公文处理实施细则Word下载.docx
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适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
(十)纪要。
适用于记载会议主要情况和议定事项。
第八条党政联合行文、公司行文、公司党委行文、公司董事会行文、职能部门行文:
㈠党政联合行文。
以公司、公司党委为发文单位,加盖公司、公司党委印章。
用于传达贯彻党和国家的路线、方针、政策;
安排部署公司、公司党委共同研究决定的重大工作;
印发公司工作规则、党政联席会议纪要及党政联席会审议的有关重大事项的决策等。
㈡公司行文。
以公司为发文单位,加盖公司印章。
用于向自治区党委、政府及有关部门或地方政府、部门报送请示、报告、意见和通知事项;
印发公司基本制度、管理制度;
传达上级单位的政策、精神、决定;
对公司生产经营管理做出工作部署;
奖惩有关单位或人员;
转发上级单位、不相隶属单位、部门文件;
批复成员单位请示事项;
印发公司年度、年中工作会议及专项工作会议领导讲话;
印发总经理办公会议纪要等。
㈢公司党委行文。
以公司党委为发文单位,加盖公司党委印章。
用于传达贯彻党的路线、方针和政策;
向集团公司党委呈报请示、报告;
就党的重要工作做出安排;
印发公司党委制订的有关制度和管理规定、党委重要会议纪要和领导讲话;
向所属单位党委下发公司党委会讨论通过的重要决定;
公布单位人事任免事项;
批复所属单位党组织请示事项;
转发上级党组织文件;
通知党的重要工作等事项。
㈣公司董事会行文。
以公司董事会为发文单位,加盖公司董事会印章。
用于董事会安排部署重大事项,印发董事会会议审议通过的文件和决议,印发董事会会议纪要、董事长办公会议纪要。
㈤职能部门行文。
以部门为发文单位,加盖部门公章。
用于就总部部门职权范围内的事项向下属单位安排具体工作。
第九条公司常用的公文形式主要有文件式、信函式、便函式和特殊形式公文四种。
㈠文件式公文。
适用于重要公文及普发性公文。
盖发文单位印章并编发文字号。
㈡信函式公文。
适用于一般性且非普发性公文,主要用于公司对所属单位,或在两个不相隶属的单位间使用。
㈢便函式公文。
适用于临时性具体事务行文。
盖发文单位印章,不编发文字号。
㈣特殊形式公文。
主要指公司工作通报和部门签报等。
公司工作通报适用于印发不以正式文件下发的公司领导讲话、普发性纪要、通报公司内部情况等。
总部部门签报适用于总部部门向公司领导请示和报告工作、反应情况、答复询问和对重要事项提出建议和处理办法。
工作通报和签报只在公司内部使用,一般不盖章,编发文字号。
第二章公文格式
第十条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
(一)份号。
公文印制份数的顺序号,涉密公文应当标注份号。
(二)密级和保密期限。
公文的秘密等级和保密期限,涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
(三)紧急程度。
公文送达和办理的时限要求。
根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
(四)发文机关标志。
由发文机关全称或规范简称加“文件”组成。
公司总部部门公文的发文单位标识使用公司全称加“部门文件”;
便函式公文和信函式公文的发文单位标识使用公司全称;
公司工作通报、总部部门签报的发文单位标识分别使用公司全称加“工作通报”、“签报”组成。
印制文件头时必须用蒙汉两种文字,蒙文在上,汉文在下,推荐使用红色小标宋体字,字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,以不大于上级机关为原则自行酌定。
联合发文,应将主办机关排列在前。
(五)发文字号包括机关代字、年份、发文顺序号,编排在发文机关标志之下空二行位置。
联合行文,一般标注主办单位的发文字号。
(六)签发人。
上行文应当标注签发人姓名,此时发文字号居左空1字,签发人居右空1字;
签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
(七)标题。
由发文机关名称、事由和文种组成,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;
回行时要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
标题排列应当使用梯形或菱形。
(八)主送机关。
公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
回行时仍顶格;
最后一个主送机关后标全角冒号。
(九)正文。
公文的主体,用来表述公文的内容,用3号仿宋字。
文中结构层次序数依次用“一、”“
(一)”“1.”“
(1)”标注。
(十)附件说明。
公文附件的顺序号和名称,在正文下空1行左空2字,用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。
(十一)发文机关署名。
署发文机关全称或者规范化简称,单一机关行文时,一般不标注机关署名。
(十二)成文日期。
署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。
联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。
用阿拉伯数字将年、月、日标全,一般右空4字编排。
(十三)印章。
公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。
有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
单一机关行文时,印章端正、居中下压成文日期,使成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
(十四)附注。
附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
上行文,应将联系人、联系电话置于附注的位置上。
(十五)附件。
公文正文的说明、补充或者参考资料。
附件应在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。
附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。
“附件”二字及附件顺序顶格编排在版心左上角第一行,其后不加全角冒号。
附件标题居中编排在版心第三行,附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。
(十六)抄送机关。
除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。
(十七)印发机关和印发日期。
公文的送印机关和送印日期,一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,后加“印发”二字。
(十八)页码。
公文页数顺序号,一般编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线(—页码—);
一字线上距版心下边缘7mm。
第十一条公文的版式
(一)公文用纸幅面及版面尺寸:
公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×
297mm),左侧装订。
张贴的公文用纸大小,根据实际确定。
公文用纸天头(上白边)为:
37mm±
1mm。
公文用纸订口(左白边)为:
28mm±
版心尺寸为:
156mm×
225
mm(不含页码)。
(二)发文机关标识上边缘至版心上边缘为35mm(即发文机关标识距纸张上边缘72mm),发文字号位置在发文机关标识下空2行,发文字号之下4mm印一条与版心同宽的红色反线(实际掌握发文字号位置,只要不贴红色反线即可),公文标题应在红色反线下空2行,主送机关应在标题下空一行。
(三)排版规格、图文颜色与印刷装订要求:
公文文字从左至右横写、横排。
在民族自治地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写排版)。
正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字。
公文在一般情况下,除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外,其余部分均为黑色。
(四)版记格式要求:
版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。
首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
第十二条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。
民族自治地方的公文,可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。
第十三条公文用纸幅面采用国际标准A4型。
特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。
第三章行文规则
第十四条公司行文应当确有必要、讲求实效,注重针对性和可操作性。
凡国家法律法规和党内法规已有明确规定的,不得再制发公文。
没有实质性内容的、可发可不发的公文,一律不发。
意图不明确、要求不具体,针对性和操作性不强,不能解决实际问题、指导实际工作的公文,不得下发。
使用公司简称的,对外行文一律简称“内蒙古能建物产公司”;
在对内行文一律简称“物产公司”。
第十五条行文关系应根据隶属关系和职权范围确定,一般不能越级行文。
确因特殊情况必须越级行文时,应同时抄报越过的单位。
第十六条请示应一文一事,一般只写一个主送单位,如需同时送其他机关,应用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。
请示文件应注明联系人和联系电话。
第十七条报告中不得夹带请示事项。
第十八条同级单位可以联合行文,部门不能联合编号发文,涉及几个部门的工作以主办部门字号发文。
第十九条部门之间对有关问题未协商一致时,一律不得各自行文。
第二十条除公司综合部外,公司其他部门不得直接对公司系统以外的单位正式行文。
因工作需要行文时,应履行签发手续,以公司名义或综合部名义对外行文。
第二十一条公司总部部门之间一般不相互行文。
如确实需要通过公文方式沟通工作、协商事项,可使用便函式公文。
第二十二条所属单位之间的重要行文,应当抄报公司。
第五章公文办理
第二十三条收文办理是指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十四条收文办理的基本流程如下:
1司收文:
综合部负责人拟办—根据批办权限呈董事长、总经理批示—分管领导批示—相关部门承办。
2司党委收文:
党群工作部负责人拟办—呈党委书记批示—相关部门承办。
第二十五条收文办理的要求如下:
1收
公司收文由综合部负责签收。
其他部门收到的送达公司的公文应统一交送综合部签收,不得自行办理。
签收公文时,应认真核查来文单位、文件件数和密封情况,确认无误后方可签收。
签收公文应注明签收人姓名和签收日期;
签收紧急件、机密件时应签注公文序号,签收特急公文应注明签收时间。
2记
收文由公司综合部登记。
㈢拟办
1.文书统一拆封,在收文薄上编号,并对收文日期、来文单位、来文字号、文件标题一一登记。
2.每份文件在首页粘贴来文签注纸,内写明来文机关、来文字号、收文编号、收文日期、文件标题以及份数。
3.一般情况下,文件集齐15份左右整理成一个文件夹,但如果文件有时限要求,就要及时请领导批阅后发放到承办部门。
4.文书呈送领导阅文时在文件夹首页设文件呈阅登记表,表内注明便函、行政、党委、生产文件份数以及该文件夹共多少份文件,写明呈送日期。
5.收到文件时的日期已超过办理该文件的时限要求时,要马上与发文单位取得联系,说明情况,如果仍有时间办理,在文件上标明收文日期及情况说明,请领导及时批阅。
6.收到会议通知类文件,呈董事长或党委书记阅批,明确参会人员并及时报名,做好会前提醒工作。
㈣批办
公司主要领导根据职责权限对综合部呈报的公文进行批示。
㈤承办
承办部门收到交办的公文后应及时办理,不得延误、推诿。
紧急公文应当按照时限要求办理,确有困难的应当及时说明。
承办过程中遇到涉及其他部门职能的事项,主办部门应主动和有关部门协商。
承办完毕后,主办部门应简要签注办理结果,并妥善保管文件。
㈥催办
1.综合部负责公文催办工作。
2.综合部应建立收文处理台账,及时了解公文办理进展情况,做好公文催办、督办工作,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办、一般公文定期催办。
3.公文未能按时办理完成的,主办部门应及时、主动向综合部说明情况。
第二十六条发文流程
(一)发文流程中一般包括拟稿、审核、会签、核稿、签发、成文、用印、分发、归档等程序。
(二)发文应贯彻精简原则,凡能当面请示、报告、商洽的事项,一般不行文,凡可用电话、现场办公解决的问题一般不行文。
(三)拟稿
拟稿人在拟稿状态下将发文稿纸中的栏目填写齐全。
草拟公文应做到:
1.符合国家的法律、法规,符合党和政府的方针政策及有关规定,符合公司的实际情况和工作部署。
2.密级文件不得在办公自动化网络中运行。
办理时,选择纸介质发文形式。
3.阐述情况准确,观点明确,条理清楚,文字精炼,用词、标点准确,篇幅简短,使用规范汉字,不得生造词汇和使用简化字。
4.人名、地名、数字、引文要准确;
时间应写具体年、月、日全称。
引用公文,应先引标题,后引发文字号(并加括号)。
5.公文中的数字,除成文时间、结构层次序号和词、词组、惯用词、缩略语等必须使用汉字外,一般使用阿拉伯数字。
6.文内使用非规范简称,应当先用全称并注明简称,使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
7.拟制各类规章、制度、办法、规定等规范性文件,必要时主办部门应会签负责法律事务的部门。
(四)会签
凡涉及其他部门业务的文件,应由拟稿人送有关部门会签,如会签领导外出,会签部门应及时通知拟稿人转办。
会签后,由拟稿人送公司领导签发。
重要文电、急办文电,主办部门应自行“走会”或由主办部门协商,缩短会文时间。
(五)核稿
1.发文经部门负责人签字后综合部秘书核稿。
核稿应全面、细致、严格,对逻辑混乱、文字冗长、稿面潦草的,应在“核稿”处提出意见,如遇词不达意、文不对题的,退回修改或重办。
2.核稿重点是:
⑴有无行文的必要;
⑵用什么名义行文;
⑶文件内容是否符合党和国家的方针、政策、法令及公司有关规定;
⑷提出的要求、措施和办法是否明确,切实可行;
⑸涉及有关部门和单位的问题是否协商一致,文字是否通顺、严密、简洁、明了,标点运用是否正确;
⑹是否采用国家法定计量单位;
⑺发文类型、公文格式是否正确,公文要素是否齐全;
⑻数字使用是否规范。
(六)签发
公司所有对外发文(包括报告、请示、签报、报表、函等),均由董事长(法定代表人)签发;
对内涉及“三重一大”及人、财、物等重要事项的文件、会议纪要,均由董事长(法定代表人)或党委书记签发;
其他一般性内部文件,根据工作内容和班子分工,由总经理或分管领导签发。
(七)编号
公司发文(包括便函、传真)由综合部统一编号;
以公司名义发文用“内能建投物〔20×
×
〕×
号”、“内能建投×
〔20×
号”编写,以部门名义发文使用部门文号“×
号”编写。
向上级单位、行业主管部门、行业协会报送的请示、报告、意见等,使用公司文号;
向业务往来单位、行业协会会员单位及其它无行政隶属关系的单位行文,一般情况下使用公司文号;
公司内发布的重大事项、重要管理举措,使用公司文号。
其它情况下的行文使用部门文号。
各类会议纪要用“〔20×
号”编写,便函用“内能建投函〔20×
号”编号。
编号方式采用计算机流水编号。
(八)打印、校对、用印、分发
1.打印
⑴拟稿人拟稿完毕,经核稿人核定后将公文电子版交综合部打印。
交综合部文书打印的任何文稿,须经综合部领导审核同意后方可打印。
⑵严格控制文印份数,不得随意增加,打印文件要整洁、美观、清晰、保密,符合公文格式的要求。
2.校对
发文由主办部门负责校对,成文后一般不能改动。
重要公文由文书一校,秘书二校,主办部门三校。
3.用印
另见《内蒙古能建物产有限公司印章管理办法》。
4.分发
成文后,所有发文由公文主办部门负责分发。
第二十七条翻印、复印
除绝密文件和注明不准翻印的文件外,翻印机密文件应由公司主要领导审批,文书登记。
翻印时,应注明翻印机关、时间、份数和印发范围。
第二十八条传真的收发和处理
(一)向上级单位请示汇报工作或与业务往来单位联络、商洽工作的传真件由主办部门按公文格式拟定,经综合部文书核稿后办理,并登记传真名称、经办人、发送时间、页数等。
(二)以公司名义给有关单位发传真时,应先经部门领导审核,交公司领导签发,由文书登记、编号,在传真纸上成文,用印后发出。
原件由主办部门归档。
(三)机密、绝密公文不得使用未加密传真机传送。
第六章公文立卷、归档、销毁
第二十九条公文立卷、归档和销毁应贯彻及时、完整、严肃、规范和保密的原则。
第三十条公文办完后,承办人员应及时将公文原稿、正本连同附件收集齐全,并按照文书立卷、归档的有关规定进行分类、立卷。
便函、传真按正式公文立卷。
凡需年终归档的文件,应按文书档案管理的有关规定进行鉴定、分类、整理、登记,并于第二年一季度全部移交档案管理部门。
第三十一条没有存档价值和存查必要的公文,经档案人员鉴定和办公室领导批准后方可销毁。
销毁秘密公文要登记造册,由二人以上专人监销,保证不丢失、不漏销。
第七章附则
第三十二条所属各单位参照本实施细则制定公文处理办法。
第三十三条本实施细则自发布之日起施行。
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