第二章jc《Excel在财务管理中的应用》北邮Word下载.docx
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数据透视表(图)——记录数量众多、以流水账形式记录、结构复杂的工作表,为了将其中的一些内在规律显现出来,可将工作表重新组合并添加算法。
即建立数据透视表(图)。
数据透视表(图)能帮助用户分析、组织数据。
利用它可以很快地从不同角度对数据进行分类汇兑。
2知识拓展
拓展1:
在Excel2007中快速删除重复数据项
在Excel以前的版本中,可以通过“高级筛选”来删除重复记录,在Excel2007中不但保留了“高级筛选”这个功能,而更为值得注意的是Excel2007增加了一个“删除重复项”按钮,从而这项操作变得更加方便、快捷。
首先选择需要删除重复项的所有单元格。
如果是要对所有数据进行这一操作,可以任意选择一个单元格。
在工具栏中选择“数据”选项卡,再单击“排序与筛选”区中的“删除重复项”按钮。
在弹出的“删除重复项”对话框选择要检查的字段,最终将只对选中的字段进行比较。
这里选择后三个字段。
最后单击“确定”按钮,多余的重复项就被删除了。
拓展2:
怎样在Excel中筛选加粗的文字?
有时要在Excel中筛选加粗的文字,虽然Excel没有提供直接的方法,但可以先通过辅助列来确定单元格内容是否加粗,然后再对辅助列进行筛选,从而间接地筛选出加粗的文字。
判断单元格文字是否加粗可以用GET.CELL函数或自定义函数来进行。
下面以筛选图中A1:
A16区域的加粗文字为例,介绍在Excel2007中的操作方法:
方法一、辅助列+定义名称
用GET.CELL函数可以判断单元格格式,如加粗、倾斜、下划线等,但该函数只能用于定义的名称中。
1.选择B2单元格,按快捷键Ctrl+F3,在Excel2007中打开“名称管理器”,单击“名称管理器”中的“新建”按钮,打开“新建名称”对话框。
在“名称”后输入一个名称,如“cuti”,在“引用位置”后的文本框中输入公式:
=GET.CELL(20,A2)&
T(NOW())
GET.CELL函数的第一个参数为“20”,用于判断指定的单元格是否为粗体。
后面加上“T(NOW())”,是为了当工作表中的任意单元格进行计算时(或按F9键),该函数也能重新计算。
单击“确定”,然后关闭“名称管理器”。
2.在B2单元格中输入公式:
=cuti
然后拖动填充柄将公式填充到B3:
B16区域,如果A列文字为粗体,则公式返回TRUE。
3.筛选B列为TRUE的单元格,即可筛选出A列中的粗体文字。
方法二、辅助列+自定义函数
1.按Alt+F11,打开VBA编辑器,单击菜单“插入→模块”,在代码窗口中输入下面的代码:
FunctionBold(rCellAsRange)
Application.Volatile
Bold=rCell.Font.Bold
EndFunction
Application.Volatile方法将该自定义函数标记为易失性函数,这样当工作表中的任意单元格进行计算(或按F9键)时,该函数也将重新计算。
2.关闭VBA编辑器,返回到Excel界面。
在B2单元格中输入公式:
=bold(A2)
然后拖动填充柄,将公式填充到B3:
B16区域。
如果A列文字为粗体,则公式返回TRUE。
3.筛选B列。
注意:
如果公式输入完毕后,对A列中的某些单元格进行了加粗或取消加粗操作,上述两种方法中的公式不会立即自动刷新,这时按F9键刷新即可。
③案例分析
案例1:
怎样筛选第8位为“8”和“6”的手机号?
在Excel工作表中有一列手机号,怎样筛选出从左往右数第8位为“8”和“6”的手机号?
要在一列数值中筛选出某位置为指定数字的数据,有很多方法都可以实现。
例如用高级筛选、用辅助列+公式等方法,本文介绍用自动筛选的方法。
假如手机号码在A2:
A100区域中,要筛选出其中第8位为“6”和“8”的手机号,方法如下。
1.先将A列中的数值转换为文本。
由于在自定义自动筛选时要用到通配符(?
、*),而通配符无法应用于数值,故先将A列中的手机号转换为文本。
如果手机号原本就是以文本形式存储的数字,则跳过此步。
选择A列中的手机号码,在Excel2007功能区中选择“数据”选项卡,在“数据工具”组中单击“分列”。
在弹出的对话框中单击两次“下一步”,在“第3步”中选择“文本”,单击“完成”。
这样就将该列数值转换成文本。
2.对A列进行自定义自动筛选。
如果A1单元格没有出现筛选箭头,单击“数据→筛选→自动筛选”。
单击A1单元格中的下拉箭头,选择“自定义”,弹出“自定义自动筛选方式”对话框。
将第一个筛选条件设置为“等于”、“*6?
?
”,第二个筛选条件设置为“*8?
”,两个条件之间的关系设置为“或”,如图。
单击“确定”。
由于手机号都是11位,通配符“*”代表任意多个字符,“?
”代表单个字符,因而“*6?
”会筛选出第8位为“6”的号码。
Excel会将第8位为“6”或“8”的手机号筛选出来。
案例2:
Excel2007数据透视表应用实例
当大量的数据罗列在Excel2007表格中需要你分类汇总的时候,你想过如何处理么,你可能会想到“排序”,但是相同的数据如何只选一呢?
如图1。
图1
该表为某公司3个月的办公用品采购数据在Excel2007中的罗列,因为月月之间都有重复采购,所以存在大量的重复数据,我们现在需要将重复数据只保留一个,从形成一个办公用品价目表,以下我们通过Excel2007中的“数据透视表”来完成。
在菜单栏中进入“插入”选择“数据透视表”项,如图2——图3。
图2
图3
在“选择一个表或区域”中我们选择自己所需要的列,因为我们要做的是一个办公用品价目表,所以只需要“类别”“名称”“单位”“单价”四项,并在“选择放置数据透视表的位置”选择“新工作表”,所以如图4。
图4
点击“确定”如图5:
图5
在右侧“选择要添加到报表的字段”框中选择“类别”,在“选项”菜单中选择“字段设置”如图6。
图6
字段设置有两个选项卡,在“分类汇总和筛选”卡中选择“无”,在“布局和打印”选择“以表格形式显示项目标签”,然后点击“确定”。
在右侧“选择要添加到报表的字段”框中选择“名称”如图7。
图7
选择“名称”列从“办公桌”以下的数据,继续进行“字段设置”方法如前,当“单位”的“字段设置”结束后,在右侧选择“单价”项,即可形成如下表,如图8:
图8
看看,通过Excel2007的“数据透视表”得出汇总数据是不是很方便,如果大家觉得这个表看起来不舒服,还可以复制所有项,然后“选择性粘贴”就可以了,这样一个办公用品价格数据库就完成了。
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