ERP采购业务操作使用手册 10Word文档格式.docx
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ERP采购业务操作使用手册 10Word文档格式.docx
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五、运费维护5
六、询价单5
七、采购决策表5
八、采购合同6
九、收货通知单6
1、要过磅、要检测的原料6
2、不过磅、要检测的原料7
3、不过磅、不检测的原料7
十、采购发票录入7
十一、付款结算8
1、正常款项支付8
2、挂帐款项、预付款项、垫付运费支付9
3、客户余额查询10
十二、供应商评价及考核10
1、供应商评价10
2、供应商资料完善11
3、供应商月统计报表查询11
1、供应商资料维护
客户化-基本档案档案-客商信息-客商管理档案-查询,在‘查询条件’中录入‘客商名称’或其他资料,把等于改为‘包含’,点‘确定’。
如直接点‘确定’,表示查询所有客户资料。
也可从左边‘候选条件’中增加条件进行查询。
找到供应商后,点菜单中‘修改’,找到‘业务信息’页签,修改‘客商属性(供应商)’,如在修改过程中,提示‘数据已经引用无法修改时’,可把‘客商属性’改为‘客商’。
录入‘助记码’,点菜单中‘增行’,录入‘发货地址名称、联系人、电话、是否默认地址、所属地区’等内容,无误后点‘保存’。
如需要维护银行账户资料,点菜单中‘银行帐户’,查看里面是否已有需要的帐户资料,如无,则点菜单中‘增加’,录入‘账号(开户行账号)、账户名称(注意:
此处为开户行名称)、银行类别(如没有你所属的银行,则选其他)’等字段,勾选‘是否默认账户’,如已有默认账户则不需要再点,无误后,点‘保存’。
如多个客户,则从查询开始循环即可。
2、客商可销料营销代表维护
供应商在此节点的维护,可只维护‘客商代表资料’页签,‘可销料’页签不需维护。
‘客商代表资料’页签的维护将方便在后续进行决策表和采购合同的录入。
1、新增客户时
供应链(农业)-基础设置-客商可销料营销代表维护-增加,录入‘客户名称’,点到‘客商代表资料’页签,点点菜单中‘行操作-增行’,在‘员工编码’中录入姓名,点后面的放大镜进行查,找到后,点‘确定’,并勾选‘主要代表’字段。
所有供应商的客商代表资料可维护采购部经理一个人。
无误后,点菜单中‘保存’。
如还有客户,则重新从‘增加’开始。
2、采购部经理发生变更时
供应链(农业)-基础设置-客商可销料营销代表维护-查询,在查询条件界面中的‘客商’中录入需要变更的客户,如不选择,则查找出所有客商资料,点‘确定’,系统带出所有客商资料。
找到需要变更的客商,点‘卡片显示’,点‘修改’,客商代表资料发生变更,则点‘客商代表资料’页签,重新录入‘员工编码’字段,并勾选‘主要代表’。
3、原料采购标准
供应链(农业)-采购管理-采购决策-原料采购标准-增加,根据市场部下发的市场快讯中规定的天数,录入‘项目名称、库存使用天数、在途使用天数’。
点菜单中的‘行操作-增行’,在表体中的‘物料编码’录入对应的原料。
无误后保存。
如有多个标准,则再通过‘增加’操作进行维护。
4、采购计划
1、正常采购计划
供应链(农业)-采购管理-采购计划-正常采购计划-查询,系统根据营销部录入的当月的‘销售任务录入单(即当月销量计划)’,结合最新产品配方,及维护好的‘原料采购标准’自动计算出本月需要的原料量。
2、特殊采购计划
供应链(农业)-采购管理-采购计划-特殊采购计划录入-增加-自制单据,录入‘计划日期、OA审批单号(如有)、原料类型’,点菜单中‘行操作-增行’,在‘物料编码’中录入需采购的物料,及‘计划采购量、单价、金额’,无误后,点‘保存,执行-提交-审批’。
3、超量采购计划
供应链(农业)-采购管理-采购计划-超量采购计划录入-增加-自制单据,录入表头中‘物料名称’等资料,点菜单中‘行操作-增行’,选择‘年月’,录入‘计划销量、计划耗量’,无误后,点‘保存,执行-提交-审批’。
5、运费维护
供应链(农业)-采购管理-采购决策-运费明细设置,点‘增加’,录入‘物料名称、地区’及其他相关运费资料。
无误后,点菜单中‘保存’,建议把常用的运费维护到系统中去,不常用的运费可不维护,在做询价单中直接录入即可。
6、询价单
供应链(农业)-采购管理-采购决策-询价单录入-增加--自制单据,选择‘询价方式’,‘有效日期’,表体中的蓝色字段为必输项,必须录入,点‘行操作-增行’,录入‘物料编码、供应商’等资料,勾选确认购买的供应商行中的‘结果是否购买’字段,无误后,点‘保存’,‘执行-提交-审批’。
7、采购决策表
供应链(农业)-采购管理-采购决策-询价单录入-增加--自制单据,选择‘物料类别’,录入‘物料名称、市场价、采购数量、在途数量、后20天预计耗用’,如‘标准’下面没有数据,则表示需要维护‘原产采购标准’,录入其他资料,通过‘行操作-增行’进行各个页签的操作,无误后,点‘保存’、‘执行-提交’,查看‘审批情况’,通知审批人及时审批。
8、采购合同
供应链(农业)-采购管理-采购合同-采购合同录入-增加-自制单据,录入‘合同编号’,有决策表则选择‘采购决策单’,无则为空,录入‘合同名称’等字段,‘计划终止日期’尽量保证合理,如设置太短,则可能导致未到货前合同自动终止,导致无法收货。
点‘行操作-增行’,录入或核查合同子表页签中‘物料编码、数量、含税单价、包装物重(千克/件)’资料,无误后,‘保存’,‘执行-提交’,查看‘审批情况’,通知审批人及时审批。
9、收货通知单
原则:
除上营预混料、包装物、标签、部分药品可使用自制单据外,
其他原辅料必须通过采购合同生成。
1、要过磅、要检测的原料
(非标包原料,如玉米):
供应链(农业)-采购管理-收货通知单-收货通知单新增-增加--自制单据(采购合同),录入‘供应商、车皮(船)号、车牌号、采购员’等资料;
点‘行操作-增行’,录入‘物料编码、本次收货数量、含税单价’等资料,‘是否司磅、是否检测’全部打勾,录入‘包装物重(千克/件)’,无误后,‘保存’、‘执行-提交-审批’。
2、不过磅、要检测的原料
标包原料:
点‘行操作-增行’,录入‘物料编码、本次收货数量、含税单价’等资料,‘是否司磅’不打勾,‘是否检测’打勾,录入‘包装物重(千克/件)’,无误后,‘保存’、‘执行-提交-审批’。
3、不过磅、不检测的原料
盐、标签等:
点‘行操作-增行’,录入‘物料编码、本次收货数量、含税单价’等资料,‘是否司磅、是否检测’全部不打勾,录入‘包装物重(千克/件)’,无误后,‘保存’、‘执行-提交-审批’。
10、采购发票录入
供应链(农业)-采购管理-采购发票-采购发票录入-增加-入库单,在弹出的界面中录入‘供应商’,点‘确定’,勾选需要的单据,点‘确定’,录入‘发票号、发票日期、票到日期、发票类别’,录入‘发票数量’,并保证发票数量与入库数量的一致,无误后,点‘保存’,‘执行-提交-审批’。
发票生成后,系统自动将发票的金额挂帐到客户余额中。
11、付款结算
1、正常款项支付
此方式适用于发票、入库单等单据齐全的情况下使用,发票未到但已经有入库单的情况下也适用该方式。
管理会计-应收应付-付款单-付款单当入-增加—自制单据,录入‘付款类型、付款方式、付款帐户、往来单位’等字段,系统自动根据往来单位带出‘客商账户’资料,如不是需要的账户,则点‘客商帐户’后面的放大镜,进行选择,如在选择资料中也没有需要的账户资料,则需要进入‘客商管理档案’进行维护;
在录入‘往来单位’后,系统自动带出客户当前的余额到‘客商余额’字段,做为付款参考,同时还自动在表体中带出该客户名下的所有入库单,在表体中找到与纸质入库单号一样的单据(即需要本次付款的入库单),其他不需要付款的入库单删除,留待下次付款使用,核对本次需付款的入库单前面‘发票号’字段是否有数据、并且与纸质发票号一致,如‘发票号’字段为空,则取消本次付款,重新录入采购发票后,再进行付款。
如本次付款客户委托支付给其他单位,则录入‘委托收款单位、委托账户、委托账号’三个字段。
单据选择好后,根据本次实际需要付款金额录入‘本次付款金额’字段,系统对付款总金额进行控制,付款金额不允许大于入库单金额,未防止重复付款,系统对‘已付款金额’字段为0的入库单自动关闭,在下次付款时便不会再出现。
无误后,点‘保存’,‘执行-提交’,查看‘审批情况’,通知审批人审批单据。
2、挂帐款项、预付款项、垫付运费支付
在录入‘往来单位’后,系统自动带出客户当前的余额到‘客商余额’字段,做为付款参考,如该客户没有入库单,系统会提示‘此单位未关联入库单’,点‘确定’,录入金额至‘本次付款金额’字段,为区分款项类型,可在‘备注’栏中录入‘垫付运费、前挂帐款、预付款’等字样来进行区分,备查询。
对于表体中没有入库单的付款单,系统自动勾选‘运费及预付款’,有此标记的付款单可在入库单审批通过后,进行款项的核销。
没有此标记的付款单则无法进行核销。
3、客户余额查询
ERP系统中,客商余额的增加与减少来源如下:
客户余额变动:
提货单审批通过后,增加客户余额,收款单审批通过后,减少客户余额。
供应商余额变动:
采购发票审批通过后,增加客户余额,付款单审批通过后,减少供应商余额。
如需要查询客户及供应商余额,进入供应链(农业)-管理会计-客商余额-客商余额计算,点菜单中的‘计算客商余额表’,选择期间,点‘计算’,点‘是’,即完成查询。
可在当前节点查询,也可在报表统计中,使用报表查询,使用报表查询时,建议先在此节点计算一下。
12、供应商评价及考核
1、供应商评价
供应链(农业)-采购管理-供应商管理-供应商评价,点‘增加’,选择‘年度’,点菜单中‘生成明细’,系统自动把本月发生过业务的所有供应商及相关原料自动带出,根据市场部要求,对其他进行打分,无误后点菜单中‘保存’;
如点‘生成明细’无法带出或者只带出部分,可通过‘行操作-增行’,录入‘供应商编码、物料编码’后,再对其进行打分,无误后点菜单中‘保存’。
2、供应商资料完善
供应链(农业)-采购管理-供应商管理-供应商资料完善,点‘查询’,在查询条件输入界面中,选择‘日期、客商’,如客商不选,则表示所有客商。
系统自动根据前面‘供应商评价’及选择的日期内的业务情况,自动生成该表,如无误,可点菜单中的‘更新到客商档案’,此时,系统会把‘质量合格率、交货逾期率、完成率’等资料回写到客商档案中去。
3、供应商月统计报表查询
供应链(农业)-报表统计-采购部报表-供应商月统计报表,点‘查询’,在查询条件输入界面中,选择‘日期、客商、原料’等条件,客商和原料条件也可为空,点‘确定’,系统自动生成报表。
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