烨辉连锁总部质量管理操作流程定稿Word格式.docx
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2013.09.10
批准日期:
2013.09.13
执行日期:
2013.09.15
版本号:
01
变更内容
变更原因
1.目的:
为了保证公司质量管理体系能正常有效地运行,以满足质量过程控制。
2.适用范围:
本程序适用于公司质量管理体系的内部审核。
3.责任人:
各部门负责人
4.操作程序:
4.1有关定义:
4.1.1质量管理:
是指在质量方面指挥和控制组织的协调活动。
4.1.2质量管理体系:
是指在质量方面指挥和控制组织的管理形式。
4.2.3质量管理体系审核:
是指对质量管理体系要素进行审核和评价,确定质量管理体系的有效性,对运行中存在的问题采取纠正措施。
从而确保质量管理体系的适用性。
4.2.3.1质管部是质量管理体系内部审核的主管部门,在质量负责人的领导下,负责编制审核计划,牵头组织审核活动。
4.2.3.2质管部根据计划,组织内部审核员执行审核活动。
4.2.3.3审核中发现的问题,由审核组提出报告并下达纠正措施通知单,责任部门及时采取纠正措施。
4.2.3.4审核工作每年年底组织一次,在质量管理体系关键要素发生重大变化前进行内部审核。
例公司所处内、外环境发生较大变化时;
当国家有关法律、法规和规章有较大的更改时;
企业方针、目标、机构人员设置、经营结构发生较大变化等情况及申报GSP现场认证前期应进行内部审核。
4.2审核范围:
4.2.1每年底对影响药品质量和服务质量的职责和职能、人员和设施设备、过程管理等因素进行一次全面审核。
4.2.2如发生因药品质量引起的重大质量事故而造成严重后果的,应组织专项内部审核。
4.2.3服务质量遭到客户投诉新闻曝光,造成不良影响时,也应进行专项内部审核。
4.3审核内容:
4.3.1质量管理的组织机构及人员;
4.3.2部门和岗位职责及企业的质量管理制度和工作程序的执行情况;
4.3.3过程管理,包括药品采购、收货、验收、储存、保管、养护、销售、出库、复核、配送、运输、销售和售后服务等。
4.3.4设施设备,包括营业场所、仓储设施及其设备。
4.3.5售后客户服务及外部环境评价。
4.3.6质量风险的控制措施。
4.4评审依据:
《药品经营质量管理规范》(GSP)及实施细则。
4.5审核程序:
4.5.1质量管理部负责编制年度评审计划。
4.5.2质量负责人审批年度评审计划。
4.5.3评审小组组长评审实施计划,公布《质量管理体系内审计划表》。
4.5.4评审小组组长组织成员召开评审会议,要求分组进行现场检查。
4.5.5各组按分工责任展开检查,填好《质量管理体系内审检查记录表》。
对存在问题提出整改意见,写出检查结果,交质量管理部。
4.5.6评审小组组长根据各小组检查结果,组织成员进行综合评审,填好《质量管理体系内审评审记录表》,汇总存在问题,提出整改意见,下发《质量整改意见通知书》限期整改,到期进行跟踪检查落实情况。
4.5.7受审部门在整改期限内上交《问题改进和整改措施跟踪记录》
4.5.8质量管理部将评审计划、检查记录、评审记录、整改报告等资料按顺序规范整成册,归档保存。
4.5.9审核会议记录的内容应包括:
日期、参加人、会议内容、经理决定等,并有参加会议者签名。
4.5.10审核档案应包括:
《质量管理体系内审计划表》、《质量管理体系内审检查记录表》、《质量管理体系内审凭审记录表》、《问题改进和整改措施跟踪记录》等。
5.支持性文件:
《质量否决权制度》、《质量管理制度的检查、考核制度》等
企业负责人审批、下发
编制检查表
召开预备会
质管部编制审核计划
6.流程图:
依据质量文件
符合
编写评审报告
对质量体系运行进行检查、评审
缺陷项目
下发整改通知、限期整改
制定纠正措施
质管部跟踪检查
相关部门整改
建立内部评审档案。
药品采购程序
WXYH130934
1.目的:
加强对供货单位的合法资格、采购品种、质量的审核,确保所购药品的质量。
2.适用范围:
本程序适用于药品采购审核的过程。
3.责任部门、责任人:
采购部、质管部、质量负责人。
4.操作程序:
4.1编制采购计划:
4.1.1采购员进行市场调研,结合公司库存结构及实际销量、季节气候的变化等编制采购计划表,交采购部部长审批。
4.1.2质管部在接到采购计划后,以药品质量作为重要依据,对具体品种及其货源渠道进行审核。
4.1.3企业负责人依据质管部意见等综合情况,对采购计划审查批准。
4.2确定供货单位的合法资格和质量信誉:
4.2.1对首次供货单位(首营企业:
采购药品时,与本企业首次发生供需关系的药品生产或者经营企业)应索取加盖公章的合法证照复印件,仔细审核其经营方式、经营范围、证照内容是否一致,是否在有效期内。
4.2.2采购部填写《首营企业审批表》附首营企业加盖公章的年审的营业执照;
《药品生产企业许可证》或者《药品经营许可证》复印件;
《药品生产质量管理规范》认证证书或GSP认证证书复印件;
相关印章、随货同行单(票)样式;
开户户名、开户银行及账号,《税务登记证》和《组织机构代码》复印件交质管部审核合格后,报质量负责人审批,方可发生业务来往。
如审核不合格,则不得从该企业进货。
必要时还要由采购部1人会同质管部2人对供货企业的质量保证体系和履行合同能力进行实地考察后再作决定。
4.2.3质管部建立首营企业审核档案并归档。
4.3签订有明确质量条款的质量保证协议,并载明“协议在《药品生产许可证》、《进口药品注册证》、《药品经营许可证》的有效期内生效”,协议要加盖双方公章,并有双方法人签名,法人不能签名的有授权代表人签字,并有授权书。
质量保证协议内容包括:
明确双方质量责任;
供货单位及应当提供符合规定的资料且对其真实性、有效期负责;
供货单位应当按照国家规定开票发票;
药品质量符合药品标准等有关要求;
药品包装、标签、说明书符合有关规定;
药品运输的质量保证及责任;
质量保证协议的有效期。
4.4对与本公司进行业务联系的供货单位销售人员,采购部要索取加盖供货单位公章原印章的销售人员身份证复印件;
加盖供货单位公章原印章并有法人签章或者签名的授权书原件,授权书应当载明被授权人姓名、身份证号码,以及授权销售的品种、地域、委托期限,供货单位及供货品种相关资料等,交质管部审核合格后方可洽谈业务。
4.4.1质管部建立供应单位销售人员档案并及时更新,保证合法资质持续有效。
4.5购进首营品种(是指本企业首次采购的药品),采购部填写《首营品种审批表》附加盖供货单位公章原印章的药品生产或者进口批准文件复印件交质管部审核合格后,报质量负责人审批,方可发生业务来往。
4.5.1从药品生产企业购进首营药品的,应索取以下材料:
《药品注册批件》或《药品
再注册批件》、《药品补充申请批件》、药品注册批件的附件(质量标准、说明书、药品
包装)、《进口药品注册证》、《医药产品注册证》或《进口药品批件》、《进口准许证》、《生物制品批签发合格证》、《进口药材批件》、《药品检验报告书》、《进口药品检验报告书》、《进口生物制品检验报告书》等。
4.5.2从江苏省外药品经营企业购进首营药品的,应索取以下材料:
《药品注册批件》
或《药品再注册批件》、《药品补充申请批件》、药品注册批件的附件(质量标准、说明
书、药品包装)、《进口药品注册证》、《医药产品注册证》或《进口药品批件》、《进口准许证》、《生物制品批签发合格证》、《进口药材批件》、《药品检验报告书》、《进口药品检验报告书》、《进口生物制品检验报告书》等。
4.5.3从江苏省内药品经营企业购进首营药品的,应索取以下材料:
《药品注册批件》或
《药品再注册批件》、《药品补充申请批件》、《进口药品注册证》、《医药产品注册证》或《进口药品批件》、《进口准许证》、《生物制品批签发合格证》、《进口药材批件》等。
4.5.4如有商品名还要有商品名批件。
4.5.5质量部建立首营品种审核档案并归档。
4.5.6企业对实施电子监管的药品应做到无码不购。
药品包装上中国药品电子监管码
标识应符合规定。
4.5.7当地的物价备案件复印件。
4.6采购部签订有明确质量条款的购货合同,合同中应明确以下质量条款。
4.6.1药品质量符合质量标准和有关质量要求。
4.6.2整件包装的药品应附产品合格证。
4.6.3药品包装和标识应符合有关规定和货物运输要求。
4.7双方必须履行合同中的质量条款,采购的药品必须有合法的票据,做到货、票相符。
4.7.1供货单位提供的发票应当列明药品的通用名称、规格、单位、数量、金额等;
不能全部列明的,应当附《销售货物或者提供应税劳务清单》,并加盖供货单位发票专用章原印章、注明税票号码。
4.8.采购部应及时通知配送中心做好收货、验收准备。
实际到货品种、数量与进货指令不相符时,采购部应及时调整采购订单或通知配送中心拒收。
4.9采购部将合同整理建档,并作好《药品采购记录》(记载药品的通用名称、剂型、规格、生产厂家、供货单位、采购数量、采购价格、采购日期等,采购中药材、中药饮片的还应注明产地),记录保存至药品失效期后一年,但至少应保存五年。
5.支持性文件:
《首营企业和首营品种审核制度》、《药品采购管理制度》、《供货单位、供货单位销售人员等资格审核的规定》
6.流程图
以质量为依据
:
对供货企业和品
种、厂家进行审核
将拟采购计划
采购部编制采购计划
根据市场调研、公司库存及
对供货企业和品种厂家进行审核
总经理审批
质管部审核
实际销量及季节气候变化
非新业务联系人
非首营企业
索取相关资料
新的业务联系人
审核其合法资格
附审核资料
索要首营企业资料
首营企业
填写首营企业审批表
非首营品种
首营品种
附首营品种资料
采购部填写首营品种审批表
索要首营品种资料
首营生产企业
质量负责人审批
采购部核定价格
质管部将首营品种资料整理建档。
首营经营企业
签定质量保证协议
质管部将首营企业和业务联系人员资料整理建档。
签定明确质量条款的购货合同
是首营品种
按合同进货
采购员将合同整理建档。
建立真实完整的购进记录
作好采购记录
药品收货和验收程序
WXYH130935
1.目的:
为了加强药品入库的质量验收、保证购进药品数量准确、质量合格。
2.适用范围:
本程序适用于购进和门店退回药品验收的全过程。
3.责任人:
药品收货员、验收员。
4.操作程序:
4.1收货员先核实运输方式是否符合要求,查看外包装是否异常,运输工具是否密闭,是否有雨淋、腐蚀、污染等可能影响药品质量的现象,根据运输单据所载明的启运日期,检查是否符合协议约定的在途时限,并对照随货同行单(票)和采购记录核对药品,做到票、帐、货相符。
清点件数登记《供应商来货登记表》并指挥供货单位将药品放在待验区并按拼件、整件分开堆码,然后凭随货同行单(票)通知验收员进行质量验收,验收员再从电脑中提取采购记录进行核对,如发现到货数量、价格等项目与采购记录不符应及时通知采购部,确认清楚后方可验收,并按批号逐批抽样检查。
4.2到货交接时,若发现到货数量短缺,而其它项目均相符时,收货员、验收员应注明实际接收到的数量。
4.2.1收货员核实随货同行单(票)的合法性,随货同行单(票)应当包括供货单位、药品的通用名称、剂型、规格、生产厂商、批号、效期、数量、收货单位、收货地址、发货日期等内容,并加盖供货单位药品出库专用章原印章。
4.2.2收货员对符合收货要求的药品,放置于待验区,通知验收员验收。
4.3验收药品应按照药品批号查验同批号的检验报告书。
供货单位为批发企业的,检验报告
书应加盖其质量管理专用章原印章。
检验报告书的传递和保存可以采用电子数据形式,但应当保证其合法性和有效性。
4.3.1药品验收应查验同批号的检验报告书。
普通药品查验同批号的出厂检验报告书,批签发生物制品查验生物制品批签发合格证,进口药品查验进口药品检验报告书,进口药材查验进口药材检验报告书,进口批签发生物制品查验口岸药品检验所核发的批签发证明。
4.3.2从生产企业购进药品,验收员应查验出厂检验报告书原件;
从批发企业购进药品,验收员应查验加盖供货单位质量管理专用章原印章的检验报告书原件或复印件。
4.3.3采用电子数据形式传递和保存检验报告书,验收员应确认其合法性和有效性。
4.3.4无同批号检验报告书的,应当及时向供货单位查询,未得到确认前药品暂放退货区,没有则拒收。
4.4应当按照验收规定,对每次到货药品进行逐批抽样验收,抽取的样品应当具有代表性。
4.4.1同一批号的药品应当至少检查一个最小包装,但生产企业有特殊质量控制要求或者打开最小包装可能影响药品质量的,可不打开最小包装。
4.4.2破损、污染、渗液、封条损坏等包装异常以及零货、拼箱的,应当开箱检查至最小包装。
4.4.3外包装及封签完整的实施批签发管理的生物制品,可不开箱检查。
4.4.4封口不牢、标签污损、有明显重量差异或外观异常等情况的,应当加倍抽样检查。
4.4.5同一批号药品整件数量在2件及以下的,应全部抽样;
整件数量在2-50件的,
至少抽样3件;
整件数量在50件以上的,每增加50件至少增加抽样1件,不足50件的按50件计。
4.4.6开箱检查应从每整件的上、中、下不同位置随机抽样至最小包装,每整件药品中至少抽取3个最小包装。
到货的非整件药品要逐箱检查,对同一批号的药品,至少随机抽取一个最小包装进行检查。
4.5验收人员应当对抽样药品的外观、包装、标签、说明书以及相关的证明文件等逐一进行检查、核对;
验收结束后,应当将抽取的完好样品放回原包装箱,加封并标示。
4.5.1验收员应按照验收管理制度或规程进行采购来货、门店配送退回药品的验收。
4.5.2验收员应查验药品的外观、包装。
检查破损、污染、渗液、封条损坏、外观信息和式样、外包装、中包装、销售包装等,必要时与药品质量档案进行比对确认。
中药
材必须有包装,中药饮片包装应与药品性质相适应。
4.5.3验收员应查验标签、说明书。
标签、说明书的内容、格式、标识、警示语、印刷等应符合《药品说明书和标签管理规定》规定。
4.5.4验收员应查验相关的证明文件,如检验报告书、注册证、批签发证明、进口准许证、进口批件等。
4.5.5药品整件包装中应有产品合格证。
4.5.6进口药品包装的标签应以中文注明药品的名称、主要成份以及注册证号,并有中文说明书。
4.5.7验收员查验结束应将抽取的完好样品放回原包装箱,并加封签、标示。
4.5.8一般药品应在到货24小时内验收完毕,因特殊情况不能按时验收的应上报配送中心部长、采购部、质管部经审批同意后存放在待验区,并确保药品质量,验收最迟不能超过72小时。
4.6含麻黄碱类复方制剂随到随验并登记《含麻黄碱类复方制剂验收专册》。
4.7验收员做好验收记录,并在验收记录上签署姓名和验收日期,验收不合格的药品应拒收注明拒收原因,上报采购部、质管部、财务部;
拒收药品暂放退货库,等待质管部处理。
4.7.1验收记录应保存至药品有效期后1年,但不得少于5年。
4.8验收记录内容包括:
药品通用名称、剂型、规格、批准文号、批号、生产日期、有效期、生产厂商、供货单位、到货数量、到货日期、验收合格数量、验收结果等。
中药材验收记录内容包括:
品名、产地、供货单位、到货数量、验收合格数量等。
中药饮片验收记录内容包括:
品名、规格、批号、产地、生产日期、生产厂商、供货单位、到货数量、验收合格数量等,实施批准文号管理的中药饮片应记录批准文号。
门店配送退回的验收记录内容包括:
药品通用名称、规格、批准文号、批号、生产日期、有效期、生产厂商(或产地)、数量、退货门店、退货日期、退货原因、验收日期、验收结果和验收人员签字等。
4.9验收时应对药品的数量、包装、外观质量以及有关要求的证明或文件进行逐一检查:
4.9.1数量验收:
检查来货与随货同行单(票)上的药品通用名称、剂型、规格、生产厂商、批号、效期及数量是否相符。
4.9.2验收整件包装中应有产品合格证;
包装和标识符合有关规定和储运要求。
4.9.3药品整件外包装应牢固耐压。
标识要符合药品性能和运输要求,大包装标签内容应包括:
药品通用名称、规格、生产批号、生产日期、有效期、贮存、包装、批准文号、生产企业等。
4.9.4对药品内外包装、标签、说明书、标识及有关要求的证明文件进行检查。
4.9.5直接接触内包装的外包装标签内容包括:
药品名称、成份、规格、适应症、用法、用量、贮存、不良反应、禁忌症、注意事项、包装、生产日期、生产批号、有效期、批准文号及生产企业,由于包装尺寸,不能证明不良反应、禁忌症、注意事项的,均应注明“详见说明书”字样。
4.9.6药品每个最小销售单元的包装必须按规定印有标签并附有说明书;
药品内包装要求清洁、干燥、封口严密、无渗漏、无破损,需要避光保存的应采用遮光容器。
内包装标签内容应包括:
药品名称、规格、适应症、用法用量、贮存、生产日期、生产批号、有效期及生产企业,由于包装尺寸无法全部注明的必须注明药品名称、规格和生产批号(如安瓿瓶、西林瓶)。
4.9.7药品的说明书内容应包括:
通用名称、成分、性状、规格、适用证、用法用量、不良反应、禁忌、注意事项、贮藏、包装、有效期、批准文号、生产企业以及相应的警示语,核准和修改日期等。
4.9.8验收外用药品、处方药和非处方药时,其包装、标签或说明书上要有规定的标识和警示语或忠告语。
4.9.9对药品的外观质量验收:
根据药品质量标准中规定的性状和实践经验检查药品的性状、颜色是否相符。
如果水针剂变色;
片剂出现花斑、裂片、霉变;
胶囊熔化、粘连;
颗粒剂结块;
糖浆霉变、渗漏等均为不合格品。
4.9.10验收首营品种必须有加盖该厂质量管理部门专用章原印章的该批号的出厂检验报告单。
4.9.11验收进口药品还应附加盖供货单位质量管理机构原印章的《进口药品注册证》(港、澳、台产品应有《医疗产品注册证》)、《进口药品检验报告书》复印件。
其包装的标签应以中文注明药品的名称、主要成份及“进口药品注册证号”或“医药产品注册证号”,并有中文说明书。
4.9.12验收按批签发管理的生物制品应索取符合规定盖有供货单位质量管理机构原印章的《生物制品批签发合格证》。
4.9.13验收时应小心拆封,以免破坏封条,验收完毕后应尽量恢复原包装,在外包装上贴上盖上公司质量验收专用的“检”字章,并用胶带封口。
4.9.14验收合格后,将验收数据录入电脑,生成质量验收单(核对入库金额和拒收金额与随货同行单(票)相符后,打印验收入库单,交一联经配送中心保管员入库,其它两联和送货凭证一并交采购员和财务部。
4.9.15验收时应按品种分别验收、验收完一个品种,清场后再验收另一个品种,严防混药事件。
4.10中药饮片的验收:
根据国家药品质量标准和江苏省中药炮制规范对中药饮片进行质量验收。
4.10.1验收中药饮片时,应有包装,并附有质量合格的标志,每件包装上中药材应标明品名、产地、发货日期、供货单位;
中药饮片应标明品名、生产企业、产地、生产日期等,实施文号管理的还应标明批准文号。
4.10.2检查中药饮片是否有霉变、生虫、泛油等变质现象及掺杂情况。
4.10.3检查中药饮片中灰尘杂质和非药用部位含量是否超标。
4.10.4凭经验判断中药饮片的水份含量不得超标。
4.10.5用传统的眼观、鼻闻、口尝、手摸、水试、火试等方法对中药材和中药饮片的形、色、气、味、质地、断面进行鉴别,区别其真伪、优劣及规格等级。
4.11药品入库前按规定对实施电子监管的药品进行扫码,并及时将数据上传至中国药品电子监管网系统平台。
4.11.1实施电子监管的药品在入库前执行“有码必扫,扫后即传”,并及时完成药品电子监管码的数据采集、核注上传。
4.11.2企按规定登录使用中国药品电子监管网,及时处理未勾兑、勾兑不符、库存报损报溢等预警信息,并制定相应的纠正和预防措施,防止类似预警再次发生。
不能处理的预警应查明原因,汇总上报监管部门。
4.11.3对未按规定加印或者加贴中国药品电子监管码,或者监管码的印刷不符合规定要求的,给予拒收。
药品电子监管码信息与药品包装信息不符的,先向供货单位查询,未得到确认之前不得入库。
4.11.4药品电子监管码信息与药品包装信息不符的,给予拒收。
4.12验收时发现进货手续不全、与购货合同不符、未按规定加印或者加贴中国药品电子监管码、药品电子监管码的印刷不符合规定的药品、药品电子监管码信息与药品包装信息不符或发现质量问题时,有权拒收,并填写《药品拒收报告单》,上报质管部、采购部、财务部,拒收药品暂放退货库,由质管部审批后拒收药品交予退货员走退货程序。
4.13每季度汇总、上报验收质量信息。
《药品收货和验收管理制度》
6.附录
6.1标签有药品通用名称、成份、性状、适应症或者功能主治、规格、用法用量、不良反应、禁忌、注意事项、贮藏、生产日期、产品批号、有效期、批准文号、生产企业等内容;
对注射剂瓶、滴眼剂瓶等因标签尺寸限制无法全部注明上述内容的,至少标明药品通用名称、规格、产品批号、有效期等内容;
中药蜜丸蜡壳至少注明药品通用名称。
6.2化学药品与生物制品
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