行政部门办公设备维修流程.docx
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行政部门办公设备维修流程.docx
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行政部门办公设备维修流程
扬州职业大学仪器设备管理工作流程
为更好地适应我校事业发展和保证教学、科研工作的需要,加强仪器设备管理、提高仪器设备的使用效率、减少和防止积压、浪费、损坏、丢失等,特编制本流程。
一、仪器设备采购流程
本流程为学校采购设备的总流程,文件详见《扬州职业大学实验室及设备管理制度汇编》P87页。
系(部)填写申报表
设备科汇总、提出方案
教务处审核
主管校长审批
学校办公会议通过
公布年度采供方案
招标采购
在0.5万元以下
在0.5万元以上
二、仪器设备招标采购流程
一次性采购金额在0.5万元以上的采用招标方式,对供货商少、采购量小等不便实行招标方式采购的项目,教务处与使用部门应遵循竞争性谈判、询价等采购方式共同进行采购。
使用部门按格式编制采购清单,向教务处提供设备详细配置要求,并推荐5家以上的厂商
教务处通知投标单位和评标工作组成员开标的时间、地点
教务处作好开标前的准备工作
执行合同
需要变更有关条款时,合同双方协商解决解决
教务处会同使用部门与中标人签定合同
报主管校长批准
开标、评标、定标
宣布中标结果
纪检监察室、财务处、教务处审核
由部门采购责任人负责起草定货合同条款
教务处邀请投标单位
主管校长审核
教务处审查
使用部门起草招标文件
教务处根据设备采购清单,制订具体采购办法,使用部门确认后执行
三、仪器设备验收流程
本流程主要用于招标采购。
没有通过招标、但金额较大、较重要的仪器设备也要尽量按本流程执行。
文件详见《扬州职业大学实验室及设备管理制度汇编》P88~89页。
合同签定
教务处组织成立验收小组
发现问题经部门负责人复查后及时记录并上报教务处
YO
NO
发现问题经部门负责人复查后及时记录并上报教务处
NO
正常
单台(套)5万元以上
YO
NO
单台(套)5万元以下
YO
供货厂商安装、调试,使用人参与并记录
正常
正常
验收小组、使用部门、供货厂商三方共同验收签字
验收完毕
正常
Y
以书面形式及时上报校长室
N
经部门负责人复查后以书面形式及时上报教务处
使用部门及时做好验收准备工作
做好记录工作,交接时双方签字
仪器设备到货后部门采购责任人、部门负责人、仪器设备使用人及供货厂商代表到场开箱,清点仪器设备(包括配件、附件)及技术资料的数量并及时记录
使用部门按合同(设备性能)要求检查验收
四、报帐流程
报帐手续应在采购计划的当年度12月20日前办理完毕。
借款
报帐
仪器设备验收结束后,使用部门10天内到教务处设备科办理固定资产验收入帐手续(单台(套)设备5万元以上须携带验收报告)
借款、报帐均由使用部门负责办理(有多个使用单位的仪器采购项目,学校统一采购,其借款、报帐及付款等手续,由设备科或委托使用部门负责办理)
按合同及学校有关财务管理制度规定办理付款
财务处报帐
主管财务校长审批
主管校长审批
使用部门报告
主管财务校长签字
主管校长签字
教务处签字
使用部门负责人签字
仪器设备管理人员、部门采购责任人或使用人签字
凭设备经费分配方案或采购计划,发票和入库单
五、行政部门办公设备维修流程
仪器设备的维修,分为使用单位维修,校内技术人员维修和校外维修,遵循使用单位自行维修为主,校内技术人员维修为辅的原则,如本系(部)、校内无法修复,可请外单位来人维修或送出校外维修。
办公设备故障
报帐
部门领用人验收
维修
部门填写维修、验收申请单,确定维修方式、申请维修费用
现教中心组织有关技术人员对设备进行鉴定、拟订维修方法
教务处核查
主管校长审批
部门负责人签署意见
部门领用人填写仪器设备修理、验收申请单
六、实验室仪器设备维修流程
实验过程(实验指导教师)
实验室主任抽查
分室责任人自查
告知分室责任人仪器设备故障
填写“仪器设备报修验收单”
实验室主任拟订维修方式(自修、送出维修)
维修费用>100元
是
否
系(部)负责人核查
系(部)审批
主管校长审批
教务处审核
维修
验收
记录
七、校内各系部之间仪器设备借用流程
借用设备购置价在500-5000元之间
供用设备购置价在5000元以上
借用设备购置价在200-500元之间
借入方责任人填写
借用单
借入方责任人填写借用单
借入方责任人填写借用单
借入方系(部)负责人核查
借入方系(部)负责人核查
借入方系(部)负责人核查
借出方系(部)负责人同意
借出方系部负责人同意
借出方系(部)负责人同意
教务处审核
教务处审核
教务处核准
主管校长核准
填写借用单、注明归还日期,借入方责任人签字
按期归还,借入、借出双方验收并签字
用记录期
及时填写设备使用记录
注:
教学仪器、设备一律不得借给个人用于与教学、科研无关的用途。
八、实验教学物资系部内部借用流程
分室责任人签字
实验室主任签字
借用人申请
实验室主任审批
借用人填写“实验室教学物资借用登记表”、确定归还日期,并签字
N
小于5000元
系(部)负责人同意
Y
归还时验收人验收签字、登记归还时间
注:
教学仪器、设备一律不得借给个人用于与教学、科研无关的用途。
九、仪器设备调拨流程
主管校长审批
教务处审查
需调入单位申请
调入、拨出单位更改帐目
教务处留存,并更改帐目
调入单位调拨仪器设备
调入单位填写调拨单(调入、拨出单位负责人签字),教务处批准
调入、调出单位双方责任人验收确认仪器、设备善并签字
十、实验、实习(训)材料及易耗品领用流程
分室负责人填写材料领料单
实验室主任批准
仓库凭领用单发料并登帐
等期末实验室主任组织盘库,核对帐目
教务处可随时查帐、核对库存。
十一、仪器设备报废、报损、报失流程
报废、报损、报失的界定见《扬州职业大学实验室及设备管理制度汇编》P84~85页。
帐物处理详见《扬州职业大学实验室及设备管理制度汇编》P85~86页。
由仪器、设备领用人填写《报失申请表》,书面说明详情
实验室主任组织技术检查、填写“报废报损申请表”
教务处组织有关技术人员近一步检查、鉴定,提出处理意见
报教务处
帐务处理
执行
主管校长审批
系(部、室)领导鉴定、签字加盖公章
校实验工作领导小组认可
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