外销业务操作流程文档格式.docx
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一、做外销合同或PI
(1)公司名称、客户名称一定要对,要逐一检查
(2)订单号,PI的时间一定要正确
(3)商品名称一定正确
(4)单价金额、总金额和大写金额必然要正确核准
(5)产品编号、数量、规格型号、质量及外包装要求都要查对标注清楚
(6)必然要有正确的本公司正确的银行信息
二、制作内销采购合同
(1)公司名称、客户名称、抬头和日期必然要对,要一一检查.
(2)产品名称、规格、单价、总金额、重量、体积等必然要逐个检查,确保没有错误。
(3)合同其他条款必然要做细做全。
(4)质量要求、验货方式要写详细、清楚。
(5)确认付款方式
(6)确认出了问题的解决方法和索赔方式
3、业务审批:
内外销合同必需由总领导签字审批,才能进行操作执行。
合同通过后,第一进行业务合同表记录。
按表格的项目如实填写。
记录表要由业务员签名,并再经公司总领导签字,业务员把内外销合同交给跟单员跟进。
三、工厂生产及后续
(1)配合QC一路协商制定产品质量要求标准,并让工厂确认。
(2)等收到客户银行预付款水单再安排工厂生产。
(3)查对内销合同金额,支付预付货款(含打样费、模具费等)
(4)催促并了解产品生产进度,及和工厂明确交货期限。
(5)做好本钱卡片记录及业务统计表记录。
(6)通过出货验货合格、入仓等业务完成后,及时做好业务结算清单。
跟单员:
1.客户询盘:
一样在客户下perchaseorder之前,都会有相关的orderinquiry给外销员,做一些细节上的了解。
2.取得定单:
制作定单PI。
3.下生产定单:
取得客人的定单确认后,给工厂下定单,安排生产打算。
4.下达生产通知:
业务部在确信交货期后,知足以下情形可下达生产通知,通知工厂按时生产
(1)若是是l/c付款的客户,一般是在交货期前1个月确认l/c已经收到,收到l/c后应业务员和单证员别离审查信誉证,检查是不是存在错误,交货期可否保障,及其他可能的问题,如有问题应当即请客人改证。
(2)若是是t/t付款的客户,要确认定金已经到账。
(3)若是是放帐客户,或通过银行D/P等方式收汇等,需总领导确认。
5、打预付款给工厂
(1)核对工厂账号信息
(2)核对本公司会计打款的账单信息
(3)电话跟踪工厂钱款是否到帐
6、跟踪生产进程
(1)随时掌握生产进程
(2)确认货物尺寸、重量
7.制备大体文件:
工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。
8.商检:
若是是国家法定商检产品,在给工厂下定单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。
而且要告知工厂以后产品的出口口岸,便于工厂办理商检。
应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
8.租船订仓
(1)若是跟客人签定的合同是fobchina条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。
应及早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情形,确认工厂的交货可否早于开船期至少一周以前,和船期可否达到客人要求的交货期。
应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ingorder),通常在开船一周前可拿到定仓纸。
(2)若是是由卖方支付运费,应及早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。
经比较,选择价钱优惠,信誉好,船期适合的船公司,并告知业务员通告给客人。
如客人不同意时要另选客人认可的船公司。
开船前两周书面定仓,程序同上。
(3)若是货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。
拿到入仓纸时,还要了解截关时刻,入仓报关要求,等内容。
(4)向运输公司定仓时,必然要书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以幸免过失。
、要价钱(海运或空运)
(1)多找几个货代比对价格和船公司
(2)选定价格和货代公司
(3)确定好付款方式(预付还是月结)
、快递报关单证
(1)快递报关单证给货代报关(报关单、agent报关委托书、核销单、出口货物明细单、装箱单、CI、销售合同,空白单)
(2)确认报关信息
、通知客户打余款
(1)通知客户货已生产完成,拍照
(2)及时让客户打余款
(3)安排客户验货
、打余款给工厂
(1)验货
(2)打余款给工厂
(3)工厂安排送货到指定仓库
、运输货物到目的港
(1)货物运出后要提单
(2)货到港后付货代运费
(3)货代要invoice
(4)货代核销单和报关单
(5)查对并让工厂开具增值税发票
四.出口货物跟单的大体程序:
出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。
它以货,证,船,款为中心,包括备货,催证,改证,租船订仓,(报关,报验,装船),制单,结汇等环节。
咱们将这些程序归纳为:
B.制作装箱单:
(P。
30)装箱单着重表现货物的包装情况。
应包括出货的品名规格,数量,箱数,毛净重,包装尺码,整体积,箱号,唛头
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质管员
(1)工厂验货,在交货期前一周由跟单员通知工厂及公司验货员验货。
(2)若是客人要自己验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知打算部。
(3)若是客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时刻,确保在交货期前安排好时刻。
确信后将验货时刻通知工厂。
质检员QC:
此刻外贸公司的QC除出质量报告之外,要针对抽检产品后所发觉的问题,与工厂协商更正!
从而确保产品质量!
因此对产品的了解要深一些,能够通过问题,明白是哪个环节犯错,关于必需返工的产品有决定权,到底能够交货仍是不能够交货!
一样的可能流程是此刻业务员处接单,按产品和价值及工厂决定是不是进行初期或中期查验,到工厂抽检发觉问题,与工厂沟通返工,第一要判定抽检时发觉的缺点阻碍交货否,联系业务员决定是不是出货,这些是比较大体的,最重要的是对产品要有必然的了解
3.验货效劳的种类
(1)生产前查验:
验货人员通过随机抽样对生产的原材料、初加工产品、零部件进行查验。
(2)生产进程中的查验:
验货人员对生产线上的半成品或刚下线的产(3)成品进行查验,检查纰漏和误差,报告厂方,并提出纠正错误和误差的有效方式。
产成品交付前抽样查验:
验货人员在产品生产及包装完成待走运前,对货物的数量、工艺、功能、颜色、尺寸规格和包装等细节进行检查。
抽样方式可参考ISO2859/NFX06-022/ANSI/ASQCBS6001/DIN40080等国际认可的标准进行。
如有公司有专门要求,可加大验货抽查率。
(4)监督装运:
验货人员在最终产品付运前的抽样查验以后,在工厂基地、仓库或装箱传输进程中,协助厂家确认所用装箱是不是符合应有的清洁状况和装箱条件等。
前期工作流程
1出差同事动身前最少在前一天要致电与对方工厂联系好,幸免到厂后没货可验或负责人又不在等情形显现
2带照相机并需确保有足够电量,名片,卷尺,手工刀,小量封口胶袋(装办用)...等用品
3细阅验货资料和以前的验货报告,签办和其他有关资料,如有疑问,必需在验货前解决
4出差同事动身前必需先了解交通线路,天气情形.
抵达接待单位/工厂
1致电通知公司同事已抵达目的地
2在正式验货前,要先了解定单的情形,如全批货完成了没有?
如没有全批完成,那完成了多少?
已打好包装的成品有多少?
没完成的是不是正在做?
(如实际数量与发单同事所通知的资料有所出入,要先致电回公司报告),如货正在生产中,那必需也要去看生产进程,尽可能在生产进程中把问题找出来,告知工厂并要求改善?
还有余数何时可完成?
另已完成的货物,必需拍下和看看堆放情形并需点数(可点箱数/卡板数),注意,此等情形要写在验货报告备注上。
3用照相机拍下和查对外箱唛头和装箱情形是不是与落货通知书要求相同,如还没装箱,要问工厂纸箱到位没有?
如已到,(就算还没装箱,都可先检查纸箱唛头,尺寸,纸箱的质量,清洁度和颜色等,但最好让工厂安排先装一箱给咱们检查),如纸箱还没到,那么要了解何时会到
4要称货物的重量(毛重)和要量度外箱的尺寸是不是与所印和落货通知书相符合
5验货报告上,必需填写具体装箱资料,如多少只(个)入一内盒(中盒),多少只(个)入一外箱,写法参考:
50只/内盒,300只/外箱。
还有,纸箱是不是已打好最少2条打包带?
记紧外箱要用'
工'
字形封箱胶带上下封好。
6所有出差跟单或验货同事发完报告回公司后,必需致电到公司通知和确认已收到报告,并通知同事打算何时会离动工厂。
7依照指示进行摔箱测试
8检查外箱有否破损,检查内盒(中箱)是不是四页盒,检查内盒内的间格卡不能有杂色,要白底或灰
9检查产品有否破损
10依照标准(一样以AQL的标准)的数量指示抽查货物
11拍下货物情形包括不良品和在生产线上的情形
12查对货物与签办,菲林片和有关要求是不是一致符合,如产品颜色,商标颜色和位置,大小,外观,产品表面处置成效(如不可有刮花痕,污渍..等),产品功能等(请专门注意(a)丝印商标成效,不能有断字,拖丝等,以胶纸测试丝印看会否掉色,商标必需完整,(b)产品颜色表面不可掉色或容易掉色)
13检查彩盒有否破损,有无折痕磨花,印刷成效是不是优良和打样一致
14检查货物各零件是不是装好,装到位,不可易松或脱落
16检查货物功能是不是正常和操作是不是正常
17检查货物有否彼锋割手,不可有毛边利角割手
18检查货物和纸箱(包括包装彩合,纸卡,塑料袋,不干胶,气泡袋,说明书,发泡等)的清洁度
19检查货物是不是完好和在良好情形寄存下
20依照落货通知书上指示即场拿走所需数量的船头办,记紧必需把有代表性的不良品也一并带走(十分重要)。
21填写验货报告后,连同不良品与对方讲说一遍,然后让对方负责人签名并写上日期。
22如发觉货物情形很差(专门大机遇不合格)或收到公司通知货物不合格需翻工,那出差同事需在现场马上问工厂翻工的安排和何时可把货翻好,然后答复公司。
23.对包装的情形进行检查,依照公司具体包装要求,一一进行查对。
24.向工厂索要厂检报告,必若是要求提供批量样品,如不能隔日回公司,应提早寄回公司,别离将各天的查验报告回公司,如有疑问的痴样,也应寄回公司,以便及早确认。
25.查验工作终止后,应当跟工厂相关负责人沟通,确认。
告知本批次产品验货的初步结果,并出具草稿验货报告,验货员签名后再让工厂负责人员签名,并留复印件给工厂负责人员,表示两边对本次验货的结果无异议
26.天天汇报生产和查验的进度,征求公司的意见和第二天工作的安排。
27.终止查验,离动工厂。
后期工作
1下载照片并发email到相关同事,在email里要加上对各图片的简单驻解
2整理样品打上标签,安排当天或羿日寄出到香港办公室
3把正本验货报告归档
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