文件归档立卷管理实施办法Word格式文档下载.docx
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公司的各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。
为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性以及增强公司档案的实用性和有效性,理顺任务流程,明确工作职责,杜绝资料流失,特制订本办法。
根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法规,特制定本办法。
本办法适用于惠州市新业建筑工程有限公司及下属各分子公司的文件资料管理维护和归档工作。
第一章资料文件归档和销毁管理流程
第一节档案管理体系
一、归档文件范围
归档范围包含:
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、投标资料信息、协议、合同、项目信息、通知等具有参考价值的文件资料。
二、档案分类整理
凡公司各部门在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件资料,必须按要求定期对自己所经办或保管的文件资料进行整理并移交公司档案管理部门归档保存,从而确保公司档案资料的完整性、延续性、真实性。
需归档立卷资料(包括但不限于):
1.公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);
2.工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、投标资料、竣工验收资料及竣工图纸;
3.公司各部门年度工作计划及资金计划;
4.公司签定的各类合同;
5.公司有效证照、证件、印章;
6.具有法律效力及保存价值的文件;
7.公司重要的会议材料,包括会议内容、参加人员、会议决议、会议总结、会议简报、会议记录等;
8.员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;
9.公司获得的社会荣誉资料;
10.其他有必要归档管理的资料。
包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。
三、文件整理要求
⒈对于不需归档且过期作废的资料、日常办公作废的文件、草稿、复印废页及文字废纸,磁盘、光盘、图纸等文件不得随意丢弃或扔垃圾桶内。
⒉对于需要归档且已完成的文件各部门应及时将已办理完毕、需归档的文件材料进行分类造册,移交公司行政人事部归档分类保管;
⒊对于需要归档但事项未完成的文件须妥善保管并先立卷后逐项归档,(期间每完成一个环节则将该环节的文件进行整理,属于其他部门继续办理的则移交,其他的反之则逐项进行归档。
)各部门必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。
⒋各部门向公司行政人事部提交备份档案时,要严格履行移交手续,按文件材料分类造册,并编制资料目录(一式两份),注明移交人,待公司行政人事部专人签收后各留存一份以备校核。
四、文件归档立卷
文件归档立卷的要求:
遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
具体应做到下述几点:
1.归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整;
2.在归档的文件材料中,应将每份文件的正本与附本、原件与复印件、请示与批复、发文与收文同卷存档;
3.卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;
正件在前,附件在后;
原件在前,复印件在后;
4.卷内文件应按排列顺序依次编写页号或件号。
装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;
不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号;
5.按各类档案资料的保密级别、保存期限,案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;
没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写:
没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;
卷内文件目录放在卷目。
第二节档案保密及维护
五、档案保管及期限
⒈文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。
长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下,三年以上;
⒉确定公司档案保管期限的原则;
①凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对公司有长远利用价值的档案,列为永久保管;
②凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管;
③凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为短期保管。
六、归档资料保密级别
⒈档案分一般档案和有密级档案两类。
档案密级分为绝密、机密二级。
档案的密级由档案提交人提议,行政人事部经理核定密级;
⒉有密级档案只许在档案室翻阅,不许带离本室;
有密级档案复制时,需经办公室主任(行政人事部经理)及总经理批准;
⒊有密级档案只限归档人使用,其他人员使用需经办公室主任(行政人事部经理)及总经理批准;
⒋对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任(行政人事部经理)鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。
七、资料档案借阅
⒈各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案需经本部门负责人批准,然后到档案管理部门填写档案调阅登记簿,方可借阅;
⒉公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任(行政人事部经理)批准;
⒊借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销;
⒋借阅档案的人员,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经办公室主任(行政人事部经理)批准;
⒌有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及总经理批准;
⒍借阅的档案使用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天;
⒎借阅人对档案要妥善保管,不得遗失与损坏;
⒏凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理。
第三节文件销毁方式及流程
八、无需归档文件销毁
1.在工作过程中形成的个人临时性草稿及文字废纸,由其本人通过碎纸机自行销毁;
2.在工作过程中形成的日常办公作废的文件、复印废页,需经部门负责人确认该资料已无保存价值的,由部门负责人或档案管理人员使用碎纸机进行破碎销毁;
3.日常工作过程中形成的过期作废的资料、办公文件(例如财务相关数据文件、合同协议废页或草稿、工程造价信息及投标工作相关信息、公司资信资料及下发或上报的各项文件等相关资料)、收文、发文、图纸等,必须上报部门负责人确认该资料已无保存价值的,再由部门负责人报公司总经理审批,总经理审批通过后由行政部门做好文件销毁记录,同时安排人员与上报销毁文件部门的人员(至少两人)一同进行销毁。
未经鉴定和批准的报废文件、资料任何人不得擅自进行销毁。
九、已过保存期限档案的销毁
1.公司行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁;
2.档案鉴定工作由行政人事部经理主持,有关部门参加,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见;
3.上报档案材料鉴定小组审定,并经公司总经理批准后,方可销毁;
4.销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。
(下册)
第二章电子文件归档和销毁管理流程3
第四节
制度体系和名词定义
3
十、制度体系3
第五节
电子文档管理制度
4
十一、档案管理部门4
十二、电子文件管理要求
十三、电子文件归档要求5
十四、电子文件分类整理
5
十五、电子文件归档范围
6
十六、电子文件鉴定
十七、电子文档更新及维护
第六节其他事项7
为了公司信息化建设需要,规范公司形成的电子文件的归档与管理工作,维护电子文件的真实性、完整性和有效性,确保电子文档的安全和信息可用性,充分发挥电子文档的凭据及参考作用,根据国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规,特制定本办法。
本办法适用于惠州市新业建筑工程有限公司及下属各分子公司的电子文件运行、管理和归档工作。
第二章电子文件归档和销毁管理流程
十、制度体系
制度体系是指公司现行所有规章制度及管理实施办法,按照国家颁布的标准和规则,划分为不同的管理部门而形成的内部和谐一致、有机联系的整体。
本文只描述电子文件归档和销毁相关内容,其中术语名词:
1.电子文件
电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于U盘、光盘、移动硬盘等载体,依赖计算机数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。
2.归档电子文件
归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
3.电子文件的归档
电子文件的归档是指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
4.电子文件的真实性
电子文件的真实性是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成的原始状况一致。
5.电子文件的完整性
电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
6.电子文件的有效性
电子文件的有效性是指电子文件应具备可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。
7.背景信息
背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
8.元数据
元数据是指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
十一、档案管理部门
公司须明确档案管理部门的负责人及档案管理人员,协调解决实际问题,为电子文档的保管、查验、复制提供支持。
档案管理部门应对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的清除与保管实行全过程管理并负责电子文件的日常管理、检查和分类保管、移交清除等工作。
十二、电子文件管理要求
1.公司各部门从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施。
将电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作纳入承办人的岗位职责中,以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
2.公司所有人员使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料,在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹,使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。
3.公司所有人员须到档案管理部门处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记;
档案管理部门须定时对本公司的电脑按照登记存放区域进行检查。
十三、电子文件归档要求
电子文件的归档可分为两步进行,对实时进行的归档先做归档立卷,然后定期完成收集归档,其基本要求是:
1.电子文件归档收集由经办人完成,办理完毕的电子文件要注明标识;
2.将归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上;
3.归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的背景信息及元数据;
4.电子文件承办人应根据归档范围,在电子文件产生时就对应归档电子文件标注一定的标记(文件题名、形成日期、编号等);
5.特殊格式的电子文件(非通用格式),归档时应在存储载体上同时备份或注明相应查看软件;
6.更新计算机系统或软件时要先将数据转移或备份并做好数据更新记录。
十四、电子文件分类整理
各部门在主要职能活动中产生的电子文件,凡具有查考利用价值的均应定期打包整理,并及时转移归档。
电子文件稿按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件,包括但不限于:
1.草稿及临时备份文件
草稿及临时备份文件是指使用计算机起草文件时形成的电子文件以及软件自身生成的临时备份文件,内容记录了文件的修改结果,有重要凭证、依据价值,收集时需落实必要的签字手续,明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者;
2.正式电子文件
正式电子文件是指将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕,能行使其文件的职能,其标识应以正式文件文号注明。
十五、电子文件归档范围
电子文件的归档范围参照公司制定的各门类档案纸质文件归档范围。
此外,还应将各部门形成的有重要参考利用价值的文件收集积累归档。
(电子文件归档范围附后)
十六、电子文件鉴定
电子文件的鉴定工作是指对电子文件真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、划定保管期限等。
各部门经办人员对归档的电子文件要进行文件真实性、完整性、有效性检验,发现问题及时采取补救措施。
归档电子文件需检验后方可移交,检验项目如下:
1.有无遗漏资料或数据等相关信息文件;
2.检查文档有无病毒或文件损坏;
3.归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续;
4.核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;
5.对特殊格式的电子文件,应注明相关的软件名称、版本信息及操作手册等;
6.凡检验不合格的,应及时重新制作。
1.随着计算机技术和设备的发展更新,设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;
如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作;
2.库存电子档案要在完整、准确性有保障的前提下,同步转换更新复制;
3.对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制;
4.随着系统设备更新或系统扩充,应及时对归档电子文件进行迁移操作。
第六节其他事项
1.公司所有电脑均需设置登陆密码,未征得部门负责人或上级领导的同意任何人不得擅自将公司电脑设备让非本公司人员使用;
2.局域网内部文件共享时需设置访问密码或设置文件夹访问权限;
3.日常工作时所产生的扫描件应在扫描完成后直接剪切转移到自己的移动数据载体上或使用完后将其从该部带有扫描仪的电脑上清除;
4.电子文件归档后,档案人员、网络管理人员及时清理计算机或网络上重复的电子文件。
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