会议与接待管理制度Word格式.docx
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〔三〕工作例会
工作例会是集团综合性的业务会议,一般于每月底召开,也可根据需要由集团总经理或分管副总经理提议召开,集团主要领导、集团各部门负责人、各公司主要负责人参加。
主要容为总结汇报各部门、各公司前阶段的工作,安排部署下一阶段的工作,集中讨论、研究、解决各单位经营〔生产〕管理中遇到的突出问题,协调各方面工作,由公司综合部主持。
〔四〕各公司专题会议
各公司专题会议包括:
为协调或解决各公司经营管理中出现的突出问题召开的会议;
对各公司进展阶段性工作检查时召开的会议;
对重要工作进展部署或听取汇报召开的会议;
各公司年初工作计划会议、年终工作总结会议等。
各公司专题会议不定期召开,集团相关领导、相关职能部门负责人、所属公司主要管理人员或全体员工参加,由该公司负责人主持。
〔五〕职能部门专题会议
职能部门专题会议分为两种形式:
1、职能部门联合专题会议。
由集团总经理或分管副总经理提议召开,主要是各职能部门的工作汇报、重要工作部署、重要问题的研讨会。
职能部门联合专题会议不定期召开,集团主要领导、各职能部门负责人参加,由总经理或分管副总经理主持。
2、职能部门单独召开的专题会议。
由该职能部门负责人召集,主要是总结、分析、讨论、部署本部门的工作,一般每月召开一次,部门全体员工参加,由该部门负责人主持。
〔六〕工作专题会议
工作专题会议指针对某一专题事项进展讨论、研究、决策、部署的会议。
由总经理或分管副总经理指定与专题会议有关的人员参加,由总经理或分管副总经理主持。
〔七〕年终总结表彰大会
每年春节前召开,集团主要领导、在宜、回宜的集团正式员工参加,主要是总结上年度工作和部署当年工作,主要容为:
行政第一负责人作工作报告;
各主管领导作专业报告或专题发言;
讨论工作报告;
对先进予以表彰等,由公司综合部主持。
〔八〕其它会议
其它会议包括:
鉴定会、评审会、论证会、研讨会、新闻发布会、党、团会议、工会会议等,由发起部门组织召开并确定会议容与参会人员。
第五条会议的准备
〔一〕一般会议提前一天以上、重要会议提前三天以上,由综合部或会议组织部门通知参会人员。
通知容包括:
会议时间、地点、主要议题、需要准备的汇报〔讨论〕材料或资料等。
〔二〕参会人员接到通知后,应按要求积极做好参会准备。
〔三〕综合部或会议组织部门提前做好会场布置、会场设施(投影、音响、摄像、录音等)配备与会议资料的准备工作。
第六条对重大会议,承办单位〔人〕应提出会议企划报告,经总经理批准后执行。
会议企划报告包括以下容:
(一)会议的名称、时间、地点;
(二)会议主旨和目标;
(三)会议议程;
(四)会议议项;
(五)会议主持人;
(六)出席人员;
(七)会议财务〔支出〕预算;
(八)接待工作说明;
(九)当前筹备情况与进展;
(十)〔可能〕存在的问题、解决方案与要求;
(十一)筹备时间进度表等。
第七条会议的组织召开
〔一〕会议主持人应遵守以下规定:
1、会前10分钟〔重要会议应提前30分钟〕到场,检查会务落实情况,做好会前准备。
2、会议进展中,主持人应根据情况,对议程进展适时必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,确保会议效率。
3、属讨论、决策性的会议,主持人应引导会议作出结论;
对需要集体决议的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人明确意见;
对未决议的事项应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
〔二〕与会人员须遵守以下规定:
1、准时到会,一般应提前5分钟〔重要会议应提前15分钟〕到会。
2、发言简洁清晰、紧扣议题。
3、遵守会场纪律。
4、对尚未公布的会议容,不得对外泄露,否如此按泄密论处。
第八条会议纪律
〔一〕无特殊情况,不得请假,未经请假,不得缺席会议,否如此以旷工论处。
〔二〕未经主持人或领导同意,不得提前退场,否如此以早退论处。
〔三〕不得交头接耳或做与会议无关的事项。
〔四〕不得随意进出会场。
〔五〕召开大型会议,与会者应将手机调整至振动和关闭状态,并不得在会场接听。
第九条会议纪要的整理
〔一〕各类会议应确定记录员做好会议记录,记录员由综合部或会议主持人确定。
〔二〕会议记录员应不迟于会议完毕后二日将会议纪要整理后上报总经理、副总经理或会议主持人。
〔三〕会议纪要经审核后发至集团领导与相关部门或人员。
〔四〕会议资料由集团综合部整理、立卷、存档;
其它部门主办的会议,会议资料除各自存档外,并应报综合部备案。
第十条会议室管理
〔一〕会议室由综合部负责管理。
〔二〕会议室只限本公司使用,外单位借用会议室须经综合部经理批准,各部门无权将会议室借给外单位使用。
〔三〕集团各部门〔各公司〕使用会议室需经综合部同意后,领取会议室钥匙。
使用会议室的部门必须爱护会议室的公用设施,保持会议室清洁,用后应检查安全,锁好门、关好窗,将钥匙交还综合部。
〔四〕任何单位和个人未经综合部同意,不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做它用。
〔五〕会议室的卫生每周至少清洁两次,遇有会议时要一次一清洁。
〔六〕会议室管理人员要严格室物品的管理和维护〔含花木等〕,做到会散、人走、电源关、门上锁。
第十一条会议容的督办、落实
会议形成的决定、决议、工作部署等由公司综合部负责检查、督办、落实。
对于没有落实到位的单位要下发督办通知,对仍然没有落实到位的要在集团通报批评,并限期完成。
三接待管理
第十二条接待工作是公司的窗口工作,对于塑造企业良好形象具有十分重要的意义,各相关部门与人员必须高度重视且规有序。
第十三条对外接待围
本制度规定的接待围主要是集团与所属各部门、各公司经营管理活动所必须的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等。
第十四条对外接待原如此
对外接待应遵循“平等、对口、节约、周到、〞的原如此,使客人高兴而来,满意而归。
〔一〕平等原如此。
来宾不论职位上下,都要平等相待,落落大方、不卑不亢。
一般情况下,级别与权限相等,同级别出面,特殊情况高规格接待。
〔二〕对口原如此。
坚持集团综合部归口管理与各职能部门对口接待相结合的原如此。
集团综合部负责接待工作的统一管理与协调,办理重要接待事务;
对涉与较强业务性的接待事务,应由对口部门或公司牵头接待,综合部给予配合。
〔三〕节约原如此。
招待来宾既要热情周到,也要讲究节约,量力而出,反对铺浪费。
不重复宴请,主方陪同人数原如此上不多于宾客人数。
接待费用支出应视接待事由归口各公司列支。
〔四〕周到原如此。
坚持“统一高效、规服务、热情周到〞的原如此,做到接待程序清晰、接待方式完善,分工明确、热情细致、服务到位、以礼相待。
〔五〕原如此。
向来宾介绍情况,注意保守公司秘密,巧妙回避不宜回答的问题。
第十五条接待分类
贵宾接待:
指公司领导重要客人、公司重要客户、外宾或政府部门领导的接待。
业务接待:
指与集团有业务联系的客户的接待。
普通接待:
指一般来客的接待。
第十六条接待方式、标准
〔一〕贵宾接待:
综合部文员迎接来宾于会议室〔接待室〕入座,公司领导陪客接待,以茶、烟和水果方式招待,如须就餐由公司领导或指定专人陪同安排于公司或酒店就餐。
〔二〕普通接待和业务接待:
综合部或相关部门人员迎接客户于办公室〔接待室〕洽谈,综合部或对口部门安排专人陪同,以烟、茶
方式招待。
如须安排外出就餐,由综合部或对口部门安排陪同人员。
〔三〕接待标准
1、用餐标准:
贵宾接待80~120元/人·
餐〔或按董事长、总经理的意见办理〕
较重要的业务接待与普通接待50~80元/人·
餐
一般的业务接待与普通接待30~50元/人·
常客与公司驻外员工20元左右/人·
2、住宿标准
贵宾接待200~300元/间〔或按董事长、总经理的意见办理〕
较重要的业务接待、普通接待150~200元/间
一般的业务接待、普通接待100~150元/间
第十七条接待礼仪要点
〔一〕见面要主动、热情、礼貌。
〔二〕接待要主动起迎,问明来意。
〔三〕安排交谈地点:
1、根据来客来意和身份,安排适当地点〔办公室、接待室、会议室〕进展交谈。
2、手头正忙,一时难以抽身时,应向客人说明暂请他人代接待或另商时间。
3、切忌让客人久侯而无人问津。
4、客户提出与集团领导或他人交谈,应立即联络,并将客人引至约定地点等候会面,介绍后再行离开。
〔四〕引见
首先向领导介绍客人〔单位、职务、〕,按职务上下,依此介绍一行来客,职务一样,先介绍年纪大的。
领导与来宾见面交谈后,对客人原定日程有变化的,与客人共同协商安排。
〔五〕行路
1、陪同客人行路,请客人行于自己右侧;
2、乘坐车、上下楼梯、电梯要礼让在先,主动开关门;
3、自己处于主陪地位,应并排在客人旁边,不要落在后边。
第十八条接待程序和容
(一)接待程序
1.综合部文员对来访人员礼貌询问后让座与办公室或会议室。
2.综合部文员与公司领导或相关人员联系。
3.公司领导或相关业务人员与来客洽谈。
〔指南〕,包括:
迎送陪同人
员、日程安排、车辆安排、食宿安排、会议、会谈、参观、旅游观光
线路、接待费用等。
接待方案〔指南〕制定后报主管领导审批。
5.接待人员须严格遵守公司相关规定,保守公司秘密,未经主管领导同意,不得让客人随意查阅资料和超规定围参观。
〔二〕接待容
1、承受任务。
弄清来宾的根本情况:
单位、人数、、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具与车次或航班。
2、布置接待。
提出接待意见:
接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算,并报请上级批准。
3、迎接安排。
根据来宾身份、人数、性别,预订宾馆,安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点,按来宾抵达时间,派人派车迎接。
4、看望并商议日程。
来宾住下后,集团有关人员前往看望,表示欢迎和问候,了解来访日程和目的,商定活动日程并通知有关部门和人员。
5、安排有关领导会见。
按接待规格和礼仪,安排有关领导去住所看望,接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
6、组织活动实施。
按参观、考察目的,组织业务部门向客人介绍情况,参观现场;
对上级检查,安排汇报座谈会。
7、参观游览。
根据来访目的、性质、来宾意愿和兴趣,选择有针对性的游览项目,安排身份相当的陪同人员。
8、送别。
根据客人意见,预定车、船、机票,结算食宿帐目,话别送行,派人派车送至车站、码头或机场。
〔三〕接待用品准备
1.一般接待用品:
综合部准备烟、茶水、水具与其它用品等。
殊接待用品:
如纪念品、礼品等由综合部提出方案,经批准后采购,或根据董事长、总经理意见办理。
第十九条其它
〔一〕穿着不得过于随便,按规定着装,衣着整洁、有风度;
〔二〕主动照顾来宾中的老人、妇女和儿童;
〔三〕尊重不同民族来宾的风俗习惯和礼节;
〔四〕因故未能准时赴约的,应尽早通知对方,并以适当的方式致歉。
四附如此
第二十条本制度解释与修订权属集团公司综合部。
第二十一条本制度自颁布之日起试行,原有相关制度同时废止。
附表:
《会议签到单》
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