中小企业存货管理中存在的问题及解决办法.docx
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中小企业存货管理中存在的问题及解决办法
第1章绪论
1.1本文研究的背景
随着现代企业管理制度的日益完善,存货管理也成为现代企业管理重要的组成部分。
加强企业存货管理是保证企业生产正常进行的基础,能有效地服务于基本生产、技术改造的全过程。
企业存货作为流动资产的重要组成部分,在企业的资产总额中占有很大比重。
其管理的好坏将直接关系到企业营运资金的占用水平和运作效率。
上世纪五十年代至今,存货管理已经发生了三次变革,企业管理的问题研究已经取得了比较明显的成果,从而能够对存货进行合理有效的管理,实现存货管理的效率性和企业管理的效率性。
存货管理的好坏是衡量企业管理制度是否完善、存货储备是否合理、流动资金占用是否最佳的重要标志。
众所周知,在现代社会中,随着市场竞争环境越来越激烈,企业的生存环境也变得越来越残酷。
企业的竞争从增大销售、提高市场份额逐渐转变为加强企业的内部管理方面,而存货管理又是企业内部管理一个不可忽视的方面。
实践证明,加强存货控制和管理,会使濒临绝境的企业有起死回生的可能。
反之,则会使充满活力的企业逐步陷入困境。
针对存货管理现状进行研究,对存货管理存在的问题进行分析,提出解决办法,以确保存货管理工作有效进行.降低企业的平均资金占用水平,最终提高企业的经济效益。
1.2本文研究的目的和意义
通过对存货管理进行分析和研究,旨在加强企业存货管理,保证企业存货资金安全,保持资金持续的良性循环,提高存货周转率,降低资金使用成本和库存贬值损失风险,提高存货资金的使用效率和效益,实现资金在该环节增值,使企业在市场中获得竞争优势,谋求进一步的发展。
为了保证生产经营过程的持续性,企业必须有计划地购入、消耗和销售存货,它是生产经营过程中不可缺少的资产,也是保证生产经营活动连续顺利进行的必要条件。
企业对存货管理的重视程度和管理的好坏,直接反映出企业存货平均占用资金的差异是很大的。
实施存货控制和管理关键在于控制存货的占用总额是否合理,构成存货总额的各项存货所占比例是否恰当,分析查明企业存货占用不合理和形成积压的原因,以便采取措施控制存货储备,降低企业存货的平均资金占用水平,提高存货的流转速度和总资产的周转率,最终提高企业的效益。
中小企业作为推动我国社会经济发展的生力军,有着旺盛的生命力和不可预料的发展潜力。
一个企业拥有存货量的多少,反映了其资产运作效率,甚至关系到企业的生存和发展,故对中小企业而言,加强存货管理与控制具有重大的现实意义:
(1)、有利于满足市场需求,提高企业竟争力。
通过对存货进行有效的管理,不仅可及时有效地处理有问题的存货,避免存货的霍烂、变质和大量积压,还可以使滞销产品变为畅销产品。
(2)、有利于实现供产销结合,保证生产经营正常进行。
存货是贯穿于供、产、销3个环节的纽带,只有通过存货管理,才能使储备存货、生产存货和成品存货在数量上彼此协调,防止和避免供产销脱节。
(3)、有利于减少存货资金的占用,加速资金周转。
通过存货的定额责任管理,可使储备存货、生产存货和成品存货保持合理的数量,防止和避免存货积压,减少资金占用,加速周转。
(4)、有利于降低平均资金占用水平,提高企业获利能力。
在不同的存货管理水平下,企业的平均资金占用水平差别是很大的。
通过实施正确的存货管理方法来降低企业的平均资金占用水平,提髙存货的流转速度和总资产周转率,才能最终提髙企业的经济效益。
因此,企业若要保持较髙的盈利能力,应当十分重视存货的管理。
1.3国内外研究现状
1.3.1国外研究现状
(英)唐纳德,沃尔特斯(Donaldwaters)在《库存控制与管理》(2005)一书中提到:
“存货具有普遍性,那么我们首先就会遇到这样一个基础性的问题:
为什么要在商业组织中持有存货?
这个问题的答案是,为了适应供给和需求之间的变化和不确定性”。
【1】可见存货的出现,在供应商和客户之间起到了一个缓冲的作用,使得商业组织能够一即使是在供应链出现问题的时候以保证客户服务的水平。
然而,这种缓冲作用的成本也是比较高的,各种商业组织也在不断地寻求各种新方法,在不影响服务水平的前提下,降低库存成本。
(美)史蒂文布拉格(Steven.M.prague),注册会计师,担任过安永会计师事务所的咨询经理和德勤会计师事务所的审计师,在《存货管理最佳实务》(2006)中
提出:
“控制人员素质和存货成本核算、存货处理、存货衡量方法才能提高存货的流转速度和总资产周转率,最终提高企业的经济效益。
”【2】
Le;TungH.在他的Aninventoryroutingproblemwithperishablegoods中认为库存路径问题(IRP)是交通问题,同时确定在一个给定的规划的时间跨度是库存和路由决策。
优化的目标是要找到将货物提供给客户时,要求运输成本和库存成本的总和最小化,同时仍然满足客户的需求。
1.3.2国内研究现状
无论是国内还是国外,人们一直在存货管理的理论和实践方面不断探索和研究,先后提出了许多存货管理模式和方法,并在实际运用当中取得了更加良好的效果。
在我国,由于存在多种原因的影响,使存货管理中存在许多问题。
如我国从计划经济进入市场经济的时间不长,传统的存货管理思想和方法至今还在约束人们的思想行为,制约着先进的存货管理理论在实践中应用和发展,使得我国企业总体的存货管理水平不高,最突出的问题是库存一直居高不下,甚至呈上升趋势。
刘红梅,在《信息化下中小企业存货内部控制存在的问题及对策》(2009)中针对中小企业在存货内部控制中存在的内部环境不健全,风险意识不强,会计核算不规范等问题,提出进一步加强中小企业存货内部控制的具体对策。
应加强中小企业信息资产,信息技术和信息系统的内部控制,完善环境和增强风险意识,规范会计核算,保证信息真实完整等相应措施。
【3】
范丽梅,董超,在《我国企业存货管理存在问题及解决对策》(2010)中,认为企业存货管理出现问题主要表现在存货采购环节和采购程序的内部监督与控制不完善,需要加强采购环节各种票据的归集整理,对采购过程中的有关组织内部控制制度结构及系统进行监督与控制,人员职责相分离。
【4】
王芳,在《中小企业存货内部控制诊断及改进策略》(2010)中,认为存货是为了满足企业未来需求而暂时闲置的有价值的资源,是一项重要的流动资产,目前大多数中小企业对存货内部控制的重要性普遍认识不足,管理比较粗放,随着市场竞争的日益激烈,成本压缩的潜力在中小企业管理的其他环节已经大大降低,存货成本成为中小企业的第三利润源泉。
【5】因此,运用内部控制理论寻找中小企业存货内部控制的症结,构建科学合理的存货内部控制体系具有重要的现实意义。
尤高会,《企业存货管理三大链条分析及完善建议》(2011)中提出企业在存货管
理过程中,在实物链上,收发存控制不规范,存货管理不严格,应注重内部控制建设,加强存货收、发、存的管理;在资金链上,存货资金占用大,变现能力减弱,需要加强存货需求的预测,加快资金回笼的速度;在信息链上,企业利用上下游客户信息的能力较弱,就要求企业注重信息收集,建立客户档案。
【6】
1.4本文研究的内容与方法
良好的存货管理是保证企业资金有效运转,促进企业生产经营健康稳定发展的重要前提。
本文第一章综合概述研究中小企业存货管理的背景、目的和意义。
第二章简述中小企业存货管理概述的相关内容,包括中小企业的定义,研究中小企业存货管理的重要性等。
第三章具体提出我国中小企业存货管理中存在的问题。
第四章针对提出的问题提供具体的解决办法。
本文主要通过文献研究方法,通过调查文献来获取资料,通过将国内国外的企业存货管理办法相比较的方法进一步完善我国企业存货管理。
通过理论分析法,将理论和实际管理存在的问题相结合,从而提出解决存货管理更加具体的办法。
第2章中小企业存货管理的概述
2.1中小企业的概述
2.1.1中小企业的定义及地位
中小企业是与所处行业的大企业相比人员规模、资产规模与经营规模都比较小的经济单位。
不同国家、不同经济发展的阶段、不同行业对其界定的标准不尽相同,且随着经济的发展而动态变化。
中小企业在国民经济中处于重要地位,正逐步发展成为社会生产力的主力军;其在农村经济中处于主体地位;中小型企业也是大型企业不可缺少的伙伴和助手。
2.1.2中小企业的发展战略
(1)以取得外部规模经济作为战略选择,走“小而群”的中小企业发展之路
(2)实施“小而专”和“小而配”的协作化经营战略,一方面,与大型企业通过分工和专业化建立稳定而密切的协作关系,成为大规模、集中化生产体系的组成部分,另一方面,大型企业的发展也离不开为其提供零部件生产和服务的中小企业。
(3)根据中小企业贴近顾客、贴近市场的有利条件,采取“小而特”的差异化经营战略来进行拾遗补缺。
(4)积极推行技术创新战略,不断增强企业竞争能力。
2.2企业存货管理的定义
存货是指企业为销售或耗用而存储的各种资产。
存货是指企业在正常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品,或仍然处于生产过程中的产品,或在生产过程或提供劳务过程中将要消耗的材料、物料等。
存货管理就是对企业的存货进行管理,主要包括存货的信息管理和在此基础上的决策分析,最后进行有效控制,达到存货管理的最终目的提高经济效益。
存货是反映企业流动资金运作情况的晴雨表,往往成为少数人用来调节利润、偷逃国家税费基金的调节器。
因为它不仅在企业营运资本中占很大比重,而且又是流动性较差的流动资产。
很多专家认为存货管理是将厂商的存货政
策和价值链的存货政策进行作业化的综合过程。
针对此类问题,专家们提出三种存货管理方法:
反应方法或称拉式存货方法,是利用顾客需求,通过配送渠道来拉动产品的配送。
另一种管理理念是计划方法,它是按照需求量和产品可得性,主动排定产品在渠道内的运输和分配。
第三种方法,或称混合方法,即用逻辑推理将前两种方法进行结合,形成对产品和市场环境作出反应的存货管理理念。
一项综合的存货管理战略将详细说明各种政策,并用于确定何处安排存货、何时启动补给装运和分配多少存货等过程。
企业置留存货的原因一方面是为了保证生产或销售的经营需要,另一方面是出自价格的考虑,零购物资的价格往往较高,而整批购买在价格上有优惠。
但是,过多地存货要占用较多资金,并且会增加包括仓储费、保险费、维护费、管理人员工资在内的各项开支,因此,进行存货管理目标就是尽力在各种成本与存货效益之间做出权衡,达到两者的最佳结合,这就是存货管理的目标。
2.3企业存货管理的重要性
企业存货占短期资产的比重较大,一般约为40%~60%。
存货利用程度的好坏,对企业财务状况的影响极大。
存货管理是目前企业最为重视的一项工作,存货在资产负债表上属于流动资产,然而就存货管理而言,存货并非是企业的资产而是经营成本的积压,存货不足虽然可能无法满足客户需求,流失部分订单;然而过多的存货也会积压公司的资金,致使公司营运艰难。
中小企业作为推动我国社会经济发展的极其重要的主力军,有着旺盛的生命力和不可预料的发展潜力。
首先,加强企业的存货管理有利于满足市场需求,提高企业在同行业中的竟争力。
企业制定合理有效的存货管理制度不仅可以帮助企业仓库管理人员对库存商品进行详尽、全面的控制和管理,及时发现物料短缺或积压。
通过存货管理,不仅可以及时有效地处理有问题的存货,避免存货的霉烂、变质和大量积压,还可以使滞销产品变为畅销产品,变废为宝,将企业存货充分利用,实现降低库存、减少资金占用,避免物品积压或短缺,满足生产需求,提高生产效率,及时发货,提高客户满意度,保证企业经营活动顺利进行。
降低企业损失。
其次,有利于实现供货、生产和销售三方面相结合,保证生产经营顺利进行。
存货是衔接供、产、销这3个环节的纽带,只有通过存货管理,才能使储备存货、生产存货和
成品存货在数量上互相协调,有效防止和避免供产销三环节互相脱节。
因此,企业
若要保持较髙的盈利能力,应当制定有效的存货的管理办法。
2.4企业存货管理的相关成本及规划
2.4.1企业存货管理的相关成本
企业在进行存货管理时要考虑很多方面,首先就要着重考虑存货管理中最重要的部分,存货管理的相关成本。
(1)、采购成本是由购买存货而发生的买价和运杂费而构成的成本,其总额取决于采购数量和单位采购成本。
(2)、订货成本是为订货而发生的各种成本,通常包括为维持一定采购能力而发生的的固定订货成本,同时还包括随订货次数变动的变动订货成本。
(3)、储存成本就是存储货物时所支付的各种费用。
包括付现成本和资本成本两类。
缺货成本是指由于存货数量不足,难以及时满足企业生产需要而给企业带来的损失。
这四种成本构成了年存货总成本。
换言之,年存货总成本=采购成本+订货成本+储存成本+缺货成本。
2.4.2企业存货管理的规划及控制
由于存在众多因素影响企业存货管理,那么就要制定合理的存货管理规划方案,这样企业就知道应当在何时开始订货,需要预订购进多少货物能够及时满足企业的生产。
首先企业要制定经济订货批量(Q),又称经济批量。
其计算公式为:
Q=√2AF/C,其中A全年需求量,F每批订货成本,C每件存货的年储存成本。
为了保证生产和销售的顺利进行,企业还要进行再订货点(R)的控制,R=nt。
保险储备是指为了防止存货使用量突然增加或者交货期延误等不确定情况发生所持有的,又称为安全储备,通常用S表示,其计算公式为:
S=1/2(mr-nt),很多企业为了安全起见,在考虑保险储备的情况下制订再订货点,计算公式为:
R=nt+1/2(mr-nt)=1/2(mr+nt)。
其中n表示每天平均的耗用量,t表示从发出订单到货物验收完所用的时间,m表示预计的最大日消耗量,r表示预计最长的收货时间。
存货控制是在日常生产经营过程中,按照存货计划的要求,对存货的使用和
周转情况进行组织调节和监督。
分为存货的归口分级控制和ABC分类管理。
(1)、存货的归口分级控制是加强存货日常管理的重要方法,是企业在管理层的领导下,财务部门要对存货资金实行统一管理,促进供产销三者相互协调,实现资金使用的综合平衡,加速周转。
二是要实行资金的归口管理,每项资金由哪个部门领用就归哪个部门管理,同时还要进行资金的分级管理,分配给所属单位部门或者个人,层层落实。
(2)、ABC分类管理是意大利经济学家巴雷特在19世纪首先提出的,是一种在企业中应用较多的方法,现已广泛应用于企业存货管理中。
ABC管理方法就是将企业的存货按照一定的标准,重要性将存货分为A、B、C三大类,实行品种重点管理,按类别一般控制和按总额灵活控制的管理方法,其目的是对存货占用资金进行有效的管理。
2.5本章小结
对于绝大多数企业来说存货是企业流动资产的重要组成部分,为了保证企业不间断的生产,满足产品销售批量化和经常化的需要,为了保证企业均衡生产成本的需要,也为了避免或减少经营中可能出现的失误或意外事故给企业带来的损失,企业就一定要对存货进行有效的控制和管理。
第3章企业存货管理存在的问题
3.1中小企业存货管理存在的内部问题
3.1.1中小企业的存货管理的现状
第一,存货储量不合理,资金占用过大。
根据分析提供的资料,一般情况下中小企业存货资金平均占用为流动资产总额的40%~50%,也可因行业的不同而有所不同。
第二,存货管理不规范,账实不符,信息失真。
3.1.2中小企业存货管理制度不完善
目前,我国一些中小企业存货方面的管理制度存在以下问题:
1、企业内部关于存货管理的规章制度不健全,虽然有这方面的规定,但仅仅限于形式,却未给予认真执行存货的监管,不能有效地运行,企业内部机构设置不完整,无法形成有效的监督制约机制。
(1)、缺乏完善的存货采购控制。
在申购环节上,一般由使用部门提出,报经批准后,交采购员采购。
操作程序上,却未能根据实际需要来申报采购计划,而是凭感觉采购。
由于企业内部控制制度不健全。
一些企业采购材料环节,往往由一个人完成。
(2)、存货的验收手续不够规范。
存货的验收是存货入库前的重要环节,一些企业对存货的验收警惕性不高,对一些特殊存货的质量问题疏忽,给企业造成损失。
而且验收人往往和采购人员是同一个人,容易增加营私舞弊的可能性。
2、内部控制薄弱。
存货的内部控制是企业内部控制的重要环节,完善的内部控制制度就可以及时地发现记账错误,有利于防止舞弊。
当前的中小企业存货管理制度缺少相关的责任制度或由于种种原因无法真正发挥作用,导致存货管理人员的工作责任意识不强,工作的积极性不高,一旦出现纰漏,就实行罚款、降职、撤职,而不是追根究底,从根本上解决问题。
这对于企业的存货管理造成了十分不利的影响.
3、企业的存货管理制度缺少相应的实施措施。
存货管理制度需要强有力的措施保障,但是当前企业的存货管理缺少一定实施制度措施,导致企业的某些管理制度未能真正发挥出有效地作用,影响了存货管理的水平。
同时部门之间管理责任划分不明确,缺乏权限,职能相互制约从而导致采购、保管、领用、发货及入库等工作无序进
行,在存货流通过程中使徇私舞弊的可能性加大,同时造成内部资源的浪费。
3.1.3企业对存货管理未能完全实现电算化
在我国除少数的大公司以外.大部分的企业并没有实现电算化的管理。
现代中小企业经营规模日益扩大,仅靠人工操作已远远无法满足存货管理的需要,无法保证存货核算、计量工作的效率和质量。
由于企业存货种类清查和核算的工作量较大.就会降低了企业的工作效率,这也就会影响企业存货核算的准确性.并产生大量的潜在损失,会造成财务报表不能反映企业真实的财务状况。
目前许多公司仍没有建立健全的存货管理信息系统,虽然建立了以统计为目的的小型数据库系统,但这样的系统稳定性、准确性较差,常会误导企业采购行为,造成存货脱销或积压。
这样的情况下极易产生以下不利情况:
一是影响存货核箅的及时性和准确性,会造成账面数据与实际库存数量不符,产生大量潜在损失,致使财务报表不能真实反映企业的财务状况。
二是不利于加强存货管理,在对账不及时的情况下,如发生偷盗等情况,不易及时发现,不利于加强内部管理,人员不足或未具备一定素质的情况,也会不同程度地影响存货核算的质量。
企业存货电算化管理的技术手段落后,就会造成存货信息无法及时与企业的其它部门互通有无,会影响到公司在对存货的核算,即使采用了会计核算软件,但它毕竞只能满足核算的需要。
自动识别技术、监控技术、网络技术,以及卫星传输技术等方面的落后使我们无法实时、动态、高效地了解各种存货信息,并实现存货信息资源在部门与部门之间、部门与员工间、部门与供应商之间的共享,甚至会造成企业存货的脱销或积压现象的产生。
3.1.4企业存货的核算计量以及储备方法不合理
由于市场变化较快,在存货核算、计量工作的过程中,部分存货的当前市价可能已不能确定,也就无法正确确定可变现净值,致使存货的实际价值不能够准确地反映出来。
精准的核算是科学管理的前提,科学管理又是企业成长的保障。
广大企业经营管理者只有将准确核算、优化纳税、精明管理这三者有效合理安排,才能确保企业经济效益的实现。
有些企业的会计核算起不到对企业经营活动的监督作用,账实严重不符;有些企业对新税制下存货的核算缺乏深刻的认识和了解,在商品购进环节不按规定取得增值税专用发票,增加自身的税收负担。
中小企业在进行存货盘点时往往不按照相应的盘点流程进行。
有的企业管理人员在进行存货盘点后发现存货丢失,直接把损失存货直接归属于非正常损失,给内部人员徇私舞弊提供空间。
此外,一些中小企业并没有认真的进行存货的实地盘存,使得存货账实不符,账面库存失去实际意义,部分企业对于盘存的组织实施、盘存差异的处理也不符合要求,使得盘查失去了应有的监督作用。
从问卷调查的情况来看,43%的企业对于盘盈盘亏是报批后入账的。
另外的57%处理得并不规范。
在存货的计量中,很多中小企业只顾眼前利益,账务处理不规范,忽视了企业的长远发展,中小企业往往在材料领用的记录上,由于人为因素较多,在生产成本及费用的归集、结转的记录上不太真实规范.对于发出的存货,所以中小企业的存货计价存在随意性的特点。
不规范的计量方法影响企业财务报表的真实性,让报表使用者没有办法正确的了解企业实现的利润与发生的亏损情况。
再者,存货管理环境不达标,管理方式落后,没有统一安排,存货卸在哪就一直摆放在哪,不对存货进行必要的维护,造成企业存货的损坏部分成为企业的损失。
同时仓库管理人员不注意对库房环境的改善,潮湿的天气也不做好防潮的措施,对库房的清理程度也不够,对存货的保管产生了严重的影响,导致存货因环境原因而变形,甚至报废。
3.2企业存货管理存在的外部问题
有些企业认为只要货物在供应商和到达仓库后得到妥善保管就不会出现任何问题,从而忽略货物在运输过程中物流的影响。
但是只注重内部物流系统的整合,而忽视了对企业外部第三方物流资源的充分利用而对存货管理造成损失。
随着市场经济的不断发展,经济社会化和信息化程度不断增强。
企业组织形式和经营管理模式均有很大变化.需要特别指出的一点是随着经济的发展和科技的进步,第三方物流在企业的存货管理当中扮演了越来越重要的角色。
所谓第三方物流是指生产经营企业为集中精力搞好主业,把原来属于自己处理的物流活动,以合同方式委托给专业物流服务企业,同时通过信息系统与物流企业保持密切联系,以达到对物流全程管理控制的一种物流运作与管理方式。
企业负责存货计划、采购、储存、领用、出库全过程管理占用了大量的人力、物力和财力,没有充分利用和整合社会物流管理的资源。
第三方物流明显利用不足,没
有将存货管理与物流管理相结合,导致公司存货管理的成本大大增加。
公司往往以库存静态管理为中心,忽略了存货管理实质上是一个动态的过程,仅仅只局限于库存满足生产或销售需要的一定数量的产品或者原材料。
但是作为第三方的物流却没有被充分的利用起来造成了很多问题,具体体现在以下三个方面:
(1)注重了内部物流系统的整合,忽视了企业外部第三方物流资源的利用,相对增加了企业的仓储费用和运输费用支出。
增加了推销和采购差旅费用,使企业生产成本增加,降低了产品的竞争力。
(2)没有充分的利用第三方物流,增加了存货储备资金的占用,降低了资金利用率。
相对于作为专门从事物流工作的第三方物流企业来说,企业自身的物流管理资源在专业知识和经验上都有所欠缺,因此,没有充分利用第三方物流资源的,就相对的的降低了企业的物流水平,降低了企业产品的流转速度,不利于企业占领市场,提升产品服务形象。
(3)没有充分的利用第三方物流,增加了物流设施投资费用和物流人员管理费,过多的流通环节增加了在产品质量和货款上的被欺诈的风险。
牵扯了太多的精力,不利于企业专心致志地从事自己所熟悉的业务,将资源配置的核心放在事业上。
3.3本章小结
企业存货作为企业的重要资源,不论是从采购,储存和销售都极其重要。
然而,现代社会中多数中小企业在对存货的管理中都会存在或多或少的问题,例如内部控制不完善,储存方法不当,对运输过程的疏忽,就造成了企业会有大量成本的损失。
本章主要提出中小型企业存货管理中存在普遍的问题。
第4章解决企业存货管理中问题的具体办法
4.1完善企业内部控制制度,做到证、账、物相符
(1)、建立健全企业内部控制制度,发挥存货内部控制制度的作用,划清职权。
企业的存货管理制度需要进一步健全,应该建立相关的制度保障。
中小企业要依据《会计法》、《公司法》健全法人制度,履行法人的权利和义务,组织建立存货内部控制制度,结合企业的生产经营特点,严格规范采购、生产、销售制度,规范存货采购、消耗、销售三环节,建立供货方、销售方的档案信息,加强对其信誉、资质的等级管理,进一步明确各职能部门的岗位职责,严格执行不相容岗位相分离的原则,发挥存货内部控制制度的相互牵制作用。
(2)、存货管理要严格执行财务制度规定,对货到发票未到的存货.月末应及时办理暂估入库手续,使账、物、卡三相符。
就是说公司收货后要录入系统对在库存货进行统计管理,而入系统的依据是到货时随货而来的发票.
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