财务管理及内部控制制度.docx
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财务管理及内部控制制度
财务管理及内部控制制度
工程成本管理制度
1、对开发项目外包工程费的控制,要严格执行竞标招标制度。
公司所有工程经济合同以及涉及工程成本的一切指标、保证、承诺及其他经济签证均需由总裁签署或授权委托签署。
2、公司成本管理部主要负责工程造价的预测及审核、工程招投标文件的编制、工程决算的审定。
3、成本管理部还负责组织工程用设备材料的采购供应及经济合同的谈判工作,对已经选择定型的设备、材料进行采购,确保设备材料及时供应,积极进行市场询价工作,建立市场价格询价登记薄,记录材料价格变动的历史资料。
4、财务部配合工程成本的总体控制工作。
(1)、参与有关工程经济合同的会签工作,及时准确地了解公司各项工程成本的构成及用款计划;
(2)、负责工程进度款的复核工作,配合工程造价的确定和最后决算的审定工作。
5、工程中间结算程序。
施工单位于每月25日之前,将工程进度结算报送成本管理部审核,成本管理部结合工程施工图纸及监理公司签署确认的“已完工作量情况表”确定应付款,付款按“合同预、应付款流程”办理。
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6、工程决算程序。
(1)、施工单位应将工程决算书以及各项经济签证资料按工程中间结算同样的程序报成本管理部复核,报集团领导审批;
(2)、财务部根据各种经济签证、合同以及经审定的工程决算数和材料结算数,扣除已付工程数及垫付的各项费用,结算应付工程尾数,提出付款方案,报公司主管领导及集团领导批准;
(3)、大工程办理决算时,应由公司主管工程领导牵头,由成本管理部部、工程技术管理部、财务部及其他有关部门人员组成工程决算小组,按照上述本制度规定的职责范围联合进行专项工程决算;
(4)、房屋工程全部竣工验收合格交付使用时,商品房由工程技术管理部、成本管理部、营销中心办理竣工验收,竣工验收合格后财务部办理竣工房收入、成本的结转。
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采购与付款内部控制及管理规范
一、岗位分工
采购与付款控制包括岗位分工控制、采购预算控制、请购与审批控制、验收控制、付款控制,其中请购与审批控制、验收与付款控制是采购与付款内部控制的关键点。
二、采购审批
公司应当按照请购(或采购任务书)、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务,并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证,建立完整的采购登记制度,加强请购手续(或采购任务书)、采购合同、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。
采购部门应根据公司预算及工程进度编制《采购任务书》,《采购任务书》应注明需采购物资的名称、规格、数量及到货日期等并报相关部门审批。
采购合同签订前采购部门应进行供应商的评价、选择及询价工作。
物资采购价值1万元以上(含1万元)的采购行为必须签订购销合同;其他采购价值1万元以下的采购行为可不签订购销合同。
三、岗位责任
建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督,以保证对采购与付款业务实施有效控制。
1、不得由同一部门或个人办理采购与付款的全过程业务,应当实行职务分离控制的岗位有以下几个方面:
(1)物品与劳务的请购、审批、采购职务必须分离。
公司对物品或劳务的需求应由使用部门提出,经授权人员审批,由采购部门负责采购;
(2)采购合同的订立与审计;
(3)采购订单的订立与审批职务必须分离;
(4)付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应厂商和询价业务;
(5)物品或劳务的采购部门不能同时担任验收工作;
(6)物品和劳务的采购、存储和使用人不能担任会计帐务的记录工作;
(7)审核付款的人员应同付款人员分离;
(8)记录应付帐款的人员不能同时担任付款业务。
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2、公司的所有采购业务归口采购部进行管理,非采购部门或个人不得采购各类物资,采购部门也不得采购申请部门没有需求申请的物资。
归口管理部门应明确相关人员的职责权限及相应的请购程序。
3、公司在编制年度经营预算的同时应当对公司生产经营活动中主要物资及劳务编制年度采购预算,加强采购业务的预算管理采购预算编制的程序。
生产经营活动中主要物资及劳务由使用部门负责提出预算申请。
四、采购验收
1、公司采购的验收控制包括数量验收、质量验收两个方面
数量验收:
由接收部门责任人进行数量清点,对物资的规格、型号是否与采购订单相
符进行验收,是否与供应商送货单上确认数量相符;
质量验收:
物资采购由技术部门进行质量检验,并签署验收结论。
2、采购入库后,采购部经办人员收集相关凭证交财务部,财务人员检查采购合同、供应商发票、入库单、验收结论是否齐备且相符,据此按规定办理相关会计手续。
财务人员还应检查采购业务是否符合采购实物预算。
如果采购业务超过采购预算限额,财务经办人员报请财务总监审批。
3、采购物资发生退货与折让情况,由采购部经办人员与供应厂商进行协商,
提出退货或折让要求,同时通知财务暂停支付相关款项,协商结束办理相关手续。
财务部凭采购部、验收部门共同填写的退货退款通知单记录退货、退款。
五、付款审批
1、财务部在办理付款业务时,应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核,并检查付款业务是否符合采购资金预算。
如果付款业务超过采购预算限额,财务经办人员应报财务总监审批。
2、签订的购销合同(采购价值1万元以上)为采购付款审批必要构件之一,没有签订购销合同的采购预、应付款申请,审批人员有权拒绝采购付款的审批,财务部门有权拒绝付款。
3、公司应当建立预付账款和定金的授权批准制度,加强预付账款和定金的管理。
4、应付帐款及应付票据应由专人管理,按照约定的付款日期、折扣条件等要素进行分类管理,对于已经到期的应付款项必须经有关授权人员审批后,方可办理结算与支付。
5、会计应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。
如有不符,应查明原因,及时处理。
六、稽核检查
集团财务管理部,定期或不定期地进行检查。
管理部应通过实施符合性测试和实质性测试检查采购与付款业务内部控制制度是否健全,各项规定是否得到有效执行。
采购与付款内部控制监督检查的内容至少应当包括:
(一)采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。
重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。
(二)采购与付款业务授权批准制度的执行情况。
重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全,是否存在越权审批的行为。
(三)应付账款和预付账款的管理。
重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。
(四)有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。
重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全,使用和保管制是否存在漏洞。
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财务预算管理制度
一、预算的范围
1、财务预算是公司各项财务收入、支出、资金筹集和运用的全过程管理,本公司的一切经济业务都要按财务收支预算进行,受财务预算的制约。
2、本制度所指财务预算管理为年度财务预算。
二、职能
3、财务部是预算管理的反馈部门,具体负责预算执行报表的编制工作,以真实反映预算执行情况。
4、预算小组根据集团整体发展战略及总体目标,下达年度目标,由集团管理监察审计部提交并解释下年度财务预算方案,各子公司财务部配合集团管理监察审计部、集团财务管理部工作。
三、预算的编制
5、各子公司结合实际情况,草拟本公司报集团管理监察审计部。
6、各子公司的下年度分项预算应于每年规定时间前报主管领导审批,主管领导确定后,由管理监察审计部汇总编制集团各子公司总体财务预算。
财务预算方案应于每年规定时间前编制完毕后提交预算小组审查。
7、财务预算方案经预算小组审查修改通过后,各子公司主管领导签订经营考核责任书后,由集团管理监察审计部将最终确定的预算下达到各子公司,作为各子公司内部法规性文件执行和年度预算考核指标。
四、预算控制
8、其他各公司财务部应于每季度终了15日内根据预算实际执行情况编制预算执行分析报表并上报集团财务管理部。
9、严格控制各项预算外开支,各预算外开支应严格履行审批程序,无审批的预算外开支付款申请,财务部不予审核并退回经办人。
10、各子公司若因特殊情况,需要调整本年度预算的,应编制年度预算调整报表并附情况说明及项目费用计算资料,递交集团预算小组审批。
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项目预算管理制度
为体现财务管理事先控制职责,提高公司经营水平和经济效益,特制定本管理制度。
本制度所指项目预算管理即房产项目利润预测管理。
房产项目达到预售节点后,财务人员应着手本房产项目预计利润的测算工作,编制项目利润预算表上报集团,以供决策者权衡利弊,作出科学决策,提高公司经济效益。
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一、基础资料的收集整理
1、一房一价表或预算销售价格:
一般通过营销部获得,用以计算本项目预算销售收入;
2、项目面积预测报告:
一般从营销部或办公室取得,用以计算本项目可售总暂测面积;
3、项目成本估算报告:
一般为成本管理部或项目部提供,用以本项目预算总成本的取数。
二、预测工作的开展
1、预算收入、成本预算:
根据基础资料计算所得。
项目为分期开发的,若本期成本估算暂时无法取得,则可先参照前期成本暂估;
2、日常费用:
根据公司过去日常费用支出规律合理预估本项目管理费用及销售费用总支出额;
3、财务费用预算:
根据现有贷款合同及后期融资计划预计本项目总预算利息支出;
4、税金预算
(1)、营业税及附加预测:
根据预算收入预估;
(2)、土地增值税预测:
根据《中华人民共和国土地增值税实施细则》及预算收入成本费用预估项目清算应缴土地增值税金额;一般应交土地增值税额不少于收入的1%;
(3)、所得税预测:
根据预测利润预估本项目应交所得税。
三、预算报表的编制
根据测算结果及时编制项目利润预算报表,预算报表内容必须包括:
收入、成本、经营税金、日常费用、财务费用、利润总额、所得税及净利润。
项目利润预算报表各指标预测数据的来源均需编制明细表,相关明细表作为项目利润预算报表的附注说明。
项目利润预算报表完成后应及时上报集团,为集团领导作出科学决策提供可靠依据。
四、预算的修正
预算毕竟是对未来财务活动的设想和推断,难免会出现预测误差。
根据项目实际工程进度及销售情况,当出现以下情况时,应及时对预算做相应修正或重新预测并及时上报集团领导:
1、销售价格调整幅度较大;
2、成本变动较大;
3、项目实测面积与暂测面积差异较大;
4、国家税收政策变动对本项目税负影响较大;
5、其他必要情况。
本制度未尽事宜,集团财务管理部将根据实际工作需要予以补充修正。
发票、收据管理办法
一、发票、收据的类别
本管理办法中发票、收据包括:
1、税务手工版发票(向税务部门领购的需手工开具的发票)
2、税务电子版发票(向税务部门领购的需电脑开具的发票)
3、税务统一收据(向税务部门领购的收据)
4、一般收款收据(在市场上购买的一般收据)
二、发票的领购
发票、收据由会计负责购入,主办会计应设置发票、收据登记簿,登记发票、收据的领、用、存情况。
三、发票的开具
1、票据的开具
税务发票、税务收据由会计负责开具,一般收款收据由出纳负责开具。
会计、出纳在领取发票、收据时,主办会计在发票登记簿中按本登记号码,并经会计、出纳签字后发放。
主办会计应按月检查会计、出纳发票、收据的使用情况。
任何人不得使用未经主办会计登记发放的发票、收据办理相关业务。
2、发票、收据填写相关规定:
(1)发票、收据应全联一次复写,每张发票、收据各联的内容应保持一致。
(2)发票、收据的单位名称需与付款单位名称一致,若付款单位要求开给其他单位,应出具代付款的委托书。
(3)发票、收据的金额不能涂改,误填作废的发票及收据必须把每一联粘贴保存,并加盖“作废”章,保持发票及收据完整,号码连续。
(4)发票、收据按时间顺序填写,不得跳跃。
(5)发票、收据开具内容、金额不得超出发票、收据开具范围。
(6)不得将空白发票交与他人。
(7)对于所有的现金收入业务,都应在收取现金后,开具发票或收据(银行提现除外)。
四、发票、收据的保管
1、主办会计、会计、出纳应妥善保管发票、收据,避免丢失和毁损。
2、对于空白发票、收据和预计较长时间内不用的发票、收据应存放在保险柜中。
3、使用完毕的电子版发票应根据税务要求及时装订成册。
4、整本发票、收据使用完毕,主办会计进行检查后,在发票、收据登记簿中予以核销,移交给会计档案管理员作为会计档案单独保管并登记在册。
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会计档案管理办法
一、总则
第一条为了加强对会计档案的科学管理和有效利用,保证会计档案的安全完整,特制订本办法。
第二条本办法规定了刚泰集团会计档案管理的原则、归档范围、归档要求、保管借阅等内容。
集团下属子公司应遵守本办法,对于由于地理位置、行业等特殊原因,需要根据企业实际情况变更的部分,需上报集团财务管理部备案,由集团财务负责人审批后执行。
第三条会计档案管理的基本原则是科学管理、妥善保管、存放有序、查找方便。
保证安全及保密,严防毁损散失和泄密。
二、会计档案的归档
第四条归档范围
1、会计凭证:
包括记账凭证、原始凭证、发票及收据存根等。
2、会计账簿:
包括各类日记账、分类明细账、总账、各类辅助账、固定资产卡片、低值易耗品卡片。
3、会计报表:
包括财务会计报表、统计报表、税务报表及财务分析报告等。
4、银行对账单及银行存款余额调节表。
5、会计程序软件、会计电算化系统开发的全部文档资料、会计电算化备份资料等。
6、会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
7、其他属于财务范围的重要资料,如:
有关财务管理、核算等制度、流程、文件;有关融资的报告、合同及相关资料;有关财务成本、利润、资本等的专项分析报告及重要文件。
第五条会计档案的保管期限(见附表)
第六条集团财务管理部和各子公司财务部需由专人负责对会计档案统一管理。
1、会计凭证:
于凭证当月完了第二个月,会计人员将各种记账凭证、原始凭证,分别按现金、银行、转账类型编号装订成册,加具封皮,并按照要求项目填写齐全,对于一些不便随记账凭证一起装订的原始凭证(如合同、文件等)应抽出单独装订、单独保管。
2、会计账簿:
在年度终了结账后,将账页按照账簿种类装订成册。
账簿扉页上要附有启用表,项目填写齐全,每本账簿粘贴印花税票,涉及两人以上接管同一账簿的扉页上要有交接记录。
3、会计报表:
在年度终了结账后,将月度、季度、年度会计报表装订成册。
4、电算化资料:
会计数据的备份资料,应具有能随时恢复数据的功能。
月度会计数据的备份资料,至少保存两年,年度会计数据的备份资料,应每年复制一次。
会计版本升级或修改软件,应做出详细的书面记录,并作为会计档案管理。
三、会计档案的移交调阅
第七条会计档案移交的要求和程序
1、财务部门负责保管本会计年度及之前五年的会计档案。
2、已到移交期的会计档案,应于新会计年度开始后3个月内,向档案室移交。
3、财务部门按照归档的要求,负责编制移交清册,移交清册一式两份,一份交档案室,一份由财务部门保管。
4、上海地区子公司的会计档案应向集团档案室移交,台州地区子公司的会计档案由各子公司财务部负责保管。
第八条调阅会计档案的手续
1、集团内部人员调阅会计档案的手续
1.1财务部门要建立“会计档案调阅登记簿”,登记从财务借出的档案和复印的档案。
1.2集团其他部门人员调阅会计档案,必须经财务负责人同意,办理登记手续,只限在财务部门调阅,不得借出。
需要复印的,经财务负责人同意,由会计档案管理人员负责复印。
1.3已移交至档案室的会计档案,如需调阅,必须经财务负责人同意,办理相关手续,档案室不得擅自借阅。
2、外单位人员调阅会计档案,要有正式的介绍信,对于执法部门的检查(如税务、审计等部门),要查看执法人员的身份证明。
经财务负责人批准,并进行详细的登记,借阅及复印要求同上。
四、会计档案的鉴定、销毁
第九条会计档案保管期满需要销毁时,由财务部门或档案室提出销毁申请,财务部门会同审计部门共同鉴定、严格审查,编制会计档案销毁清册,经财务负责人、执行董事、集团总裁批准后,下达正式文件,再行销毁。
销毁时由档案室、财务部门、管理监察审计部共同组织人员监销,销毁后,在销毁清册上签名盖章。
第十条对已经到销毁期但未了的债权、债务的原始凭证应单独抽出,另行立卷,由档案室保管到结清债权、债务时再进行销毁。
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财务部安全保卫制度
1、外部人员不经允许不得进入财务部,本公司员工如无工作需要,也不得随意进入。
2、每日下班,关闭门窗和电源,保险柜上锁并加密码保护。
3、现金余额超过规定限额,必需解缴银行,不得过夜存放,如遇特殊情况超过规定限额的大额现金需在公司过夜存放的,必须事先报财务总监批准,由财务总监妥善安排相应的安全保卫措施。
4、因工作需要携带大额现金(如出纳提现,现金解缴银行等)外出,在做好保密工作的同时,需通报财务总监安排保护措施。
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财务信息保密制度
1、财务信息属公司重要核心机密的一部份,财务人员不得利用工作之便对所掌握的财务信息违反保密原则向外(含本公司其它部门)披露。
2、所有对外报表需经财务总监审核后方可报送。
3、出纳按日报送资金报表、报表信息仅对财务负责人、总经理、集团财务管理部,不得向以外其他任何部门及人员透露。
4、工资信息由人事部门管理,财务部门不得利用工作之便对外透露任何员工的工资信息,且员工之间不允许相互打探了解。
5、公司经营利润信息除本部门员工外仅对总经理、集团财务管理部及监察审计部。
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