德瑞宝能源管理体系程序文件Word文档格式.doc
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12、不符合、纠正和预防措施程序………………………………………………48
13、能力、培训和意识控制程序…………………………………………………52
14、内部审核控制程序……………………………………………………………56
15、管理评审控制程序……………………………………………………………62
16、设计控制程序…………………………………………………………………68
17、运行过程控制程序……………………………………………………………72
18、合规性评价控制程序…………………………………………………………75
德瑞宝轮胎有限公司
能源管理体系程序文件
文件控制程序
文件编号:
QB/DRB-45
修订状态:
A/0次
第1页共7页
1目的
对本公司能源体系文件进行规范的管理和控制,确保与能源管理体系运行有关场所及时获得和使用文件的有效版本,防止作废的文件被误用。
2范围
适用于公司能源管理体系运行中有关能源活动的文件控制和管理。
3职责
3.1最高管理者负责批准、发布能源管理体系的方针、目标及能源管理手册。
3.2管理者代表组织编制、审核能源管理手册、程序文件,并负责程序文件的批准、发布。
3.3企管部是公司行政性文件和资料控制的归口管理部门,具体负责外来文件及公司的行政性文件收集、编目、复制、借阅、汇总、发放等工作;
建立公司“受控文件清单”;
各相关部门建立本部门的“受控文件清单”。
3.4技术中心是技术文件和资料控制的归口管理部门,负责外来技术标准、产品图纸、工程文件及公司的技术文件收集、编制、复制、借阅、发放、回收、更改、报废等管理。
3.5设备动力部是能源管理手册、程序文件和第三层指导性文件及本公司适用的法律法规等文件的主要负责部门。
3.6设备动力部负责设备工装图纸及其技术资料的管理控制,并负责组织编写能源管理手册和能源管理方案。
第2页共7页
3.7各部门负责本部门能源管理体系文件的编制、使用、收集、整理、归档管
理。
4控制要求
4.1文件分类
a)能源管理体系手册,简称能源管理手册
阐述公司能源管理方针、目标、组织机构、职责权限及能源管理体系的要求;
b)能源管理体系程序文件,简称程序文件
GB/T23331-2012标准要求的程序文件及记录;
能源基准、能源目标和指标、能源管理实施方案;
c)其他与能源管理体系有关的文件
是除手册和程序文件以外,具体指导管理体系工作的详细文件,是程序文件的支持性文件。
主要包括作业指导书、管理性规章、技术性规程、标准及适用的外来文件(包括法律法规、规程、规范、标准、合理用能评估报告、设备说明书以及相关方文件等)。
4.2文件编号
4.2.1文件编号按下述规则要求执行:
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a)能源管理手册编号:
QN/DRB-XXXX;
年号(版本号)
公司代号
能源管理手册代号
b)程序文件编号:
QB/DRB-XX;
程序文件顺序号
程序文件代号
c)公司的其他文件编号:
QC/DRB–XX–XX(产品图纸增加XXX.XX.XX-年号);
产品规格图纸序号
部门代号
三层文件代号
文件序号
第4页共7页
d)记录编号:
QD/DRB–XX–XX
记录文件代号
序号
4.3文件的编制、审批
4.3.1能源管理手册和程序文件由管理者代表组织有关部门的人员编写。
能源管理手册由管理者代表审核,最高管理者批准;
程序文件由各相关部门负责人审核,管理者代表批准、发布。
4.3.2其他与管理体系有关的作业指导书、管理规章等文件由各职能部门负责编制,部门负责人审核,分管经理批准。
4.3.3审核和批准要在原文件上留有审核人和批准人的签字,以便存档备查。
4.4文件的发放及控制
4.4.1文件由归口部门负责发放。
发放的文件应在《文件发放登记表》上登入,文件在分发前应编制分发流水号,并由收受部门签收。
增加或作废文件必须及时通知行政中心,以便及时调整《文件控制清单》。
所有受控文件发放时,必须将文件原件及审批单报设备动力部存档。
4.4.2文件的发放范围
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a)能源管理手册的“受控”文本分发给公司领导、各相关部门和公司内审员,以及第三方认证机构等。
当能源管理手册的内容有修改或换版时,“受控”文本都应得到相应的修改或换版,以保证使用有效版本。
b)程序文件的“受控”文本,汇编本分发给公司领导、各相关部门和公司内审员,以及第三方认证机构等,单行本发到有关场所。
程序文件的内容有修改或换版时,“受控”文本都应得到相应修改和换版。
c)能源管理体系第三层次指导性文件由归口部门编制,由设备动力部统一发放。
d)技术性文件(包括图纸)的发放范围由技术部确定。
对于作业指导书等文件,必须发放至相应的岗位或工序,以保证其能够被相关人员使用。
4.4.3文件的使用者应对文件进行保护,以保证文件的清晰,易于识别。
当使用人的文件严重破损影响使用时,由文件管理人员负责更换发放新文件,新文件的发放号沿用原发放号。
破损文件收回后加盖“作废”章,按文件销毁程序予以销毁。
4.4.4当文件使用人丢失文件后,应向文件管理部门提出书面申请,经管代批准后,发放新文件,并在《文件发放登记表》上登录,由领用人签收,发放号用新的发放编号。
4.5文件的换版与作废
4.5.1文件经多次或大幅度修改时应换版,原文件作废,立即停止使用,由原发放部门收回后加盖“作废”印章;
需作资料保留的作废文件,在文件首页上
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加盖“保留”印章。
4.5.2对有使用期限的受控文件,自超期之日起自行作废,各单位可作资料保留,不需收回,由各使用单位自行处置。
4.5.3确定无保留价值的作废文件,经分管领导批准后销毁处理,做好文件销毁记录。
4.6外来文件的管理
4.6.1收到外来文件的部门,需识别其适用性,并控制分发以确保其有效。
4.6.2对外来文件,属受控文件要加盖“受控”章,记入“受控文件清单”,编号仍采用原有编号,若需要下发时编制分发号。
4.6.3法律法规和其他要求的文件按《法律、法规及其他要求控制程序》执行。
4.7文件的评审与更新
4.7.1当文件使用一个期限(通常为3-5年),或发现文件已不适用时,责任(起草)部门应及时对文件进行评审。
评审中应考虑所建议的更改内容可能对程序、体系其他部分构成的影响,必要时,采取协调措施,选择实施更改的合适时间,如需要时,对该文件及受到其影响的其他文件作相应的更改。
文件需要更改时,由文件的编制部门填写《文件更改通知单》,按照文件的审批权限进行审批。
4.7.2文件的更改方式可选择划改、贴改、整页或整版替换等。
划改、贴改时由文件的持有者将更改通知单存入文件的编写部门。
4.7.3为保证所有受控文件均已更改,保持其统一性。
整页或整版文件更改后,
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由文件归口部门负责在文件更改通知单规定的实施日期,发放新文件,同时收回失效文件,失效文件应加盖“作废”章。
4.7.4文件更改应同时对《文件控制清单》作相应修改,在版本号/修订码栏中标明现行的修订状态。
4.7.5顾客提供的技术文件需要修改时,按顾客提出的实施日期执行。
4.7.6外来标准换版时,由技术中心负责发放新标准,收回失效标准,并在失效标准上加盖“作废”章。
4.8作废文件的管理
4.8.1对能源管理体系有效运行的各个场所,都应使用相应文件的有效版本。
及时从所有发放和使用场所撤销作废的文件。
文件发放部门负责收回作废的文件,销毁时应填写《文件销毁申请单》,经批准后销毁,销毁要有人监督。
4.8.2作废文件需要保留时,加盖“保留”标识,并隔离存放。
5记录
受控文件清单
文件发放、回收审批记录
文件更改申请
文件评审记录
文件借阅、复印记录
文件销毁记录
记录控制程序
QB/DRB-46
第1页共3页
对能源管理体系运行记录进行有效控制和管理,以证实符合能源管理体系标准的要求以及所取得的能源绩效成果。
本程序适用于我公司与能源管理体系有关的各项活动所建立的记录的控制和管理。
3.1设备动力部是记录的归口管理部门,负责编制“公司记录清单”。
3.2各职能部门负责职责范围内记录的填写、整理、归档保管工作。
3.3管理者代表负责记录样本的批准及变更的签准。
4.1各部门负责收集整理、保存本部门与管理体系有关的记录。
4.2记录的标识、编号
记录的编号按《文件控制程序》执行;
记录以编号为标识。
4.3记录的填写
4.3.1记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改;
负责人签字的栏目不允许空白。
4.3.2如因笔误或计算错误要更改原内容,采用杠改方式,在其上方或附近写上更改后的内容,签上更改人的姓名及日期。
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4.4记录的收集、编目、归档、保护与保存
4.4.1各部门把记录依日期顺序整理好,存放于通风、干燥的地方,记录应保持清洁,字迹清晰。
4.4.2各部门根据管理体系的运行、生产周期及本部门的实际情况规定记录的保存期限,归档管理。
4.4.3各部门编制部门“记录清单”,每年修订一次。
4.5记录的借阅与复印
各部门保管的记录应便于检索,需借阅或复印时要经保存部门负责人批准。
4.6记录表格编制、审批、更改的控制
4.6.1各部门编制的记录格式,由本部门负责人批准后使用。
4.6.2各部门可根据实际需要对记录格式进行更改,更改时执行《文件控制程序》中的有关规定。
4.6.3特殊媒体形式记录的控制
记录的形式除通常下的表格、图表、卡片等形式外,在特定的条件或场合下,也可以其他形式呈现,如电子版记录等,对该类记录的控制原则同上,对电子版记录要及时备份,防止丢失。
4.7记录的处置
对超过保存期的记录,各部门负责处理并作处置记录。
5相关文件
第3页共3页
6.记录
记录清单
记录处置单
信息沟通程序
QB/DRB-47
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1目的
通过信息交流与沟通,使公司管理信息得到及时有效的传递和应用。
2范围
适用于公司内部的信息收集、处理和传递,以及公司与外部相关方的信息交流沟通。
3职责
3.1管理者代表负责与认证机构的联络,通报公司能源管理体系的有关内容。
各分管经理负责批转处理外部相关方的投诉,监督责任部门完成。
3.2设备动力部负责能源管理体系运行有关信息的收集、传递、分析和归档,负责有关能源法律法规及相关要求的收集、传递、分析和归档。
3.3设备动力部负责组织协调相关部门向外来学习、参观人员传达公司管理的有关要求。
3.4供应部、销管中心分别负责供方及顾客的信息收集、传递。
3.5其他各职能部门负责本部门信息的收集、传递和应用。
3.6员工参与能源管理方针的制订、评审;
负责本岗位有关信息的应用和传递。
4.1工作程序
信息收集→信息交流→信息处理→信息反馈
4.2依据信息来源渠道将能源方面的信息分为内部信息和外部信息,确保信息内容准确可靠,传递迅速无误。
4.2.1内部信息指公司管理体系运行产生的所有信息,在公司内部传递和应用,
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主要包括以下信息:
a)能源目标、指标和管理方案的检查、监测记录,内审和管理评审报告以及管理体系运行的其他记录;
b)不符合或潜在不符合信息;
c)出现重大能源管理事故的信息及记录;
d)能源应急准备和响应情况;
e)培训情况;
f)各单位之间的日常联络、报表及其他信息沟通等;
g)相关方对方针的获取。
4.2.2外部信息指有关的法律法规,上级部门、顾客、供方及其他相关方的信息,由各部门根据职责分工在公司内部及外部相关方之间进行传递和沟通,主要包括:
a)来源于认证机构、节能行政主管部门、节能监察机构及能源监测机构监督、检查或监测的结果及反馈的有关信息;
b)法律法规、标准类信息;
c)来源于顾客、供方及其他相关方的信息。
4.3信息交流与沟通包括纵向和横向信息沟通:
a)纵向信息沟通,指上下级之间的信息沟通。
上级领导传递给下属的信息包括指示、命令、规章制度、工作程序和要求等;
基层管理人员和员工传递给上级领导的信息,包括请示、汇报、报表、意见等;
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b)横向信息沟通,指组织内部各级领导与领导、部门与部门及员工与员工之间的沟通。
4.4信息交流与沟通的方式:
a)各种会议的传达和交流;
b)书面文件、报表;
c)口头报告或传达、汇报、通报;
d)电话、联盟报、广播、宣传栏;
e)来函及来信回复;
f)对外宣传及媒体广告。
4.5信息的收集与处理
4.5.1设备动力部负责能源管理体系内审、管理评审、认证机构有关信息的收集,根据需要传递到公司领导及相关部门。
4.5.2生产部负责与生产能源有关的信息的收集、分析和传递,如:
收集装置生产能源消耗等信息,根据需要传递到相关部门。
4.5.3供应部负责与供方进行信息沟通和交流,对其施加影响,确保其活动符合管理体系要求。
信息的收集和传递执行《能源服务、产品、设备和能源采购控制程序》要求。
4.6内部沟通
4.6.1最高管理者确保在不同层次和部门之间,就能源管理体系运行的过程(包括目标、指标的完成情况)及实施的有效性和能源绩效进行沟通,实现全员参
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与的效果。
4.6.2员工参与能源管理方针目标、管理方案的制定和评审。
并通过班前班后会、合理化建议、领导座谈等方式进行交流和沟通,使员工充分理解方针,了解管理体系要求,并付诸实施。
4.6.3各部门的内部沟通,采用各种灵活的方式,根据工作进展和目标实现情况进行。
4.6.4各部门之间的沟通,除进行日常的报告、报表的传递和电话联络外,还通过每天的生产调度会及各分管领导和职能部门组织的协调会,进行沟通和交流。
4.7外部沟通
管理者代表应决定是否与外界开展沟通,沟通的内容包括能源方针、能源管理体系和能源绩效有关的信息,并将此决定形成文件。
如果决定与外界进行交流,公司应制定与外部交流的方法并实施。
4.8最高管理者要确保沟通渠道畅通,对发现的问题,必要时按《不符合、纠正和预防措施控制程序》的规定进行整改。
《法律、法规和其他要求控制程序》
《能源服务、产品、设备和能源采购控制程序》
《不符合、纠正和预防措施控制程序》
6记录
各种会议记录、报表、报告
设备、设施配置与控制程序
QB/DRB-48
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对设备、设施进行控制和管理,保证设备安全、经济运行、能源利用效率等,保持设备持续的过程能力,实现连续稳定生产,提高能源绩效水平。
2范围
适用于公司生产设备、用能设备有效性的策划、管理和控制。
3.1设备动力部负责公司内所有生产设备、用能设备的综合管理工作。
3.2设备动力部负责设施和设备管理程序及设备档案的管理,并为车间提供操作换线规程。
3.3设备动力部组织对新设备的选型、购置、进厂验收、安装验收及交付使用。
3.4设备动力部负责闲置、报废设备的管理,设备事故的处理。
3.5设备动力部负责基础设施的配置和管理工作。
3.6各使用部门负责用能设备的日常管理、预防性维护保养工作的实施,设备部负责监督、检查各用能设备的运转情况。
4工作程序
4.1设备的选型及购置
4.1.1设备在选型时,要充分考虑设备的生产能力、技术性、安全性、节能性和环保性等性能,由设备部对需购设备进行考察、论证,严禁选用淘汰型产品。
4.1.2凡属扩改工程(项目)及新增的设备,由基建部负责;
针对影响能源绩
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效较为显著的设施、设备、系统和过程,生产过程中需更换的设备,由设备处负责;
凡属基建、环保、电器、仪表、计量设备,由归口单位负责。
4.1.3新增或更换不同规格、型号的设备,在考察论证结束后,需经分管经理、总经理批准后,交归口部门按选型要求落实采购。
4.2设备的安装、调试、验收与移交
4.2.1在确保正常生产的情况下,设备使用单位一般只负责设备的维修和保养;
设备的安装及调试,由设备部负责联系有资格的安装单位进行。
外来人员施工时,要根据国家有关法律法规办理相关批件,并严格遵守公司相关管理制度。
4.2.2安装过程中,有关基础的制作、装配、电气线路和自动控制等项施工时,应按照设计图纸和有关施工规范执行。
在安装、调试过程中,环境因素的控制等要按相关规定执行。
4.2.3设备安装竣工后,由工程施工主管单位组织公司领导和设备安装、使用部门及有关技术部门的工程技术人员进行设备的验收与移交,具体按设计指标和有关施工规范执行。
4.3设备的使用与维修
4.3.1设备动力部定期对设备的使用与维修状况进行监督、检查,并通报有关单位。
4.3.2设备实行以操作工为主的机械、电气维修工三结合的包机制,重点由操作工和机械维修工组成的双包机制,达到台台设备都有人负责。
QB/D
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