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员工财务制度
阿蒂朗丝(北京)国际贸易有限公司
财务制度
(员工财务制度)
2012年1月
前言
根据公司的业务特点和人事架构设计的财务制度,其目的是在保证公司资产安全的基础上,加强分管机制,最大程度上实现资产可用、可控,最终达到财务目标;本制度以中华人民共和国财政部颁发的《会计法》和《新企业会计准则》为前提制定,不存在有悖于国家政策的特殊条款。
本制度由财务管理、财务控制、财务核算、运营管理四方面组成,从基础的财务工作到资金的运营配置;从财务人员的工作职责到规范各部门的财务行为;涉及到公司各个部门的财务行为,公司各部门和员工在办理财务事务,均遵守本制度。
本制度根据现行人事架构、各部门行为规范及职责等事项制定,考虑到公司业务发展及资金运营,其核心制度在于财务控制及运营管理两大方面内容。
明确工作流程及分工的同时,实现符合实际情况的财务监控体系。
阿蒂朗丝(北京)国际贸易有限公司
财务部
2012.1
目录
阿蒂朗丝(北京)国际贸易有限公司财务管理制度4
第一章总则4
第二章支票管理4
第三章公章管理4
第四章合同管理制度5
阿蒂朗丝(北京)国际贸易有限公司财务核算制度7
第五章总则7
第六章采购管理制度及流程8
第七章费用报销制度8
阿蒂朗丝(北京)国际贸易有限公司运营管理制度8
第八章销售市场费用管理制度8
阿蒂朗丝(北京)国际贸易有限公司财务控制制度10
第九章总则10
第十章财务控制体系11
第十一章成本控制12
阿蒂朗丝(北京)国际贸易有限公司财务管理制度
第一章总则
第一条本制度旨在明确财务部门职责的同时规范公司财务工作,加强资产管理及监督等职能,使得财务管理行为有法可依,增强财务部门的独立运作能力。
第二条本制度由财务机构设置及岗位职责、支票管理、印章管理、会计档案管理及合同管理五部分组成,适用于财务部全体员工及涉及相关部门的办事人员。
第二章支票管理
●支票由出纳统一保管。
●支票使用时须有"支票领用单",经营运总监批准签字,然后将支票按批准金额封头,加盖印章、填写日期、用途、登记号码,领用人在支票领用簿上签字备查。
就公司目前实际经营状况,由支票使用人填制“支票领用单”以邮件形式发送总经理,总经理审批回复邮件给到财务部门后予以领用。
●凭支票存根,发票由经手人签字、会计核对(购置物品由保管员签字)、总经理审批,金额无误,完成后交财务部门。
会计统一编制凭证号,按规定登记银行帐号,原支票领用人在"支票领用单"及登记簿上注销。
●月底时,支票存根交付会计入账,如特殊情况无法入账,出纳应出具特殊说明。
●现就公司的实际运营情况,支票使用仅限于北京。
对于对外付款一率由财务部门以银行汇款方式或网银方式支付。
第三章公章管理
●公章统一由财务经理管理,按规定予以盖章。
●严格执行印鉴保管使用方面的管理制度,未经合法程序签订和未经评审的不得盖章,否则承担相应责任。
●经办人员进行盖章时,必须建立用印登记。
●不得以任何理由将印章外借。
●审批流程,使用人提出申请以邮件形式报营运总监审批,营运总监审批回复邮件至财务经理处,并在公章使用情况表上登记签字方可加盖。
第四章合同管理制度
第一条为维护公司合法经济利益,加强合同(或协议)管理,促使承办人员自觉地依法签订合同,严格地履行合同,实现公司对合同的规范化、程序化管理,结合公司的实际情况制订本制度。
第二条各主管部门、承办人员在遵守国家有关法律、法规的情况下,严格按照本制度,对合同进行全面管理,并接受公司的监督、检查。
第三条合同管理实行“统一归口、分级管理”的办法,各部门对合同的管理集中向营运总监负责。
二管理范畴
第四条 本办法管辖合同为:
1.经销商合同
2.商场合作合同
3.采购合同
4.劳务合同
5.专柜制作合同
6.物料合同
7.广告合同
8.借款融资合同
9.其他费用合同(租赁、物业、保险等)
三 合同管理机构
第五条合同由营运总监助理负责管理,同时扫描件交财务部统一归档,各部门合同管理由公司总经理统一把关,并由财务经理负责电子归档管理;各承办人员具体负责各自授权范围内合同的签订、履行等工作。
第六条财务部门的主要职责
1、妥善保管合同。
(租赁合同、直营门店合同,借款融资合同等)
2、妥善保管合同管理扫描版本。
3、妥善保管整理电子台账。
4、负责贴制合同印花税。
第七条合同管理人(营运总监助理)的职责
1、妥善保管合同(经销商合同、商场合同、采购合同、中区租赁合同、物料合同、专柜制作合同、广告合同等)
2、建立合同管理台帐
3、负责扫描合同交至财务部归档。
四 合同的签订
各部门签订合同、协议时,具体审批权限如下:
1、经销商合同由市场拓展部主管审核,报由营运总监审批。
2、固定资产采购合同、协议,要遵循货比三家原则,提交经营运总监审批,才可执行。
3、2000元以上、合同总额在10000元以上或月消耗在10000元的采购均必须签订合同。
采购合同、协议必须先由部门主管签字审批,再由总经理审批签字审批,才可执行。
4、辅助物料的采购合同、协议,由财务经理审核后,报总经理同意后执行。
(日常需用的生活及办公用品采购合同、协议,由营运总监审批)。
7、除上其他合同、协议经部门主管审核后,报营运总监审批。
8、合同、协议中的付款方式均须经财务部审核。
五 合同的台帐、归档
第八条 合同协议签订后,合同管理员应分类设立台帐,要求确实反映符合同签订、履行、变更和解除以及结算等情况。
第九条 台帐应包括合同编号、合同类别、双方签约人、价款、合同标的、签约日期、履行期限、履行情况、备注等。
第十条 合同管理人在建立台帐的同时,合同评审单以及合同履行过程中的往来信函、电报、电话记录等法律凭证,应登记编号,保存备查。
六 合同的履行、变更和解除
第十一条合同签订后,根据需要把合同副本发有关部门,正本按上述归口交合同管理人及时入账登记、编号、归档。
在合同生效后,由经办部门或经办人员负责根据合同要求的交货期及时列入生产计划、采购物资、收付货款,确保合同的履行。
第十二条在采购合同履行过程中,经办人如果发现对方发货数量、质量、价格、交货期限、付款期限等不符合国家有关规定及合同约定的,合同经办人员应当立即向对方提出书面异议。
第十三条在销售合同履行过程中,各业务员应严格执行现行销售政策和有关制度,发挥主观能动性、积极性。
第十四条如果因我方不能履行或不能完全履行时,合同经办人员应当及时以书面形式与对方联系,协商修改或中止合同,并限期答复以免影响信誉,给公司造成经济损失。
阿蒂朗丝(北京)国际贸易有限公司财务核算制度
第五章总则
财务核算制度主要针对日常财务工作中核算部门进行的规范,主要包括费用及运营费用等全体费用报销制度、固定资产的管理、存货的管理、财务报告及评价分析、收入、利润及利润分析等几方面的内容,财务核算以国家政策法规为基础,以合理高效利用资产、严格执行财务职责、以企业目标为最终目标为出发点而制定,适用于公司全体员工。
第六章采购管理制度及流程
第七章费用报销制度
一费用报销制度及流程
二出差审批程序
第一条因工作需要出差的人员,首先要填写<出差申请/审批单>(见附表一)。
写明出差计划时间、地点、事由、需乘飞机(软卧、自带交通工具和招待)的理由、计划金额。
第二条出差人持<出差申请/审批单>先由上级主管确认,报营运总监审批。
第三条各级审批人需签署是否同意出差的意见,包括:
是否同意乘坐飞机(乘坐航线)、是否同意带交通工具(路线)、是否同意招待(标准)等。
阿蒂朗丝(北京)国际贸易有限公司运营管理制度
第八章销售市场费用管理制度
1.总则
1.1销售费用为了实现销售收入而发生专项费用,本制度以运营资金管理制度为基础,结合运营管理办法对销售行为的一种规范,力求实现销售市场费用最有效的使用。
1.2本制度中的销售市场费用特指市场拓展部门的差旅费、交通通讯费、客户招待费、销售服务费;市场品牌部门的展览费、包装费、会议费、装卸运输费及市场推广等方面的费用开支;其相关部门的人员工资、福利费等销售用工费用在用工成本中规范。
2.费用预算
2.1销售费用预算
●本制度所指的销售费用包括:
指定商场进驻公关费用,由公司制定相应战略方案,锁定目标商场,根据目标商场的各项资源综合制定相应的销售费用预算。
此项预算由市场拓展部、市场品牌部、财务部共同商议制定。
由市场拓展部实施。
●本制度所指的销售费用还包括:
针对完成销售额度或者不可预见销售行为或者市场推广而发生的费用;此项费用为单项审批,由市场拓展部提出申请报总经理审批预算。
由市场拓展部实施。
●此项费用销售项目或市场行为一旦确认,部门主管及时出具费用预算明细表给财务部门,便于运营资金的合理配置。
只有经过预算的销售费用才能进行正常的支出与核算;如费用支出超过预算时,必须上报总经理审批后该项销售行为才能继续发生。
3.费用结算
3.1所有相关费用的结算必须遵循公司财务部费用管理规定及报销流程。
3.2销售费用支出必须有对应的销售计划,包括年度计划和月度计划。
年度计划规定当年的预算;月度计划规定当月的支出计划;只有在部门主管和总经理的签字确认后的销售费用才可报销并在月底结算。
如销售费用不在预算中或者超出预算金额,必须有营运总监总经理的确认的费用审批方可确认。
3.3为了方便财务统一结算及运营资金控制,销售费用以月为周期结算,实行本月发生本月结算的方式,出差等特殊情况除外,特殊情况需经营运总监总经理批准后方可报账及结算。
3.3月终了,财务部与市场拓展部对销售费用进行核对,做到账账相符,异常现象做到及时披露处理,销售费用需单独核算,有益于费用的归结与分配。
1.行为规范及注意事项
1.1合同规范
1.1.1销售合同遵循《合同管理制度》
1.2开票规范
1.2.1只有财务部门具有开据发票的权利,开据增值税专用发票由财务经理统一开掘;发票名称、票面金额、规格等都要与合同对应,财务经理有权利拒绝开据与合同不匹配的发票。
1.2.2按已签订的合同正常开票的销售发票,需月初同应收账款明细表(或商场对账单)一同递交给财务部,方便财务开票的时效性;非计划性收入开票应在销售确定后向财务部提出开据发票申请,与财务协商发票细则,力争开据同时满足双方要求的发票。
1.2.3发票一旦开出不随便给予退票处理,特别是隔月退票,因此销售人员要及时与客户核对发票日期及明细;财务部对已开出的发票进行退票处理必须由总经理的审批后方可执行。
4销售费用结算规范
4.1由于招待费用而产生的费用明细,尽量由培训费代替餐费、会议、礼品等费用;
4.2销售费用无对应发票时,尽量用办公用品、交通、差旅等发票代替礼品、餐费等发票,在审批单上注明实际发生及明细,以方便财务部门核算。
阿蒂朗丝(北京)国际贸易有限公司财务控制制度
第九章总则
●财务控制作为公司发展的竞争优势中的重要环节。
用于衡量经营活动的业绩和效果,以提高工作效率,实现经济效益,结合公司实际情况,制定本制度。
●基本任务是:
遵循财务战略、财务政策与基本财务目标,通过有效的制度形式强化对公司运营的财务活动的监测、督导与控制,以提高财务资源配置与使用效率。
●基本原则是:
以稳健经营为原则,建立健全公司财务控制制度,做到保障公司财务运营目标。
第十章财务控制体系
公司财务控制制度实行统一领导、集中管理、逐级授权的管理模式。
统一领导:
在财务政策、规章制度、财会业务等方面由营运总监统一安排与部署。
集中管理:
公司经营活动发生的财务收支由财务部集中调控管理。
逐级授权:
营运总监统一对部门经理授权,各部门在授权范围内开展各项经营活动。
第九条严格财务审批权限
第十条审批权限
1、公司所有开支都得由总经理审批签字后方能实现开支。
2、公司所有费用都得经由财务部审核。
3、一般员工费用报销由部门主管审核。
4、部门主管、经理报销费用由营运总监审核。
第十二条审批流程
提出报销费用或需审批项目——部门主管审核——财务部审核——运营总监审核——总经理审批签字——项目执行(报销费用)
第十三条报销时间规定
1.为方便财务部做出及时财务控制及分析,当月各项收支发生费用应当月审批报销,考虑到地域距离,次月30号最为迟报销期限,逾期费用公司不于报销。
第十一章成本控制
●各种成本费用发生最终都会导致公司资源的减少,结合本公司的实际情况,成本费用的控制其实主要就是各项费用的控制。
第一条生产成本控制
1、直接货品:
由市场拓展部根据需要以及销售情况,负责货品的进货。
市场拓展部下单——市场品牌部审核数量——报财务部审核——区域主管审批签字——总经理审批签字——市场品牌部负责联系进货——供应链入库管理——财务部上帐。
2、物料费用:
由市场品牌部根据产品销售需求以及市场推广需要提出申请——区域主管审核——总经理审批签字——财务部审核——市场品牌部实现——供应链入库验收——财务部上帐。
第二条用工成本控制
1、人工:
公司各部门人员工资及福利。
用工成本控制主要是根据人力资源要求及业务需求,对整体公司人员的控制。
第三条管理成本控制
公司财务部在会计年度的期初,组织公司各部门根据上年度费用实际情况,并充分考虑本年度将会发生的费用影响因素,编制详细的费用预算,作为各部门费用开支的依据。
对于预算内资金公司应实行责任人限额审批,限额以上资金实行集体审批,并严格控制无预算的资金支出。
●公司的房租、水电费为固定支出。
由财务部掌控,每月实报实销。
●差旅费支出:
详见差旅费管理办法
●业务费支出:
只有市场拓展部有业务招待费支出需求,其它部门需业务招待需提前报总经理审批。
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