使用手册31企业版.docx
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使用手册31企业版
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第一部分系统安装调试2
一、安装2
(一)服务器配置2
(二)KASS安装步骤3
(三)修改端口4
(四)登陆4
二、系统管理设置5
(一)基本配置5
(二)文件配置6
(三)存储空间管理8
(四)备份策略9
(五)用户管理10
(六)在线用户查询11
(七)后台任务管理11
三、系统其他配置11
(一)系统模板配置11
(二)文档导入工具11
(三)客户端配置12
第二部分客户端使用13
一、登陆13
(一)登陆环境13
(二)登陆模式13
(二)系统主界面14
(三)查看方式15
(四)操作方式16
二、文件夹操作17
(一)操作文件夹17
(二)管理文件夹19
三、文件操作24
(一)操作文件24
(二)管理文件31
四、我的文档32
五、权限审批33
六、文件审批34
(一)新建申请34
(二)我的任务34
(三)历史记录34
七、消息中心34
(一)系统消息35
(二)用户消息35
(三)新建消息35
(四)文件/文件夹订阅35
(五)清除消息36
八、用户中心36
(一)新建组36
(二)新建用户36
九、个人设置37
(一)个人信息38
(二)修改密码38
(三)其他设置38
第一部分系统安装调试
一、安装
(一)服务器配置
开始文档管理系统(以下简写“KASS”)是基于浏览器/服务器(B/S)结构的文档管理软件。
KASS只需安装在服务器上。
用户应该综合考虑自身的用户规模、文件规模等因素来配备服务器。
下面以100用户与400用户为例,说明KASS服务器的配置要求。
用户数量为100个以内
项目
最低配置
推荐配置
CPU
P43.0G
P43.0G(双核)
内存
1G
2G
硬盘
根据需要而定
根据需要而定
操作系统
Windows2K/2003
Windows2K/2003
浏览器
IE6.0及以上
IE6.0及以上
用户数量为400个以内
项目
最低配置
推荐配置
CPU
Xeon3.0G(双核)
Xeon3.0G双CPU(四核)
内存
2G
4G
硬盘
根据需要而定
根据需要而定
操作系统
Windows2K/2003
Windows2K/2003
浏览器
IE6.0及以上
IE6.0及以上
(二)KASS安装步骤
在安装之前,请确认KASS安装程序是由上海开始软件有限公司提供并授权的。
1.运行开始公司提供的KASS安装程序。
2.仔细阅读开始文档管理系统的许可协议,选择“我接受协议”,点击“继续”进入下一步。
3.选择KASS安装文件夹位置,建议您使用默认的安装文件夹:
D:
\KASS,以便您在发生重装服务器的操作系统等情况下仍然可以保留KASS的数据。
4.确认安装信息后,点击“安装”,KASS的安装将自动完成。
5.正式版请运行开始公司提供的注册程序或者将授权加密狗连接上服务器
6.运行桌面快捷方式StartKASSConsole或者运行开始菜单中的[KASSDocumentManagementSystem]中的[StartKASSConsole]即可启动KASS服务器端程序。
(四)登陆
服务器启动成功以后,就可以通过浏览器访问服务器了。
在浏览器(建议使用WindowsInternetExplorer6.0及以上版本)的地址栏输入服务器IP,将进入KASS的登陆页面。
如果修改过应用服务器的端口,则在服务器的IP地址后面加上“:
端口号”。
如:
http:
//127.0.0.1:
82
用户在登陆时,管理员帐户为administrator,密码为空,登陆后界面如下图所示:
二、系统管理设置
超级用户可以查看“系统管理”模块。
在系统管理内,管理员可以对系统后台功能进行配置。
(一)基本配置
基本配置包括基本信息、邮件配置、登陆集成和安全配置等子模块。
1.基本信息
在基本信息里,可以查看系统版本信息、产品序列号、产品授权的最大用户数量、登陆界面图片位置;可以对默认语言、系统名称、文件中心的顶级文件夹的名称、用户中心的顶级组的名称和登陆模式等基本信息进行自定义。
2.邮件配置
邮件配置用于设置与系统的消息邮件相关的参数。
“启用邮件功能”这一参数设置为“是”时,系统可以向非系统使用用户发送邮件,其设置方法与outlook,foxmail等邮件客户端类似,高级配置中可以设置发送邮件的频率以及设置系统运行的监控邮箱。
在紧急邮件中,打勾的选项所触发的消息将作为紧急邮件,在触发后立即发送。
3.登陆集成
登陆集成相关配置请咨询开始公司。
4.安全配置
在安全配置中,可以设置允许登陆的IP地址及物理网卡地址。
(二)文件配置
文件配置包括文件配置、权限配置以及文件审批配置子模块,用于对文件操作、文件权限和文件审批流程进行自定义。
1.文件配置
文件配置中的文件上传配置包括文件上传类型、禁止上传文件类型、单个文件上传文件的最大M数、新建文件的默认过期日期。
文件配置中的版本管理配置包括历史版本控制功能、版本清理策略与版本命名策略。
文件配置中的在线打开配置包括下载以上权限打开文件的方式、读取权限打开文本类文件的方式、ActiveX控件只读打开,以及Html/缩略图文件存放位置。
文件配置中的其他配置包括文件删除、文件闹钟、是否启用打包下载参数配置及图片缩略图功能的配置。
文件配置中的支持的文件类型显示系统中能够在线打开、远程修改、全文搜索的文件类型。
2.权限配置
权限配置用于配置文件夹/文件/URL/KASS快捷方式在创建时的初始权限。
如果要修改该初始权限设置,具有管理权限的用户可以在文件中心进行设置。
3.文件审批配置
系统管理员可以在此设置文件审批完成之后是否将文件定稿或文件审批完成之后对文件评分。
此外,系统管理员还可以在此设置文件审批模板。
系统管理员将常用的审批流程设置为模板以后,文档管理员在“配置审批发布流程”时,就可以选择该模板,从而缩短文档审批流程配置的时间。
(三)存储空间管理
在KASS中文档不是存储在数据库中,而是以文档的原始状态存储于您指定的位置。
数据库里只记录文档的属性。
此外,KASS会自动将文档备份到您指定的位置。
我们把文档的存储位置叫存储空间。
1.存储空间列表
KASS支持分布式存储,存储位置可以是服务器本机,也可以是局域网内的其他电脑上的共享文件夹。
当存储空间不是在“服务器本机”,而是在局域网的“共享文件夹”上时,需要保持网络的通畅。
KASS安装完成后,会自动创建一条存储空间,以便用户可以立即上传文件。
用户可以根据自己的需要,修改默认的存储空间,也可以新建多条存储空间来存储文档。
每条存储空间具有编号、挂载文件夹位置、原始文件位置、备份文件位置等四个属性。
其中,前三项为必填项;如果未填写备份文件夹位置,KASS将不对文档进行自动备份。
2.同步刷新策略
同步刷新策略用于设置系统后台执行自动同步刷新的时间和期间,以及进入某个同步文件夹时是否自动同步刷新该文件夹,文档数量太多时,不推荐使用同步刷新功能。
在同步刷新文件夹选项中,管理员可以指定哪些文件夹是需要自动刷新的,只有配置了同步刷新的文件夹,才能使用同步刷新功能。
(四)备份策略
KASS中的数据主要包括文档、数据库和全文索引等三部分。
可以分别对它们进行自动备份。
1.文件备份策略
您可以设置是否启用系统后台文件备份功能,并且设置自动备份的期间和时间。
2.数据库备份策略
数据库源数据的物理位置为安装目录下的mysql文件夹下面的data子文件夹;主备份的物理位置为安装目录下的backup文件夹下面的database子文件夹,用户可以设置主备份的最大备份数。
系统管理员也可以设置第二备份的物理位置和第二备份的最大备份数。
我们建议将第二备份的物理位置设置为局域网内的共享文件夹上,以起到真正的备份作用。
此外,系统管理员还可以设置备份数据库的时间间隔。
3.全文索引备份策略
全文索引的备份策略与数据库的备份策略相同。
全文索引源数据的物理位置为安装目录下的FullIndex文件夹,例如D:
/KASS/FullIndex;主备份的物理位置为安装目录下的backup文件夹下面的index子文件夹,例如D:
/KASS/backup/index,用户可以设置主备份的最大备份数。
系统管理员也可以设置第二备份的物理位置和第二备份的最大备份数。
我们建议将第二备份的物理位置设置为局域网内的共享文件夹上,以起到真正的备份作用。
此外,系统管理员还可以设置备份全文索引的时间间隔。
(五)用户管理
系统管理员可以在此配置与用户管理有关的选项。
导入导出的数据均是CSV文件,可以用Excel打开并进行编辑。
1.用户角色配置
用户对文档的操作权限由文档管理员在文件中心进行设置;用户对文件中心以外的模块的操作权限由系统管理员在“系统管理→用户管理→用户角色配置”中进行设置。
默认角色开启了用户对文件中心以外的所有模块的操作权限。
系统管理员可以根据自己的需要修改默认角色,或者添加新的角色。
添加完新的角色以后,系统管理员在创建用户时,就可以在“角色名称”中选择合适的角色。
2.用户导出
填写导出的用户信息的物理文件位置,点击“导出”按钮即可导出用户数据。
物理文件位置可以是KASS服务器,也可以是局域网内的共享文件夹。
导出以后的用户数据包括编号、上级组、组名称/用户帐号、密码、电子邮件、姓名、用户/组描述、工作岗位、电话、手机等属性。
3.用户导入
用户的批量导入有助于快速部署KASS的用户数据。
需要导入的数据的设计方式可以以导出的用户数据为标准。
将组织的用户按照导出的CSV文件的样式准备好以后,将其物理文件位置(服务器上)填写到输入框中,点击“导入”即可批量导入用户和组。
(六)在线用户查询
系统管理员可以在此查询当前的在线用户。
(七)后台任务管理
后台任务分为循环任务、即时任务和自定义任务,系统管理员可以在此查询后台任务的执行情况。
三、系统其他配置
(一)系统模板配置
系统支持直接在线新建文档,并可以指定文档的模板。
进入安装路径的ModelFiles文件夹,将模板文件放在该文件夹下,并修改为英文名称。
config.ini文件是用于配置右键菜单的配置文件,系统管理员可以在该文件中修改或增加记录以修改或者增加右键菜单的内容。
配置格式为[模板文件的名称]=[系统右键菜单中的名称],保存后重启服务器即可。
(二)文档导入工具
系统在安装完成以后,可以批量将初始文档导入到系统。
第一步:
进入安装路径的tools\importfiles文件夹下,运行[StartImportFiles.bat];
第二步:
选择KASS的安装文件夹,如d:
\KASS;
第三步:
选择需要导入的KASS存储空间号;
第四步:
点[导入物理文件],完成后点[建立全文索引]。
注意:
导入文件前,需要将初始文档放在存储空间下,导入文件时,至少需要保持数据库服务的启动状态,每次导入文档推荐在10万个以内。
(三)客户端配置
1.安装office支持
在客户端上,我们建议您安装MSOffice2003完整版,否则,用户可能无法执行“远程修改”文件的操作。
当用户无法远程修改文件时,除了重新安装MSOffice2003完整版以外,还可以通过“添加或删除功能”的方式来安装WindowsSharePointServices支持,或者在系统帮助中心下载相关软件安装。
2.安装Web文件夹组件
如果在客户端无法通过“Web文件夹”模式登陆KASS,可能是由于您的MicrosoftWindows操作系统缺少Web文件夹组件。
这时,请到微软的官方网站下载相关软件更新,下载地址为:
3.安装只读控件
客户端以ActiveX控件只读打开文档时,需要只读控件的支持,可以在打开文档遇到提示时下载,或者在系统帮助中心下载相关软件安装。
第二部分客户端使用
一、登陆
(一)登陆环境
在客户端,用户通过浏览器来访问KASS。
客户端支持的操作系统包括Windows2000、WindowsXP、Windows2003等;客户端我们建议使用IE6.0及以上版本,并将显示器分辨率调至1024×768,以达到最佳的使用效果。
(二)登陆模式
在浏览器地址栏输入KASS服务器的IP地址或者服务器名称,即可进入KASS登录界面。
在登陆界面,用户正确填写用户名和密码,选择登陆模式和语言,然后点击登陆框右下角的“登陆”按钮就可登陆KASS。
系统默认的超级用户名是administrator,密码为空。
登陆界面如下:
KASS提供了三种登陆模式:
浏览器、Web文件夹和共享文件夹。
浏览器是主要访问模式;Web文件夹和共享文件夹是辅助访问模式。
我们建议通过浏览器来访问KASS。
本手册主要介绍浏览器模式下的操作。
三种操作模式简介如下:
1.浏览器
浏览器登陆模式是指通过浏览器(如WindowsInternetExplorer)来访问KASS,是访问KASS的主要模式,可以实现系统所有功能,浏览器模式在局域网和广域网均可使用。
2.Web文件夹
Web文件夹模式是指通过操作系统的Web文件夹来访问KASS,主要是为了实现文件夹/文件从客户端到服务器的直接“复制/粘贴”、拖放等快捷操作,Web文件夹在局域网和广域网均可使用。
3.共享文件夹
共享文件夹模式是指通过操行系统的共享文件夹来访问KASS,主要是为了通过模拟操作系统的共享文件夹来实现在线修改服务器上的文件,共享文件夹模式只适用于局域网,需要在系统管理中开启。
在系统登陆界面可以选择登陆模式,以浏览器模式登陆系统以后,在右键菜单中可以切换到其他两种访问模式。
但是其他两种模式无法切换回浏览器模式。
(二)系统主界面
KASS用户界面分为工具栏、功能区、工作区和状态栏等四个区域:
1.工具栏
工具栏位于用户界面的上方。
工具栏包括后退、前进、向上、文件夹、搜索、地址栏等快捷工具选项。
2.功能区
功能区位于用户界面的左侧。
功能区分为模块、常用操作以及详细信息三个区域。
模块包括文件中心、我的文档、消息中心、用户中心、系统管理(仅系统管理员可以查看)、权限审批、文件审批、个人设置以及帮助等组成部分;常用操作区域根据用户所在的位置以及用户的权限显示不同的操作类型;详细信息区域根据用户所在的位置显示出相应的属性信息。
3.工作区
工作区位于工具栏的下方、功能区的右侧。
工作区将根据用户寻找的信息或者执行的操作的变化而变化。
工作区默认的内容是文件中心里的文件夹或者文件。
4.状态栏
状态栏位于用户界面的下方。
左下角的“显示桌面”按钮用于显示KASS的主界面;右下角分别显示了当前文件夹的页数(分页显示)、当前页显示的子文件夹/文件的个数、每页显示的文件夹/文件的数量调整框、当前用户的姓名和注销按钮。
(三)查看方式
系统支持缩略图和详细信息两种文件夹/文件查看方式。
在空地上点击右键,选择“查看”,可以在这两种查看方式之间进行选择。
系统将记住用户的查看方式。
同时用户可以在下方设置每页显示文档的数量。
1.缩略图查看
缩略图查看方式只显示文件夹/文件的图标和名称,图片文档在此查看方式下会显示缩微图:
2.详细信息
详细信息查看方式下,系统以列表的形式显示出文件夹/文件的各种属性,用户可以对显示出来的属性进行自定义。
此外,点击名称、类型、大小等属性,可以对文件夹/文件进行排序,在表头点右键可以对需要显示的属性进行设置。
3.文件筛选
用户可以根据一定的条件对文件进行筛选,右击工作区空白处—查看—文件筛选,工作区只显示符合条件的文件,以便快速浏览相关文件。
例如,用户可以按照扩展名为xls的文件来进行筛选,工作区将只显示excel文件。
(四)操作方式
KASS支持鼠标和键盘两种操作方式。
鼠标右键里包含了系统支持的、对文件夹或者文件的“所有”操作;而功能区的常用操作区域里则列出了对文件夹或者文件的“常用”操作。
1.鼠标操作
常用操作里的内容会根据用户执行的操作或者用户的权限的变化而变化。
当鼠标放在文件夹、文件以及空地等三个不同的地方时,常用操作里显示的操作类型也将随之发生变化。
此外,常用操作区域里只显示用户有权执行的操作类型,所以,用户的权限的不同,在常用操作区域里看到的操作类型也将不同。
对文件中心根节点具有管理权限的用户把鼠标放在空地时,常用操作区域内显示的操作类型包括新建文件夹、新建文件、权限管理、历史记录等,如下图所示:
类似于常用操作里内容的显示方法,鼠标右键里的内容也会根据用户执行的操作或者用户的权限的变化而变化。
当鼠标放在文件夹、文件以及空地等三个不同的地方时,鼠标右键里显示的操作类型也将随之发生变化。
此外,鼠标右键里只显示用户有权执行的操作类型,所以,用户的权限不同,在鼠标右键里看到的操作类型也将不同。
对文件中心根节点具有管理权限的用户在空地点击鼠标右键时,鼠标右键显示的内容如上图所示。
2.键盘操作
系统支持全选(Ctrl+A)、复制(Crtl+C)、移动(Crtl+X)、粘贴(Crtl+V)、删除(Delete)及重命名(F2)等常用的键盘快捷键操作。
二、文件夹操作
(一)操作文件夹
1.选定文件夹
在工作区,单击文件夹即可选定该文件夹。
2.打开文件夹
对文件夹具有列表以上权限的用户可以打开文件夹。
打开文件夹的方式有三种:
1)在工作区,双击文件夹,即可打开该文件夹;
2)点击工具栏上的“文件夹”按钮,进入“资源管理器”,在文件夹树上单击文件夹,即可打开该文件夹;
3)在工具栏的地址栏上输入文件夹在KASS中的路径,比如“/开始/研发部”,再按Enter键即可打开文件夹。
打开文件夹后,工作区将显示该文件夹下用户有权看到的所有文件夹或者文件。
3.新建文件夹
对文件夹具有上传以上权限的用户也可以创建子文件夹。
系统管理员可以在文件中心根节点下面根据组织的实际情况创建文件夹。
用户在KASS中新建文件夹的操作类似于用户在Windows的资源管理器里新建文件夹的操作。
在工作区的空白区域点击右键,选择“新建→新建文件夹”,即可完成文件夹的新建。
文件夹新建完毕以后,选定文件夹,功能区里的详细信息将显示出该文件夹的属性。
点击“详细信息”按钮,可以查看或修改该文件夹的属性。
4.复制与移动文件夹
在KASS内部,可以执行文件夹的复制与移动操作。
方式一、在文件夹上点击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“日常操作→复制(Ctrl+C)”,在详细信息区域下方将出现“粘贴板”;进入目标文件夹,点击粘贴板上的粘贴按钮即可完成文件夹复制。
复制操作支持键盘快捷键。
方法二、在拟复制的文件夹上点击鼠标右键,选择“日常操作→复制到文件夹…”时,在弹出的对话框中选择目标文件夹,然后点击“选择”按钮即可完成文件夹的复制操作。
文件夹的移动操作与复制操作类似。
需要注意的是:
(1)用户必须对被复制与移动的文件夹及所有下属节点具备相应权限。
(2)用户必须对目标文件夹具备上传权限。
5.删除文件夹
在KASS中管理员可以设置是否允许删除非空的文件夹。
文件夹管理员可以删除单个文件夹,也可以对多个文件夹同时进行删除。
在拟删除的文件夹上点击鼠标右键,选择“日常操作→删除(Delete)”,即可完成文件夹的删除。
删除文件夹时,系统会提醒用户确认“是否立即删除该文件/文件夹”,用户可以选择“移入回收站”,也可选择“立即删除”。
需要注意的是,用户需要对拟删除的文件夹拥有管理权限,才能够执行删除操作,否则系统将出现下图无效提示:
(二)管理文件夹
对文件夹具有“管理”权限的用户是文件夹管理员。
文件夹管理员可以管理文件夹的权限、查看文件夹的报表、订阅文件夹的消息,以及查看文件夹的日志。
1.权限管理
KASS把文件集中管理起来以后,通过“权限”来统一控制文件夹/文件的访问,即用户只能根据自己的“权限”来执行授权范围内的操作。
1)权限体系
KASS将用户对文件夹的权限分为不可见、列表、读取、打印、下载、上传、上传+读取、上传+打印、上传+下载、修改和管理等9种(打印权限需要在系统管理中开启)。
a.不可见:
不能查看文件夹。
b.列表:
可以查看和打开文件夹;子文件继承该权限后,权限为列表。
c.读取:
可以查看和打开文件夹;子文件继承该权限后,权限为读取。
d.打印:
可以查看和打开文件夹;子文件继承该权限后,权限为打印。
e.下载:
可以查看和打开文件夹;子文件继承该权限后,权限为下载。
f.上传:
可以查看和打开文件夹,可以创建子文件夹和子文件;子文件继承该权限后,权限为列表。
g.上传+读取:
可以查看和打开文件夹,可以创建子文件夹和子文件;子文件继承该权限后,权限为读取。
h.上传+打印:
可以查看和打开文件夹,可以创建子文件夹和子文件;子文件继承该权限后,权限为打印。
i.上传+下载:
可以查看和打开文件夹,可以创建子文件夹和子文件;子文件继承该权限后,权限为下载。
j.修改:
可以查看和打开文件夹,可以创建子文件夹和子文件,可以修改文件夹属性;子文件继承该权限后,权限为修改。
k.管理:
可以对文件夹执行所有操作,包括删除文件夹、管理文件夹。
上方高阶权限自动拥有低阶权限,不可见权限为最低阶权限,管理权限为最高阶权限,但上传权限与读取权限、上传权限与下载权限是平行关系。
此外,KASS中的权限可以进行继承。
如果文件夹的子节点与文件夹的权限一致,那么,通过权限的继承,文件夹管理员无需对子节点做任何设置,可以简化权限的管理。
其中,管理权限会强制继承到文件夹的所有子节点。
2)权限操作
a.在文件夹上点击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“管理→权限管理”,进入权限管理对话框。
一条权限具有用户/组、权限类型以及权限过期日等三个参数,分别表示拟赋予权限的对象、拟赋予的权限类型以及拟赋予的权限的有效期限。
b.添加用户/组。
单击“添加”按钮,系统将弹出组/用户选择对话框。
勾选拟赋予权限的组/用户前面的复选框,单击“确定”按钮,被选定的用户/组相将被添加至权限管理对话框。
c.设置权限类型。
单击拟修改的权限类型,系统将显示一张下拉列表,列出系统的权限类型供用户选择。
例如,赋予技术部这一“组”对技术部这一“文件夹”修改权限,同时赋予技术部经理对该文件夹的管理权限,见下图:
d.设置权限过期日。
权限过期日默认为永不过期。
权限过期日的设置方式与权限类型的设置方式类似。
权限过期日精确到天。
e.选择是否清除下级文件/文件夹权限。
清除下级文件/文件夹权限表示将下属的节点的默认权限全部设置为“同上级文件夹”,即清除所有子节点的特殊权限,从而确保所有的子节点的权限与当前文件夹的设置一致。
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