档案管理信息系统的设计与实现.docx
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档案管理信息系统的设计与实现
安徽大学
本科毕业论文(设计)
(内封面)
题 目:
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年 月
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企业档案管理信息系统
摘要
当今社会是一个信息社会,各个企业的档案越来越多,档案管理工作越来越复杂。
因此企业对档案管理工作越来越重视。
档案工作一项非常简单但机械重复的工作。
档案管理工作对工作人员的体力是一种很大的挑战。
然而这种简单机械重复的工作正是计算机所擅长的,因此我们非常有必要开发一个企业档案管理信息系统,以达到帮助各个企业和个人减轻工作压力,造福社会的目的。
对于一个软件工作人员来说,这不仅是一个很大的市场,也是一种挑战。
我们必须把握好机遇,战胜挑战。
在档案管理工作中,最为重要的一方面就是安全问题,因此在本系统开发的过程中,加强了安全防范的工作。
不仅开发了严格的用户登录界面,而且还为企业的用户制定不同的权限,以便于用户间相互制约。
本文设计了系统的逻辑模型,进行了面向对象分析,并设计了软件结构。
本文把系统分成七个模块,并分别进行了实现。
关键词:
档案;企业信息管理;管理信息系统;分级权限
BusinessArchivesManagementInformationSystem
Abstract
Modernsocietyisaninformationsociety.Nowadaysthebusinessarchivesaremuchmorethanthebusinessarchivesinthepast.Themanagementofbusinessarchivesismoreandmorecomplex.Sotheworkofbusinessarchivesarisetheattentionofmanagers.Themanagementofbusinessarchivesisajobwhichisverycomplex,whichmeansthecomputercoulddoitbetterthanourhumankind.Soitisofgreatimportancetodevelopasystemwhichcouldbothhelpworkersandcompanies,whichcouldbeneficialtothesociety.Asasoftwaredeveloper,itisnotonlyachancetoopenawidelymarket,butalsoachallengetomanydifficulties.Weshoulddothejobwell,anddefeatallthedifficulties.Intheworkofbusinessarchivesmanagement,itisthesafetythemostimportantofall.SowhileIdevelopthesystem,Ipaythemostattentiontothesafework.Inotonlydevelopthelogininterfaceofthissystem,butalsodividethepowerofusersintothreeparts.Inthispaper,Idesignthelogicmodelofthesystem,analysisthesystemintheobject-orientedwayanddesignthesoftwarestructureofthissystem.Thispaperdividedthissystemintosevenmoduleswhichwereallcarriedout.
Keywords:
archives;companyinformationmanagement;informationmanagementsystem;devoicedpower
目 录
企业档案管理信息系统
第一章引言
曾有经有这么一句话来形容如今计算机的广泛应用:
“二十年前,有计算机的公司和现在没有计算机的公司一样多”。
如今计算机已广泛应用于生活、生产的各个领域。
人们结合自己的智慧和计算机的强大功能来让我们的生活变的越来越方便。
档案馆是企业的重要组成部门,是企业全部档案的保管基地和提供利用中心,在企业的日常工作生产中,几乎所有与生产有关的图纸文件都要经过档案馆的接收、晒印、存档。
目前的档案管理涉及到多个产品,其工艺程序复杂,零部件的数量及种类繁多。
原有的档案管理采用传统的手工管理方式,这远远不能适应企业现代化管理的需要。
结合计算机的强大的功能和档案管理的复杂和大量的重复操两方面来考虑,我认为设计一个方便的档案管理信息系统非常重要。
开发档案管理信息系统,可大大提高企业档案管理信息化水平,有利于档案查询与统计,改善存档文件.要密切结合企业档案管理的特点进行系统设计和开发的,以企业档案信息为主体,实现企业档案的接收、归档、利用和统计,实现计算机网络化管理,作到档案资源的信息集成和数据共享。
档案管理的目的就是对档案管理人员每天从事的繁琐的工作进行管理,诸如档案借阅人查询、档案借阅到期时间查询、归还时间查询和各种档案资料的综合利用情况统计等等,无疑都是档案管理人员最需要关心和实际操作的具体事项。
利用计算机将档案管理人员从这些枯燥的事务中解脱出来肯定有重要的意义[2]。
企业档案管理信息系统主要包括归档、查询、借阅、审批、归还和销毁等功能。
在系统设计与实施中,满足企业档案管理的功能需求,面向用户的实用性;在档案接收、晒印、归档及数据统计上的系统开发是一个有机的整体,体现其管理的协同性、数据的完整性、准确性与实效性,提高了档案管理的工作效率和质量,实现档案管理的标准化、规范化,在各企业中有着广泛的推广价值。
本文的主要设计方法和技术路线,如图1所示。
图1设计思路和采用的技术路线
第二章系统分析
2.1功能分析
2.1.1基本功能
本系统需实现的具体功能有:
档案归档、档案借阅、档案打印、档案销毁、系统维护、系统管理、帮助、登录和退出等。
㈠用户管理
①根据权限不同,用户可以分为管理员和普通用户;
②管理员可以分为系统管理员和指定档案库的管理员;
③可添加和删除普通用户和指定档案库的管理员、查询用户的各项信息和验证用户登录;
④只有系统管理员才能进行用户管理;
⑤指定档案库管理员一般为各级领导;
⑥不同权限的用户可以在登录时可以使用不同的模块;
㈡机构管理
①只有指定系统管理员可对系统中的机构进行管理;
②机构管理要实现新增机构、修改机构名称及描述信息、删除机构等功能;
③新增机构是要提供机构名称和描述信息;
④删除机构前需要指定别的机构继承该机构的档案或者将该机构的所有档案移出档案库;
㈢新增档案、归档和销毁
①针对某个档案库,只有系统管理员和该档案库的管理员才有权限对该档案库下的档案进行操作;
②可选择档案库,在该档案库中新增档案,在新增档案时,需要指定该档案的名称、所属机构、年度、保管期限和备注,但新增档案属未归档类型;
③指定系统管理员可以销毁档案,并且只允许删除他所分管部门及以下子部门的档案;
④管理员可查看、审核当前库中新增的档案,对于合格的档案,管理员可在本档案库中进行归档操作,而对于不合理的档案,管理员可修改其属性再在当前档案库中进行归档操作或移入别的档案库中接受另一档案库管理员或系统管理员的审核;
㈣档案的移出和相关操作
①管理员可将档案库中已归档的档案进行移出操作,移出后的档案还在系统中,不过此时状态为未归档状态;
②对于未归档的档案,管理员可以进行删除、更新它的信息,也可将它移入别的档案库或者在本档案库中进行归档等操作;
㈤档案查询
①用户可以查询已归档的档案;
②系统要能提供多种查询条件,如按档案名、所属机构、归档时间或所在档案库进行查询;
㈥借阅申请
①用户可对已归档的档案(未借出)进行借阅;
②借阅时需提交借阅申请;
③由借阅申请指明所借阅档案的档案名称、借出时间和归还时间等;
④若档案已有人申请,在管理员拒绝申请前,其他用户无法再申请;
㈦借阅审批
①只有对某个档案库有操作权限的用户(如果指定的系统管理员)才能对该档案库下的借阅申请进行审批;
②审批通过的用户便可到档案室提取档案;
③对审批未通过的借阅申请,管理员需要指出未通过的理由,将信息返回给用户;
㈧档案的归还与提醒
①用户将所借阅的档案归还时,管理员需要在系统中进行档案的归还操作;
②对于归还日期已到的档案,管理员可进行提醒操作,提醒借阅人归还档案;
2.1.2流程图
用户使用档案管理系统实现档案归档、查询、借阅、审批和归还等功能的操作流程如下图2所示。
图2用户实现基本功能的流程图
2.2系统逻辑模型
在上述需求分析的基础上,可以导出系统的详细逻辑模型,用数据流图来描述这个逻辑模型。
数据流图是系统逻辑功能的图形表示,它含源点或终点、处理、数据存储和数据流这四种成分,用来描述信息流从输入移动到输出的过程中所经受的变换,不包括任何有关物理的实现细节。
图3未细化的系统流程图
图4细化后的系统流程图
第三章面向对象分析
3.1引言
结构化分析是最广泛使用的需求建模方法,它采用模块分解和功能抽象、自顶向下、分而治之的手段,是一种非常有效的软件开发方法[5]。
鉴于此,本文在分析时主要采用结构化分析方法。
但结构化分析方法也存在一些缺陷,如结构化分析方法将过程与数据分离为相互独立的实体,导致对系统的认识过程和实现过程不一致[1]。
相对结构化方法,面向对象方法具有很多优势,如与人类习惯的思维方法一致、稳定性好、可重用性好、较易开发大型软件产品和可维护性好等。
所以,本章将引入面向对象方法对档案管理系统进行分析。
在面向对象分析的过程中系统分析员必须认真向领域专家学习[6].尤其是建模过程中的分类工作往往有很大难度[4]。
继承关系的建立实质上是知识的抽取过程,它必须反映出一定深度的领域知识,这不是系统分析员单方面努力所能做到的,必须有领域专家的密切配合才能完成。
UML(UnifiedModelingLanguage,统一建模语言)是一种可视化的建模语言,用于对软件系统进行描述、可视化、构造和文档化,它已得到了业界的广泛支持和认可。
目前,UML已成为面向对象的分析与设计的标准建模语言,下面两节绘出档案管理系统的UML模型图:
用例图和类图。
3.2用例图
用例是系统、子系统或类和外部的参与者(actor)交互的动序列的说明,包括可选的动作序列和会出现异常的动作序列。
用例图是显示一组用例、参与者以及它们之间关系的图。
在UML中,一个用例模型由若干个用例图描述。
按照PaulHarmon和MikeWatson的说法,“用例图提供了对系统及其主要处理的功能描述,同时也表示给出了系统的使用者和使用者将与系统进行的各种交互”。
用例图中方框代表系统,椭圆代表用例,线条代表行为者,它们之间的连线表示关系。
下面先给出档案管理系统的用例图,然后再给出不同权限的用户与系统交互的用例图。
图5档案管理系统的用例图
图6用户与系统交互用例图
图7指定系统管理员与系统交互的用例图
图8管理员与系统交互的用例图
3.3类图
类图描述的是类和类之间的静态关系[6]。
在软件开发不同阶段使用的类图具有不同的抽象层次[7]。
一般类图可分为3个层次,即概念层、说明层和实现层。
如下图所示。
其中类名称应该能够正确反映问题域中的概念,属性部分描述该类具有哪些特征,操作部分是该类提供的一个服务实现。
UML类符号
下面给出档案管理系统中比较重要的单个类在UML类图中的表示方法。
图9用户类的类图
图10机构类的类图
图11档案类的类图
图12借阅类的类图
第四章数据库设计
4.1引言
数据库设计包括数据库设计和数据库应用系统设计两方面的内容。
数据库设计是设计数据库结构特性,即为特定环境构造出最优数据模型;数据库应用系统设计是设计数据库的行为结构特性,并建立能满足用户对数据库应用需求的功能模型。
数据库及应用系统的设计是开发数据库系统的首要环节和基础问题[3]。
在第2章中需求分析得出的逻辑模型的基础上,按照新奥尔良方法(NewOrleans)进行数据库设计。
先由分ER图综合得到ER模型,即数据库的概念模型,然后按转换规则将概念模型转化为关系模型,最后得出系统数据库的表,并给出各表间的关系。
4.2数据库概念结构的设计
利用分类、聚集和概括这三种基本方法对系统分析阶段收集到的数据进行抽象,得到实体集、属性和码如下(加下划线者为码):
(1)用户:
用户账号,用户密码,用户权限;
(2)机构:
机构号,机构描述;
(3)档案:
档案编号,档案名称,档案年度,保存类型,创建人,创建时间,状态,档案说明;
(4)系统消息:
消息编号,信息内容,状态;
(5)操作日志:
操作编号,操作描述;
确定实体集之间的联系类型(一对一、一对多和多对多的联系),设计各实体及属性的ER图如下图13所示、分ER图如下图14及汇总后的系统的ER图如下图15所示。
图13属性ER图
我们把唯一的m:
n关系借阅关系再进一步分析:
图14分ER图
图15系统ER图
4.3数据库逻辑结构设计
将概念模型中的一个实体集转换为关系模型中的一个关系,实体的属性就是关系的属性,实体的码就是关系的码[8]。
1:
N联系的转换有两种方法:
一种方法是将联系转换成一个独立的关系,其关系的属性由与该联系相连的各实体集的码以及联系本身的属组成,而该关系的码为n端实体集的码;另一种方法是在n端实体集中增加新属性,新属性由联系对应的1端实体集的码和联系自身的属性构成,新增后原关系的码不变。
我选择的是后者。
M:
N联系的转换方法为:
与该联系相连的各实体集的码以及联系本身的属性均转换为关系的属性,新关系的码为两个相连实体码的组合(该码为多属性构成的组合码)[12]。
(1)用户:
用户账号,用户密码,用户权限,机构编号;
(2)机构:
机构编号,机构描述;
(3)档案:
档案编号,档案名称,档案年度,创建人,创建时间,状态,档案说明,所属机构编号;
(4)系统消息:
消息编号,信息内容,状态,接收用户帐号;
(5)操作日志:
操作编号,操作描述,操作用户帐号;
(6)借阅:
用户帐号,档案编号,借阅时间,借阅期限,借阅状态,截止期限;
4.4系统数据库表的定义
在4.3中得到的关系模式中,根据需要可将具有相同码的关系合并为一个关系,经合并、消除命名冲突及重命名后,得出该系统所需的表汇总,如下图16~21所示。
图16用户表
图17机构表
图18档案表
图19系统消息表
图20操作日志表
图21借阅表
4.5数据库完整性的设计
数据库完整性的设计将直接影响DBMS能否真实的体现现实世界,完整性控制机制的使用,能够防止合法用户向数据库添加错误数据,从而降低应用程序的复杂性,提高系统易用性。
此阶段根据需求分析的结果,对系统实现符合要求的约束,细致规划出各类完整性,尽力排除完整性约束间的冲突。
通常情况,数据库完整性约束可分为静态约束和动态约束。
静态约束应尽量包含在数据库模式中,一般数据库产品主要支持PRIMARY约束、UNIQUE约束、CHECK约束、DEFAULT约束和FOREIGN约束。
动态约束主要定义对约束条件本身的约束,由程序完成。
参照完整性FPREIGN约束设计非常重要,它要求外键的值必须来源于被参照关系的取值或空值,上述设计系统的表中的主外键关系如下所示:
(1)用户表中的机构编号参照机构表中的机构编号;
(2)档案表中的用户编号参照用户表中的用户编
(3)档案表中的机构编号参照机构表中的机构编号
(4)系统消息中的用户编号参照用户表中的用户编号
(5)操作日志表中的用户编号参照用户表中的用户编号
(6)借阅表中的用户编号参照用户表中的用户编号
(7)借阅表中的档案编号参照档案表中的档案编号
第五章模块设计
5.1系统架构
在现代档案管理信息系统中,一个普遍存的问题就是:
安全问题。
一个企业的档案涉及一个企业的机密。
因此在设计本档案管理信息系统的时候,特别注意了系统的安全问题。
本系统采用了双重的方法来解决安全问题:
a.把所有的用户的权限划分成三层。
b.就是马上要介绍的在进入本系统前一定要经过用户密码认证。
没有本系统的帐号(也就是非本公司的成员)没有任何权限来访问本系统。
对每一个用户的操作都有完整的记录。
因此本公司的每一个用户都对此负有法律责任。
为了使软件结构清晰,便于设计和开发,提高系统的可靠性和软件的可修改性,使用模块化原理将系统划分成如下图22所示几个模块。
每个模块对应需求分析中的各个功能,只有具有系统账号的用户才可适用本系统。
图22模块划分图
5.2各模块的功能
⑴用户管理模块
用户管理模块主要用于实现以下功能:
a.用户的注册与注销,包括新用户的注册与注销。
b.用户信息的修改,包括用户的各项基本信息的修改。
c.我的档案,包括所登录用户已借阅的档案记录,以及是否过期,是否有已借档案的到期提醒等。
d.用户登录,这也是本模块最重要的一个功能,包括用户登录与出错提醒。
⑵机构管理模块
机构管理模块主要用于实现以下功能:
a.机构的添加与删除,当一个公司要新添加一个机构时会用到机构添加功能,当一个公司要裁减一个机构时要用到机构删除功能,在使用机构删除功能之前需要把该机构所有人员清空。
b.机构信息修改,包括机构各项基本信息的修改、增加和删除。
⑶档案管理模块
档案管理模块主要用于实现以下功能:
档案的增加与销毁,当公司需要增加一个档案时需要用到这个模块,首先我们需要确定该档案是属于哪一个机构,然后再确定其它基本信息。
⑷借阅管理模块
借阅管理模块主要用于实现以下功能:
a.借阅申请的审批,对于用户提出的借阅申请,各部门的指定系统管理员考虑各种情况来决定是否对其进行审批,如果审批通过会发相应的系统消息给相应的用户。
b.档案的归档与移出,当公司需要将某档案暂时移出档案库或将档案移回档案库时需要用到此模块。
c.档案的转移,当公司需要将档案转到其它单位或机关时需要用到此模块。
⑸档案的检索与借阅
档案的检索与借阅主要用于实现以下功能:
a.档案的检索,用户在进入此模块后会直接进行此界面,对档案进行检索。
检索方式可以有多种:
对档案名称,档案编号,建档人编号,建档时间等等。
b.档案的借阅申请,当用户在选择出理想的档案时可以对此档案进行申请借阅,借阅申请将出现在档案管理里(只有指定系统管理员可以进入)。
当申请通过了审批以后就可以以系统消息的形式发给用户,用户可以将其打印出来以此为凭证去档案管理部门领取相应的档案。
⑹系统管理
系统管理主要用于实现以下功能:
操作员权限管理,用于给不同的用户赋予不同的权限,包括三种权限:
普通用户、指定的管理员、管理员。
一般指定管理员为各机构的领导和从事档案这方面管理的人员,由管理员指定。
管理员有以下权限:
对人员权限进行管理、系统管理。
指定管理员有以下权限:
机构管理、档案管理、借阅管理和所有普通用户权限。
普通用户权限:
用户管理、档案检索与借阅。
⑺帮助与关于
帮助与关于主要用于实现以下功能:
为系统提供帮助信息和版本信息。
第六章软件结构设计
6.1引言
在上述模块设计中将档案管理系统划分成了7个模块,每个模块完成一个适当的子功能。
应该把模块组织成良好的层次关系,顶层模块调用它下层模块以实现程序的完整功能,每个下层模块再调用更下层的模块,从而完成程序的一个子功能,最下层的模块完成最具体的功能。
6.2系统的层次图
图23系统层次图
软件结构,即由模块组成的层次系统,可用层次图来描绘,如上图23所示。
层次图中的一个矩形框代表一个模块,方框间的连线表示调用关系。
上图中,最顶层的方框代表档案管理系统的主控模块,它调用下层模块完成档案管理系统的全部功能,第二层的每个模块控制完成档案管理系统的一个主要功能。
第七章系统实现
7.1数据库实现
本系统使用的数据库为Access数据库.MicrosoftAccess是一种关系式数据库,关系式数据库由一系列表组成,表又由一系列行和列组成,每一行是一个记录,每一列是一个字段,每个字段有一个字段名,字段名在一个表中不能重复。
表与表之间可以建立关系(或称关联,连接),以便查询相关联的信息。
Access数据库以文件形式保存,文件的扩展名是MDB。
Access数据库由六种对象组成,它们是表、查询、窗体、报表、宏和模块。
为Access的原始界面如图24所示。
图24Access数据库原始界面
使用设计器来创建表,建立完成后的数据库如下图25所示。
图25建立完成后的数据库
各表的内部结构等参见数据库设计。
7.2系统实现
7.2.1用户登录界面
本系统使用的基本流程图如下图26所示:
图26基本流程图
系统的登录界面如下图27所示:
图27系统登录界面
用户在此输入用户名和密码,点击登录就在数据库中查找是否有此用户。
如果无用户名、密码不正确则弹出警示框。
用户也可以在此界面点击注册,来注册帐号(是否有这个功能主要依据各企业的组织方式)。
如果成功登录,则会出现以下界面,如下图28所示:
图28系统主界面
然后就可以选择使用各个功能了。
7.2.2档案管理界面
由于本系统非常宠大,不能全部实现,只能实现其中的一些典型的模块。
在本系统中我实现的是档案管理模块。
只有拥有指定管理员权限的用户才可以使用这个模块,此模块打开后的界面如下图29所示:
图29档案管理功能界面
在此界面下,用户可以首先用上面的几个对项目来查询相应的档案,然后对应的项目会出现在左边的框内。
然后再可以对这些项目进行修改或删除。
用户如果想添加档案也可以在几个栏目内输入相应的资料,然后点击添加,就可以实现添加档案的功能。
⑴“添加”按钮的代码实现如下[9][10][11]:
//添加记录
VoidCSstudentDlg:
:
OnBnClickedAdd()
{
//TODO:
在此添加控件通知处理程序代码
Intk=m_ListInfo.GetItemCount();
If(this->AddNewInfo()==flase)
{
MessageBox(“添加记录失败”);
Return;
}
//设置当前选择项
M_ListInfo.SetItemState(k,LVIS_SELETED,LVIS_SELECTED);
//更新显示
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