信息与档案相关练习.docx
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信息与档案相关练习.docx
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信息与档案相关练习
一.选择题
二.
第一套:
1.信息的整理包括( BCD)三个环节。
A.鉴定 B.分类 C.筛选 D.校核
2.信息分类的方法有(AB )。
A.字母分类法 B.数字分类法
C.全面分类法 D.局部分类法
3.主题分类法是指按信息的( C)进行分类的方法。
A.来源 B.标题 C.内容 D.核心
4.筛选信息要看来源,一般来说上级形成的信息带有( BCD)。
A.管理性 B.全局性 C.综合性 D.权威性
5.一般来说,同级和下级形成的信息主要起( A)。
A.参考作用 B.典型作用 C.具体作用 D.宣传作用
6.信息的标题一般可以反映信息的(BD )。
A.类型 B.内容 C.作用 D.价值
7.信息筛选的方法有( ACD)。
A.看来源 B.看效果 C.看标题 D.看正文
8.决定信息取舍要注意(ABCD )。
A.突出典型思想 B.注意典型性
C.富有新意 D.要具有特点
9.信息校核的方法有(ACD )。
A.溯源法 B.追踪法 C.核对法 D.比较法
10.信息校核的方法有( BCD)。
A.论证法 B.逻辑法 C.调查法 D.数理统计法
11.信息收集是信息工作的(A )。
A.基础 B.核心 C.开始 D.结束
12.信息整理是信息工作的( B)。
A.重点 B.核心 C.基础 D.继续
13.企业内部之间信息交流的方式有( BD)。
A.直接邮件 B.备忘录 C.新闻稿 D.传阅单
14.信息外向传递一般通过( BC)方式进行。
A.备忘录 B.信件 C.新闻稿 D.传阅单
15.信息传递的方法有(ABCD )。
A.语言传递 B.文字传递
C.电讯传递 D.可视化辅助物传递
16.信息传递必须具备的三要素是( ACD)。
A.信源 B.信箱 C.信道 D.信宿
17.秘书电讯传递信息的途径有(ABD )。
A.电话 B.传真 C.投影 D.电子邮件
18.企业文字传递信息的主要表现形式有(BCD )。
箱
A.符号 B.文本 C.表格 D.图表
19 .运用表格传递信息要做到( ACD)。
A.有完整的标题 B.使用艺术字
C.信息简明 D.表明信息来源
20.可视化辅助物传递信息的形式有(CD )。
A.表格 B.图表 C.影像 D.展示架
参考答案:
1.BCD 2.AB 3.C 4.BCD 5.A 6.BD 7.ACD
8.ABCD 9.ACD 10.BCD 11.A 12.B 13.BD 14.BC
15.ABCD 16.ACD 17.ABD 18.BCD 19.ACD 20.CD
1.一般来说,高层决策者主要需要( CD) 的信息。
A.具体业务 B.理论性 C.综合性 D.预测性
2.基层管理者主要需要( B)信息。
A.全局性 B.具体业务 C.典型性 D.普遍性
3.( A)是对信息资料进行主题分析,分辨其所属类别的过程。
A.辨类 B.归类 C. 母类 D.子类
4.(D )是根据信息内容的某种特征和管理利用的具体要求,将其分门别类地组织起来。
A.筛选 B.校核 C .辨类 D.归类
5.信息分类的步骤有( BC)。
A.校核 B. 辨类 C.归类 D.排列
6.信息存储主要由( ABCD)等工作环节构成。
A.登记 B.编码 C.存放排列 D.保管
7.信息资料编码的方法有( AB)。
A.顺序编码法 B.分组编号法 C.总括编码法 D.系列编码法
8.信息资料登记分为( CD)。
A.顺序登记 B.分组登记 C.总括登记 D.个别登记
9.经过科学编码的信息资料需有序存放排列,常用的排列方法有(ABCD )。
A.时间排列法 B.来源排列法 C.内容排列法 D.字顺排列法
10.信息存储的方式有( ABCD)。
A.手工存储 B.计算机存储 C.电子化存储 D.缩微胶片存储
11.手工存储信息通常是将纸面记录的信息手工保存在办公室的(AB )中。
A.文件夹 B.文件柜 C.计算机 D.软盘
12.缩微胶片存储信息是用(B )办法记录保存信息资料。
A.复制 B.照像 C.打印 D.录入
13.信息存储的特性有(ABCD )。
A.价值性 B.时效性 C.科学性 D.方便性
14目前,( A)是存储信息使用最多的存储载体。
A.纸质载体 B.磁性载体 C.硬盘 D.软盘
15.目前最理想的多媒体存储介质是(C )。
A.软盘 B.硬盘 C.光盘 D.磁带
16.信源分为(BC )。
A.发生源 B.原生源 C.再生源 D.接收源
17.信道包括信息传递的( CD)。
A.通道 B.速度 C. 媒介 D.运行方式
18.信宿包括( AB)。
A.接受信息 B.利用信息 C.保管信息 D.存储信息
19.语言传递信息的具体形式有(ABC )。
A.座谈 B.讲座 C.会议 D.电话
20.信息大传递是双向的,其基本形式有(CD )。
A.横向传递 B纵向传递 C内向传递 D外向传递
参考答案:
1.CD 2.B 3.A 4.D 5.BC 6.ABCD 7.AB
8.CD 9.ABCD 10.ABCD 11.AB 12.B 13.ABCD 14.A
15.C 16.BC 17.CD 18.AB 19.ABC 20.CD
1.档案分类方法主要有( ABC)。
A.问题分类法 B.组织机构分类法
C.年度分类法 D.档案形式分类法
2.档案分类中将几种分类方法结合使用,称之为( B)。
A.重复分类法 B.复式分类法
C.普通分类法 D.特殊分类法
3.(C )档案分类方案,适合于组织机构相对稳定的单位。
A.年度—组织机构—保管期限 B.年度—问题—保管期限
C.组织机构—年度—保管期限 D.问题—年度—保管期限
4.部门变动频繁的单位,档案分类的方案应采用(A )。
A.年度—问题—保管期限 B年度—组织机构—保管期限
C.问题—年度—保管期限 D组织机构—年度—保管期限
5.电子档案分类的方法有(ABC )。
A.按电子档案的信息存在形式分类 B.按文件的功能分类
C.按文件的生成方式分类 D.按文件的内容分类
6.电子档案信息的存在形式包括(ABCD )。
A.文本文件 B.数据文件 C.图形文件 D.影像文件
7.档案保管期限计算通常是从( B)算起。
A.文件产生或形成后的当年 B.文件产生或形成后的次年
C.文件产生或形成后的前一年 D.文件产生或形成后的第三年
8.档案长期保存是指保存期为(B )。
A.15年以下 B. 16年至50年
C.50年以上 D.无限期
9.跨年度的计划文件归档,应归入其( A)年度。
A.开始 B.中间 C.最后 D.落实
10.跨年度的总结文件归档,应归入其( C)年度。
A.开始 B.中间 C.最后 D.落实
11.案件或事故的文件一般归入其( D)年度。
A.发生 B.审理 C.办案 D.结案
12.档案检索工具包括( ABCD)。
A.归档文件目录 B.分类目录
C.人名索引 D.全宗指南
13.归档文件目录以( D)为单位。
A.案卷 B全宗 C类 D件
14.人名索引一般由( CD)组成。
A.文号 B题名 C人名 D档号
15.档案的分.类目录一般采用(A )。
A.卡片式 B.分册式 C.条款式 D.书本式
16.档案检索工作是指对档案进行(CD ),并根据需要进行查找的工作。
A.检查 B.索引 C.加工 D.存储
17.档案检索工作包括档案信息(BD )两方面的工作内容。
A.登记 B.存储 C.排列 D.查检
18.分析和判定档案价值,应以反映单位( A)为出发点。
A.基本职能活动 B.经济效益
C.特殊工作情况 D.社会影响
19.通过分析档案内容来鉴别档案价值时,应着重分析档案内容的( BCD)。
A.普遍性 B.重要性 C.独特性 D.时效性
20.分析档案价值要看文件的责任者,本单位形成的文件的保存价值( B)外单位文件。
A小于 B大于 C等同于 D不可比
参考答案:
1.ABC 2.B 3.C 4.A 5.ABC 6.ABCD 7.B
8.B 9.A 10.C 11.D 12.ABCD 13.D 14.CD
15.A 16.CD 17.BD 18.A 19.BCD 20.B
120、公司向外传递信息的形式有(ACD)。
(A)信函(B)备忘录
(C)直接邮件(D)新闻发布会
38.表示趋势及比较性信息宜采用(C)。
A、框图B、饼状图C、折线图D、流程图
74.秘书直接用感官认识事物,获取信息的方法称为(C)。
A、感知法B、认识法C、观察法D、体验法
77.秘书对原始信息进行分类的工作,属于(A)。
A、信息整理B、信息存储C、信息筛选D、信息深加工
114.通过座谈的方式传递信息的优点是(ABC)。
A、直接 B、快速C、信息反馈及时 D、能获得系统的信息
115.以下属于信息内向传递形式的有(BC)。
A、新闻稿 B、备忘录 C、传阅单 D、宣传材料
116.信息存储的载体有(ABCD)。
A、软盘 B、磁带 C、光盘 D、纸张
26.按照信息存储的顺序逐件登记的形式称为(A)。
A、个别登记B、顺序登记C、总括登记D、连续登记
44.统计资料属于(B)。
A、动态信息B、静态信息C、预测信息D、比较信息
57.秘书编发信息简报来传递信息属于(B)。
A、有形传递B、文字传递
C、有序传递D、辅助物传递
30、如果要了解公司员工的工作积极性情况,适宜的信息获取方法是( C)。
A.谈论法
B.访问法
C.观察法
D.网络法
31、信息校核是对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实,认定信息的( B )。
A.重要性
B.真实性
C.齐全性
D.充实性
37、对收集到的大量信息进行鉴别和选择、决定信息的取舍的工作是( A )。
A.信息筛选
B.信息存储
C.信息校核
D.信息选择
38、档案的存放管理和维护档案完整与安全的活动是( D )。
A.档案集中
B.档案利用
C.档案鉴定
D.档案保管
40、内部机构虽有变化但不复杂的立档单位,适用的分类方法是( B )。
A.年度——问题分类法
B.年度——组织机构分类法
C.年度——保管期限分类法
D.年度——职能分类法
50、信息可以归纳、综合、浓缩的特性属于( B )。
A.共享性
B.可塑性
C.客观性
D.利用性
56、采用年度分类法将档案分成若干类别,是依据( B )。
A.文件起草年度
B.文件形成年度
C.文件签收年度
D.文件审核年度
64、将归档文件按其来源、时间、内容和形式的异同分成若干层次和类别,构成有机体系的工作是( B )。
A.档案整序
B.档案分类
C.档案排列
D.档案存储
65、本机关制定的法规政策性文件材料应(C )。
A.短期保管
B.长期保管
C.永久保管
D.中长期保管
66、在事物发展过程种形成的信息是( A )。
A.动态信息
B.反馈信息
C.回溯信息
D.预测信息
70、展示获得的某市儿童饮品市场各品牌占有率数字,最好采用( D )。
A.曲线图
B.柱状图
C.折线图
D.饼状图
73、用以揭示档案的内容和成分,报道和查找档案的工具是( D )。
A.档案数据库
B.档案查询工具
C.档案报道工具
D.档案检索工具
76、根据信息内容进行分类的方法是( A )。
A.主题分类法
B.标题分类法
C.正文分类法
D.结构分类法
77、用科学的管理方法,将有保存价值的信息系统化的工作,属于(B )。
A.信息校核
B.信息存储
C.信息传递
D.信息反馈
82、按照信息存储的顺序逐件登记的形式称为( A )。
A.个别登记
B.顺序登记
C.总括登记
D.连续登记
84、通过期刊途径获取信息,这一获取信息的渠道属于( C )。
A.检索渠道
B.图书馆渠道
C.传播媒介渠道
D.信息机构渠道
85、对原始信息进行分类的工作,属于( C )。
A.信息筛选
B.信息存储
C.信息整理
D.信息加工
26、信息对事物变化和状态的真实反映的特性属于( A )。
A.客观性
B.时效性
C.系统性
D.灵活性
42、表示趋势及比较性信息宜采用( C )。
A.框图
B.饼状图
C.折线图
D.流程图
47、档案价值鉴定最重要的方面是( B )。
A.分析档案的来源
B.分析档案的内容
C.分析档案的形式
D.分析档案的名称
48、根据信息所反映的内容性质和特征的异同,将信息分门别类组织起来的工作是( C )。
A.信息分层
B.信息组合
C.信息分类
D.信息聚集
71、确定档案的保管期限的工作属于( C )。
A.档案保管
B.档案利用
C.档案鉴定
D.档案检索
72、为了解决档案不断损坏和人们要求长远利用档案之间的矛盾,便形成了( C )。
A.档案收集工作
B.档案整理工作
C.档案保管工作
D.档案检索工作
86、档案复式分类法有(AD )。
A.问题——年度分类法
B.年度——行政分类法
C.问题——行政分类法
D.年度——组织机构分类法
100、档案保管制度包括( ACD )。
A.安全制度
B.责任制度
C.定期检查制度
D.设备管理制度
121、归档文件目录的项目包括(ABD )。
A.文号
B.题名
C.关键词
D.责任者
125、将档案划分为若干层次和类别的依据是( ACD )。
A.内容
B.单位
C.时间
D.来源
88、常用的档案分类方法有(CD )。
A.时间分类法
B.行政分类法
C.问题分类法
D.组织机构分类法
91、档案鉴定工作的内容包括( BC )。
A.分析档案的功能
B.判定档案的价值
C.确定档案的保管期限
D.剔除无保存价值的档案
94、下列关于档案价值与档案外形特征关系的说法正确的有(BD )。
A.档案外形特征决定档案价值
B.档案外形特征影响档案价值
C.档案外形特征就是档案价值
D.档案外形特征反映档案价值
97、档案柜架的排列应该( BC )。
A.与窗平行
B.与窗垂直
C.与墙保持一定距离
D.尽量让阳光能够直射
116、档案检索工具有( CD )。
A.移交目录
B.卡片目录
C.主题目录
D.归档文件目录
三.情景题
1.你是正大公司的行政秘书,公司因业务发展需要,刚刚招聘来一位办公室秘书,拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。
请你拟出信息收集的基本方法和信息传递工作中应注意的事项,并于今天下午在小会议室向她做一下介绍。
参考答案:
(1) 介绍收集信息的基本方法:
1) 观察法
2) 阅读法
3) 询问法
4) 问卷法
5) 网络法
6) 购置法
7) 交换法
(2)介绍信息传递工作中应注意的事项:
1)区别对象按需传递信息
2)做好例行信息的传递工作
3)加强非例行信息的传递工作
4)收到的信息中发现重要情况要立即传递信息
2.公司经理要求你整理刚刚收集到的几份反映同一问题的信息,在决定信息取舍时,你将采用哪些方法?
参考答案:
在这种情况下,信息的取舍可采用两种方法:
一是将几份信息选择其重点、特点,综合成一份信息材料;二是择优录用,选择宏观的,淘汰微观;或选用典型的,淘汰一般的。
3.你是宏达公司的行政秘书,公司因业务发展需要,刚刚招聘来一位办公室秘书,拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。
请你向她介绍信息收集的渠道和信息传递的方法。
参考答案:
(1) 介绍信息收集的渠道:
1) 大众传播媒介(广播、电视、报纸、期刊等)
2) 图书馆
3) 数据库
4) 供应商和客户
5) 贸易交流活动
6) 信息机构
7) 关系渠道(海关、银行、商检、工商、税务、保险、统计等部门)
8) 调查渠道(深入市场,实地调查)
(2) 介绍信息传递的方法:
1) 语言传递(对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等)
2) 文字传递(将各种信息编成文本、表格、图表等进行传递)
3) 电讯传递(电话、传真、电子邮件)
4) 可视化辅助物传递(影像、投影、展示架、展示或示范、布告栏)
6.下面是正大公司的几份待归档文件,请你判断一下应放在哪一年度立卷,并说明理由:
1)正大公司2004年工作计划(2003年12月30日成文)
2)正大公司2004年工作总结和2005年工作重点(2005年1月10日成文)
3)正大公司2002年-2004年三年发展规划(2003年1月15日成文)
4)正大公司2002年-2004年三年工作总结(2005年1月10日成文)
5)正大公司第三届科研成果交流会材料(该次会议于2004年12月25日召开——2005年1月5日闭幕,材料包括会议议程、开幕词、参加交流的科研论文、获奖者名单、闭幕词等)
参考答案:
(1)第一个文件应归入2004年;
(2)第二个文件应归入2004年;
(3)第三个文件应归入2002年;
(4)第四个文件应归入2004年;
(5)第五个文件应归入2005年。
9.宏达科技创业公司新建了一幢办公大楼,其中拟安排建立一个档案库房,作为档案管理人员的你,该如何协助领导选好档案库房的位置及布局呢?
参考答案:
(1) 合理选择档案库房位置:
1)不宜设在底层或顶层,以防潮防湿
2)不宜设在洗手间或锅炉房的附近
3)不宜设在楼房的西侧或南侧,以防阳光直射
4)要与档案人员的办公室和生活区分开
5)门窗要加固
(2) 合理安排档案库房布局:
1) 库房区域应尽可能集中,同一基本大类的档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中;
2) 档案人员办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间;
3) 利用频率较高的档案应存放在靠近办公室的房间里。
便条
钟苗:
公司业务不断发展,形成的档案越来越多。
为了使真正有价值的文件材料保存下来,公司打算进行一次档案鉴定工作培训。
请你准备一份关于分析档案价值方法及档案鉴定工作要求的材料,在培训中进行交流。
行政经理××
××年×月×日
背景说明:
你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便条
钟苗:
公司准备上一条微波炉生产线,打算采用观察法、询问法获得有关市场信息,作为决策的依据和参考。
请你向我介绍观察法、询问法的优缺点。
谢谢!
行政经理 苏明
2006年12月6日
参考答案:
1、观察法的优点
方法简单、灵活,获得信息较为客观,适于对环境情况的了解,适于对人物、事件实际状况的了解。
2、观察法的缺点
不易收集到深层次信息,获得信息量有限,效果受观察能力影响。
3、询问法的优点
灵活、实用;直接交流、沟通;能获得有价值信息;能获得语言或非语言信息。
4、询问法的缺点
信息收集者要有一定能力;获取信息的质量受询问技巧的影响;费用高、时间较长、规模小,书面询问复杂、难掌握。
便 条
钟苗:
档案分类采用年度分类法比较简单,但要求判定档案文件所属年度,把档案归入相应的年度内。
请你写一份关于如何正确判定档案文件所属年度的文字材料,发到网上,供大家学习交流。
行政经理 苏 明
2007年1月31日
参考答案:
1.文件上有属于不同年度的几种日期,以最能说明该文件特点的日期作为分类根据。
2.法规性文件以批准日期为根据。
3.领导性文件以签署日期为根据。
4.会议记录以开会日期为根据。
5.计划、总结以内容针对时间为根据。
6.文件上没有注明日期,判定和考证文件的准确日期或接近日期;
7.通过分析文件内容来判定日期。
便条
钟苗:
公司因为业务拓展需要,刚刚招聘来一位办公室秘书,安排其专门负责公司内、外的日常信息工作。
为使其能更快适应和较好承担这项工作,请你今天下午2时在二楼小会议室向她详细地介绍一下信息工作程序,并请你于中午12点以前先将信息工作程序发给我一份,我要先审查一下。
谢谢
经理:
苏明
**年*月**日
选择题(每题有一个或多个答案正确,错选、漏选、多选,均不得分)
1.人名索引的构成部分一般有( )。
A.索引
B.人名
C.档号
D.目录
【答案】BC
【解析】人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明其档案出处的检索工具。
人名索引一般由人名和档案号两部分组成。
2.信息分类原则中不包括( )。
A.适用性原则
B.相斥性原则
C.合理性原则
D.并置性原则
【答案】C
【解析】信息分类方法包括字母分类、地区分类、主题分类、数字分类和时间分类,其分类原则中不含合理性原则。
选择题(有一个或多个选项正确)
1.公司《简报》的档案保存期限应为( )。
A.短期
B.长期
C.永久
D.不定期
【答案】A
2.量表是适用于较精确地调查( )的工具。
A.人们主观态度和潜在特征
B.客观事物和明确特征
C.客观事物与人们主观态度
D.人们的能量与特征
【答案】A
3.档案检索的内容是指( )。
A.分类
B.存储
C.保管
D.查检
【答案】BD转贴于:
中国秘书资格考试
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