及采购业务主管
考核后,才能恢复其供货资格。
在此过程中,要求供应商以书面形式提供改进报
告,纳入其供方档案中,作为对供应商进行年终审核的资料之一。
7相关文件
7.1《原材料质量分手册》
8质量记录
8.1《供应商基本情况调查表》
8.2《年度供应商评价表》
8.3《合格供应商名录》
8.4《限期整改要求单》
8.5《供应商选择评价表》
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采购成本核算控制程序
1目的
确保公司采购原材料的对帐及申请付款工作及时,准确。
做好成本核算工作,控制好费用支出。
2适用范围
适用于所有与原材料的对帐、付款行为相关的所有部门及人员,适用于公司所有与对外贸易工作相关联的所有部门及人员。
3引用文件
4术语定义
5职责
5.1总经理负责对核算体系所有报表的批准
5.2核算员负责对核算体系各种报表的制作。
5.3财务部、设计技术部、商品部、采购部、品控部负责对核算体系相关报表的确认。
6程序内容
6.1原材料采购损耗及到货许容范围的规定
6.1.1采购部业务人员负责拟定原材料采购损耗及到货许容范围,本着最大化节约成本的原则,与供应商进行洽谈,使到货许容范围达到合理且双方认同,经采购部经理、财务部经理、商品部经理、设计技术部经理共同确认,达成共识后,由采购部业务人员制作《关于原材料采购损耗及到货许容范围的规定》,经以上人员签字,相关采购业务各一份,采购部资料员一份制作订单用,财务部一份审核订单用。
如有变更,采购业务人员随时进行更正,流程同上。
6.1.2原材料采购成本核算报表的制作
采购部在接收到设计技术部的《原料调达一览表二》后,进行《产品成本预测表》的制作,《产品成本预测表》经采购部、设计技术部、商品部、品控部、财务部、总经理确认通过。
其中采购业务主管确认需采购材料价格、订货损耗、到货允许范围、供应商名称、原料名称、规格、原料编号等相关内容,设计技术部确认原料单耗、必要数、库存数、颜色等相关内容,品控部确认生产损耗等相关内容,商品部确认合同款号、合同数量、颜色、单位材料成本等相关内容,财务部依据《关于原材料采购损耗及到货许容范围的规定》进行相关内容的核对,
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总经理批准通过。
原则上《产品成本预测表》需在二个工作日内确认完成,以不影响下一环节的订单制作。
6.1.3如因采购内容的变更导致材料成本发生变化,则由采购核算人员根据变更内容制作产品成本变更单,其确认程序同原《产品成本预测表》确认程序,确认后方可执行采购。
核算员根据品控部《结款通知单》及《大连雅文内衣有限公司订购合同单》制作《年度做货成本项目统计表》,每月10日前,经采购部经理确认签字后报送财务部。
6.2对帐付款
6.2.1采购部业务人员根据《公司订购合同单》及原料中心的《原料入库及检验单》与供应商进行对帐,核对无误后通知供应商开具发票。
6.2.2采购业务人员接收到供应商的发票后,进行核对,无误后转财务。
同时由核算员申报付款手续,报财务部审核并安排付款。
6.2.3核算员及时与财务部沟通落实付款情况,并通知供应商查收。
6.2.4核算员每月初根据上月实际付款情况,形成《供应商付款金额汇总表》报采购部经理及财务部。
6.3费用
6.3.1核算员及时申请本部门所需费用,并按时报销,根据费用实际支出情况汇总,按类别划分费用明细,报财务部。
7质量记录
7.01《产品成本预测表》
7.02《年度做货成本项目统计表》
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采购合同评审控制程序
1目的
为确保采购合同的评审过程顺利进行,保证采购合同的及时有效,所采购的
材料符合本公司要求,并确保供应商能接收到明确的做货指令,特制订本程序。
2适用范围
所有属于采购部采购范围内的相关采购活动和与采购活动相关联人员必须
遵行此程序。
3引用标准
3.1GB/T19001-2000《质量管理体系要求》7.4采购、7.5生产和服务提供、
8.3不合格品控制。
3.2SFL/QM1-2006《质量手册》。
4术语或定义
4.1本程序采用的术语出自GB/T19000-2000《质量管理体系基础和术语》和
《FZ/T73013-1998标准》术语。
4.2采购:
采购一词描述的是购买—运输—接收—检验—不合格材料的处理这一
完整过程。
企业内的大部分有形的物品,都需要经由采购来进行购入,采购是运用公司的资
金来换取公司有用的物品与服务,也可以说是以资金建立资源(物品+服务),此
资源通过管理的运用,产生具有更大附加值的产品,来为公司创造利润。
4.3《公司订购合同单》简称采购合同。
5职责
5.1主管总经理、采购部经理负责直接材料采购的监督工作,负责采购合同的批准。
5.2采购部负责直接材料采购的归口管理。
5.3采购业务主管负责按照公司的规定办理采购手续。
5.4产品开发部负责向采购部下达采购需求。
5.5财务部负责采购合同的审核。
5.6人力资源部负责对采购合同的印鉴的使用管理。
5.7采购部负责进行采购材料成本的核算。
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6程序内容
6.1采购合同制作过程
6.1.1在国内订单的采购活动中,采购业务主管负责了解公司所需各种材料的货
源及市场,掌握采购价格。
6.1.2产品开发部根据生产计划及库存情况提出原料需求,生成并下发《原料调达
一览表二》,并向采购部提供订货用色板。
6.1.3采购合同的制作
a)采购部资料员根据商品部下发的《产品运作计划一览表》,形成《订货确
认单》,明确计划订货完成日。
b)采购部资料员接收产品开发部发放的《原料调达一览表二》,同时通知核
算员进行采购原料《产品成本预测表》的制作。
c)《产品成本预测表》经确认通过后,采购部资料员根据《原料调达一览表》
形成采购申请单,明确材料采购的价格、供应商、付款时间、交货期等采购需求
并录入,通知采购业务主管明确各自负责的采购范围。
d)采购部业务主管根据产品部下发的《生产通知单》,明确尺码分配;在接
收到《检验报告》后,根据《检验报告》中体现产品的成份含量进行唛头的订货;
在接收到商品部下发的《产品价格审批表》后,由采购相应业务人员根据《产品
价格审批表》中体现的产品价格制订纸卡中价格部份,进行订货。
6.1.5采购业务主管根据采购部资料员录入的原材料采购内容制作采购合同。
采
购部资料员对采购业务主管制作的采购合同进行反审核并打印输出,送相关人员
审核。
6.2采购合同的审核过程
6.2.1采购部经理负责对采购合同内容进行全面审核。
6.2.2产品开发部根据《原料调达一览表》对订单中的相对应项目进行审核。
财
务部根据《产品成本预测表》对材料订货损耗、到货允许范围进行审核。
6.2.3商品部经理负责每款产品的唛头与纸卡的订货
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