初中级档案职称考试教材0729223332Word文档格式.docx

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第二节文件的形成与处理

一、文件的拟写

（一）文件拟写的基础

文件的拟写过程有如下步骤：

1.领会意图，明确目的

2.调查研究，获取材料

3.总体构思，拟写提纲

4.起草初稿，认真修改

（二）文件拟写的相关规范

1•行文规范

（1）严格控制发文数量和范围，避免不必要的行文。

（2）除非确有必要，一般不越级行文，以免打乱正常的领导关系。

（3）行文要注意隶属关系。

（4）行文应分清主送与抄送机关。

（5）两个以上的机关单位联合行文，其行文的机关应当是同级机关。

2.结构规范

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、卬章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

二、文书处理程序

文书处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

文件拟出后，只有经过处理，才能完成它的使命。

（一）收文处理

收文处理是指各单位围绕所收文件进行的一系列工作。

主要的工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等。

（二）发文处理

发文处理是指各单位在发文过程中围绕着所发文件进行的一系列工作。

主要的工作程序包括拟稿、核稿、签发、编号、缮印、校对、用卬、登记、分发等。

第三节文件整理与归档

一、M卷

（一）立卷基础

1.立卷的概念和含义

（1）立卷的概念

文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。

2.立卷特征及其运用

立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基木特征确定文件分类和组卷的原则和依据。

文件一般有问题、作者、名称、时间、地区、通讯者等特征。

立卷特征需要灵活和结合运用。

（二）立卷环节的选择

1.部门立卷

①集中式。

是指机关文书部门集中立卷的模式。

②部门式。

是指在机关文书部门的组织下，机关的一级内设部门分别立卷的模式。

部门式又分为完全部门式和部分部门式两种。

2.文件处理部门与机关档案室结合立卷

从机关档案室介入立卷工作的深度看，有组织型、分工型、兼职型三种基木类型。

（二）立卷的准备工作

1.立卷工作会议

参加会议人员为机关分管领导、综合部门（中心机构）负责人、立卷部门人员、档案部门负责人和机关各部门内勤人员等。

2.立卷业务培训

3.文件材料的收集和清理

4.机关档案室在立卷工作中的作用

（1）协助立卷部门组织立卷的准备工作。

（2）进行立卷工作的业务指导和监督。

（3）为机关立卷工作提供良好的后勤服务。

（三）拟订（或修订）立卷类目

立卷类目是机关文件处理部门根据机关工作活动和文件材料形成的规律进行预测，对新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，预先拟制（修订）的新年度归档文件的类目表，又称为案卷类目、立卷条款、立卷计划等。

立卷类目的结构包括类号、类目名称、条款号、条款名称、保管期限、备注等。

（四）平时归卷

就是立卷人员按照当年拟订（或修订）的立卷类目的要求，在日常工作中随时将己办理完毕的文件材料归类、归卷（或组卷），到年终与其他案卷一并归档的一种立卷方法。

（五）卷内文件的排列与编目

1.排列卷内文件

文件的排列一般是采用几个特征相结合的方法进行，如按问题一一时间、名称一一时间、作者一一时间、地区一一时间、通讯者一一时间、文件的重要程度一一时间，作者一一文件重要程度等进行排列，其中用得比较广泛的是按文件的时间先后顺序或按文件重要程度排列的方法。

2.编页（件）号

3.填写卷内文件目录

卷内文件目录，是揭示卷内文件内容与成分的一览表，置于案卷卷首,其主要功能是便于查阅、统计卷内文件。

卷内文件目录主要包括以下项目：

顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。

4.填写卷内备考表

卷内备考表，置于卷内文件之后，用以注明卷内文件及其立卷的状况,以备文件、档案人员和利用者日后查考。

卷内备考表包括以下内容：

本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

5.拟写案卷题名

案卷题名的基本结构是：

作者（责任者）一一内容（问题）一一名称（文种）。

6.填写案卷封面

案卷封而包括以下项目：

全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件（页）数、归档号、档号。

（六）案卷的排列与编目

1.排列案卷

排列案卷，就是根据一定的规则，将案卷系统化地排列成有机联系的整体。

排列案卷的实质是为了保持案卷之间的联系，更好地为立卷目的服务。

按保管期限和组织机构排列案卷是现行机关中最常用的两种基本方法。

2.编制案卷号

编制案卷号，就是按照案卷的排列顺序给每个案卷分别编号，用以固定案卷的位置。

由于排列方法不同，案卷号的编法也各异。

3.编制案卷目录

案卷目录，即案卷的名册，在案卷经过系统化排列后，对其逐一编号登记成册。

案卷目录的编制可以按年度、保管期限、机关内各内部机构分别编制。

二、组件

归档文件整理，即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

这里的归档文件整理，即组件。

（一）组件的意义

1.有利于提高和控制档案的质量

2.有利于在降低资源耗费的同时提高归档文件整理的效率

3.便于深化档案信息资源的开发、利用和管理

4.更适应现代化的计算机管理

（二）组件的方法步骤

1.装订

装订即采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。

“件”是指实体的文件，一般以每份文件为一件。

需要注意的是：

文件正木与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

2.分类

规则》推荐了常用的复式分类法，即年度一一机构（问题）一一保管期限或保管期限一一年度一一机构（问题）的分类方法。

3.排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

4.编号

编号是编制包括一组数字和字符在内的编号项目，包括：

全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等。

归档文件应以分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位

置上加盖归档章并填写相关内容。

此时所编之号称为室编件号。

档案室的档案移交进馆时，因需要再鉴定、整理，文件的位置有所调整而根据新排序所编的件号，称之为馆编件号。

上述编号项目中，全宗号、年度、保管期限和件号是必备项目，各级机

关档案部门编号时必须编制。

机构（问题）项为选择项。

5.编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录

归档文件目录的项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注。

6.装盒

装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。

三、归档

归档是办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案室（馆）保存的过程。

（一）归档范围

根据2006年12月18日颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定

（二）归档时间

机关文件处理部门一般应在文件形成后第二年上半年向机关档案部门移交归档。

有些专门档案可根据有关专门规定时间移交归档。

（三）归档要求

篇二：

2015档案专业初中级职称考试复习范围

档案专业初、中级职称考试复习范围

《档案学理论基础》复习材料

第一章档案源流

第一节：

文字的出现与档案的产生：

1、早期人类的记忆方式：

结绳记忆、贝珠记忆、刻契记忆等。

2、古代两河流人发明的文字：

1899年在河南省安阳小屯村发现的大量的甲骨文，是我国迄今发现的最早的文字，它是一种非常古老的象形文字。

古埃及人、古印度人发明了象形文字，处于西亚的古代两河流域的人发明了楔形文字，这是一种用木棒在未干的泥板上书写出来的文字，因其形似箭头，亦称箭头文字》

第二节：

古代的档案与档案工作：

1、秦朝档案工作的地位及文书制度：

秦朝采用法家的治国思想，十分强调“以法治国”，以法治国的政治需要使之格外注意律法与户籍管理,建立了比较严格的文书档案管理制度。

制、诏、奏、议等文种，臣僚上呈文书的抬头制度、文书避让制度、文书的用印制度等均产生于秦朝。

2、两汉时期的档案机构：

汉代的这些“石室金匮”是我国古代档案库房的模式，本世纪初出土的居延汉简，是我国近代考古四大发现之一；

3、近年在江苏东海出土的尹湾汉简，是目前为止发现的最早的简牍档案；

1973年在长沙马堆汉墓还出土了大批帛书和地图。

汉代产生了不少文工团种，如策书、章、表状、疏、令等。

4、三国魏晋南北朝时期谱牒档案盛行的时期。

5、公元404年，东晋丞相桓玄下令以纸代简，“古无纸，故用简，非主于敬也。

今诸用简者，皆以黄纸代之”。

自此，纸张成为国家文书的正式载体。

6、架阁库出现的时期：

宋代出现了专门放路档案的架子一“架阁”。

这些架阁所路放的场所就是架阁库。

7、唐朝专门用来保管甲历档案的地方：

甲库，它是专门保管甲历档案而专门设立的档案机构。

8、明嘉靖十三年（公元1534年）建造了皇史歳，用以保存皇帝的实录、

圣训和玉牍。

皇史歳达到了我国古代档案库房建设的最高水平，是我国古代石室金匮之典范建筑。

（15—25°

C）

9、明朝后湖黄册库的地点：

洪武初年，在南京兴建了黄册库，以集中保存黄册和鱼鳞图册。

因其建在玄武湖后湖的小岛上，故名后湖黄册库。

10、属于明代的档案建筑：

大木堂、黄册库、皇史歳等。

11、明代独具特色的专用文种有黄册、鱼鳞图册和军册。

12、清代在研究地方志方而的学者：

章学诚（1938-1801）浙江会稽人。

13、孙中山领导的南京临时政府颁布了公文程式条例，革除了封建文书工作的旧习，其中文书的种类：

以令、咨、呈、示、状取代沿袭多年的制、诏、诰、敕、题、奏、表、笺。

14、世界上其他文明古国的古代档案种类及其发明人：

石刻档案、泥板档案和纸草档案。

石刻档案有：

收藏于德国柏林的梅腾自传，它形成于大约公元前29年左右，是刻在古埃及及坟墓里的象形文字，记述墓主梅腾的生平事迹；

汉谟拉比法典，形成于公元前18世纪左右的两河流域，以当时的古巴比伦王汉谟拉比命名，记述了王朝的法律条文，是世界上最古老的一部成文法典。

泥板档案是古代西亚两河流域人发明的刻写在泥土加工的泥板上的文字记录。

纸草档案是公元前二、三千年时期古埃及人形成的档案。

最早的桦树皮档案是产生于公元450年的婆罗六手稿。

第二章档案的定义

档案一词的起源：

档案一词起源于明代。

迄今为止所见对档案最早的解释见于清代杨宾《柳边纪略》。

《档案法》为档案所下的定义：

本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三节：

档案定义：

档案是记录人类社会实践活动各种信息的载体。

第三章：

档案的形成

文书的定义：

文书是代表作者推动所述实际事务活动的程式化的文字书面记载。

非纸质档案的种类：

甲骨档案、简牍档案、金石档案、绑帛档案等，国外有泥板档案、纸草档案、羊皮档案。

进入电子时代有照相底片、胶片档案、磁盘、光盘等。

可以作为档案载体使用的纸质材料：

书写纸、打字纸、新闻纸、牛皮纸、复印纸、（传真纸不可以）。

第四章：

档案的属性及其木质：

档案的一般属性：

信息的属性、知识的属性、原始记录性、文化属性、使用价值属性、社会属性是档案的一般属性》

第五章：

档案的价值及其实现途径

档案价值：

运用马克思主义哲学观点来分析，档案的价值是主客体的统一，即档案这种客体对主体一一利用者需要的满足。

在档案工作领域，档案的价值就是这一客体与主体利用者对它的需要之间的一种特定关系，是档案这一客体对于利用它的人这一主体的有用性。

档案客体和主体及其需要是构成档案价值关系的两个因素，二者缺一不可。

档案价值的表现形式：

档案的价值是一个整体的概念，概括起来说主要表现为历史文化价值和现实使用价值两个大的方面。

但在具体的情况下,档案价值往往通过不同的侧面表现岀来，其具体表现形式是丰富多彩、多种多样的，表现岀很强的多元性、交错性、共享性等众多的特点。

多元性是针对档案的整体来说的，主要表现为凭证价值、参考价值、情报价值等；

交错性是对某一份具体的档案来说的，某一份具体的档案被不同的利用者所用，或利用于不同的情况和场院合，会表现为不同的价值形态；

共享性是指档案价值作用与其它种类的文献信息一样，可同时为不同的使用主体所利用，具有很强的包容性，既为其形成者提供利用职权，表现为第一价值，又可为其形成者之外的社会公众所用，表现为第二价值；

除此之外，如果某一份档案历久而不灭，保存数百年以至数千年，还可表现为全人类的精神财富，体现出第三价值一-文物价值。

文物价值是档案价值的最高形态。

①档案价值的客观性②档案价值的多元性③档案价值的交错性④档案价值的共享性。

档案价值判断的基木原则：

①全而的观点②历史的观点③发展的观点。

档案的机密性的变化规律：

档案的机密程度递减和科学作用递增律。

档案价值实现的过程：

档案价值是否能顺利实现，实现程度的大小，取决于内、外部两个方面的条件。

（一）内部条件：

主要指档案的科学管理水平及开放程度。

（二）外部条件：

主要原因指社会因素。

第四节：

档案工作的根本目的：

档案信息的开发利用在整个档案工作系统中占有重要的位路，档案工作的根木目的就是在对档案信息的安全保存的基础上，向社会提供丰富的档案信息，为人们的社会实践服务，最大化地实现档案信息的作用。

档案的著录:

就是对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程,也就是指根据一定的著录规则,将档案文件的内容和形式特征记录下来,构成著录条目的工作。

档案的检索：

是指利用检索工具和检索系统查找所需档案信息的过程。

档案编研成果的类型:

①根据不同的表达方式，编研成果可分为文字式、图表式、音像式等；

②根据不同的载体形态，编研成果可分为印刷型和非印刷型两种类型；

③根据不同的内容结构，编研成果可分为综合性、专题性和系列性；

④根据不同的加工深度，可将编研成果分为一次文献信息、二次文献信息和三次文献编研成果；

⑤根据不同的性质，编研成果可分为汇编型、编述型和论著型；

⑥根据不同的功能，编研成果可分为参考性、介绍性和检索性等类型。

档案信息提供利用的渠道：

正式渠道和非正式渠道。

档案信息提供利用的方式与途径：

①借阅型②编研出版型③宣传型④网络型。

档案信息利用的基本原则：

①服务至上的原则②开放原则③法制原则。

第六章：

中国档案学的产生与发展

第一节:

我国民族特色的“石室金匮”保管档案思想起源的时期:

西周。

第七章：

档案学理论

档案学研究对象：

档案学是以档案、档案工作和档案事业为研究对象，提示档案和档案工作

的性质、功能和发展规律，研究档案信息资源的管理、开发和利用的理论、原则和方法，以及与其相关学科相互关系的一门科学。

档案学的学科体系：

档案学的学科体系，是指档案学是由哪些理论知识单元构成，以及这些理论知识单元，如何按照一定的层次结构和逻辑结构组成统一的整体。

档案学的学科体系在其自身发展中被分为三个层次,即理论档案学、应用档案学、档案管理技术三大类，由此构成完整的学科体系。

第二节:

文件生命周期的定义及用其看我国的文书档案工作流程的三个

步骤：

文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的过程，即文件的生命周期。

三个步骤:

文秘工作部门形成文书一一办理完毕立卷归档进入档案室暂存一一向档案馆移交或销毁这三个步骤。

全宗的概念：

一个国家机关、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体

来源原则经历的阶段：

来源原则的产生和完善经历了三个阶段：

①法国的尊重全宗原则②普鲁士的登记室原则③荷兰的来源原则。

“高龄档案应得到尊重”以观点：

英国在1877年的法律中规定，公共档案馆有权销毁1715年以后的不重要的文件，但销毁单应经两院议员审核。

1898年又规定，1660年前的文件一律不得销毁。

这一规定可以说是在鉴定工作中“高龄档案应是应得到尊重”原则的起源。

德国档案学家迈斯奈尔于1901年提出了一条重要的鉴定理论和一系列的鉴定标准，他提出的“高龄档案应当受到尊重”后被称为“年龄鉴定论”成了各国规定档案禁毁年限的理论依据。

国家全宗概念的提出：

第八章：

档案事业概述

新中国的档案事业经历的阶段：

①初创阶段（1949年10月一1954年10月）

2全面建设阶段（1954年11月一1966年4月）

3遭受挫折和破坏阶段（1966年5月一1976年10月）

4全面发展与改革阶段（1978年12月一现在）

新中国成立后我国第一个文书和档案工作的法规性文件：

1951年9月29日，《公文处理暂行条例》正式颁布执行。

该《条例》共八章四十条,规定了公文的作用、种类，处理公文的原则和拟写公文的要求，明确指出，档案是党和国家机密的基本范围之一，必须建立严密的管理、检查制度。

中国人民大学历史档案系成立的意义：

1952年11月，中央办公厅、组织部和宣传部委托中国人民大学创办了档案专修班，1953年7月又扩大为专修科，1955年发展成为历史档案系。

中国人民大学历史档案系的成立，是新中国档案史上的一件大事，填补了我国档案高等教育的空白，成为培养档案专业干部的基地。

国家档案局的成立：

1954年11月8日，第一届全国人民代表大会常务委员会第二次会议根据国务院总理周恩来的提议，批准成立了国家档案局。

国家档案局的首任局长：

周恩来总理任命曾三为国家档案局局长。

1955年2月，国务院任命张中为国家档案局副局长。

关于党政档案统一管理的通知：

1959年1月7日，中央发出了《关于统一管理党、政档案工作的通知》，指出党和政府、军队、群众团体以及企业、事业单位的档案都有密不可分的联系，须以党的方针政策为纲加以整理。

因此，有必要把党政档案统一管理。

中央档案馆开馆：

1959年10月8日，中央档案馆建成开馆。

中国第一历史档案馆原名及更名时间：

1955年12月，故宫博物院档案馆更名为中国第一历史档案馆，1958年6月改名为明清档案馆，1963年12月又恢复为中国第一历史档案馆。

中国第二历史档案馆成立时间及原名：

1964年4月，南京史料整理处更名为中国第二历史档案馆。

中央书记处作出了开放历史档案决定时间：

1980年5月中央书记处作出了开放历史档案的决定。

《中华人民共和国档案法》公布及施行时间：

1987年9月5日，中华人民共和国主席李先念颁布58号主席令，正式公布《中华人民共和国档案法》，决定自1988年1月1日起施行。

我国档案事业发展的特色：

①档案事业管理体制特色-一从分散到集中②党政档案管理特色一-集中统一管理③档案馆网络建设与组织特色一-统一规划，全面建设④档案室设路与管理的特色一-综合管理、综合开发⑤依法治档的特色一-由单纯业务指导监督转为依法管理档案事业⑥档案

事业服务特色-一开发档案信息资源，服务四化建设。

邓小平为《经济参考报》的题词对档案工作的意义：

1984年9月邓小平为《经济参考报》题词：

“开发信息资源，服务四化建设”，为我国信息产业的发展指明了道路。

第九章：

档案事业体系及管理体制

我国档案事业体系：

我国国家规模的档案事业，是以档案室为基础，以各级各类档案馆为主体，以档案专业教育、科学技术研究、宣传出版、交流与合作等工作为手段和条件，以各级档案事业管理机关为组织和管理全国档案事业领导核心的具有中国特色的社会主义档案事业体系。

我国档案事业管理体制：

集中统一、条块结合。

新中国档案机构建立的起源：

新中国档案机构的建设起步于档案室建设。

江苏省档案馆的成立：

1958年8月，江苏省档案馆正式成立。

全国首家企业档案馆：

1984年，扬子石化公司档案馆在南京建立。

全国首家农业科技档案馆：

南通高农业科技档案馆。

全国首家大学档案馆：

南京大学档案馆。

我国档案事业管理原则的基木点：

①全国档案事业实行统一领导、分级管理的原则。

这是我国档案事业的客观组织原则，即档案事业管理体制。

②维护档案的完整与安全。

维护档案的完整与安全，这是我国档案事业对档案管理工作的基本核心要求。

③便于社会对档案的利用，提供档案为社会服务，是档案工作的根木目的。

我国档案事业管理职能：

《中华人民共各国档案法》第六条规定：

“国家档案行政主管部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”。

这一条款，将档案行政部门的职责以法律形式固定下来。

第十章：

档案事业管理

档案信息资源的构成：

档案信息资源是由丰富多彩、各具特色的不同内容、不同形式、不同性质的档案信息组合构成的有机整体。

1从载体形式上分，档案信息资源可以分为：

甲骨档案、金石档案、简牍档案、纸质档案、磁性载体档案、新型载体档案等。

②从符号记录方式分：

档案信息资源可以分为：

文字型档案、声像型档案、机读型档案。

③根据内容差异，可将档案信息资源分为：

政治档案、经济档案、科技档案、文化档案、军事档案、外交档案等。

④根据社会制度或社会意识形态不同，可将档案信息资源分为：

封建社会档案、半封建半殖民地社会档案、资本主义社会档案、社会主义社会档案等。

⑤按档案信息资源存在