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这也不是做计划,这只是你的待办任务列表…
那什么是计划?
计划,是实现目标的路径。
比如你月底想要买个IphoneXR给女朋友,但是口袋里的钱不够,因此你计划在未来20天里每天加班两小时赚加班费,每天多打50个陌生电话冲业绩,月底如果还不够,就问老李借3000元。
买IphoneXR是目标,加班、打电话、借钱是你为了要达成目标而计划的行为,只有两者结合在一起,才能称之为计划。
而我们日常生活中经常看到的那些所谓的计划,要么是只有目标没有具体行动的愿望清单,要么是只有一个个待办任务,而没有目标的整天瞎忙...
不同的目标,计划的方式也不同
我们把所有的事情,沿着一条横轴一字排开,越是在左侧的难度越低,越是在右侧的代表难度越高:
并不是所有事情都需要做计划的,简单的事情我们不需要,直接执行就可以了,比如说吃完饭去散个步,难道还要计划一下行走路线,步行速度,耳机里播放的歌曲列表?
没必要,直接走就可以了。
而越往右侧走,随着事情的「复杂度」和对目标达成的「要求」不断提高,事情会变得越来越困难,这时候你拍脑袋直接干就不行了。
你就得开始做计划,把一个目标分解成多个任务去逐个执行。
比如,你要出去旅游,那至少得先确定是去哪里,需要带哪些东西,然后买机票,定酒店,如果对旅行的品质要求高一点,比如5天内要游完15个景点,吃遍当地的美食,那么你还得提前做详细的攻略;
而你如果是打算去攀登珠峰,那需要准备和计划的东西就更多了...
再往右侧走,事情将变得更加困难和复杂,仅仅做个人计划已经不够了。
比如你要造个飞机,那你个人能力再强,行动力再高,计划做的再详细也没用,这辈子也造不出来。
这时候,你不仅需要任务分解,你还需要团队的分工协作。
你得组建一个团队,把一个极其复杂的事情,拆解成每个成员手上可执行的一件简单任务,最后通过整合每个人手上完成的小任务,来完成整体的大目标。
所以,在这根横轴上,对于不同难度的问题,我们采取的策略是不同的,并不是所有事情都需要做计划,而有些事情仅仅做个人的计划是完全不够的。
这就像我们玩游戏,左侧是EASY模式,一个人就能随便虐电脑,不用做计划,直接干就是了!
而到了右侧的HARD模式,我们就得提前做准备,穿上最厉害的装备;
要开始计划路线,步步为营的前进;
甚至要找小伙伴组团,通过精妙的团队配合才能完成。
因此,我们把上面这条横轴切分成三段,分别对应事情的不同难度等级:
EASY、NORMAL、HARD,以及适合他们的不同应对策略,如图所示:
只有在对的场景下,使用对的策略,你才能事半功倍。
那么接下来,我就按这个难度级别逐个递进,来分别和你讲一下,在不同难度之下这几个应对策略具体该怎么操作。
EASY模式不需要做计划,我们就不用讲了吗?
很可惜,很多人连EASY模式都无法通关...
在这个场景下的任务有2个特点:
第一,任务可以独立完成,你无需其他人帮助;
第二,你什么都不缺,就缺行动力和时间,只要你想,就能把它轻松完成。
比如刚才说的那些:
散个步、读一本书、写一篇读书笔记、拍一段视频、参加一场聚会、去健身房锻炼一次、去淘宝买一件衣服、陪老婆看场电影、收发电子邮件、写一份工作报告、维护两个老客户、做一件已经做了几百遍的工作…
这些有什么难度的,直接做就好了。
但是,刚才我说的里面有一个前提:
就是你得有时间,这些事虽然都没什么难度,但是花时间啊,如果以上这些事,要求你在一天内完成,你可能就会手忙脚乱了。
到底先做哪个呢?
结果,你顾此失彼,做了这个,忘了那个...
一个字:
烦!
怎么办?
在这个场景下的任务虽然简单,但是多而杂乱,因此,你的应对策略,就是有效管理好这些待办任务,让它们变得有序且不遗漏,提高你的处理效率。
那用什么办法呢?
用脑子记录和安排吗?
那太不靠谱了,大脑是用来思考的,不是用来记事的。
你需要用到一种更高效的任务管理方式,叫做GTD。
什么是GTD?
GTD的英文全称是:
GetThingsDone
意思是把事情做完,这是由著名的时间管理人戴维·
艾伦在他的著作《尽管去做》里提出的一套移动硬盘式的任务管理方法,它的秘诀是把所有待办任务都从大脑里移出去,清空大脑,在外部管理任务,让大脑的全部带宽都用来思考,而又不会遗漏任何一件事。
具体怎么做?
GTD共分为4个步骤,分别是:
注:
我对原书的步骤做了一些改动,当然,你也可以参考原书建议的5个步骤来进行操作
第一步:
收集
把任务从你的大脑中清空
你需要把接收到的、自己计划的所有任务,统统放进一个「收件箱」里,市面上有很多任务清单软件都是基于GTD的原则去设计的,比如滴答清单、奇妙清单、To-Do、Doit...里面都有这个「收件箱」的功能,它就是用来收集这些任务的,而我比较推荐GTD大神级的软件OmniFocus,下面我会以这个软件做为案例来讲解。
当然,也许你看到这篇内容的时候,已经有更好的软件开发出来了。
不过,软件的选择并不是重点,重要的是掌握这套方法,软件的话选一个自己用起来顺手的就行,功能都大同小异。
第二步:
整理
把任务从你的收件箱里清空
你需要对收件箱里的任务进行处理,每个任务可以有4种处理方式:
1.删除:
如果发现它可做可不做,可能是当时一时兴起记下的,那就把它删除。
2.立刻执行:
如果这件事5分钟内可以解决,那就马上解决它。
3.委托他人:
如果这件事需要其他人来执行,那就把它安排给其他人,并把这条任务归类到一个文件夹,比如叫「等待」中,将来就可以在这个「等待」文件夹内去检查那些被委托出去的任务是否已经被完成了。
4.整理归类:
如果不是以上三类,那么就是需要自己下一步去执行的任务,你可以把它们移入你事先建立好的任务分类里,比如:
工作、家庭、健康、某某项目等…
你也可以按原书上的建议,建立「将来/可能」、「下一步行动」等分类
然后,为你认为重要的任务打上重要标志;
为任务设定好截止日期;
补充一些任务说明;
然后,你就可以把它从大脑中彻底忘了!
以下是我自己任务管理的部分分类,仅供参考:
第三步:
执行
就是把任务逐个完成!
这些已经设置好,并且已经被你「忘了」的任务去哪里了呢?
Omnifocus有个核心功能叫做「预测」,它会按你设定好的「重要程度」和「时间顺序」自动生成一张未来一段时间的任务列表:
这张列表会同步出现在你的手机、电脑、pad端,你可以随时查看和操作。
然后,你就可以根据这张列表,从头到底逐个完成他们即可。
你不用再担心哪个任务没有做,有没有把重要的事情先做,软件都帮你计划好了,你只需要一条条做就好了!
另外,处理任务的时候记得要保持专注,一次只做一件事。
专注,是最高效的生产力!
第四步:
回顾
最后,你需要定期对所有任务进行一次回顾,看看收件箱里有没有未处理的任务;
检查一下委托给别人的任务有没有完成;
下周的任务安排是否太过紧凑,是否需要调整?
对已完成的任务再总结一下心得…
发现收件箱里空空如也?
预测栏里也无事可做?
看来你最近真的是挺空的,那就去再找些活来干吧~
感觉自己很高效?
如果你能做到这一步,就已经是一个很有规划和自律的人了,用GTD的方法来管理和处理一般的任务已经完全没有问题,时间已经被你安排的井然有序。
但是,你别忘了,现在仅仅是在EASY这个难度场景下的,而如果问题开始变得复杂,比如你要开始写一本书,或者要去攀登一次珠峰,那你就不能在收件箱里简单列个待办任务说:
明天开始写书;
后天出发去登珠峰...
这就不行了,你会在半路挂掉的!
因为它们已经到了NORMAL级别,你需要开始做计划才能把他们完成...
到了这个难度级别下的任务,光有执行力和能力已经不够了,还得每一步都正确,你不能走一步算一步,你需要提前规划好每一步。
一旦中间某个环节你做错了,很可能整个任务都得推倒重来。
比如你要写本书,那么整本书讲的主题是什么,分成几个章节来讲,每个章节的核心内容是什么,每篇内容的结构又需要怎么安排…如果你要写小说,那么要先设计整个故事的世界观,价值观,玄幻小说还得设定一些特殊的物理定律,不能瞎编,然后设计剧情的结构,故事中每个人物的性格,各自的命运,故事的主线、副线、伏笔、悬念….
你不能说,干嘛要想那么多,先写起来再说,想到什么了写什么,全凭灵感...然后发现写到一半写不下去了,前后逻辑不一致了,主角已经被你写死了,怎么办?
晚了,已经写了大半了,要烂尾了!
最后只能推倒重来…
所以,在这个难度下的任务,一定要提前计划好才能开始行动,每一步都要有章法。
那这个计划应该怎么做呢?
设定一个目标
计划之前先要明确一个具体的目标,所有计划都是为了目标的达成而服务的,没有目标,则没有计划。
那么目标该如何设定呢?
首先,目标分为主动目标和被动目标两类。
被动目标,就是别人安排给你的任务,比如公司要求你达成的业绩目标。
而主动目标,则是你自己想去完成的事情,是选择的结果。
每个人想做的事情有很多,但是能做到的事情很有限,未来一年,你可能既想环游一次世界,又想赚他个100万,还想遇到个真命天子(女)完成婚姻大事…
但是,所有的结果,都是需要你用注意力和时间去交换才能得到的,而你的时间和注意力是有限的,如果你什么都想要,最后就什么也得不到。
只有专注才能产生效率,这点我们在整个专栏里已经讲过很多遍了。
所以,如果你想设定一个主动去完成的目标,就需要先对当前所处的环境、自身的情况做一次充分的分析;
然后,基于你的人生大目标,在面前摆出所有的可选项;
最后,通过我们前一课讲的科学决策做一次选择,确定一个在未来一段时间内,你有能力百分百专注的目标。
当然,不管是主动目标还是被动目标,你都需要把目标进行标准化。
这个你可以遵循我们第17课提到过的SMART原则:
∙Specific/具体明确的;
∙Measurable/可衡量的;
∙Achievable/自力可成的;
∙Rewarding/值得的;
∙Time-bound/有时间限制的。
如果你不记得具体内容了,请出门左转复习一下第17课:
《一秒钟,看透问题本质》
把大目标拆解成小目标
当你有了一个明确的目标,比如你希望在今年年底之前赚到100万。
那么下一步,你就需要对这个目标进行一次分解。
为什么?
因为,如果你面对的是一个看上去有点挑战的目标时,你可能一下子想不出解决办法,更不知道下一步该如何走,明天的工作安排是什么。
因此,你需要先将它拆分成许多个小目标,让每个小目标看上去都有可实现的路径,然后,你再通过逐个击破这些小目标来完成最终的那个大目标。
这样,整个任务相对来说就会比较容易了。
好,那我们该如何分解呢?
分解目标主要有加法分解和乘法分解两种:
1.加法分解
所谓加法分解,就是将一整个目标,像切蛋糕一样的切成许多小份,然后一口一口吃掉,每块小蛋糕吃完了,大蛋糕也就吃完了。
第一种加法分解是按时间来分:
比如说,你一年的业绩目标为1000万销售额,那么每个月的销售目标就是1000/12≈84万,每周的目标就是84/4=21万。
当然,你也可以不平均分配,前期需要做很多准备工作,那么就可以分成前少后多的结构。
第二种是按空间的方式来分解:
比如说你想提高个人收入,那么可以把自己的收入分成多个组成部分,比如:
工资收入、业绩奖金、期权折现、滴滴兼职司机收入、理财收益、房屋/物品出租租金、书籍出版的版税等。
然后把总收入提高的这个大目标,拆分到每个小分类中,看看各个部分需要做如何的改善,是否还需要开发新的收入来源等。
当然,你也可以把这两种组合起来分解。
2.乘法分解
乘法分解是比加法分解更高级的方式。
比如SpaceX的创始人埃隆马斯克,他有一个疯狂的火星移民计划:
把100万人送上火星。
这个目标是不是听着有点扯?
因为目前(2018年)把一个人送上火星的成本差不多需要100亿美金(根据NASA公开的一些数据),全世界没几个人能负担得起这笔差旅费,而现在是100万人,这简直是天方夜谭。
那多少钱是大家能承担得起的呢?
马斯克的目标是:
50万美金,如果能把运送一个人的成本降到50万美金,那么许多中产家庭的人都有机会能负担得起,购买力就不成问题了。
可问题是,从100亿降到50万,这是2万倍啊,你马斯克之前又没造过火箭,这又是个天方夜谭的目标,怎么办?
然后马斯克就把这个目标拆分成了这样的一个神奇的公式:
20000=20×
10×
100
这是什么意思?
20是指什么?
载人能力提高20倍。
目前火箭发射一次大约能平均载5人左右,如果能一次运送100人上天,那一次发射成本,平摊到每个人可不就下降了20倍嘛。
好,目前SpaceX正在研发一款叫ITS的星际运输系统,它的单次的运载能力就能超过了100人,这个目标看上去未来还是很有可能实现的。
10是指什么?
火箭发射成本降低10倍。
通过马斯克的努力,他们现在自行生产了火箭发射所需的大部分零件,已经将成本降低到了原来的1/5,而随着技术的进步,成本降低10倍这个目标看上去也是有可能的。
再来,100是指什么?
每个火箭能重复使用100次!
现在的火箭发射都是一次性的,发射后所有零件全部报废,下一次得重新造,这个成本就非常高了,就像坐飞机,如果每次飞完飞机就得报废,那我们的机票估计就得几百万一张了。
如果火箭的发射也能像飞机一样重复使用,就可以降低100倍的发射成本。
而现在,XpaceX已经多次实现了火箭的成功回收。
因此,这个目标现在看上去也指日可待!
你看,是不是很神奇?
一个看似完全不靠谱的目标,被分解成几个有乘法关系的小目标之后,就变得可解决了(当然,这3个目标也都不容易达到,只是相对于原来的那个要看上去容易的多),这就是乘法分解的威力。
如果你想把你的目标也做一次乘法分解,就需要找到与之相对应的数学公式,比如:
销售额=流量×
转化率×
客单价。
一旦找到了公式,你就可以四两拨千斤,让任务以指数级的速度向前推进。
把目标拆解成任务
如果你已经把目标分解的足够细和精准了,那么就要进行最关键的一步:
把目标分解成任务!
什么意思?
比如说:
你在上海火车站,现在要去人民广场。
人民广场就是你的目标;
那怎么去呢?
请出门左转走100米,坐1号线地铁,乘坐往莘庄方向的那班车,在人民广场站下车,1号口出来就到了。
这个怎么去的过程就是任务。
把目标拆解成任务,就是把「结果」翻译成实现结果的「过程」。
很多人口中的定计划,其实是列愿望清单...比如:
减肥20斤;
业绩完成100万;
收入增加50%…
然后具体该怎么做呢?
没有…
那定了有什么用,激励一下自己吗?
所以,一切没有具体行动步骤的计划,都是耍流氓。
那具体该如何将目标拆解成任务呢?
1.正向规划
就是如果你想达成目标,应该分成几步才能完成,应该先做什么,后做什么。
比如你想今晚亲自下厨,给老婆做一道她最爱吃的剁椒鱼头,可自己并不会烧,怎么办?
你打开电脑,搜索了一下剁椒鱼头的做法,发现一共有6个步骤,于是,你严格按照这六个步骤,逐项操作,最终,一道地道美味的湖南剁椒鱼头就能摆上餐桌。
这个就是正向规划,你知道目标是什么,你也知道达成这个目标的方法和步骤,因此,你只需要将这些步骤变成自己的待办任务,然后逐项去完成就可以了。
这种方式的前提是,达成目标的方式已经很成熟了,你不需要再重新发明轮子,自己在那边捣鼓这个鱼头该怎么搞,直接照搬成熟的步骤,按部就班的执行即可。
这些就是所谓的套路,专业选手和业余选手之间的本质区别之一,就在于是否熟练掌握了相关的套路。
而反观我们现实生活中,其实不然,很多人就是喜欢「不按套路出牌」,喜欢自己摸索,搞一些他们眼中的创新,结果一了解才发现,他们并不是不按套路出牌,而是根本不知道套路的存在,期待乱拳打死老师傅,以身试法,步步试错,结果就死在了一些不必要的路上,很可惜。
要记住,你的顿悟很可能只是别人的基本功,你要善于站在巨人的肩膀上前行,成熟的创新通常都是在掌握了基本的套路之后才发展出来的,而不是凭空创造的,那都是低水平的发明。
那如果眼前的这个目标,没有任何成熟的步骤、参考资料、历史的经验可以借鉴,怎么办?
那就只能拍脑袋定计划,试着自己推演了,但这样的风险真的很高。
当然,你也可以学习一下诸葛亮,来一段隆中对,未出茅庐,已能定天下三分,将此刻起的每一步都提前规划好,并能保证计划的正确性。
可世上又有几个智力近乎于妖的孔明呢?
很少...
那怎么办?
你可以试试第二种方式...
2.逆向规划
所谓的逆向规划,就是从最终的状态开始,试着一步步向前倒推,再对应到当下的每一步该如何走,这个就是我们通常说的逆向思维。
有些问题你可能从此刻为出发点去思考,很难想清楚每一步该怎么走,也不知道下一步是对的还是错的,但如果从终点出发,逆向倒推,有时候问题就会变得简单起来。
比如,有一个很有意思的游戏,叫抢20:
两个人从0开始轮流报数,每次可以在上一轮的基础上+1,或者+2,比如:
第一人报1;
第二人可以报2,或者报3;
第一人再根据第二人报的数字选择+1或者+2,以此类推,谁先报到20谁就赢了。
如果你先从第一步开始计划,这个游戏就变得很难,因为你不知道对方会报几,也不知道自己+1好还是+2好。
但是,如果你从最后一步开始向前计划,就能看的很清楚了:
如果你想要拿到20,就必须拿到17,因为只要拿到17,无论对方+1还是+2,你下一个数字都能报20。
而想要拿到17,你就得先拿到14,以此类推,你需要拿到11,8,5,2。
你只要拿到其中一个数字,你就赢定了,这样你就知道现在的每一步该如何走了。
我们生活中也是一样,比如你年初定下了今年的业绩目标是要成交100个客户,那怎么完成呢?
每周的计划怎么安排?
明天做哪些工作?
你可能一下子会比较迷茫,怎么办?
你就可以从这个结果出发开始思考,根据自己的历史的成交率,倒推出100个成交客户需要多少个准客户,再平均到每天,推算出每天需要打几个陌生电话,拜访几个老客户,发几个朋友圈宣传,请哪位犹豫超过10天的人吃饭…这些就是你每天具体的工作任务。
如果你还是推不出来怎么办?
那就采用一种叫做「事前验尸」的方法:
就是假设你现在任务已经失败了,你来分析一下可能的原因是什么?
比如你想出一本畅销书,如今已经变成了滞销书,你认为可能是什么原因导致的呢?
是书名起的不好?
还是内容写的太专业别人看不懂?
或是封面设计太难看?
还是内容本身没有吸引力?
又或者是出版社的渠道实力不强,还是自身的名气不够大?
…
把这些可能导致失败的原因都列出来,然后逐个找出解决方案,把这些解决方案转换成你的待办任务,它们就是你的下一步计划!
孙子兵法有一句我非常喜欢的话,叫做:
“不可胜在己,可胜在敌”。
意思是能不能赢我不知道,这个在于对方,我能做的是让自己不可战胜。
如果你不知道如何赢,那就尽量让自己不要败,把一切你能想到导致失败的原因都提前预防到位,让最终失败只有一种可能,就是“没有料到”…..
如果早就想到了,但还是失败了,那就是最大的失败!
有了具体的规划和任务,下一步就可以把这些任务放入你的GTD系统,开始逐项执行了。
如果任务难度比较大,你还可以尝试引入PDCA循环,在过程中设置检查点,让计划在不断优化中前行。
如果对PDCA的概念不太了解的同学,可以自行XX一下
当然,随着你个人能力的提升,操作的熟练,某些NORMAL难度的任务,对你来说就会变得EASY,你就不需要做那么复杂的计划了,直接执行即可。
如果你是青蛙,你才需要摸着石头过河,你得详细计划之后的每一步,而提高自己的能力,把自己变成河马,你无需计划,踏水而过。
终于,你在这里也会遇到自己的极限,某些任务已经变得极其复杂和困难,你个人能力再强,计划做的再周密,仅凭一己之力已经不可能完成了,比如盖一幢大楼、举办一场演唱会,甚至制造一支铅笔,你都不可能独立完成,这个时候,事情就来到了HARD级别,你必须依靠团队的力量...
场景3:
HARD模式
事情到了这个级别,想靠一己之力去完成目标已经不可能了,你得需要调动几十人、几百人甚至上千人协同作战才行。
但是,让一群人行动和你独自行动有着天壤之别,这里不在于你的计划有多完美,而在于你是否能让大家都信任你,都按你的计划行事?
这里不在于你的个人能力有多少强,而是在于你是否能够调动群体智慧,让大家都很拼命,从而发挥出团队的力量?
那具体怎么做呢?
在这里,我借用一个概念叫做「NLP理解层次」:
这个概念我们在第六课《你是第几流人才》里讲过,如果你不记得了,可以出门左转复习一下。
当时我们用这个框架来分析我们面对问题时思考层次的差别,以及帮助你做人生的规划。
而在这里,我将带你再次使用这个分析框架,来设计一套能够调动一群人行动的计划方案。
为了便于你记忆,我称这种方式为:
N计划
为目标赋予意义,统一共识
第一步还是要先设定一个目标,那怎么设定呢?
直接告诉大家我们今年的目标是XXX,然后告诉大家你的计划是XXX,然后把任务分配下去,散会,各自干活吗?
然后,你就摩拳擦掌,期待着大家会齐心协力,全力以赴,愿意为团队牺牲自己,共同朝着目标而努力奋斗?
不是的,他们也许看似都在努力,在彼此协作,但其实每个人都心怀鬼胎,有着各自的利益诉求,都希望自己的收获大于付出,这是人性,你先要正确认识到这一点。
那怎么办呢?
为整个团队设定目标,不仅要符合SMART原则,成为一个明确的目标,更重要的是,你还需要为目标赋予重大的意义!
什么是意义?
意义就是你为什么要制定的是这个目标,而不是其他目标。
完成这个目标我们团队能获得什么?
对我们团队的长远发展能起到什么样的关键作用?
客户能因此获得什么?
整个社会能获得什么?
你们每个人能获得什么?
对成长的帮助?
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