软件操作说明书模板.docx

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软件操作说明书模板

软件操作说明书

第一步：

账户设置、基础资料录入

1、第一次登录软件，用户输入admin，密码为空。

2、进入软件后首先进入“系统管理”模块，点击“权限设置”、点击新建按钮输入相关信息，“工号”为登录软件时输入的“用户”。

新建好一个用户后，如下图，选择左边新建的用户，然后在右边根据该用户的职务可以分别设置相应的权限。

权限可以依次展开进行细分，只需在相应权限前面打钩。

3、“系统管理”模块里面的“恢复出厂设置”模块，其功能是清除软件里面的各类数据。

操作的时候需谨慎，正式启用软件后要操作此项最好咨询软件提供商。

软件管理员在“权限设置”里一般不给其他员工此权限。

4、进入“行政管理”模块，点击“人员资料”可以录入公司员工档案，方便进行管理和查询。

操作方法：

双击界面，然后会弹出新建、编辑……点击相应的功能进行操作，用左右键控制鼠标进退。

如果已经录入数据，第二次进入该模块录入新数据需点右键弹出新建、编辑等功能。

5、进入“车辆管理”模块，录入车辆信息，建立车辆档案，方便公司对车辆进行管理以及统计车辆费用和收入；同时方便装车的时候软件可以直接采集此模块数据，不用每次都去输入车辆的信息。

操作方法：

a、第一次进入“自有车辆”模块界面可以双击鼠标左键，弹出新建、编辑、删除等按钮，按相关功能进行操作；当录入信息后第二次进入该模块任意选择一条数据点击鼠标右键便会弹出新建、编辑对话框。

b、相应车辆收入和费用支出也可以在“自有车辆”模块中进行录入，进入该模块后选择对应车辆点鼠标右键弹出一对话框，点击其中的“收入记录”和“费用记录”出现如下界面，在对应界面双击鼠标，根据相应功能录入对应信息。

6、“社会车辆”模块主要是记录与公司经常合作的公司以外的车辆信息，方便查询。

操作方法与“自有车辆”模块类似。

7、“车辆收入”、“车辆费用”、“车辆分析”模块是对“自有车辆”模块录入的车辆收入和费用的一个统计和分析。

8、“资料管理”中的“发货方资料”模块，主要记录客户相关信息，一方面方便与客户之间的联系，另一方面便于对客户的维护和管理，同时为后面的业务操作做准备；此处把数据录入后，后面可以直接调用。

操作方法是：

当该模块没有数据的时候双击鼠标左键进行新建，当其中有数据的时候选择任意一条数据点右键进行操作。

可以点击“显示/关闭收货方信息”对发货方信息进行完善，输入对应此发货人对应的收货人的信息，方便开单的时候直接调用。

如下图：

9、“收货方资料”模块同上。

10、“基本设置”中的“网点设置”，该模块主要功能是记录各网点的信息，一方面方便查询和管理，另一方面为业务操作做准备，录单的时候可以直接调用，不用每次都输入。

以上为基础数据录入，基础数据录入完毕后便可以进行业务数据的操作了。

同样也可以在软件的使用过程中不断完善基础数据。

第二步：

业务处理操作

此模块是本系统的一个中心环节，只有把这个环节数据操作完善，

后面整个流程的数据和财务数据才会更完整和更准确。

1、“快速录单”模块主要功能是方便录单人员迅速的录入货单的基本信息。

2、“承运单登记”模块是物流公司用的比较多的一个模块，也是软件中比较关键的一个模块。

此模块的主要功能是录入承运单信息，方便打印承运单据给发货人，也为后面的财务结算、承运单查询、装车配载等流程提供数据信息。

具体操作方法是：

a、按照“承运单登记”模块中的表格依次录入信息，用回车进行切换，“起运地、到达站、目的地”下拉框的网点名称可以在“基本设置”的“网点设置”模块中预先设置好。

b、“发货方、收货方”可以直接输入信息，也可以预先在“资料管理”中的“发货方资料、收货方资料”中设置好，这里就可以直接调用。

如图所示：

c、如下图所示，界面中间的货物名称等信息，是在同一个发货人一次发很多种不同的货物，并且发货人要求单据上显示明细的时候才会在这里录入不同的货物名称以及相关信息。

如果是只需要输入一个货物名称，那么就在下方相应的地方输入货物的信息。

货物明细部分可以不输入信息，如下图所示：

d、当一张承运单已经录入完毕进行保存后发现有地方要修改，可以在此模块中

里输入承运单号点查询，调出后可以进行修改，但是必须要有此权限才可以修改。

并且修改信息后会记录到“业务监控”的“修改单据查询”模块中。

3、“网页订单管理”模块主要是针对公司有网站，并且开通了网上下订单的功能才可以。

此模块的功能主要是方便发货方通过物流公司的网站进行下单。

下单后物流公司通过此模块可以进行管理。

4、“到货确定”模块，主要是目的网点对专线配载发送到自己网点的承运单数据进行到货确认的操作。

如图：

上面一栏显示的是发车网点专线配载的时候录入的相关车辆信息；中间部分显示的是该车所装的全部承运单信息。

当操作员核实承运单信息全部无误的时候，点击右边的“全部到货”按钮；当发现有些货物没有到的时候，就选择核实已经到货的单，再点右边的“本单到货”。

操作后中间的数据进入下方“预计到货库存区”，经过仔细检查后确定无误，点击旁边的“确定到货”按钮；当发现有误的时候可以选择旁边“全部返车”或“本单返车”按钮将单据移回中间；当发现此单有丢货或者损坏的时候，点击旁边的“异常登记”输入相应的信息。

5、“到货管理”模块主要是对其他网点的货整车配载运送到本网点后的管理。

比如有时候装车单或者合同忘记打印，或者由于做了修改需要补打相关单据，可以在此模块中点击右键进行操作，如图：

6、“到货库存”主要方便查询其他网点到达该网点的数据，“发货库存”主要方便查询本网点收的货需要发送的承运单数据。

7、“专线配载”此模块是物流行业用的比较多的一个环节，也是本系统比较关键的模块。

主要功能是将库存中收的货进行装车配载发往目的地的一个信息记录，方便程序里对该车进行跟踪反馈、查询、财务收入以及费用统计、装车单以及合同的打印等。

操作方法如图所示：

首先点击“开始查询”查询出库存信息，或者添加查询条件筛选出要配载的单据信息；如果查询出的单据需要全部装上该辆车，点击旁边的“全部装车”，单据信息会进入装车区；如果是操作单票单据，点击“本单装车”；如果单张承运单要进行分装（本次只装一部分货物），点击“拆分装车”。

操作员确认出库单据无误后可以在装车区点击鼠标右键，进行打印装车单以及合同。

确认无误后点击“确定出库”，如果有误可以点击“全部返库”或“本单返库”

8、“业务外包”此模块主要功能是记录中转外包的货物信息，以及财务信息。

方便客户查询单据、财务统计、打印中转单据等。

操作方法和“专线配载”类似。

9、“提货送货”模块主要功能是记录

10、“外包跟踪”模块主要功能是对中转外包给其他物流公司的单据进行跟踪、查询；同时对操作错误的单据进行退出库存等操作。

操作方法是点击鼠标右键根据弹出提示进行相关操作，如图所示：

11、“专线追踪”模块主要功能是对专线出库信息以及单据进行跟踪、查询；同时对操作错误的单据进行退回库存等操作；车辆在途信息可以在此录入，方便查询。

操作方法：

点击鼠标右键根据弹出提示进行相关操作；当点击“在途反馈”进入界面后点击“新建”可以输入车辆的在途信息。

输入在途信息后可以在单据属性里看到该车在途信息，方便查询。

如图所示：

12、“提送货追踪”模块主要功能是对提货或送货出库信息以及单据进行跟踪、查询；同时对操作错误的单据进行退回库存等操作。

操作方法和“专线追踪”类似。

第三步：

业务监控

此模块是对业务处理部分的查询、跟踪、反馈。

1、“承运单查询”模块主要是方便给客户查单，当客户打电话询问货物情况的时候，操作员可以根据发货人姓名、承运单号、发货时间等信息进行快速查询，并且可以快速反馈货物的在途情况。

操作方法是：

可以直接在“快捷查询”栏输入托运单号回车进行查询，查询多条可以连续输入单号中间用逗号隔开（支持模糊查询）。

如果不记得单号可以根据发货时间、发货人等信息进行组合查询。

查询出货物信息后可以点击右键选择属性出现如图界面，这样可以及时反馈给客户，提高公司服务质量。

点击此处可以查询单据相关详细信息

2、“删除单据查询”模块主要是对开单过程中删除单据进行记录，以便管理人员对删除单据进行查询和审核，防止恶意删除单据。

3、“修改单据查询”模块主要是对承运单开单结束后又进行修改的记录，以便管理人员对修改单据进行审核和管理，防止恶意修改单据数据。

4、“业务情况汇总”模块是对指定时间段内公司整个数据的一个汇总统计，便于管理人员可以方便及时的掌握公司业务情况。

5、“单证管理”模块是对托运单号的管理，由分配了该模块权限的管理员给相应网点和开单员分配单号。

只有分配了单号的人员才可以开单，且单号是指定的单号。

（此模块是根据公司需要，也可以不使用此模块）

6、“货物跟踪”模块主要是对货物进行跟踪反馈，如果和网站链接，客户可以通过网站及时查询出该票货物的在途信息。

第四步：

财务管理

此模块也是系统比较关键的一个部分，主要功能是对整个公司物流运作过程中产生的费用情况进行统计、结算、制表等。

在结算过程中如果想自动生成凭证需点击“系统管理”----“会计账设置”----点击“已启用”按钮。

1、“运费结算”模块主要是对承运单的运费进行结算操作，便于各网点财务方便、准备的管理单据的运费结算，以及便于管理人员及时了解各网点的运费结算情况。

操作方法是：

首先根据查询条件查询出相关的单据，然后点击右键----运费结算----点击该票相应的付款方式进行结算，结算后系统会自动生成凭证到“会计账务”模块的“运费凭证入账”中，只需输入结算的金额点提交即可（若不希望此处的结算进入会计账务，可以点击“系统管理”中的“会计账设置”点击禁用）。

如果需要看见结算信息需点击“显示/关闭结算明细”项。

2、“专线结算”模块主要是对专线车辆运输费用的结算，操作方法与运费结算模块类似。

结算后生成的凭证自动统计到“会计账户”模块的“专线凭证入账”中。

3、“外包结算”模块主要是对外包伙伴外包运费的结算，操作方法与上面类似。

结算后的凭证生成到“会计账务”模块的“外包凭证入账”模块。

4、“送货费结算”模块的数据来自目的网点送货出库的时候产生的那个送货费。

操作方法与上面类似。

5、“回单管理”此模块主要是对承运单需要回单的单据进行管理。

主要包括“签单、返单、回单、付单”，其中“签单”和“返单”由目的网点进行操作，然后由发车网点对回来的回单进行确认进行“回单”操作，最后再进行“付单”操作。

6、“代收款管理”模块主要是对承运单中有代收货款的单据进行管理，主要包括目的网点对代收款进行收款结算、返款标记；收货网点进行回款确认以及付款结算。

操作方法和“回单管理”类似。

7、“代理费管理”是指对开单时候录入的那个代理费进行结算。

此代理费可以理解为公司需要付给发货人的回扣。

操作方法是点击右键选择“代理费结算”项，结算后的凭证会自动生成到“会计账务”模块的“凭证审核”中。

8、“承运单费用”模块主要是针对货物运输过程中新增加的一些费用支出或追加的运费收入进行录入以及进行结算。

结算后的凭证自动生成到“会计账务”的“凭证审核”模块中。

操作方法是：

通过查询条件查询出一票单据，然后双击下方的费用区，选择“新增”项进行费用录入；同样进行结算的时候也是在这里点击“结算”项进行结算，如果操作错误点“反结算”项取消结算。

9、“专线费用”模块主要是对专线出库车辆费用的追加以及结算，操作方法和上一个模块类似。

结算后的凭证会自动生成到“会计账务”的“凭证审核”里。

10、“员工交账”模块主要是对财务结算、开单预付款、代收款等现金进行管理。

便于总财务查询和统计本网点的现金上交情况。

本模块权限应该给财务总管，由财务总管进去进行交账审核。

操作方法是选择一票或多票，然后点击右键选择“批量交账”项进行标识。

11、“已交账查询”模块主要是为了对网点现金是否交账给总财务的查询。

第五步：

会计账务

此模块主要是整个公司财务凭证的管理，包括该网点日常费用凭证的生成、业务流程中结算产生的凭证、凭证的审核、凭证的过账、凭证结转、凭证封存以及凭证的查询。

1、“日常凭证输入”主要是网点录入本网点日常的一些费用，方便管理和总部查询。

操作方法是：

第一次进入该模块双击左键点新建按里面的科目输入相应的费用情况以及科目名称等，第二次进去点击右键进行新建。

新建的凭证会流转到“凭证审核”模块进行审核。

2、“运费凭证入账”模块主要是财务人员对单据收款结算后的凭证进行入账确实的操作。

操作方法是：

通过查询条件查询出单据后可以单票或多票进行操作，点击右键选择“生成凭证”项生成凭证。

3、同“运费凭证入账”模块类似，“外包凭证入账”主要是对外包伙伴结算产生的凭证进行入账操作；“专线凭证入账”模块主要是对专线出库的车辆运费结算产生的凭证进行入账操作；“送货凭证入账”模块主要是对目的网点送货出库产生的送货费结算产生凭证的入账操作。

4、“凭证审核”模块是所有结算产生的凭证都统计到此模块，由财务总管进行凭证审核，审核后的凭证才进入下一流程。

操作方法是：

通过查询条件查询出相关凭证，可以对单条或多条进行打钩，然后点击右键选择批审核项进行审核操作。

5、“凭证过账”“凭证结转”、“凭证封存”属于财务的基本操作流程，进入界面按要求进行操作即可。

6、“凭证查询”模块主要是对所有产生的凭证进行查询；“凭证汇总”是按科目进行汇总，方便查询和统计；“凭证科目设置”模块系统自带了财务科目设置的标准名称以及科目编码，公司也可以进行自定义和增加相应的科目。

第六步：

营业分析

此模块主要是针对公司的运营进行毛利的统计分析，便于公司方便快捷的统计毛利以及起到监控的目的。

1、“单据毛利分析”主要针对每一票货的毛利进行统计分析；

2、“整车毛利分析”主要针对每一车的货物毛利进行统计分析。