办公室管理条例.docx
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办公室管理条例
7、行政管理制度:
一)
办公室管理条例
第一章总则
第一条、办公室是公司开展经营管理的场所,为塑造整个办公环境良好的工作氛围、提高办公室的工作效率,公司所有员工在其中必须遵守一定秩序和纪律,并按照一定规范进行日常工作。
第二条、本管理条例自公布之日起起执行,解释权属综合管理部,未尽事宜另行立项。
第二章行政条例
第三条、公司员工应遵守国家法律法规,遵守社会公德,在工作中以公司利益为重,兢兢业业、自爱自律、团结互助、爱岗敬业、务实创新,不断在发展完善自己,为公司的发展愿景而实现自己的人生价值;
第四条、企业文化:
1)、企业精神:
敬业、务实、合作、创新;
2)、公司口号:
倡导终生学习、传播优秀文化。
第五条、办公形象:
公司员工在办公室应做到衣着整洁大方、举止文明、坐立端正、谈吐文雅、待人热情、讲究礼貌。
第六条、办公行为规范:
(1)上班时间内不准大声喧哗,不准串岗闲谈;不得讲粗话痞话,
任何员工不得坐在办公桌上,接听电话要有礼貌;
(2)公司所有员工上班衣着整洁、统一佩戴工作牌。
(3)讲究卫生,维护环境清洁,不准随地吐痰、倒水,不准乱扔纸屑、杂物;不准在办公室(包括展厅和仓库)内抽烟;
(4)上班时间内,任何员工不得做与工作无关的私事,不得上与工作无关的网站,不得用公司电话打私人电话聊天;
(5)坚持办公环境整齐,个人办公用品须摆放整齐,办公时不用的文件、资料放入柜内,下班时桌面收拾干净;办公桌椅不得随地移动、搬迁;属个人保管的公司财产由本人负责管理,破坏或丢失者照价赔偿;
(6)坚持勤俭办公,节约水电、节约办公用品,下班时,关好自己的电脑,各部门应安排人关好所有的水、电开关;员工应爱护一切公共财产及设施,不得任意损坏,更不得据为已有;
(7)办公保密,公司员工切实保守公司一切秘密(业务秘密、薪资秘密、文件秘密、财务秘密等),员工下班后应锁好自己保管的文件、资料,不该看的资料不看,不该打听的事情不打听。
非专业人员不得随意动用电话总机、网络信息总机、传真机等设备;
(8)公司员工应如数如质完成自己份内工作,做到日事日毕,日清日高,不断提高工作效率;
(9)注意安全,落实防火、防盗、防风措施,及时消除各种隐患,确保整个办公区域安全;
第三章 人事条例
第七条、人员聘用:
公司聘用年满十八周岁,身体健康,无不良行为或犯罪纪录的合法公民;新员工到职时需如实填写<<入职申请表>>并交相关证件于人事部审核,经综合管理部及各用人部门对其进行面试、考核通过后,由人事部对其定职定薪并建立完整人事档案后,方可入职。
原则上,新进员工试用期为三个月,试用期满时,公司与其签订<<劳动合同>>和<<限职保密>>后,方可转正为正式员工。
第八条、上班时间:
上午8:
30—12:
00下午14:
00—18:
00
工作日制:
每周五天工作制(视公司业务发展情况而定)
休息日各部门必须安排人员值班。
第九条、考勤:
公司所有员工原则上都应打卡上、下班,考勤卡纪录将作为员工每月工作日核算依据。
公司员工须准时上、下班,上班不打卡者作旷工处理,凡超过或提前五分钟上、下班者,作迟到、早退处理。
任何人不得托人或代人打卡;有外勤现象不能打卡者,事后找本部门经理签补,任何员工每月只能签卡三次,超过三次者作无效签卡处理。
第一十条、加班:
原则上,公司员工应在工作时间内完成自己的工作任务,确因工作需要 加班者,应先由部门主管提出申请,并填写《加班申请表》,报部门经理审核,由综合管理部核准。
加班后,公司将按对等时间安排调休或按薪资规定发放加班费。
第一十一条、假期:
除国家法定假日外,员工请假须填写《请假单》,按《员工考勤制度》规定报相关上级批准后方可请假,假期完毕后应准时到综合管理部销假,没销假者,按旷工论处。
第四章奖惩条例
第一十二条、1、按照公司相关制度精神,为达到奖优罚劣、奖勤罚懒,鼓励公司员工积极创新,不断完善,提高效率的目的,特制订以下奖惩条例:
奖励种类及相应奖金:
嘉奖(50-100)、小功(150-300)、大功(350-500)
惩罚种类及相应罚金:
警告(10-100)、小过(150-300)、大过(400-2000)
辞退(按造成经济损失计算)
2、相应的奖惩与当月的绩效直接挂钩。
3、奖惩表:
奖励
行为表现
行政表彰
经济奖励
1维护公司声誉和利益,扩大公司影响显著者
大功
350—500
2改进工作方式(流程),提高工作效率使公司受益显著者
大功
350—500
3保障公司利益,维护公司财产,为公司挽救重大损失者
大功
350—500
4维护员工安全,冒险执行任务,确有功绩者
大功
350—500
5其他对公司有重大功绩者
大功
350—500
6开源节流,为公司节约物料降低成本,缩短工作流程者
小功
150—300
7对公司营运或管理制度提出合理建议,经采纳实施有成效者
小功
150—300
8对违规或损害公司利益行为检举得当,使公司免受损害者
小功
150—300
9遇有事故发生,勇于处置得宜,使公司免受或减少损失者
小功
150—300
10工作勤奋,任劳任怨,认真负责,能适时完成重大或特殊任务者
嘉奖
50—150
11品德端正、廉洁奉公,敢于抵制不良行为者
嘉奖
50—150
12能不断提高工作效率,增加工作业绩显著者
嘉奖
50—150
13忍受勉为困难、肮脏难受之工作足为楷模者
嘉奖
50—150
14其他值得表彰且有益于公司的行为须嘉奖者
嘉奖
50—150
惩罚
行为表现
行政处分
经济处罚
1无视公司规章制度,对本职工作严重失职,并使公司利益、信誉严重受损者
辞退
经济赔偿
2一月中旷工超过三天或累计达五天以上者
辞退
3贪污受贿、假公济私、打架斗殴、赌博酗酒、聚众闹事给公司造成重大损失者
辞退
经济赔偿
4品德败坏,偷盗、赌博,给公司造成严重不良影响或损失者
降级或
辞退
经济赔偿
5不求上进,经确认不能胜任本职工作者
辞退
6泄露公司业务机密给公司带来不良影响或重大损失者
大过
400-2000
7利用公司名誉在外招谣撞骗,致使公司名誉受损者
大过
400-2000
8其他给公司带来重大损失的行为但不至于辞退、开除者
大过
400-2000
9出现工作错误不上报,欺上瞒下,导致事件影响或损失增大者
小过
300
10无故旷工一天或请假到期不销假者
小过
工资的5%
11泄露自己的薪资情况或打听别人薪资状况,造成不良影响者
小过
300
12违反车辆管理规定,用公司车辆办私人事情
小过
200
13未能正常完成工作职责并造成了一定的后果者
小过
200
14私自动用公司网络服务器或电话总机,给公司带来损失者
小过
200
15滥用职权,对员工打击报复或对犯错误员工进行包庇者
小过
200
16上班时间内上非业务网站、上网聊天耽误工作者
小过
150
17托人或代人打卡,部门经理签卡不实者
警告
100
18打架斗殴、谩骂侮辱公司员工或对同事进行人身攻击者
警告
100
19上班时间内打私人电话不听劝告或办私事者
警告
100
20顶撞上司,无正当理由不服从工作安排或工作调动者
警告
100
21在办公室内(展厅或仓库等)抽烟(来客人时除外)
警告
50
22在办公室内吵闹、喧哗、无事串位聊天
警告
50
23工作时间内未经部门主管同意,擅离岗位超过三十分钟者
警告
50
24因个人过失导致工作出现错误,但情节较轻者
警告
50
25上班时间内睡觉、看书报杂志,偷闲怠工者
警告
50
26无故扰乱办公秩序,给公司员工工作带来不便者
警告
50
27上级主管或同事多次反映工作不得力者经查实者
警告
50
28办公行为不雅(坐在桌上、腿架在桌上等),并不听从劝告者
警告
50
29下班不关闭自己电脑、各部门不关好相应的水、电开关者
警告
50
30开会迟到、早退,违反会场纪律者
警告
20
31上班无故迟到、早退者
警告
10
第五章附则
第十三条、本管理条例将成为学苑书业集团所有员工应遵守之准则;
第十四条、本条例自发行之日起执行。
第十五条、本条例配套使用<<员工奖励记录表>>、<<员工处罚记录表>>、
<<员工考核评分表>>等。
广东学苑文化发展有限公司
二OO七年三月八日
二)
办公设备使用及控制管理办法
一、目的:
1.完善企业管理制度,有效利用企业资源;
2.有力控制公司办公费用的开支,合理规范办公费用途径。
二、适用范围:
广东学苑文化发展有限公司各职能部门、各分公司所有的试用期员工、正式员工及临时工。
三、长途电话使用控制管理
1.长途电话:
指因公司业务拔打广州市区以外地区的电话(需加区号的拔打电话);
2.长途电话的使用权限:
①营销部与外地客户进行联系时
②综合管理部、财务部与广州市区以外区域进行公司外围业务联系时;
③采购部联系采购业务时;
④其他部门因公需与广州市区以外进行业务联系时。
3.长途电话的配备:
①营销部2部、综合管理部1部、财务部1部、物流部1部;
②采购部因业务需要,每一位业务员配备1部长途电话。
4.长途电话的控制:
①所有长途电话的拔打由电话所在部门经理(主管)控制;
②每台开通长途电话号码的话费每月由综合管理部打出话单计入该部门每月成本费用;
③不得利用公司电话商谈与公司业务无关的内容,禁止长途私话。
四、办公用品领用控制管理办法
1.办公用品:
办公文具、易耗办公设备等。
2.办公用品的申购及领用:
①各部门主管或兼职文员统计好本部门员工本月所需办公用品并于每月23日前把本部门需申购之办公用品报综合管理部;
②综合管理部统计好各部门申购表、汇总综合管理部本月备用办公用品申购表,于每月1日前购回本月各部门所申购之办公用品并作好入库登记;
③各部门主管或兼职文员于每月3日前从综合管理部领回各部门本月所申购之办公用品;
④各部门员工在办公用品使用时,凡属易耗办公用品类可以旧换新(详见<<办公文具用品管理办法>>)。
3.办公用品费用核算:
综合管理部在各部门领用办公用品时须认真登记好,在每月10日前计算好各部门领用文具及其他办公用品费用并造好表册交财务部,财务部将各部门本月所领用办公用品费用计入该部门本总费用成本开支之列。
4.办公用品保管:
各部门办公用品领回各部门后由兼职文员或主管按本部门所需发放给部门员工,员工领用办公用品后妥善保管;综合管理部保管备用办公用品及发放各部门以旧换新之易耗办公用品。
5.办公用品的使用管理:
①严禁员工将公司文具用品带出公司私用。
②公司文具用品采取包干制。
其标准如下:
公司主要负责人每月每人30元;部门负责人(部门经理或主管)每月每人25元;其他员工每月每人15元。
领用文具用品超过目标额时,需提出书面报告说明原因及改善方法,并在下月费用中扣除。
③对办公文具有意损坏和管理不当造成经济损失的,需照价赔偿。
④任何人不经集团文具管理人员允许不得进入公司文具用品仓库(档案室)拿走或挪用文具用品。
⑤集团管理人员应加强文具管理工作和责任心,防止失盗、失火。
五、车辆使用费用控制管理
1.控制范围:
凡属学苑公司所有之车辆均属本管理控制范围(共五辆:
宝马一辆、丰田一辆、风行一辆、依维克二辆)。
2.使用权限:
宝马属林总专用车,但在空闲时可接送重要客户或急需用车之部门经理级员工使用;丰田系总经理上下班及出版策划部经理所用车辆;风行系高校部业务专用车;依维克共两辆,系提取货物、送货所用车辆,在满足送货前提下,可用作接送客人或各部门其他员工用车所需;
3.使用程序:
①公司需派用丰田及风行车之人员(不含林总派用车)须在用车前填写“车辆使用申请单”交本部门经理(或主管)审批后方可用车,司机严格按“车辆使用申请单”出车;依维克的派用由物流部管控,除送取货物外,其他派用此三辆车者,先填写“车辆使用申请单”经得物流部合理调配及出版策划部经理、教材业务经理审批后方可用车;
②所有车辆司机凭“车辆使用申请单”出车(送、取货除外),出车完毕后须认真填写“车辆使用登记表”(详细登记出车里程及出车过程中所发生一切费用)并由用车人签名,每月最后一天将本月所有“车辆使用登记表”交综合管理部汇总再交财务部核算成本。
4.费用核算及分配:
①所有车辆的使用由综合管理部统计汇总,由财务部核算,所有发生
费用将计入该用车人所在部门本月费用总成本中;
②车辆费用之公共部分(非盈利部门用车、修车费用及未能计入各部门之费用)由出版策划部和高校服务部共同承担,其分配比例为6.5:
3.5
5.车辆保养及维修:
司机应爱护所驾驶之车辆,每天须冲洗车身一次,每月修车次数不超过二次。
广东学苑文化发展有限公司
二〇〇七年八月二十日
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