卖场财务管理制度Word格式文档下载.docx
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规范报销单据递审手续与款项的支付流程,明确责任。
树立节约为荣、浪费可耻的新风尚,在一定的业务范围内力求以最少的支出求得业务工作的成功,减少支出就是增盈。
2.0适用范围
本制度适用各分公司。
3.0费用报销流程与费用管理规范
3.1报销单据递交、审批流程图
经手人整理单据部门长审核会计审核
出纳员付款事业部经理审批财务主管审批
3.2费用报销的时限与付款
3.2.1员工费用报销为每周一次,每周五将上周的费用单据按要求整理后递交财务部。
如因特殊情况不能按时提交单据需有合理解释说明,否则财务部不予以受理。
3.2.2为保证费用所属期间及正常账务核算,月末员工费用报销须在次月2号前按要求整理后递交财务部。
3.2.3按公司流程审批合格的员工费用报销将在次周六直接转入报销者的工资卡,并将转帐清单(姓名与金额)公布予公布栏。
如有问题的报销单则直接退回当事人重新整理后按首次递交流程办理。
3.2.4财务部拒绝将报销款项汇入非员工本人名下的银行帐户。
如有特殊原因由本人到财务部领取现金。
3.3费用报销的具体要求
3.3.1员工费用报销必须按要求先自行整理粘贴好,在票据背面写明事由并签名确认,然后提交部门长审核后方可递交财务部。
3.3.2财务部在审核员工费用报销时,如发现作假者按作假金额二倍处于当事人及部门长的罚款。
3.3.3所有费用报销须凭正式发票方可报销,如特殊原因无法取得正式发票需予说明。
凡发票没有列明细清单者一律须在发票后面附明细清单方可报销。
3.3.4员工报销费用如跨事业部或跨部门分摊的费用需自行备注说明,否则全额列入报销方费用。
3.3.5所有人员的费用报销只能在一个部门报销,不得同时在两个部门报销。
同一笔费用只能一次性报销,不能分拆报销。
3.3.6分公司日常营运费用由分公司财务主管及事业部经理审批后即可支付。
个别特殊费用(装修费、长运费、员工借款、大额款项支付)需由总公司统一协调支付时间。
3.3.7分公司所有已支付款项的费用报销,如经公司审计发现不符合规定者一律要求当事人归还违规部分的额度,并对当事人及财务人员视情节予以处罚。
3.4各类费用管理规范
3.4.1差旅费
3.4.1.1销售人员工作所在城市的差旅费用已定额合并到岗位工资,不再另行报销。
非工作所在城市的差旅费用(含交通费、住宿费)按标准报销后列入所在部门的部门经费。
3.4.1.2分公司后勤人员(后勤人员为财务、人事行政、物流部门的员工)的差旅费实报实销。
3.4.1.3报销住宿费必须提供发票与酒店消费清单方可报销。
住宿费用清单除住宿费外的其它费用不予报销。
两人或两人以上同住一间房时,必须在住宿发票或清单背面写明同住人员的姓名方可办理报销。
3.4.1.4享受公司车补的人员,所有车辆费用一律不予以报销,同时不得报销交通费用。
3.4.2部门经费
3.4.2.1各销售部门的“部门经费”由部门长负责制与合理统筹支配,使用权归本部门所有员工。
3.4.2.2部门经费核算范围:
各销售区域或渠道使用或领用“工厂提供的宣传单张与礼品、公司内部印制的礼品与宣传单张(公司统一印制或促销活动用的单张、宣传物料列入广告费)、办公用品、名片、公司月刊;
客户的应酬费(包括部门内部活动费、与客户联谊费、礼品)杂志、非首次配置的电脑设备、店面茶水费、差旅费(含接待客户)。
3.4.2.3部门经费额度的计算办法:
“本部门当期的总销售额(未扣销售佣金前的销售额)乘以一定百分比”作为本部门全体员工当期可支配费用的上限。
具体的经费标准另行文件通知。
3.4.2.4各销售部门的部门经费实行“年度清算”机制。
以本部门年度总销售额(未扣销售佣金前的销售额)乘以一定百分比作为本部门全体员工当年可支配费用的上限。
超支部分由部门长个人全额承担,节余部分顺延到下一年度可用额度。
3.4.2.5销售部门的“部门经费”实施“先申请后使用”的管理机制。
由使用人填写《部门经费使用申请表》经部门长审核,事业部经理审批后方准使用(单次金额500元以下申请可不经事业部经理审批)。
应酬完毕后凭《部门经费使用申请表》与正规发票办理报销手续。
3.4.2.6如与合作伙伴举办联谊活动,填写《部门经费使用申请表》同时必须附带联谊话动流程和费用明细。
如需预支费用则按《各类款项支付管理制度》规定办理。
3.4.3物料采购费用管理规定
3.4.3.1物料采购的范围包括:
办公用品或设备、店面饰品、书籍杂志、宣传物料、促销礼品、清洁日杂用品等。
3.4.3.2各职能部门单次采购金额在500元以上者必须填写《物料采购申请表》,经部门长及事业部经理审批后方准采购。
并与发票、采购清单(或购销合同)一并提交财务部办理报销手续。
如需预支款项需同时填写《款项支付申请表》。
3.4.3.3公司各职能部门的办公用品原则上由公司人事行政部统一采购、管理、发放。
原则上其它部门不得另行采购。
3.4.3.4所有物料采购报销必须要有《物料采物申请表》、发票(如无法取得发票要向财务说明并有正式收据)、清单(列明品名、数量、单价、金额)。
3.4.3.5分公司除各直营店饰品采购外,单次采购超3000元需报总公司财务总监审批。
4.0附件
《部门经费使用申请表》
《物料采购申请表》
部门经费使用申请表
年月日
申请部门
申请人
接待公司名称
对方职位/姓名
预计费用
(大写)万仟佰拾元角分(小写)¥
接
待
理
由
申请人签名
部门长复核
财务审核
事业部经理审批
备注:
需凭此表及相关发票一并递交财务方准报销。
物料采购申请表
物料申购明细
品牌
型号
数量/单位
预计单价
备注
超3000元需财务总监审批
第三章各类款项支付管理制度
明确公司除员工报销款项外的其它款项支付,规范公司款项支付流程与资金日常管理工作。
2.0适用范围
本制度适用于各分公司。
3.0员工因私借款
3.1员工因私借款是指员工非公事而因个人事由向公司预支款项的私人借款行为。
3.2凡在公司没有盈余款项者,原则上不能借款。
3.3分公司员工因私借款的额度与审批流程:
Ø
任何未转正员工一律不能因私向公司借款。
普通员工单次或累计因私借款2000元以下者,或部门长因私借款单次或累计额度1万元以下者由财务主管及事业部经理联审。
员工因私借款由其上一级部门长承担连带责任。
部门长/事业部经理因私借款单次或累计额度1万元以上3万元以下,须经总公司副总经理审批;
超此上限一律由总公司总经理审批。
所有员工因私借款按流程审批后,统一由总公司财务总监根据公司资金实际情况统筹安排具体支付时间。
3.4公司股东支取利润分配或实施年度效益挂钩的中层员工支取上一年度所分配的收入,审批权限参照上述规定。
3.5凡因私借款的员工须填写《款项支付申请表》,并按规定流程审批后方可支付。
4.0备用金或费用款预支
4.1分公司申领备用金的职位由分公司财务主管视当地实际情况决定,并由当事人填写《款项支付申请表》提交总公司财务总监审批方准支付。
4.2负责管理备用金的员工,一律不得挪用备用金。
一经查实除限期补齐并按挪用金额10%但不低于1000元/次予以处罚。
4.3负责管理备用金的员工必须在其岗位异动前清还备用金。
所有备用金在春节假期前必须全额退回财务部,春节后重新办理申领手续。
4.4因公需预支款项者,填写《款项支付申请表》递交财务主管及事业部经理审批方可支付。
4.5因公预支款项,必须在借款15天内到财务办理清帐手续。
如无法全额清帐者视为挪用公款,按挪用金额10%但不低于1000元/次予以处罚。
4.6凡申领备用金或费用预支者严格实行前借不清,后借不借。
因借款报账不及时而影响工作的由个人承当全部责任。
5.0外部费用款项支付规范
5.1外部费用款项是指除存货采购货款外的其它物料供应商或服务机构的费用或款项。
5.2外部费用款项支付需由公司业务对接部门与人员凭正式发票、收据提交财务部办理款项支付手续。
如无对方发票或收据者则先填写《款项支付申请表》办理请款手续,此笔款项先记入经办人名下借款,凭对方正式发票及相关单据办理核销。
5.3如无特殊紧急情况,财务部支付外部费用款项的时间为每周三,遇节假日或公休日则顺延。
5.4外部费用原则上以银行转帐或支票支付,无特殊情况不支付现金。
6.0其它款项支付规范
6.1工资由分公司财务部按人事行政部提供考勤记录核算,并由事业部经理审批后予每月25日发放上月工资。
工资将直接存入员工本人名下的银行帐户,并发工资条给员工签收。
6.2员工业绩提成由分公司财务部依据各事业部制定的销售提成政策按月计提。
公司予每月25号---30号发放员工上月无赊销的业绩提成。
赊销部分的业绩提成直至货款收回方可发放。
6.3客户“退订金”必须收回当初客户交订金时公司所开的收据原件,并由领款人在背面写明“姓名、身份证号码、订金已退”字样后签名确认,支付人员须核对身份证原件后方可支付。
否则由经手人承担全部经济责任。
6.4直营店的装修必须与装修公司签定公司统一制定的《装修协议》,由事业部经理签定后递交分公司财务部与总公司财务总监备案。
所有装修款项统一由总公司财务总监统一安排支付结算。
6.5直营店软装饰品(含家私、电器、软装、洁具等)的购买,由区域经理与总公司软装部负责人共同提交《物料采购申请》予事业部经理审批后,提交给分公司财务部按采购进度拔款。
6.6客户“退货款”支付,客户必须凭销售部门或公司承运司机开具的退货凭证原件到公司办理退款手续。
6.6.1客户到门市或公司财务部收取现金者,则要求领款人在退货凭证背面写明“姓名、身份证号码、退货款已收”字样后签名确认,支付人员须核对身份证原件后方可支付。
6.6.2如客户要求银行转帐者,则要求领款人在退货凭证背面写明“此本人确认同意将退货款(大写金额与小写金额)转入XXX银行XXX名下卡号为XXXXXXXX帐户(此银行帐户必须是领款人本人的)、身份证号码”字样后签名确认。
6.6.3门市所垫付的退货款,必须凭客户领退货款所签收的退货凭证及与电脑销售系统的退货数量一致,财务部方可进行帐务处理工作。
否则均有当事人负责。
6.6.4质赔款:
公司在销售过程中发生质量赔偿,由销售人员或客服人员与顾客商定后由处理当事人填写统一格式的《产品质量处理方案确认表》与《产品质量处理协议书》提交财务部,经财务部与事业部经理审批后方准赔付款项或产品。
凡需赔付款项者一律由公司财务部将质赔款汇入客户指定帐户或由客户本人到财务部领取,杜绝由公司员工外带支付。
7.0附件
《款项支付申请表》
《产品质量处理方案确认表》
《产品质量处理协议书》
款项支付申请表
部门
职别
还款日期
请款原因要
款项用途
因私借款备用金费用预支其它
请款金额
(大写)拾万仟佰拾元角分(小写)¥
因私请款累计金额
请款人签名
部门经理复核
分公司财务审核
事业部经理审核
总公司副总(或财务总监)审核
总公司总经理审批
产品质量处理方案确认表
填表日期:
200年月日
客户申诉质量问题产产品明细
出库单号
品牌
型号
单位
数量
所购单价(元)
质量问题简述:
最终处理方案:
客户姓名
电话
地址
购买地点
购买时间
销售人员
处理人签字
事业部经理
审批
部门经理
意见
产品质量处理协议书
甲方(公司):
乙方(客户):
花园栋座(单元)号房
兹因乙方对所购甲方产品的质量提出异议,具体明细如下:
所购单位(元)
现经甲方现场勘查落实并经双方友好协商,最终达成一致协议。
采用如下第种解决方案:
1.由甲方一次性赔偿给乙方人民币万仟佰拾元角分(¥ 元)。
2.由甲方赔偿如下相对应的产品:
备注
此协商处理结果为双方最终处理结果。
本协议书一式两份,完全属于甲乙双方本着“公平公正”的原则而主动、自愿签订,经双方签字后即刻生效,不得私自修改或违反协议条款内容。
甲方签字(公司):
乙方签字(客户):
联系电话:
第四章佣金管理制度
为与合作伙伴建立紧密无间的合作关系,确保双方利益及规范公司佣金审批、支付特制定本制度。
3.0佣金申请表流程图
4.0
导购员填写申请表店长复核家装部经理审核会计员复核
合作伙伴出纳员事业部经理财务主管
注:
店长只作复查数据,合作伙伴佣金点数由家装部经理按公司制定销售政策核定,导购员无权向合作伙伴承诺销售佣金事宜。
4.0佣金申请时限与付款
4.1各销售部门提交《销售佣金申请表》的前提必须是收全货款,并在每周五提交财务部,其余时间财务部一律不受理销售佣金申请表。
4.2为保证费用所属期间及正常账务核算,月末无论是否收全货款,各销售部门当月所有《销售佣金申请表》须在次月2号前按要求整理后递交财务部。
违规所支付的销售佣金一律计入该部门的部门经费。
4.3经公司审批合格的销售佣金财务部在每周二支付给合作伙伴。
财务部将通过银行转帐到合作伙伴本人名下银行帐户,或合作伙伴本人到公司指定地点领取,一律杜绝公司内部员工代领。
4.4支付合作伙伴销售佣金的金额精确到元,同时如产生银行转帐手续费由对方负责。
5.0销售佣金管理规范
5.1所有需支付销售佣金的合作伙伴,销售部门必须按公司要求在电脑销售系统中建立电子档案,如经公司核查电子档案存在虚假公司有权拒绝支付销售佣金。
如销售部门坚持支付则直接记入本部门的部门经费,同时对当事人处以1000元/次罚款。
5.2零售、家装销售佣金严格按公司制定的价格体系申请与审批,其它销售渠道的销售佣金必须是在出货前书面报备财务部,否则一律不予以支付。
5.3所有销售佣金必须是收全货款方能支付。
支付销售佣金后产生的退补货金额小于或等于1000元者不再计算销售佣金。
超过此上限者的退补货则按正常计算,多还少补。
如无法收回者则计入该部门的部门经费。
5.4所有已支付的销售佣金,如经公司审计核实发现作假者,对当事人及部门长一律按违规金额的三倍但不低于5000元/次予以处罚。
同时视违反公司财务制度,公司保留辞退其权利。
第五章开单收银责任制与票据管理制度
为规范卖场销售前端的开单收银管理,明确责任机制制定本制度。
3.0责任管理规范
3.1员工因输入出错、加工错、订错货等各种情况造成的责任管理机制如下:
3.1.1员工因个人计算出错或填错单价造成的损失由当事人负全责。
3.1.2造成公司重复送货的短运费由当事人负全责。
3.1.3员工因价格牌出错造成的损失由价格牌填写人负全责。
3.1.4员工因填写错型号或其它原因造成加工出错的,由当事人在60天内处理完毕。
如60天无法处理,按销价4折计算总额低于或等于3000元则由当事人负责,超此上限则由当事人与部门长共同平分承担50%,其余50%由公司承担。
3.1.5员工订错货形成积压的,要求其在60天内处理完毕,如60天内无法处理完毕剩余部分则按采购价的30%承担。
3.2收银员在收款过程中出错或收假钞均由当事人负全责。
3.3无指定专职收银员的直营店均由该店的店长负责收银及与财务帐务交接工作。
3.4各直营店非专职的收银员,分公司财务部可予以适当的奖励机制。
方案报分公司事业部经理及财务总监审批执行。
3.5各销售部门的收银员必须严格按电脑销售单的具体金额收款。
所有营业款项及单据必须在当天营业结束前按公司财务部要求移交财务人员。
4.0票据管理制度
4.1此票据管理制度是指分公司销售订单、出库单、退货单、收据、发票等除银行票据外的单据。
4.2分公司内部的销售订单、出库单、退货单、收据等公司自行印制的内部单据一律实行以旧换新的管理机制。
所有单据存根联必须完整保存,作废单据必须一式多联完整方有效,并由作废人签名确认。
否则公司将对当事人追查,如造成公司损失则当当事人全额负责。
4.3销售部门需盖章的销售订单、收据一律由店长或区域经理到财务部登记领取。
此两类单据由店长或区域经理承担日常保管及规范使用工作。
4.4发票是国家税务机关统一印制与严格管理、使用的专用票据。
分公司各销售部门如需开具发票,统一填写《发票申请表》向财务部申请开具。
4.5凡开具发票的客户名称为公司名称者,一律须收取与发票客户名称一致所开出的支票或银行汇款。
4.6没有与公司发生实质销售往来或申请发票金额与实际成交金额不符者,分公司财务部一律不予以受理。
4.7分公司财务部不受理客户仅人付款而开发票予公司名称的发票申请。
4.8分公司内部印制的各类单据一律实行专单专用,销售部门应妥善保管与造成不必要浪费。
5.0附件
发票申请表
发票申请表
申请部门:
年月日
购货方信息
出库单客户名称
申请发票类型(普通/专用)
开票金额
(价税合计)
结算方式(现金/支票/转帐)
出库单号码
开票公司名称
纳税人识别号
申请人签名:
第六章应收款管理制度
为确保卖场资产安全及周转率,公司严格控制各销售部门应收款。
3.0应收款管理规范
3.1公司零售、非公司化合作结算的装饰公司一律采取货到付款的销售策略,如因特殊原因需赊销必须由部门长审核同意并作为担保,同时向财务部书面报备同意方准出货,并按承诺期限回款。
3.2如赊销无法按承诺期限收回,公司将暂停发放部门长及经手销售人员的业绩提成,以保全公司合法利益。
如产生坏帐则由部门长与经手销售人员负全责,公司将从部门长收入中扣还。
部门长与经手销售人员之间各自需承担额度由其自行协商。
3.3签定合同公司化合作的装饰公司,分公司销售部经手人必须无条件协助财务部做好收款工作。
如合作方不按时回款公司财务部有权停止供货,以保全公司合法利益。
3.4零售与家装的赊销必须全额由部门长担保,担保本部门赊销上限为其本年度的收入。
具体预计金额由各地财务主管确定并办理书面备案手续。
如超越备案上限一律不予以出货。
3.5为确保公司资金正常运作及提高资产周转率,分公司财务部有权结合实际赊销额度调整各销售部的赊销额。
3.6非零售、家装的赊销必须事先签定《购销合同》并提交财务部备案。
小额无签定《购销合同》的赊销行为必须事先提交书面备案予分公司财务部。
为进一步规避风险,签定《购销合同》时需对方提供营业执照副本、国税证副本、地税证副本的复印件并加盖公章。
3.7所有《购销合同》在签定前须经分公司事业部经理与财务部审核方能签定,有效规避风险。
3.8赊销必须做好单据整理、签收、保管工作,并严格按合同或备案期限结算款项,否则公司财务部有权停止再续供货,以保全公司合法利益。
3.9超市渠道赊销严格按工厂签定的合同执行,超市部经理与财务部专职统计员日常必须做好单据整理、归档工作。
解决各种临时问题,确保款项按时结算。
3.10经公司决定的特定工程或大型工程赊销实施另案专项管理工作。
公司任何员工从财务部领取欠款单、押金单、或合同、其它财务单据必须做好书面的登记工作,记录好单据号码、金额、外借原因或用途、归还时间等信息。
如果领取欠款单或押金单必须在当天营业结束前将所领欠款单或押金单
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