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包括基本办公事务处理系统和机关行政事物处理系统;
只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用,一般称之为事务型办公自动化系统。
增加了完成本部门工作所需的信息管理系统(MIS)功能;
信息管理型的办公系统,是把事务型(或业务型)办公系统和综合信息(数据库)紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统;
作为一个现代化的政府机关或企、事业单位,为了优化日常的工作,提高办公效率和质量,必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。
这个数据库建立在事务级OA系统基础之上,构成信息管理型的OA系统。
包含了事务型和管理型OA系统的功能,还应具有复杂辅助决策的功能;
它建立在信息管理级OA系统的基础上。
它使用由综合数据库系统所提供的信息,针对所需要做出决策的课题,构造或选用决策数字模型,结合有关内部和外部的条件,由计算机执行决策程序,作出相应的决策。
计算机速记基础
计算机速记的定义:
计算机速记是使用计算机及相关设备,实现语音信息实时文字录入的技术,是语文应用工具和中文信息处理现代化的重要手段。
特点:
速度快、强度低、效率高
分类和发展:
专用键盘速录机速记(亚伟中文速录机)
计算机自动语音识别速记(IBM的ViaVoice系统)
手写速记的计算机联机识别(正在从事计算机手写速记符号识别系统的专门研究)
1994年,我国自主研发的专用键盘速录机设备——亚伟中文速录机研制成功,标志着我国专用键盘速录机速记技术的诞生。
专用键盘速录机
原理
中文速录机采用左右对称的专用键盘,突破了传统标准键盘一次一指击一键的工作方式,要求多个手指将组成编码的多个键同时按下,一次即可完成两个编码的录人,即“双手多键并击”。
特点
速录机的长时间工作速度可达到230字/分,速录机既能“听打”又能“看打”和“想打”。
速录机通过专用软件系统直接转换成电子文本;
能做到“会议毕、文稿出”。
计算机速记的应用领域:
办公文秘应用;
专业建录服务;
个人应用
办公用品与设备的使用和管理
库存控制是对制造业或服务业生产、经营全过程的各种物品、产成品以及其他资源进行管理和控制,使其储备保持在经济合理的水平上。
库存控制是使用控制库存的方法,得到更高的盈利的商业手段。
库存控制要考虑下边几个方面,销量,到货周期,采购周期,特殊季节特殊需求等等。
库存需要控制利用信息化手段,每次进货都记录下来,要有盘库功能,库存的价值与市场同步涨跌,要有生产计划,根据生产计划和采购周期安排采购。
进行单件成本核算,节约奖励,对供货商进行管理,价格和服务,均衡采购,保持大家的竞争才能得到优质的服务和低廉的价格。
库存控制的必要性
我们必须认真存储办公室里的设备和各种用品,以保证我们的需要,这就要求我们维持一个良好有效的库存系统。
因为文具和其他办公用品必须要有足够的数量,保证在需要的时候能够充分供应。
每一张纸、每一个信封的浪费,都会增加公司商业运行的成本,所有员工都要高度重视文具的利用,以确保经济有效地利用文具。
所以,一个有效的库存系统是极其重要的,它对于提高办公效率、保证工作的完成起着很大的作用。
每一种物品都要有一张库存卡,库存定义用以登记、接收和发放物品,并随时掌握用品的最大量库存、最小量库存和重新订购线。
库存控制的作用:
精确库存数量并防止被盗;
确保所需物品的充分供应;
将库存物品所占的空间减到最小;
避免物品被破坏或者因过期而作废
常用办公用品:
纸簿类;
笔尺类;
装订类;
归档用品;
办公设备专用易耗品
办公用品的发放程序:
指定专人发放;
按单位的有关制度和规定时间发放;
紧急物品;
放必须有相应的程序处理;
填写物品申领表,由授权人鉴定批准;
清点核实发放的办公用品;
提醒领取部门或个人节约使用办公用品。
节约使用办公用品的措施
复印机:
填写申请表;
发复印卡以限制部门使用;
彩色复印要统一管理。
传真机:
指定专人使用;
做好登记并保留发送记录。
计算机、打印机、因特网:
限制使用,彩色打印要集中管理;
严格管理因特网的使用。
电话、移动电话:
控制打私人电话或国内国际长途电话;
按规定使用移动电话。
数码相机
操作步骤:
开机;
装录像带;
拍摄;
回放检查;
关机
数码摄像机的保养
日常维护:
拍摄时避免镜头直对阳光以免损伤CCD板;
拍摄完毕保存时一定要取出磁带、卸下电池;
保存时放在干燥地方避免机器受潮。
尽量避免在雨天拍摄,如要拍摄要妥善防护;
避免在低温下长时间拍摄,防止机器老化;
寒冷的冬天从室外进入室内机器容易结露。
正确的方法是放置在密封的塑料袋中,待机器与室内温度一致时再取出。
镜头的维护:
在镜头的高级光学玻璃上有一层精密的镀膜,十分容易受到损坏,要严禁接触镜头。
当发现镜头沾上灰尘时,一定要用专用的镜头纸和吹气球来清理。
如果镜头上沾有灰尘,应先吹去灰尘,再用柔软的擦镜头布,轻轻地把镜头上的灰尘擦去。
在使用中要养成良好的习惯,拍摄间隙中及时盖上镜头盖。
这一点对摄像机镜头的保护非常重要。
磁头的维护:
应注意尽量不要在环境很脏的情况下使用摄像机,不能使用劣质录像带。
磁头使用的时间较长,如果维护不当,灰尘或磁带脱落的磁粉会堵塞磁头,导致没有声音、图像。
此时应及时清洗磁头、使用鹿皮蘸点无水酒精清洗。
轻轻擦拭磁鼓或将清洗带放入摄像机清洗。
但不要频繁地使用磁头清洁磁带。
因为磁头清洗带起到的是一种打磨作用,所以,经常用就会磨损磁头,反而不好。
磁带:
在把磁带插入摄像机时必须检查一下磁带有没有松弛,如有松弛就应该转动驱动轮把磁带拉平。
为了减少磁带的松弛,应把磁带盒竖立起来保管。
并把磁带多的一端放在下面。
电池:
目前市场上销售的充电电池一般有镍氢/镍铬电池和锂电池。
当镍氢/镍铬电池里的电还没有用完就继续充电的话,容易使电池的使用时间越来越短,所以最好等完全用完了以后再充电。
打印机的使用
针式打印机
针式打印机已有很长的历史,针式打印机通过打印头中的钢针打击色带,在打印纸上以点阵形式构成字符。
优点:
耐用,耗材(包括打印色带和打印纸)便宜,可以打印多种类型的纸张,如穿孔纸、多层纸、蜡纸等。
缺点:
打印速度慢、精度不高并且噪音大。
一般适合于打印报表、程序清单等。
喷墨打印机
喷墨打印机是在针式打印机之后发展起来的,采用非击打的工作方式,将墨水直接喷到纸上实现印刷。
价格低,打印效果优于针式打印机,噪音小,还可打印彩色图像。
打印速度慢,耗材较贵。
适合打印单页纸,打印质量很大程度上取决于纸张质量。
由于其可输出彩色图案,常用手绘广告和美术设计。
激光打印机
激光打印机是激光技术与电子照相技术相结合的产物,主要是利用电子成像技术进行打印。
噪声低、分辨率高、打印速度快,在各种打印机中打印效果是最好的。
也有彩色、黑白之分。
价格高。
激光打印机分页输出,常用于文档的打印,也可产生高质量的图像及复杂的图形输出。
目前广泛应用于办公系统和桌上印刷系统。
操作步骤
安装打印机:
硬件连接;
软件安装
设置打印机属性
在应用程序中执行“打印”命令
在“打印”选项中选择打印机、打印内容、打印份数以及进行页面设置等
注意事项
打印机的安放要合适,周围空间充足。
远离灰尘多、有液体的地方。
避免阳光直射,避免放置在有磁铁或能产生磁场的装置附近;
。
保持打印机的环境清洁,不要在打印机上堆放重物;
长时间不用打印机时应把电源线拔下来;
使用针式打印机时,为防止对打印头的损害,没有纸或色带时,不要打开打印机,不要重复地使用同一根针,正在打印时,不要用手摸打印头;
激光打印机的感光鼓在整个激光打印过程中起着重要作用,价钱也较高,因而要注意保养;
感光鼓中的墨粉将用完时必须马上加粉或更换感光鼓,否则打印出来的文件将不清晰。
故障排除:
不打印
电源线未接到打印机上或没有电源;
打印机和计算机之间的数据线连接不正确,断开并重新连接打印机和计算机之间的数据线;
打印机处于手动送纸方式,按前面板按钮即可;
打印机被暂停。
从状态、窗口或打印管理器恢复打印。
将“打印机”菜单下的“暂停打印”选项前的勾取消;
打印机软件未配置正确的打印机端口。
检查软件中的打印机选择菜单,确保它在访问正确的打印机端口。
传真机的使用
传真机是现代图像通信的重要组成部分,它是目前采用公用电话网传送并记录图文真迹的唯一方法,因而获得了广泛的应用。
伴随着微电脑技术和半导体集成电路的飞跃发展,传真通信日趋系统化、网络化和智能化。
相关知识
传真机是一种结合光学影印技术与电话传输技术将一份文件传送到另一端的一种设备。
发送方:
扫描文件,利用光电转换将黑白字迹变成数字脉冲,调制后转换为音频信号,通过标准电话线路传送,进入接收方的传真机。
接收方:
利用还原解调装置
将信号恢复成数字脉冲,再经解码重新得到图像元素的原始形式,由记录部件记录在专用的记录纸上。
传真机的通信任务主要由传真发送机、传真接受机与电话线路(模拟信道)等3个部分共同完成。
在传真通信过程中,要求每台机器既能发送图文信息,也能接收图文信息。
对一台机器而言,不能同时发送和接收图文信息。
所以,当两台传真机进行通信时,若其中一台传真机进行发送操作,则对方的传真机便进行接收操作。
发送传真的准备工作;
调整传真机的工作状态;
装入记录纸;
检查原稿;
放置文件
试运行——复印:
为了检查传真机是否能够正常工作,常采用复印(COPY)方式。
因为传真机的复印过程实际上是自发自收,若复印的文件图像正常,就表明机器的各种技术性能也基本正常。
反之,说明传真机有故障,需要修理。
发送传真:
发送传真方首先要拨通对方传真机的号码,发送端传真机通过检测回音信号来建立传真通信线路。
当接收端确认了传真机已做好接收数据的准备后,会向发送端发送一个证实信号。
接收传真:
自动接受:
凡具有自动接收功能的传真机都能按此方式操作。
在接收前首先要检查接收机内是否有记录纸,各显示灯或液晶显示是否正常,只有当接收机处于"
准备好"
状态时才能接收。
手动接收:
使机器处于“准备好”(READY)状态;
当电话振铃后,拿起话机手柄回答呼叫;
按发方要求,按“启动”键(START),开始接收;
挂上话机;
接收完毕,若成功,则会有通信成功的信息显示;
若不成功,则会有出错信息显示或警告,可与发方联络,要求重发,直至得到满意的传真副本。
选择安装场所
要用匹配的、标准化的交流电源插头和插座,插头在插座中不能松动,勿与产生噪声的电器(如空调机、电传打字机等)共用电源,而且接地一定要好,否则会造成误码率高、传真质量差的不良现象;
避免阳光直射和灰尘侵害,远离火炉等热源,以保证机器良好的散热和热敏纸不会变质;
放置于水平平稳的工作台上,避免倾斜而影响正常工作。
使用过程中的注意事项
除待传送的文稿之外,不要在传真机上放置任何其他东西。
传真机在发送、接收或复印时,绝不可打开传真机的机盖。
在打开机盖取出机内任何东西之前,一定要拔掉交流电源的插头。
操作和清洁
外表面只能使用干布或特殊清洁剂。
清洁透镜时最好使用专门的镜头纸擦试;
扫描的视窗玻璃由于连续不断的使用可能会造成灰尘的积聚,因此要经常清洁扫描的视窗玻璃;
透镜与CCD的相对位置通常是用专门仪器调试以后点漆固定的,维护人员千万不要擅自去移动;
长期使用后,在光路系统的透镜上总会堆积许多灰尘,使传真的图像不清晰。
需请专门的技术人员,将传真机拆开对系统加以清洁;
传真纸的保管和使用
保管时不要与酒精、稀料、汽油、氨等物质混存;
未开封的热敏纸在温度为24℃,湿度为63%的状态下,货架寿命不低于5年;
热敏纸打印的稿件及已开封的纸应保存在40℃以下的阴暗干燥的地方;
不宜将两张复印件的画面相接触重叠存放,因为这样会使图像模糊或倒印在另一个图像上;
热敏纸打印的稿件不能久存(一般一个月后就开始褪色),所以不能作为档案资料。
“卡纸”问题
“卡纸”是传真机容易出现的故障,普通纸传真时尤其容易"
卡纸"
为减少"
现象的发生,对传真机应该定期保养,定期进行全面的清洁保养,可以减少"
率。
另外,要选好纸张。
纸张的好坏对传真机的"
率及及使用寿命都会严生至关重要的影响。
如果传真机经常"
,可以做全清等常规调试工作,更换所有电路极,如果均无效,可检查记录纸边缘的传感器,卡纸往往是由于传感器动作不够灵活,当传感器拨杆到达一定位置时卡住不能复位。
这时可将其拆下,稍微打磨拨杆的轴部,并加上润滑液。
这样,传真机可恢复正常。
复印或接收文件中有一条或数条竖白线
这通常是因为热敏头断丝或沾有污物造成的;
传真机有专门测试热敏米的程序,若有断丝,则应更换相同型号的热敏头。
若有污物可用棉球清除。
一般情况下,断一条丝不会影响使用。
不能自动进稿
可能的原因有两个:
一是进稿器部分有异物阻塞,原稿位置扫描传感器失效,进纸滚轴间隙过大等;
二是电路的问题,可检查发送电机是否转动,如不转动则须检查与电机有关的电路及电机本身是否损坏。
记录纸输送走斜
检查内容:
一是托纸盘,看其是否转动灵活;
二是检查排纸滚两端是否均匀地与记录纸导轨接触;
三是检查感热头与记录纸接触是否良好。
传真机接通电源后,报警声响个不停
出现报警声通常是主电路板检测到整机有异常情况,可按下列步骤处理:
检查纸仓里是否有记录纸,且记录纸是否放置到位;
纸仓盖、前盖等是否打开或合上时不到位;
各个传感器是否完好;
主控板是否有短路等异常情况。
开机后液晶显示器无任何显示,电源指示灯也不亮
首先应检查电源保险丝是否烧毁;
电源至主板的连接线是否插好;
如各组电压正常,线路也连接完好,则可能是液晶显示器本身损坏。
另一个可能是主板有故障。
复印、发送文件中有一条(或几条)竖黑线
采用线状电藕合器件(CCD)的机器一般为反射镜头上有脏物;
采用接触式图像传感器(CIS)的机器是其透光玻璃上有脏物。
出现这种情况用棉球或软布蘸酒精清洁即可。
复印机的使用
复印机的结构
静电复印机主要是由控制系统、曝光系统、成像系统以及供纸、输纸系统组成;
控制系统部分主要包括操作部分和电器部分。
电路的印刷线路板多位于机器后部及两侧,主控板则位于机器前侧;
曝光系统包括原稿台玻璃、原稿照明部分、反向镜组、镜头等部分组成。
这些部件一般位于机器的上部;
成像系统包括位于机器中心的感光鼓、位于感光鼓上部的鼓清洁部件、位于感光鼓周围的充电转印和消电3个电极、位于感光鼓一侧或下边的显影部分等;
输纸系统包括供纸盒、接纸盒、供纸控制部分、转印分离、输纸和定影部件等。
复印机的种类
根据复印的颜色来分,有单色、多色和彩色复印机。
根据复印尺寸来分,有普及型、便携式复印机以及工程图纸复印机等。
根据对纸张的要求来划分,可分为特殊涂层纸复印机及普通纸复印机。
根据显影方式来分,分为干法显影和湿法显影两种。
其中干法显影又包括单组显影和双组显影两种。
目前常用的复印机为干式显影法。
根据成像处理方式来分,可分为数字式和模拟式复印机。
根据复印速度来分,可分为低速、中速和高速等3档。
其中低速为12张/分钟,中速为13张/分钟~33张/分钟,高速为36张/分钟。
办公型复印机就是我们最常见的复印机,基本上是以A3幅面的产品为主。
主要用途就是在日常的办公中复印各类文稿。
从技术原理上来说,模拟型产品和数字型产品目前基本上各占半壁江山。
预热;
放置原稿;
选择复印纸尺寸;
缩小与放大;
调节复印浓度;
复印份数;
开始复印;
缩小与放大
固定的缩放倍率:
缩放只有固定的几档,很容易地将一种固定尺寸纸上的稿件经过放大或缩小后印到另一种固定尺寸的纸上去。
例如A4——A3,即将A3规格的原稿复印到A4纸上。
使用无级变倍键进行无级变倍复印:
使用这种方式,可对原稿进行50%~200%、级差为1%的无级变倍缩放。
使用自动无级变倍键,实行自动无级变倍:
使用这种模式,机器会根据原稿和供纸盒内的纸尺寸自动设置合适的复印倍率。
复印机的工作环境
电源要求:
应使用稳定的交流电,复印机电压为220V,较长时间不使用机器时,要拔下电源线。
其他条件:
防高温、防尘、防震,避免受到太阳直射;
要适度通风,因为复印机会产生微量的臭氧;
机器周围留出20cm的空间;
不要将复印机放置在不稳定或倾斜的地方;
尽量减少搬动复印机的次数,如果要移动,则一定要水平移动,不可倾斜。
复印纸的检查
添加复印纸时,先检查一下纸张是否干爽、洁净,然后理顺复印纸再放到与纸张大小规格一致的纸盒里;
纸盒的纸不能超过复印机允许放置的厚度;
为了保持纸张干燥,可在复印机纸盒风放置一盒干燥剂,每天用完复印纸后将复印纸包好,放于干燥的柜子内;
当碳粉指示显示红灯信号时,应及时给复印机加碳粉。
加粉不及时会造成复印机故障;
加碳粉时应摇松碳粉并按说明书进行操作,切不可使用代用粉,否则会造成飞粉、底灰大、缩短载体使用寿命等故障,而且由于代用粉产生的废粉率高,实际的复印量还不到真粉的2/3。
其他使用注意事项
使用前开机预热半小时,保持复印机内干燥;
复印过程中要盖好盖板,以减少强光对眼睛的刺激;
每次使用复印机后,一定要及时洗手,以清除手上残余粉尘对人体的伤害;
如果复印书籍等装订物,应选用具有“分离扫描”性能的复印机,可消除由于装订不平整而产生的阴影;
保持复印机玻璃台的清洁。
复印过程中的常见问题与处理
卡纸:
复印机面板上的卡纸信号出现后,需要打开机门或左右侧板,取出卡住的纸张,然后检查纸张是否完整,不完整时应找到夹在机器内的碎纸。
分页器内卡纸时,需将分页器移离主机,压下分页器进纸口,取出卡纸。
复印机偶尔卡纸是不能避免的,但是如果经常卡纸,说明机器有故障,需要进行维修。
纸张用完:
纸张用完时,面板上纸盒空的信号灯会亮,需将纸盒取出装入复印纸。
墨粉不足:
墨粉不足时,面板上黑粉不足的信号灯就会闪烁,表明机内墨粉已快用完,如果不及时补充,复印机的复印质量将下降,甚至无法工作。
废粉过多:
复印机在成像过程中,会产生很多废墨粉,收集在一个盒中,废粉装满后会在面板上显示信号,此时必须及时倒掉,否则将会影响复印质量。
碎纸机的使用
碎纸机的功用
碎纸机一般由切纸部件和箱体两大部分组成。
切纸部件包括锋利的刀具和电动机,电动机带动刀具快速转动,可将文件在片刻时间内粉碎成条状或米粒状甚至更小。
箱体主要包括容纳纸屑的容器和机壳,一些碎纸机箱体下部还装有脚轮,以方便使用。
碎纸机的操作比较简单,对环境要求也低,通常采用220V电源。
插上电源插座,按动电源开关,机器即处于待工作状态。
此时插入纸即可切碎。
使用前应查看说明书,了解一次最多能处理的纸量。
正常碎纸量低于最大碎纸量为宜。
大多数电机设置过热保护装置,一旦电机过热,等待一定时间(10分钟)后,机器即可重新工作。
碎清洁机器外壳时,请切断电源,用软布蘸上中性清洗剂轻擦,切勿让溶液进入机器内部;
不可使用漂白粉、汽油或稀释液刷洗;
不可放入湿的纸、胶纸、碳纸、塑胶袋、衣服,以及书针、大头针、曲别针等金属物品;
有些碎纸机需要在切割装置上油以减少磨损,清除积在刀刃里的灰尘,纸满后应及时清除,保证正常运行;
避免在极限容量下长时间使用,尽量避免连续使用时间超过10分钟~15分钟;
避免纸张容量超过最高限制量。
碎纸张数小于最大碎纸量、减少塞纸将会延长碎纸机使用寿命;
相关链接
碎纸机常见故障的处理:
由于机头内有锐利的滚刀,出现故障时应由专业维修人员处理,否则可能会被滚刀割伤。
办公中容易出一些小问题,可以自行解决。
碎纸机卡纸:
一次放入纸张过多,拿出塞住的纸,清理干净碎纸口即可;
当碎纸张数少,但机器仍卡纸时,检查碎纸箱是否已过满。
噪音过大:
检查碎纸机是否放置不平。
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