行政部岗位职责及定员方案.docx
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行政部岗位职责及定员方案.docx
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行政部岗位职责及定员方案
行政部经理岗位职责
行政部经理岗位职责
岗位名称
行政部经理
岗位编号
所在部门
行政部
岗位定编
1
岗位设置目的
协助行政副总裁统筹管理公司计划、公共关系、行政、后勤管理工作
在组织中的关系
工作职责与权限
职责项目
工作职责
工作权限
经办
审核
批准
督导
计划管理
1.建立、健全公司计划管理体系,并组织实施
√
2.协助公司领导编制公司年度工作计划
√
3.组织各部门制定部门年度、季度、月度工作计划和管理费用预算,并定期监督、评估工作计划执行效果
√
管理体系建设及文件档案管理
1.组织公司各部门进行制度、流程管理体系建设和完善
√
2.进行信息网络建设的可行性研究,并具体组织实施工作
√
3.审核公司内部行政公文和对外行政方面的信函、传真、申请、报告、证明等
√
管理体系建设及文件档案管理
4.签署各类外来公文拟办意见,督促公文落实
√
5.组织档案文件的收集、整理、保存,处理过期/失效档案
√
6.审核公司档案借阅申请
√
印章管理
1.组织印章的刻制、保管、分发、回收、登记、销毁管理
√
2.审核印章的刻制和行政公章用印、作废申请
√
会议管理
1.组织公司会议的协调、准备和会议服务
√
2.审核公司会议申请、会议纪要
√
3.组织公司会议决议事项的督查督办
√
车辆管理
1.审核公司公务车辆年度费用预算并监督实施
√
2.审核公司用车申请,调度公务车辆,指派出车司机
√
3.组织公司司机安全、接待礼仪、保密培训
√
4.组织公司维修厂商的评估、确定
√
5.审核公司车辆维护维修、加油、路桥等费用报销申请
√
6.协助处理公司交通事故和保险理赔工作
√
办公用固定资产管理
1.建立办公用固定资产管理制度并组织实施
√
2.审核办公用固定资产的采购、内部调拔、报废申请
√
3.配合财务部开展非经营性固定资产的盘点
√
后勤服务
1.督促公司礼品、福利品的采购、保管和发放等管理
√
2.督促公司办公环境的清洁工作
√
3.督促员工食堂和宿舍管理
√
4.督促公司安全保卫、综合治理等工作
√
5.督促公司的报纸、刊物征订及发放
√
6.安排平日工作值班和节假日值班
√
日常工作
1.编制部门工作计划和预算,并控制、分析计划与预算执行情况
√
2.组织建立计划、行政后勤管理等有关的流程和制度
√
3.指导、协助部门员工完成工作,监督其工作质量和进度
√
4.培训、发展部门员工与公司文化相适应的综合素质
√
5.对本部门的员工进行考核,分析其不足,并帮助其改进
√
6.建立接待标准及相关制度,协助公司领导进行接待
√
7.建立公司保密管理制度并组织落实和改进
√
8.起草公司综合性的经营管理报告、总结、计划、决议等文件和函件
√
9.组织办理公司营业执照、组织机构代码证、资质证等的注册、年审及变更手续
√
10.组织内部文件编辑、发放工作
√
11.建设与审核网站内容和组稿
√
12.建设与维护公司的公共关系,协助处理公司危机事件
√
13.审核公司办公用品及低值办公设施采购计划及申请
√
其他
1.指导下属公司行政后勤管理工作
2.完成公司领导指派的其他工作
任职要求/条件
学历要求
大学本科以上学历
专业要求
法律、行政、文秘或工商管理等相关专业
知识要求
掌握现代经营管理的理念、理论和方法
经验要求
至少在行政管理工作五年,并具有公司企业中高层职务经验
基本技能
计算机
熟悉掌握常用办公操作系统和软件
写作
善于编撰有关公文、公函、方案、计划以及制度等文件
其它要求
良好沟通、协调、组织能力
素质要求
理解并认同公司的企业文化
良好职业道德和素养,公正廉明
高强度的抗压能力,有面对困难挑战的勇气
亲和力强,能促进内部团结
行政专员岗位职责
岗位名称
行政专员
岗位编号
所在部门
行政部
岗位定编
1
岗位设置目的
协助行政部经理完成公司行政、后勤管理
在组织中的关系
工作职责与权限
职责项目
工作职责
工作权限
经办
审核
批准
督导
督查督办
1.督办事项的立项申请
√
2.立项批准后的督办事项的登记、通知
√
3.跟进、协调督办事项进展并跟催逾期未办结事项
√
证照管理
1.公司营业执照、组织机构代码证、资质证等的日常保管
√
2.办理公司营业执照、组织机构代码证、资质证等的年审年审及变更手续
√
办公用品及办公用固定资产管理
1.制订办公用品采购计划和预算,并实施采购
√
2.本公司办公用固定资产实物的核实、登记
√
3.办理办公用固定资产的内部调拔手续
√
4.核实、提报办公用固定资产维护、报废申请并组织处置
√
5.配合财务部开展非经营性固定资产的盘点
√
车辆管理
1.建立车辆技术档案,办理车辆保险手续
√
2.公务车辆年度费用预算及统计
√
3.协助经理组织司机安全、接待礼仪、保密培训
√
4.参与维修厂商的评估、确定
√
接待管理
1.组织重要接待准备工作:
食宿准备、接待用车准备、接待面谈场所准备、参观现场准备及参与接待人员通知等
√
IT系统管理和维护
1.公司内部网络建设和维护
2.计算机硬件设备维护
后勤服务
3.协调、管理总公司办公场所的清洁工作
√
4.协调、管理总公司安全保卫、综合治理等工作
√
5.公司礼品、福利品的采购、保管和发放等管理
√
6.管理电话费用,对费用控制效果负责
√
7.领用、发放员工劳保用品、印制名片
√
8.制定节能降效方案,并组织实施,并控制效果
√
9.员工食堂和宿舍管理
√
其他
1.完成部门经理指派的其他工作
任职要求/条件
学历要求
大学本科以上学历
专业要求
行政,文秘,工商管理等相关专业
知识要求
接待礼仪、行政管理、劳动法律法规等
经验要求
三年以上行政管理工作经验
基本技能
计算机
掌握计算机办公应用操作
写作
熟练掌握常用公文的拟写
其它要求
良好的沟通、协调能力
素质要求
工作积极、认真、细致,处事公平,待人接物热情大方
总裁秘书岗位职责
岗位名称
总裁秘书
岗位编号
所在部门
行政部
岗位定编
1
岗位设置目的
协助总裁完成日常事务性的文案、督办等管理工作
在组织中的关系
工作职责与权限
职责项目
工作职责
工作权限
经办
审核
批准
督导
文秘工作
1.签收、传递送达总裁的公文
√
2.督促各部门按时上报相关文件,审查后报总裁阅批
√
3.收集与企业发展和运营有关的资料、信息,翻译文件
√
4.询查、转接总裁办公室来电
√
5.总裁重要讲话及其他重要综合性文字材料的起草,管理相关材料,做好公司大事记
√
总裁会议管理
1.协调安排总裁参加的各类会议
√
2.负责总裁办公会的会议记录,起草会议纪要、简报
√
总裁会议管理
3.协调、督促各单位贯彻落实会议决议
√
4.向总裁反馈总裁会议决议的执行情况
√
协助总裁工作
1.深入基层单位调研,做好总裁的参谋和助手
√
2.总裁活动、差旅接待方面的安排
√
3.总裁和政府有关单位的联络工作
√
4.协助总裁协调各单位及岗位的工作关系
√
其他
1.完成部门经理指派的其他工作
任职要求/条件
学历要求
大学本科以上学历
专业要求
行政、文秘等相关专业
知识要求
掌握企业管理知识、组织行为管理知识、心理学知识、写作知识和国家法规
经验要求
至少从事文秘工作3年
基本技能
计算机
熟悉掌握常用办公操作系统和软件
写作
善于编撰有关公文、公函、方案、计划以及制度等文件
其它要求
良好沟通、协调、组织能力
素质要求
工作认真仔细、工作踏实,良好职业道德、素养和形象气质,
文员岗位职责
岗位名称
文员
岗位编号
所在部门
行政部
岗位定编
1
岗位设置目的
保证公司档案资料存档及时、完整、保密
在组织中的关系
工作职责与权限
职责项目
工作职责
工作权限
经办
审核
批准
督导
文件管理
1.公司公文的打印、装订、编号、分发、存档
√
2.外来公文的签收、登记、送阅、催办以及文件清退
√
3.来信、传真的收发、登记、转送
√
4.报纸、刊物征订及发放工作
√
5.文印设备的维护、使用及耗材更换
√
档案管理
1.组织对各部门及项目公司的档案知识培训
√
2.档案催收、核对,整理、拆钉、排序、编目、盖归档章、装盒、上柜、办理档案交接手续
√
3.指导、督促各部门及项目公司档案管理
√
4.档案日常维护及使用管理
√
5.档案室卫生、温湿度、防火、防蛀等环境维护;
√
来电来访接待
1.客人来访询问、登记、通报、引领
√
2.来电接听、记录、转告
√
会议管理
1.协调、安排会议室使用
√
2.会议通知、材料准备、会场布置
√
3.会议室的日常清扫、整理及花草维护
√
4.会议茶水服务
√
办公用品管理
6.办公用品发放、登记
√
7.办公用品费用统计
√
其他
1.完成部门经理指派的其他工作
任职要求/条件
学历要求
大学本科以上学历
专业要求
行政管理
知识要求
档案管理知识
经验要求
2年以上档案管理工作经验,持文员证
基本技能
计算机
熟练操作各种办公软件
写作
基本写作能力
其它要求
良好沟通、协调、组织能力
素质要求
工作细致,条理性强,具有保密意识
司机岗位职责
岗位名称
司机
岗位编号
所在部门
行政部
岗位定编
1
岗位设置目的
根据调度为公司人员外勤及来访人员提供用车服务,代表公司合理接待来访人员
在组织中的关系
工作职责与权限
职责项目
工作职责
工作权限
经办
审核
批准
督导
出车
1.接受行政部经理或公司领导调度出车
√
2.车辆出车前的性能和安全状况检查
√
3.车辆行驶记录
√
4.车辆维修、年审、加油及路桥等费用统计和报销
√
车辆维护
1.车辆的日常维护保养、清洁
√
2.车辆年审手续办理
√
1.车辆故障维修的申请、送修、验收
√
其他
1.配合行政管理员做好后勤接待工作
2.完成部门经理指派的其他工作
任职要求/条件
学历要求
高中及以上
专业要求
车辆驾驶与维修
知识要求
车辆机械常识,交通安全知识
经验要求
3年以上驾驶经验,五不良记录,持C照以上
基本技能
计算机
基本操作
写作
基本写作能力
其它要求
冷静,应急处理能力和应变能力
素质要求
热情、大方、细致
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- 行政 岗位职责 定员 方案
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