中石油内控手册Word格式文档下载.doc
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第五章 组织结构 18
5.1组织结构适应信息流通和权利集中程度 18
5.2关键管理人员的知识和经验 18
5.3汇报机制的适当性 19
5.4组织结构变化的适应性 20
5.5职员人数足够 21
第六章 权利和责任的分配 23
6.1责任分配与授权 23
6.2数据、会计等员工技能的充分性 23
6.3责任分配与授权的恰当性 24
第七章 人力资源政策与措施 26
7.1人力资源政策和程序 26
7.2员工责任和目标 27
7.3违规行为的纠正措施 28
7.4道德标准的遵从 28
7.5核查候选人的背景 29
第八章 反舞弊 30
8.1内控关注要点 30
8.2措施 30
8.3文档性记录 31
第二部分 内部控制体系执行的文件及标准 32
1.组织结构图
2.员工岗位职责描述表及编制说明
附件2-1:
员工岗位职责描述编制说明
附件2-2:
员工岗位职责描述
3.权限指引
附件3-1:
权限指引(修订版)编制说明(草案)
附件3-2:
权限指引(修订版)
4.控制环境涉及的制度索引
II
第一部分 内部控制体系建设内容
第一章概述
1.1概念
控制环境是内部控制体系的基础,是有效实施内部控制的保障,直接影响着公司内部控制的贯彻执行、公司经营目标及整体战略目标的实现。
控制环境确定了公司的总体态度,是内部控制所有其他组成要素的基础。
1.2要素
控制环境包括职业道德、员工的胜任能力、管理理念和经营风格、组织结构、权利和责任的分配、人力资源政策与措施、及反舞弊等内容。
1.职业道德
一个公司的目标及目标实现的方式基于该公司的优先选择、价值判断和管理层的经营风格。
这些优先选择和价值判断反映出公司管理层的诚信及其信奉的道德价值观。
2.员工的胜任能力
胜任能力应反映出员工完成工作任务所需要的知识和技能。
工作任务需要具备什么样的知识和技能的员工来完成,通常是管理层根据公司的目标和实现这些目标的战略和计划,在胜任能力和成本之间进行平衡后作出的决策。
3.管理理念和经营风格
管理层的经营理念和经营风格会影响公司的管理方式,包括面对各种风险的态度。
管理层的经营理念和经营风格还表现在:
管理层对财务报告的态度,在现在可替代的会计准则选择方面是保守或是激进,进行会计核算时是否遵循谨慎性原则,对待数据处理、会计职能及人事管理方面的态度。
4.组织结构
公司的组织结构提供了构架,在此构架中为实现公司目标对公司活动进行规划、执行、控制和监督。
建立一个相关的公司组织结构的主要内容包括:
确定权责的关键领域以及建立适当的报告负责部门。
公司根据自身的需要来确定其组织结构。
公司组织结构的适当性在相当程度上取决于公司的规模及其活动的性质。
5.权利和责任分配
包括对公司经营活动的权限和职责分配、建立上下级报告关系和授权协议。
它涉及到鼓励个人和团队主动提出和解决问题的程度以及他们被授予的权限,还涉及到描述适当的开展业务的政策、骨干员工的知识和经验以及为履行职责而提供的资源。
6.人力资源政策与措施
人力资源政策引导员工达到公司期望的职业道德水平和胜任能力。
人力资源工作涉及员工聘用、定岗、培训、评价、晋升、薪酬等活动。
7.反舞弊
反舞弊控制不仅需要满足合法性的要求,而且应该具有预防性和及时性,受到公司管理层的直接监督和重视。
它强调审计、监察等部门的作用,主要包括进行舞弊风险分析、评估并测试反舞弊控制设计和执行的有效性、执行舞弊违规调查并提出整改意见等工作。
第二章职业道德
2.1职业道德规范的制定及推行
2.1.1内控关注要点
管理层应该向员工传达职业道德规范,并且必须不折不扣地执行。
员工应该知晓和理解这些规定。
管理层应该在言谈和行动的方式中表现出对职业道德规范一丝不苟的遵循。
具体包括:
1.职业道德规范是全面的,针对利益冲突、非法或其他不当付款、反不正当竞争准则、内幕交易。
2.公司对职业道德规范进行有效地宣传推广。
3.员工知晓什么行为是可接受的,什么是不可接受的,以及当遇到不当行为时应该采取的行动。
2.1.2措施
1.建立并推行中层以上管理人员的职业道德规范
(1)公司领导班子成员严格执行《中国石油天然气股份有限公司高级管理人员职业道德规范》,并使其与《国有企业领导人员廉洁从业若干规定(试行)》、《中国石油天然气股份有限公司章程》、《中国石油华北销售公司中层管理人员职业道德建设四项制度》和《中国石油华北销售公司领导班子成员党风廉政建设责任制“五项”承诺》、企业精神与宗旨、企业核心经营管理理念成为公司对各层管理人员的主要道德准则。
(2)公司中层以上管理人员严格执行《中国石油天然气股份有限公司高级管理人员职业道德建设制度》和《中国石油华北销售公司中层管理人员职业道德建设四项制度》,将对中层以上管理人员职业道德规范的宣传作为职业道德建设的重要工作内容:
①公司总经理是公司职业道德的倡导者,践行的表率,也是公司职业道德建设的第一责任人。
总经理通过公开信函把公司中层管理人员职业道德规范介绍给全体中层管理人员并提出努力执行的希望和要求,并在每年工作会上宣讲中层管理人员职业道德规范,同时对职业道德建设提出要求。
②公司将职业道德建设列入公司中层管理人员培训的内容,通过印发学习资料、把职业道德建设列入部分培训班的学习内容、利用网络或其它形式开设职业道德建设学习栏目等多种形式开展培训。
③公司要求新提升聘任的中层管理人员及时学习职业道德规范。
④公司每年组织中层管理人员签订《中国石油华北销售公司中层管理人员职业道德规范确认书》,约束中层管理人员的行为。
2.建立并推行员工职业道德规范
(1)公司下发《中国石油华北销售公司总经理致全体员工的信》,严格执行《中国石油天然气股份有限公司员工职业道德规范》,并与《中国石油天然气集团公司企业文化建设纲要》构成适用于全体员工的职业道德规范。
(2)公司严格执行《中国石油天然气股份有限公司员工职业道德建设制度》,将对员工职业道德规范的宣传作为公司职业道德建设的重要工作内容:
①总经理通过文件、讲话等不同形式把公司员工职业道德规范介绍给全体员工并提出践行的希望和要求。
公司每年的工作会议上有宣讲职业道德的内容,并对员工提出遵守职业道德规范的要求。
②将职业道德建设列入公司员工培训的内容,通过印发学习资料、把职业道德建设列入员工培训的常规学习内容,以及利用网络及其它形式进行职业道德建设学习,宣传推广包括集团公司、股份公司领导,炼油与销售公司领导以及公司领导在各种工作会议上强调的职业道德要求。
③对新员工开展关于职业道德规范方面的岗前教育培训,并在劳动合同中纳入遵守公司职业道德规范的内容。
3.对员工遵守职业道德规范情况进行监督
公司审计监察处和人事处等部门根据公司管理层的授权对公司员工遵守职业道德规范的情况进行监督。
员工违反职业道德规范的任何行为,依照国家法律和公司有关文件规定对其处分直至解除劳动合同。
2.1.3文档性记录
1.《中国石油天然气股份有限公司总裁致高级管理人员的信》
2.《中国石油天然气股份有限公司高级管理人员职业道德规范确认书》
3.《中国石油华北销售公司总经理致全体员工的信》
4.《中国石油华北销售公司中层管理人员职业道德规范确认书》
5.培训记录
6.会议材料(领导讲话材料)、会议纪要(或记录)等
2.2“高层管理基调”的建立
2.2.1内控关注要点
“高层管理基调”的建立包括详尽的道德指导和在公司上下沟通程度的指导。
1.通过一言一行,在公司范围内传达一种对职业道德规范的遵循。
2.员工感觉到被同仁敦促做正确的事情的压力。
3.管理层对存在问题的迹象适当地关注。
2.2.2措施
1.公司重视和提倡诚信与道德的建设。
公司领导班子成员严格执行《中国石油天然气股份有限公司高级管理人员职业道德规范》,并接受股份公司管理层监督。
2.公司诚信与道德建设强调从“总经理”做起,通过领导干部廉洁自律检查,有效开展信访举报机制,以及公示办法,在公司范围内传达公司领导班子对道德准则的遵循。
3.公司根据劳动合同管理办法、纪律检查条例、业绩考核办法等多项规章对员工实施管理,对出现的违规行为及时进行处理,敦促员工遵守道德规范。
2.2.3文档性记录
1.会议材料(领导讲话材料)、纪要(或记录)等
2.对员工违规的处理材料等
2.3与利益相关方的关系
2.3.1内控关注要点
管理层与员工、供应商、客户、投资者、债权人、保险公司、竞争对象和审计师等进行交往时,是否采用高的道德标准,并且要求其他人同样遵守道德标准。
与客户、供应商、员工和其他相关方的日常业务建立在诚实和公允的基础上。
2.3.2措施
1.公司视诚信为立身之本、发展之基、信誉之源,要求在对外交往中也应遵循,并在合同中约定有“平等互利,诚实守信”的相应条款。
2.公司执行《中国石油天然气股份有限公司高级管理人员职业道德规范》、《中国石油天然气股份有限公司员工职业道德规范》,强调高、中层管理人员应当公平对待员工、客户和供应商,不得通过操纵、隐瞒、滥用专用信息或对重大事实进行不实陈述等做法,不公平地对待上述人员。
3.公司执行《中国石油天然气股份有限公司员工职业道德规范》的规定:
员工不得接受可能影响商务决策和有损独立判断的有价馈赠;
严禁为商务目的而以任何手段向政府官员提供、给予或承诺给予金钱和其他有价值的物品。
4.公司设立举报电话和电子举报信箱等形式,鼓励全体员工和合作方检举任何所获知或遇到的违规行为。
2.3.3文档性记录
客户投诉、举报记录
2.4违规处理
2.4.1内控关注要点
针对违反政策和道德标准的情况采取适当的措施,具体包括:
1.管理层对违规行为应进行回应。
2.对违规行为会进行处理,处理的原则和结果应在公司上下进行传达。
3.员工确信如果违规要承担后果。
2.4.2措施
1.公司注重对员工违规情况的管理,主要通过审计、信访举报、民主监督等渠道进行。
依据《中国石油天然气股份有限公司劳动合同管理暂行办法》等相关管理文件对员工违法违规行为进行处理。
公司通过将需要接受处罚的违规行为写入劳动合同,使员工明确违规必定要受到处罚。
对员工违规的处理主要采取批评教育、组织谈话、纪律处分等形式,处理结果在适当范围内进行通报。
对重大违规事件还在公司范围内进行典型案例剖析,开展警示教育宣传。
2.公司执行《中国石油天然气股份有限公司管理人员违纪违规处理规定》等相关规定,强化监督约束机制,规范管理人员行为,维护公司合法权益,保障公司健康发展。
2.4.3文档性记录
1.信访案件情况通报
2.案例分析和警示教育宣传材料
3.对员工违规的处理材料等
2.5管理层对干预或逾越既定控制的态度
2.5.1内控关注要点
管理层对干预或逾越既定控制的态度,具体包括:
1.管理层就需要进行干预的情形和进行干预的频率订立方针。
2.管理层对控制制度的干预被适当地记录和解释。
3.明确禁止管理人员逾越既定控制。
注:
管理层干预是指为了合法的目的而偏离既定的规章和程序的行为。
当出现特殊的和非标准的交易和事件时,管理层的干预是合理的,因为没有一个公司在设计内部控制时能够考虑所有因素,当特殊情况出现,现有的内部控制不适用时,需要管理层采取干预进行处理。
管理层的越权行为则是指为了不合法的目的而不遵守既定的规定和程序。
例如,公司在销售业务中明令禁止收取商业承兑汇票,如果管理层为了某些不法利益,授意财务人员收取商业承兑汇票,这种行为就是越权;
而如果某一客户要求进行易货贸易,在公司的现有规章制度中没有对此类交易进行相关规定,这时,需要管理层采取一定的方式进行决策,决定接受或拒绝该项交易,同时对该项交易的过程和理由进行适当的记录,这种行为就是干预。
2.5.2措施
1.公司明确禁止管理人员违反公司的规定,鼓励对获知的越权、违规行为进行举报,并予以保密。
2.公司对重要业务流程进行风险控制分析,对关键控制进行确认,并制定关键控制程序文件,明确进行干预的控制情形、频率,并要求对干预、越权行为进行记录。
3.公司通过岗位职责描述和权限指引的方式对各级管理人员的职责和权限情况进行详细规定,敦促员工按程序办事。
2.5.3文档性记录
1.《风险控制文档》
2.《员工岗位职责描述》
2.6实现目标的压力
2.6.1内控关注要点
不存在不合理的绩效目标,特别是短期目标,工资与绩效目标实现的挂钩程度是合理的。
1.不存在偏激的奖惩制度,影响员工对道德标准的遵守。
2.升职和工资不能仅基于短期绩效目标的实现程度。
3.实施控制以减少以其他形式存在的诱惑。
2.6.2措施
1.公司确立业绩为基础的激励机制,按照“效率优先,兼顾公平;
以绩定薪,量化评价;
强化管理,注重效益;
简单明了,易于操作”的原则,根据股份公司绩效管理的相关精神,结合公司实际,制定了《中国石油华北销售公司绩效管理考核办法》并不断完善,建立起包括本部处室、省(市)分公司、驻厂分公司、控股公司、加油站、销售代表和专项奖励七个部分的较为完善的绩效考核体系,充分调动全体员工的工作积极性,确保公司各项经营目标的完成。
2.公司以签订年度《业绩合同》等方式确定本部处室和所属单位的业绩考核指标。
本部处室实行季度考核与年度考核相结合,考核结果与处室员工业绩奖金挂钩;
对所属单位实行月度考核与年度考核相结合、经理班子与全员考核相结合、关键业绩指标(KPI)与管理效率评价(BSC)相结合的方法,考核结果与单位薪酬总额、领导班子年薪及职务变更升迁挂钩。
指标完成值由本单位和相关处室提供,公司业绩考核办公室组织对单位考核结果进行抽检审计,确保业绩数据的真实准确。
3.公司将业绩考核作为确定员工薪酬、奖惩及任用的依据,使激励机制与约束机制相结合,达到责权利相统一。
2.6.3文档性记录
1.业绩合同
2.《月度考核通报》
第三章 员工的胜任能力
3.1岗位职责描述
3.1.1内控关注要点
管理层应当以正式或非正式的岗位描述,或其它方式分析并定义各岗位的具体工作任务,考虑员工履行工作中运用判断的程度和对该工作相应的监督程度。
3.1.2措施
公司通过开展定责、定编、定岗、定员、定上岗规范“五定”工作,按照股份公司的要求,对中层管理人员、审计及财务系统等与财务密切相关的岗位进行了规范的描述,使关键岗位履行职责和行使职权有了依据。
3.1.3文档性记录
1.《员工岗位职责描述》
3.2分析胜任工作所需要的知识和技能
3.2.1内控关注要点
管理层应分析并确定员工胜任工作所需的基本知识和技能,并有证据表明员工具备工作所需的基本知识和技能。
3.2.2措施
1.针对公司管理实际需要和现实状况,公司通过《员工岗位职责描述》明确对各岗位所需能力和知识的基本要求,如学历、专业技术职务任职资格、专业背景、工作经验(经历)和操作水平等基本任职条件要求。
2.公司通过对员工实施考核评价,找出员工素质与任职岗位的差距,并进行业务、技能培训等,及时提高员工的能力和水平。
3.公司按照不同的岗位要求,组织员工进行岗位培训,并随公司经营战略、运作方式的变化与发展,适时进行适应性岗位培训。
3.2.3文档性记录
2.培训计划和记录等
第四章管理理念和经营风格
4.1业务风险的接受程度
4.1.1内控关注要点
公司接受业务风险的态度,包括:
1.在介入新业务前,是否在进行仔细的风险和收益分析后才采取行动。
2.是否经常介入特别高风险的业务,还是在接受风险方面非常保守。
4.1.2措施
1.对投资、债务、资金等实施集中管理。
按股份公司相关权限规定,确定公司的限上、限下投资项目。
限上项目按权限报相关上级公司审批,限下项目由所属单位报公司审批;
债务、资金由公司实施集中管理,风险相对集中,便于管理和控制。
2.建立统一授权、分级管理、归口把关、各负其责的合同管理体制。
⑴涉外合同、担保合同、贷款合同、合资合作合同、控(参)油气库(油气站)投资合资合同、收购油库合同、单项投资额超过2000万元的加油站收购合同,上报炼油与销售分公司审批签订。
⑵以公司名义对外签订的合同、需要由公司本部管理的其他合同,由公司本部签约。
⑶所属单位管理⑴、⑵以外的合同,由所属单位负责签约并报公司备案。
但下列合同需报公司本部审批后方能签署。
①北京分公司单站投资额超过1500万元、天津分公司单站投资额超过1000万元、其它分公司单站投资额超过500万元的收购、新建油(气)站合同;
②作为网点建设一次性支付租赁费的租赁期超过一年的长期租赁油(气)站(库)合同;
③北京市六环内单站年租赁费超过200万元,六环以外130万元,省会城市市区单站年租赁费超过80万元、其它地区单站年租赁费超过50万元的分期(年、季、月等)支付租赁费的租赁油(气)站合同;
④经营性租赁油(气)库合同(含租赁经营、代储代销、成品油仓储等合同);
⑤单项标的金额在2000万元以上的成品油销售合同;
⑥单项标的金额超过200万元的除①之外的其它工程类合同;
⑦标的金额超过100万元或公司企管法规处认为需要进行审批的其它合同。
3.对重大决策由公司班子会听取相关部门意见后,集体研究决定。
其中需报上级公司的,应报经批准后执行。
对金额重大、性质复杂的业务,在受理前进行论证和分析。
4.1.3文档性记录
1.《合同审查表》及办结的合同文本。
2.经理办公会会议纪要。
4.2关键人员的更换频率
4.2.1内控关注要点
关键部门人员(例如:
经营、会计和数据处理等部门)的更换频率,具体包括:
1.管理层和监督层人员是否存在过高的更换频率。
2.关键岗位员工是否存在突然辞职,或辞职提前通知期较短的现象。
4.2.2措施
1.公司确保管理层、监督职能人员的稳定,杜绝人员频繁更换情形的出现,保持公司财务、信息等系统员工队伍稳定。
2.执行股份公司在《中国石油天然气股份有限公司劳动合同管理暂行办法》中规定:
对于知识产权、科研成果归属问题悬而未决的,或从事的重要工程、设计、研究项目或重要生产(工作)任务尚未完毕,离开会给用人单位造成重大损失的员工,用人单位可以拒绝其提出解除劳动合同的要求。
4.3管理层对数据处理、财务报告等的态度
4.3.1内控关注要点
管理层对数据处理和会计职能的态度,以及对财务报告和资产安全可靠性的关注。
1.财务职能被认为仅仅是公司“计数中心”,还是被认为是公司各种各样的活动的控制中心。
2.所选用的会计准则是否追求财务报告利润最高。
3.如果会计职能为分散管理,地区公司负责人是否对报告结果签字确认。
4.基层单位的财务部门是否与总部的财务部门有工作汇报关系。
5.重大资产,包括知识资产和信息被严格地保护,防止未经授权的接触。
4.3.2措施
1.财务管理
公司财务资产处发挥财务管理和监督职能,总会计师作为公司的高级管理人员参与主要经营活动的决策。
2.会计政策的选用
公司财务资产处按照《会计法》、《企业会计准则》、《企业会计制度》及股份公司各项财务制度,制定适合本公司的财务会计制度,并按要求进行实施。
3.财务报告制度的建立
公司及所属单位在两个层次上都设置了财务机构。
公司财务资产处对所属单位财务资产部实行业务领导。
公司财务资产处接受股份公司财务部的业务领导,执行上级财务部门的规定、制度,按照规定的格式、时间报送财务信息,以及其他统计数据。
公司实行财务信息集中管理。
所属单位配备必要的会计人员,负责归集、审核、管理原始凭证和记账凭证,并输入到财务信息系统。
公司负责人通过对财务报告签字确认以及财务分析等形式,对公司及所属单位的财务状况进行监督和控制。
公司财务资产处在审核、汇总所属单位财务会计报告的基础上,编制公司财务会计报告。
4.资产安全管理
公司视财务信息为重要资产,在颁布实施的安全保密相关制度以及各类资产管理制度中,明确了资产安全相关的保护措施。
公司财务信息系统在设计上为信息安全提供了保障并注重对财务信息和知识产权的保护。
4.3.3文档性记录
财务报告、财务分析材料
4.4高级管理人员的相互交流的频率
4.4.1内控关注要点
高级管理人员和各级业务部门管理人员相互交流的频率,特别是在双方处于不同的地域时。
1.高级管理人员经常访问分支机构及不同地区的下属机构。
2.经常召开公司或区域性的管理层会议。
4.4.2措施
1.公司注重管理人员之间的沟通:
公司定期召开总经理办公会、生产经营协调例会、经营活动分析会、公司工作会,公司各业务管理部门根据工作需要适时召开专业会。
相关业务部门负责人根据实际情况参加总经理办公会、专业会,所有业务部门负责人参加生产经营协调例会、经营活动分析会、公司工作会,各所属单位负责人参加经营活动分析会、公司工作会、专业会。
2.公司领导经常走访基层单位,召开调研座谈会。
4.4.3文档性记录
1.会议通知
2.会议记录或会议纪要
第五章 组织结构
5.1组织结构适应信息流通和权力集中程度
5.1.1内控关注要点
公司组织结构的适当性,以及其提供管理活动必要的信息流的能力。
1.考虑公司经营业务的性质,公司的组织结构按照适当集中或分散的管理方式设置。
2.组织结构有利于信息的上传、下达和各业务活动间的传递。
5.1.2措施
1.公司是股份公司在华北设立的成品油销售公司,建立了总经理、党委书记和公司管理层负责的管理机构。
建立了资产所有权和经营权分离;
决策权、执行权、监督权分立的制衡管理机制。
2.公司实行公司机关、所属单位两级管理体制,分级授权管理,权责统一,逐级负责:
公司的行政管理和业务管理均实行两级管理体制,即公司机关—所属单位。
3.公司对财务、预算、计划、价格、调运、投资、人事和重大经营决策等,实行集中管理;
具体的经营事项由所属单位负责实施,并在权限内决策。
5.1.3文档性记录
《中国石油华北销售公司组织结构图》
5.2关键管理人员的知识和经验
5.2.1内控关注要点
关键管理人员具备执行相关职责的知识和经验。
负责的管理人员技能素质满足要求,具备执行其业务必备的知识、经验并接受适当培训。
5.2.2措施
1.公司制定《华北销售公司机关竞聘实施办法》、《华北销售公司控股公司经理竞聘(招标)和任免管理办法》等一系列规章制度,对中层管理人员坚持公开、平等、竞争、择优的选拔任用机制,确保管理人员的技能素质满足要求,具备执行其业务必备的知识和经验。
2.公司制定《关于加强分公司、控股公司领导班子建设的意见》,对中层管理人员任职审批程序进行规范,并在干部任前进行公示加强干部管理
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