ebs-AP模块操作手册资料下载.pdf
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应付模块的基本业务流程如下图:
vii菜单主要功能介绍菜单主要功能介绍如上图所示:
应付主菜单项目每一项目的简单说明。
关闭所有子菜单关闭所有子菜单打开所有子菜单打开所有子菜单关闭子菜单关闭子菜单打开子菜单打开子菜单输入、查询及修改发票输入、查询及修改发票输入、查询及修改付款输入、查询及修改付款查看会计信息,控制会计期间查看会计信息,控制会计期间维护供应商信息维护供应商信息维护员工信息维护员工信息进行系统设置进行系统设置1第一章发票管理第一章发票管理发票录入发票录入发票编号规则发票编号规则1.对于预付款和员工借款,由申请人(供应商预付款由采购员填写,员工借款由员工本人)填写借款申请,由财务部核实后进行编号,此编号作为发票号录入系统:
建议采用的编码预付款发票类型简写“P+经办人姓名简写+6位年月日+2位流水号”。
2.对于采购发票,在系统中录入发票时,直接采用供应商开出的实际发票号;
3.对于员工报销,在系统中录入报销单号,财务部根据付款申请单进行编号,此号码即可作为费用报销发票的号码:
建议采用此编码员工名称拼音简写+报销日期6位(年+月+日)+2位流水号;
4.对于供应商红冲发票,也按实际发票号录入系统;
5.对应虚拟的红冲发票,可以用原发票号+HC作为虚拟发票的,对与虚拟的标准发票,可以使用HC+6位年月日+2位流水号作为发票编号非采购标准发票录入非采购标准发票录入1录入发票批路径:
发票录入发票批进入发票批后,显示下面界面:
2录入批名,并点发票按钮进入发票的录入界面。
2录入发票头按照图示操作,选择标准类型发票,输入供应商及其付款地点、发票日期、GL日期、发票编号、币种、发票额等相关信息。
说明:
输入的GL日期,即是产生会计分录的日期。
GL日期可以不同于发票日期,在月初月末会计期交接时需要特别注意这2个日期的填写。
当不填写GL日期时,系统会默认填写与发票日期相同的日期为GL日期。
供应商地点定义了发票币种。
当默认的币种需要调整时,需要重新选择供应商地点。
选择发票类型选择发票类型选择供应商选择供应商录入发票日期录入发票日期输入发票编号输入发票编号输入发票额输入发票额选择采购地点选择采购地点自动带出不需输入自动带出不需输入输入GL日期输入GL日期1.录入发票批名2.点发票按钮录入付款币种录入付款币种输入汇率日期和汇率类型等输入汇率日期和汇率类型等3条件日期与系统确定发票的到期日有关。
系统以条件日期为起始日期,根据付款条件中的付款周期计算发票到期日。
向右拖动滚动条:
分配集:
可以输入分配集来自动引用预定义的发票分配行。
录入发票说明以便付款时核销发票选择正确的发票。
继续向右显示:
条件:
系统默认出供应商地点层预设的付款条件。
系统根据付款条件的付款周期确定发票的到期日。
支付组:
系统默认供应商地点层预设的支付组。
发票默认供应商地点层预设的计税层和税码。
当前系统统一设为头层计税。
当使用头层计税时,系统根据发票金额按税码计算出税额,并在发票分配行上创建出税记录行。
如果此发票不需要计税,则修改计税曾为空,同时删掉默认的税码。
3.录入标准发票行信息一张发票可以有多个行,每个分配行下还可建立多个分配行,即借方账户,分配行有以下两种建立方式?
手工输入发票分配行的信息如金额、帐户;
使用分配集,自动产生分配行。
首先录入发票行信息,点击”行”tab页,进入行界面在此界面录入发票行金额,分配账户(可选)以及税分类选择条件日期和条件选择条件日期和条件4
(1)手工输入发票分配行在录完发票头信息后,点击“分配”按钮,进入发票分配行界面,如下图在分配行中输入科目和金额,如果在行中填写了科目,这里会默认出现输入行金额输入行金额输入税分类代码输入税分类代码5
(2)使用分配集录入发票分配行分配集指预先定义的可以自动产生发票分配的一组规则的集合,体现在多借一贷。
可按照如下步骤设置分配集。
路径:
设置发票分配集,录入分配集名称、说明及分配比例。
如下图在输入发票的行信息时,在“分配集”栏从值列表中选择要使用的分配集输入完整其它发票头信息,点分配则可以看到根据分配集自动产生的发票分配行。
输入分配百分比输入分配百分比输入账户输入账户6发票的匹配发票的匹配发票匹配包括发票与采购订单以及与采购接收进行匹配、发票与发票、第三方发票匹配等。
发票与采购订单和采购接收匹配主要适用于采购发票录入。
江苏某某公司使用匹配采购接收的方式进行发票匹配。
发票与发票匹配主要适用于贷项通知单(红字发票)录入;
第三方发票匹配适用于与采购相关的运费和杂项费用发票的匹配。
采购发票录入(发票与采购接收匹配)采购发票录入(发票与采购接收匹配)概述概述在系统中可以将发票和采购订单进行匹配,确保只支付采购订单物品;
或将发票和采购接收进行匹配,确保只支付采购的并接收的物品;
通过发票的匹配,在发票分配行上自动创建出发票分配行,并在发票分配行上标明匹配的采购订单和采购接收以及采购物品的信息,以及借方分配会计账户。
同时采购订单或采购接收也记录上了开单信息。
对采购接收匹配的发票进行发票验证,在发票数量和价格允差设为0的条件下,系统将对每个发票物品验证:
发票数量=采购订单数量发票数量=采购接收数量发票价格录入发票弹出查找界面,输入相应条件,点击查找可看到需要验证的发票。
2.如下图,可以看到所有符合条件的发票,点击活动:
3如上图,复核发票无误后,点击活动。
弹出如下界面:
点击点击134选中验证并确认系统验证后,发票状态变为已验证。
5.重新进入“活动”,选择创建会计分录:
点击点击状态改变状态改变14确定后,发票入帐状态发生变化:
6.查看创建的会计分录:
状态改变状态改变15点击”查看日记帐分录”16可以看到凭证的详细信息,和对应的总帐凭证发票批验证发票和创建分录发票批验证发票和创建分录1路径:
发票录入发票批查找出发票批:
2.点“验证”对发票批内未验证或需重新验证的发票进行验证。
确认验证后,系统提交请求:
17发票验证请求完成后,查看输出:
可以看到有没有发票被挂起。
此例没有发票挂起。
3.回到发票批界面:
选择发票批后,点“创建会计科目”为发票批发票创建会计分录,系统要求确认:
确认后,系统提交请求:
18请求完成后,可以查看输出,确认产生的分录:
发票验证挂起和释放发票验证挂起和释放发票验证可能会由于各种原因被挂起,发票验证挂起后,发票的状态为“需要重新验证”:
对挂起的发票需要检查挂起的原因:
验证状态验证状态暂挂信息暂挂信息19常见的暂挂原因有发票分配合计不等于发票额:
不能手工释放,只能调整发票的金额使发票额和分配金额合计相等。
税差异:
发票分配行的税额和按税码计算的税额不等。
可手工释放。
最大订货量:
发票匹配时开单数大于订单数。
最大发运量:
发票匹配时开单数大于发运数。
价格:
发票匹配时发票价格大于订单价格。
资金不足:
进行预算控制的情况下,分配行账户超预算控制额。
查找出发票的取消发票的取消概述概述在实际业务当中,因为输入错误等种种原因,可能需要对发票进行调整,本节介绍如何取消发票。
当发票未被验证时,可以对发票进行修改或删除。
当发票已验证但未创建会计分录时,可以对发票进行修改。
当发票被批准且已经创建会计分录后,就不能对发票进行修改或删除。
在两种状态下都可以取消发票。
操作步骤操作步骤1查找需要取消的发票。
(方法同上面查找需要验证的发票);
2复核发票,确认需要取消,点击活动;
3选中取消,点击确认;
发票被取消,发票额为0。
此时发票状态为已取消,创建会计分录状态变为部分,需要重新创建会计分录。
点击点击20可点击活动,选中创建会计分录,对这张发票创建会计分录。
点击点击214(可选)点击工具查看会计方法,可看到此发票产生的会计分录。
预付款核销预付款核销概述概述当预付款发票经过审批和付款,则就可以用此预付款来核销发票,一张预付款发票可以对应多张发票。
同样,当发票经过审批后,也可以用来核销已经付款和审批的预付款发票,一张发票可以对应多张预付款发票。
下面以标准发票核销已有预付款为例介绍主要操作步骤。
预付款主要应用在员工借款以及对供应商所付的预定款。
点击点击22操作步骤操作步骤1进入发票界面,录入一张发票。
如果已经存在没有付款的发票则查出需要付款的发票。
如下图:
发票录入发票在录入具有预付款的供应商的发票时,系统会有如下提示:
2点击活动,选中核销/撤销核销预付款,确定点击点击233系统将会显示可以用来核销的所有预付款发票,选择你要核销的预付款发票,然后点击核销。
如图所示:
点击核销/撤消核销按钮后,系统将显示本次核销的金额,如下图:
选中选中选中选中输入要核销的金额输入要核销的金额点击点击可用于核销的金额可用于核销的金额244确认无误,保存并回到发票界面,需要重新验证这张发票5点击活动,验证发票,在分配行可以看到核销的情况。
25第二章付款管理第二章付款管理付款操作付款操作概述概述在应付模块中,所有的付款都必须有对应的发票。
针对发票进行付款可以有:
付款工作台付款;
发票活动中全额付款;
发票的计划付款工作台对付款计划进行付款付款工作台付款付款工作台付款1录入付款路径:
付款录入付款输入供应商,银行账户、单据、付款日期、付款额等信息;
点“输入/调整发票”。
从“发票编号”栏值列表中选择发票,在“付款额”栏输入付款金额,或不修改缺省值(缺省金额是此发票剩余的未核销额)。
选择快速或人工选择供应商名称选择供应商地点填写付款日期付款额付款帐户付款币种付款方法选择default单据编号26说明:
可以一笔付款核销此供应商的多笔发票,即对多笔发票进行合并付款。
也可以多笔付款共同核销一张发票。
2点付款界面的“活动”按钮,进入付款活动界面,如下图点确定,完成付款。
输入要付款的金额输入要付款的金额选择发票选择发票27发票全额付款发票全额付款可以对已经验证的发票直接在发票工作台进行全额付款操作。
1.路径:
发票录入发票点活动,显示:
选中“完全支付”,点确定,弹出付款界面。
2.录入付款28输入银行账户、单据、付款日期和说明性弹性域中录入单据号,保存。
3点活动,为付款创建会计分录。
29撤销付款及退款撤销付款及退款概述概述在实际业务中由于付款录入出现差错,如金额、供应商、付款期间差错可以对付款进行撤销操作。
未创建会计分录和已创建会计分录的付款都可以撤销。
实际付款后,存在由于退货等原因导致的供应商退款情况,通过应付的退款操作来完成。
退款是针对红字发票进行的负数付款操作。
撤销付款撤销付款1查出需要撤销的付款路径:
付款录入付款点击查找,输入相应的条件查出需要撤销的付款。
2点查找,找出这笔付款,点击活动点击查找点击查找303选中撤销,点击确定4.弹出提示框,询问是否确实要撤销付款点撤销点撤销输入撤销日期和GL日期输入撤销日期和GL日期315如确实要撤销,点击确定并保存6付款已撤销,此时付款状态为“已撤销”。
会计分录状态变为部分。
4重新创建分录点活动,选重新创建分录:
查看创建的分录:
退款退款1首先应录入贷项通知单等红字发票,并进行验证和创建分录。
2通过贷项通知单“活动”按钮的“完全支付”进入付款工作台或直接从菜单进入付款工作台:
部分入帐部分入帐状态成已撤销状态成已撤销32退款操作基本同付款操作。
不同在于:
退款需要选退款类型,不需要选单据,单据编号需要直接手工录入实际单据号,付款额输入的是负数金额。
录入供应商信息。
3点输入/调整发票,选择核销的红字发票:
选退款类型输入负数金额输入实际单据编号334为退款创建会计分录。
参见付款操作说明。
0额付款0额付款概述概述如果应付发票出现差错,或发生了发票退回情况,对应付发票进行了全额红冲,必须要对原发票和对应的贷项通知单进行0额付款以结清发票和贷项通知单。
操作过程操作过程1录入发票和贷项通知单并验证和创建分录。
2录入0额付款在银行账户中选择“0额付款”,付款额输入0,其他同常规付款操作。
3点输入调整发票,核销兰字和红字发票:
同时选择兰字发票和红字发票,使付款的净额为0。
经过0额付款后,兰字发票和红字发票的付款状态变成已付款,余额为0。
4对0额付款创建分录。
34预付款预付款概述概述预付款在实际业务中经常发生,如对供应商的预付款,员工借款等。
在Oracle系统中,把对预付款的管理当成一种发票来处理。
预付款操作步骤预付款操作步骤1录入预付款发票路径:
发票录入发票方法注意事项均与录入标准发票相同,但发票类型选预付款,预付款类型选临时。
因为所做的预付款都是要在做实际报销时做核销的,所以预付款类型都要选择临时。
2点击行,填写行金额,点击分配,查看由系统选项自动生成的分配行帐户,可改。
保存记录后关掉界面类型选预付款类型选预付款类型选预付款类型选预付款353点击活动对此发票进行验证(方法同标准发票的验证),验证通过后,发票状态为未付,如下图:
4点击活动,选中创建会计分录,点确定,为这张预付款发票生成会计分录。
自动生成自动生成365点击活动,选中完全支付,点确定,进入付款界面进行付款操作。
(参见发票全额付款说明)6为付款创建会计分录。
7付款结束,预付款发票状态变为可用,如下图:
选中选中状态可用状态可用37第三章员工报销第三章员工报销录入费用报表录入费用报表概述概述员工报销是通过应付模块将员工以员工供应商的费用发票方式进行处理的。
为方便员工报销单录入,先通过费用报表模板录入费用报表,然后再导入形成类型为“费用报表”的发票。
操作步骤操作步骤1录入费用报表路径:
发票录入费用报表进入如下界面:
38录入员工、报销单号、日期、金额,并选择费用模板。
点项目行,可以选择费用模板中定义的项目,输入各个费用项目的金额。
各个项目的GL账户是系统根据员工的成本中心和费用项目对应的科目自动组合产生的。
点保存按钮,系统验证费用报表的金额和各个项目金额合计是否相等,如果相等,则完成费用报表录入。
2导入费用报表生成发票提交请求:
导入费用报表:
在弹出的参数输入界面输入批名,汇总报表选“否”,在来源中选“应付款管理系统费用报表”,输入GL日期,点“确定”。
系统根据输入的批名创建新的发票批,批名使用此处输入的批名加系统请求的标示信息;
输入的GL日期作为导入发票的GL日期。
提交请求,待请求完成,查看请求执行情况:
录入员工自动显示输入报销单号输入日期输入金额选择模板选择报销项目输入金额按TAB显示出默认账户39可以看到成功导入两个费用报表,拒绝的费用报表为0。
3查找费用报表类型的发票进入发票批菜单,在查找发票批界面中根据导入请求中输入的发票批的关键字输入查找条件:
查找到发票批:
点发票按钮查看导入的费用报表发票:
40注意:
生成的发票类型为“费用报表”。
发票日期为费用报表录入时输入的日期,GL日期为提交请求是输入的GL日期。
4对费用报表发票批进行验证和创建分录操作方式同标准发票。
生成的发票类型为费用报表41第四章供应商管理第四章供应商管理新增供应商信息新增供应商信息概述概述供应商管理是ORACLE采购和应付管理的重要内容。
供应商是采购、应付业务发生时必须反映的信息。
系统内的供应商信息分为两类:
供应商头信息和供应商地点信息。
头信息在在多组织内共享,地点信息按组织进行屏蔽。
系统中有多种类型的供应商,主要分为采购供应商和员工供应商。
采购供应商用于系统处理采购订单、采购接收、应付发票和付款业务;
员工供应商用于处理员工的借款、报销和付款业务。
供应商增加和维护供应商增加和维护1录入供应商头信息路径:
供应商录入进入供应商录入界面,42点击创建供应商,输入供应商名称、供应商编号和纳税登记编号等信息。
供应商命名规则采用真实供应商名。
432点击“应用”,进入详细信息3点“地址簿”录入地址信息44然后可以更新地点各详细信息会计信息:
45付款信息税信息46在地址簿,详细信息中请注意需要选中”采购”/”付款”员工供应商增加和维护员工供应商增加和维护1创建供应商界面,选择正确的供应商类型47录入员工供应商需要的员工,编号信息:
供应商名称以姓名录入,供应商编号以员工号录入;
选择OU,指定地点为”办公室”2点应用,完成供应商录入类似于其他供应商,填写其他需要的供应商信息48合并供应商合并供应商概述概述实际业务当中,因为外部供应商发生并购、供应商的两个地点合并为一个、误将一个供应商以多个名称录入等原因,供应商的地点信息会发生改变,因此需要对应付模块当中的供应商信息作相应的维护,也就是供应商合并。
应付模块中的供应商合并是指将一个供应商的地点与另一个供应商的地点进行合并,或将一个供应商的地点复制到另一个供应商。
同时原供应商的地点从合并开始即失效,不再有用。
供应商地点的合并与复制的区别在于:
合并是原供应商下的发票转到目标供应商的地点下;
复制是将原供应商地点复制到目标供应商下,相地点当于给目标供应商添加一个地点。
操作步骤操作步骤1录入需要合并的供应商路径:
供应商供应商合并,进入如下界面:
“发票”栏下拉列表提供了三种选项,分别是:
全部;
未付;
无。
其意义是:
全部:
表示将原供应商的某地点下的全部发票转到目标供应商地点;
未付:
表示将原供应商的某地点下的未核销发票转到目标供应商地点;
无:
表示原供应商的某地点下的发票不转到目标供应商地点;
一般情况下的合并选全部。
合并供应商合并供应商在原供应商区域的“名称”、“地点”栏选择供应商、供应商地点,同样在目标供应商区域选择目标供应商和地点,如下图供应商地点复制供应商地点复制在原供应商区域“名称”、“地点”栏选择出值后,选中“复制地点”复选框,然后在目标供应商区域“名称”选择供应商名称,点“合并”按钮,完成供应商的复制。
三种选择三种选择492点合并后,出现如下询问框,表明该操作是不可撤消的。
3点确定后出现如下请求窗口:
4等待一段时间后点击更新数据,当看到阶段变为已完成,状态变为正常后,则点击查看输出就可以看到供应商合并报表。
50第五章应付传送至总帐第五章应付传送至总帐概述概述在应付模块做的发票、付款、预付款等业务可通过提交请求及请求组定期传送至总帐模块生成来源于应付款的凭证。
本章介绍将应付传送至总帐的具体操作。
操作步骤操作步骤1.运行请求:
创建会计科目为未创建分录的业务创建会计分录。
3运行请求:
将日记帐分录传送至GL将已经创建分录但未传送的分录传送到总帐路径:
其他提交请求5152第六章应付帐款关帐第六章应付帐款关帐概述概述本节介绍每月月底时应付帐款的关帐业务。
例如,在关闭总帐中的Q1期间之前,您可以关闭AP中的Q1期间。
应付模块的会计期有“打开”、“从未打开”、“已关闭”、“将来”四个状态。
应付款管理系统允许您在打开会计期中撤消发票分录、付款分录和付款。
可以在“将来将来”会计期中输入发票,但无法过帐“将来将来”会计期中的任何发票,直至您将期间的状态更改为“打开打开”为止。
在您将期间状态更新为“关闭关闭”时,应付款管理系统将自动检查在此期间中是否存在任何未过帐的发票或付款,或任何未确认的付款批。
如果在您尝试要关闭的期间中存在未过帐的记录或未确认的付款批,应付款管理系统将阻止您关闭此期间,并自动提交“未过帐发票清除”报表。
操作步骤操作步骤1验证要关闭会计期内的所有发票运行请求:
发票验证或通过发票批进行验证操作2检查暂挂发票运行报表:
暂挂发票报表针对暂挂报表列出的发票,进行发票修改并重新验证。
3创建会计分录运行请求:
创建会计分录或通过发票批创建分录4运行未入帐事务处理报表运行报表:
未入帐事务处理报表检查有无未入帐事务,如有对发票和付款进行相应处理5将应付帐款过帐至总帐运行请求:
将应付款传送至总帐6总帐和应付对帐检查总帐的负债科目余
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