公司礼品管理办法(2011年3月).doc

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公司礼品管理办法

第一章总则

第一条为加强公司的礼品管理工作，充分发挥礼品在对外业务交往中的作用，特制定本办法。

第二条本办法所称礼品指：

经公司批准，由集团办公室直接批量购置或定制的专门用于对外公关工作或业务交往，以公司名义向有关单位、个人馈赠发送的纪念物品（其他部门因工作需要定制和赠送的纪念物品不含在内）。

第三条公司的礼品管理工作由集团办公室负责，集团办公室指定专人负责此项工作。

第二章礼品的购置或定制

第四条礼品的购置需履行审批手续，由需求部门通过OA平台提出申请，注明申请人、需求物品详细情况、礼品用途、领用数量等，由本部门负责人同意后报公司分管领导批准后，由集团办公室统一购置。

第五条公司确定的礼品购置或定制计划后，由集团办公室负责购置或定制，在购置、定制礼品时应当遵循“货比三家，质优价廉”的原则办理，以最大限度地提高资金的使用效率。

第六条确因工作急需或对礼品有特殊要求的，相关部门在向分管领导申请，并报主管领导批准后，可根据实际情况自行直接购置。

第三章礼品的保管

第七条原则上各类礼品均由集团办公室指定专人进行保管。

第八条集团办公室专管人员在礼品购置回公司或厂家按合同将礼品交付公司时，由经办人填写物品的入库清单，集团办公室专管人员根据入库清单验货，认真检查质量并清点数量，确认无误后在入库清单中签字确认，并提交集团办公室负责人复核。

入库清单包括入库品种、入库数量、入库金额、经办人、入库时间等。

第九条集团办公室专管人员要每月末对礼品库进行清点对账，每季度对礼品库进行全面盘点清点，并将盘点后的礼品库出库台账，报集团办公室负责人。

在礼品数量不足时应及时向集团办公室负责人报告，及时提出制作补充礼品的需求。

第十条礼品入库、出库应如数登记，注明领用人、领用用途、数量和金额，并如实填写礼品库出库台账，做到账物相符。

如因主观原因出现账物不符的则按照物品同等价格进行赔偿，并做出书面检查。

第十一条集团办公室专管人员换岗或离岗时，应将账物盘点清楚后随入库单、入库台账、出库台账一并移交下一任专管人员。

第十二条集团办公室人员其职责是负责保管，未经公司领导批准，不得发放。

集团办公室专管人员因其他原因不在时，应由集团办公室负责人或由其安排集团办公室其他人员代管，在专管人员到岗后立即与代管人员核查帐物，以免出现账物不符。

代管人员在代管期间不履行职责的，出现账物不符的由代管人员直接承担经济责任。

如集团办公室专管人员因其他原因不在时，未经授权的其他人员擅自代管出现账物不符的，由其本人直接承担经济责任。

第四章礼品的领取发送

第十三条礼品的领取和发送必须履行审批手续，由经办人提出申请，注明领用人、领用用途、领用数量，由本部门负责人同意后报公司分管领导批准后，由集团办公室统一发放，经办人需在集团办公室办理领用登记手续，如经办人不在公司本部的，可由报批的分管领导的部门人员代签。

第十六条申请人领取礼品后因故未送出的礼品，要应及时退回集团办公室，由集团办公室专人重新进行登记

附表1：

礼品库入库清单

序号

物品名称

型号

数量

单价

总额

购买时间

备注

经办人：

入库人：

复核：

时间：

时间：

时间：

本表一式二份，一份存集团办公室，一份存财务部。

附表2：

年度礼品库入库台账

序号

入库时间

盘点时间

物品

名称

型号

数量

单价

总额

购买

时间

经办人

入库

类别

第一季度节余

第二季度节余

第三季度节余

第四季度节余

备注

注：

入库类别：

①年度现购；②××年度转入

该台账须在电子表格中建立

附表3：

年度礼品库出库台账

序号

出库时间

出库类别

领用

部门

物品

名称

型号

库存

数量

领用

数量

结余

经办人

批准人

备注

注：

出库类别：

①客户礼品；②员工礼品，；如为员工礼品需附上领用名单。

该台账须在电子表格中建立

附表4：

年度礼品领用登记台账

序号

出库时间

出库类别

领用

部门

物品

名称

型号

库存

数量

领用

数量

结余

经办人

备注

注：

出库类别：

①客户礼品；②员工礼品，；如为员工礼品需附上领用名单。

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