《车辆司机管理制度》.docx
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《车辆司机管理制度》
车辆、司机管理制度
第一部分车辆管理规定
第一章总则
第一条为了统一管理公司的所有车辆,有效使用各种车辆,确保行车安全,提高办事效率,减少经费支出,特制定本规定。
第二条本规定所说的车辆是指公司的客用、货用及公务用车辆。
所有车辆由行政人力资源部统一负责管理,按车号登记管理,不再设专车和专用司机。
第二章车辆管理
第三条公司公务车的证照及稽核等事务由行政人力资源部负责管理,指派专人作为车队主管调派,并负责协调、安排维修、检验、清洁等事项。
第四条车辆的保险、养路、验车、牌照、停车场等手续,由行政人力资源部经理授权车队主管指定相关人员办理,所需费用按财务预算分别报销。
第五条本公司人员因公用车须于事前经本部门领导审批、行政人力资源部经理签字,使用特殊车辆须经总经理签字,然后向车队主管申请调派,由其依重要性、紧急性的原则派车,并填写在办公区域公示牌进行公示。
不按规定办理申请,不得派车。
本公司外事用车、会议及较大活动用车,行政人力资源部有权向集团申请、临时调度集团及下属公司车辆,下属公司应服从集团的协调调度。
集团及下属公司借用公司车辆,须经公司行政人力资源部批准。
任何车辆外借必须经公司主管领导批准,特殊车辆须总经理批准。
第六条每车应设置车辆行驶记录表,使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车记录是否相符,使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。
第七条行政人力资源部每月抽查一次,如发现记载不实、不全或未记载的情况,应通报车辆主管并对相关责任人提出批评,对不听劝告、屡教屡犯者应给以处分,并停止其使用资格。
第八条每车设置车辆使用记录表,由相关人员于每次加油及维修保养时进行记录,以了解车辆受控状况。
每月的月末连同《车辆行驶记录表》一并交由财务部稽核。
第三章车辆使用
第九条车辆使用范围:
1、公司员工在本地或短途外出开会、联系业务、接送;
2、接送公司宾客和来公司办事人员;
3、离退休中高层人员健康用车或员工因私用车;
4、定期开车;
5、其他紧急或特殊情况用车。
第十条车辆使用程序:
1、车辆使用实行派车制度。
用车须填写用车记录单,经申请人所在部门经理、分管副总、行政人力资源部经理批准后,特殊车辆须经总经理审批,批准后由车辆主管统一安排方可使用。
2、司机按派车单上报批准的行车路线和目的地行车。
3、用车完毕,司机填写用车实际情况记录。
第十一条在不影响公务情况下,酌情满足员工因私用车要求,但因私用车应严格审批。
第十二条对同一方向、同一时间段的派车要求尽量合用,减少派车次数和车辆使用成本。
第十三条车辆驾驶人员必须具有驾照,熟悉并严格遵守交通法规。
第十四条驾驶人员于驾驶车辆前,应对车辆做基本检查(如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等)。
如发现故障、配件失窃或损坏等现象,应立即报告,隐瞒不报而由此引发的后果由当期使用人负责。
第十五条驾驶人员不得擅自将公务用车开回家,或作私用,违者受罚。
经公司特许或返回公司已超过晚上22:
00的情况例外。
第十六条车辆应停放于指定位置、停车场或适当的合法位置。
任意放置车辆导致违犯交通规则、损毁、失窃,由驾驶人员赔偿损失,并予以处分。
第十七条使用人应爱护车辆,保证机件、外观良好,使用后应将车辆清洗干净。
第十八条为私人目的借用公车,应先填写车辆使用申请单,注明“私用”字样,并经相关主管核准后转会计部稽核相关费用。
第十九条用私人目的借用公车时或发生事故,导致违规、损毁、失窃等,在扣除保险理赔金额后全部由私人负担。
第四章维修保养
第二十条本公司车辆的维修保养,原则上,须按照车辆技术手册执行各种检修保养,并须按照预算执行。
第二十一条车辆维修保养程序:
1、申请
司机发现车辆故障或需要保养时,应先填写车辆维修保养单,经部门领导签字,向车辆主管提交车辆维修保养申请、申报维修保养的费用预算。
2、故障分析、审核预算维修费用
车辆主管接到车辆维修保养单后,对车辆进行故障分析,确定是否需要维修以及需要维修哪些项目,并确定维修费用的限额。
3、确定维修厂家
由车辆主管根据车型、维修项目确定车辆送修的维修厂家。
公司每年评估,选择维修厂家。
在保修范围内的新车,须按汽车厂家的规定在4S店维修,以避免出现故障不予保修。
4、审批
车辆主管确定维修厂家后,应呈交行政人力资源部经理在送修单上签字。
5、送修
司机将待修车辆送到确定的维修厂家进行修理。
6、鉴定
维修结束后,送修人员及行政人力资源部相关人员应对维修车辆进行技术鉴定,检验合格,收回更换的旧部件,并核定维修费用的合理、准确性后,方可在维修厂家的单据上签字。
送修人对费用的真实性负责。
7、验收
送修车辆返回公司后,由车辆主管进行验收。
送修人员应将车辆维修保养单及维修清单及时交回车辆主管。
8、维修项目更改
车辆在维修过程中,若发现由于其他问题需要增加维修项目,或需要增加维修费用,按照上述程序重新申请。
9、费用结算
车辆主管对维修费用实行统一的月结或季度结算。
结算前,车辆送修人员须检查送修车辆审批手续的规范性,并再次核定费用收取的合理性。
第二十二条车辆的维修保养应由公司评估、指定修护厂家进行,指定专人结算;否则,维修保养费一律不予以报销。
第二十三条可自行维护者,可报销购买材料、零件费用。
第二十四条车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修理或更换零件时,可根据实际情况进行修理,但非迫切需要或修理费超过2000元(含)时,应与车辆主管联系,请求主管领导批示。
第二十五条由于司机使用不当或疏于保养,导致车辆损坏或机件故障,所需维修费,应依情节轻重,由公司与司机按比例共同负担。
第二十六条行政人力资源部负责人应对车辆进行不定期检查,内容包括:
本规定执行情况、车辆内外卫生、一般保养状况等。
检查不合格者,对司机及相关主管人员分别处以50~200元不等程度的罚款,情节严重者取消司机的驾驶资格。
第五章车辆保险
第二十七条行政人力资源部应通过了解、分析比较,确定承保保险公司。
第二十八条公司所有车辆的保险,统一由公司支付、分摊。
第二十九条公司车辆投保险、标准按相关规定执行,不得私自增加或减少投保险种,也不得私自提高或降低投保标准。
第三十条审计部、法务部分别有审计、审核职权。
在保险选择、合同审议和保险费用的优惠折扣等方面,有监督、否决权。
第三十一条一旦出现车辆保险索赔事件,车辆主管应在第一时间内与保险公司取得联系,并保存好索赔资料。
事故处理完后,连同车辆事故报告表一起交保险管理员办理索赔手续。
第六章违规与事故处理
第三十二条在下列情形之一下,违反交通规则或发生事故,由驾驶人负担,并予以记过或免职处分。
1、无照驾驶。
2、未经许可,将车借予他人使用。
第三十三条违反交通规则,其罚款由司机承担。
第三十四条各种车辆如在公务途中遇不可抗拒的车祸发生,应先急救伤患人员,向附近警察机关报案,并立即与行政人力资源部及主管联络协助处理。
如属小事故,可自行处理后向办公室报告。
第三十五条意外事故造成车辆损坏,在扣除保险金额后,再视实际情况由司机与公司按比例承担。
第三十六条发生重大交通事故后,如需向受害当事人赔偿损失,经扣除保险金额后,其差额再视实际情况由司机与公司按比例承担。
第七章车辆费用管理
第三十七条车辆费用及保障
一、车辆费用范围:
车辆费用包括油费、修理费、材料费、保险费、养路费、停车费、道路通行费、审验费及其他相关费用。
二、车辆费用保障
1、车辆费用保障项目包括:
费用借支、费用报账。
2、车辆因故需借款或报账时,应由车辆主管填报借款申请单,经行政人力资源部经理审核无误后,报公司主管领导审批。
如果涉及修理费用需附请修单。
3、车辆主管或相关人员凭审批的意见,到财务部借支或报账。
4、修理保养费、油费、停车费、道路通行费报账时,应由司机在相关票据或凭单上签字证明。
5、备用金制度。
公司司机人员于入职时,可于财务部领取1000元的车辆费用备用金。
此备用金可用于紧急情况下的加油费、维修费,以及日常保养费、停车费、道路通行费的支付。
第三十八条车辆费用额度的控制
一、车辆费用额度的规定
1、路桥费、维修费、油费、停车费等相关费用包括在各部门用车费用额度内,实行部门财务核算方法。
各部门用车费用额度如下表所示。
用车费用额度预算表
部门名称
用车费用额度(元)
备注
公司领导
3000
票据齐全、经审核
市场部
2000
票据齐全、经审核
行政人力资源部
1000
票据齐全、经审核
财务部
1000
票据齐全、经审核
餐饮部
1000
票据齐全、经审核
工程部
1500
票据齐全、经审核
安保部
1000
票据齐全、经审核
3、用车费用额度的其他规定。
1)公司员工因公长途出差及机场的往返费用,列入公司的用车费用额度。
2)因公接待客户发生的用车费用,列入各部门的费用额度内。
二、车辆费用额度控制程序
本公司的车辆费用额度控制程序,如图所示
开始
用车人:
用车申请(经部门经理批准)
车辆主管:
派车
司机:
填写出车单
车辆主管:
用车费用核算并录入管理系统
单据或短信或邮件等形式
用车人:
在出车单上签名确认
用车人:
确认
车辆主管:
费用汇总、
核定各部门剩余额度
超过额度
所超额度不予报销,各部门承担
未超额度
车辆主管报领导审批
财务部:
审核、报销
结束
三、相关部门费用控制职责
1、行政人力资源部
行政人力资源部负责各部门用车费用的核算,进行费用汇总,每月最后一天在公司资金管理会议上,按部门报告本月的用车费用,并与财务部共同核定当期各部门用车费用的当月剩余额度。
2、各部门
1)各部门自行制定自己的用车计划及费用预算,报行政人力资源部审核、备案。
2)各部门用车费用控制程序:
司机提请用车部门申请报销车费→车辆主管审核→行政部经理批准→计入各部门的用车费用→控制各部门的用车费用额度。
第三十九条私车公用(自购车辆公务使用)的费用规定
为缓解公务用车矛盾,合理使用公务用车,降低车辆使用成本和管理成本,可考虑私车公用(自购车辆公务使用)。
一、费用预定
1、根据职务及业务量划分档次,确定私车公用的费用补贴标准。
2、重点确保公司办公用车和重要活动的接待用车,公司特别事项紧急处理用车。
二、管理范围
1、公司管理层领导;
2、公司各部门负责人;
3、享受部门经理以上待遇或达到公司配车标准的其他人员。
三、具体措施细则
1、凡是自购车辆(产权属个人的)用于公务和方便工作的公司领导、部门负责人及达到公司配车标准的其他人员。
2、合理预定私车公用的费用补贴标准:
自购车辆补贴标准
档次
标准(元/年)
范围
1
50000
董事
2
40000
总经理
3
30000
副总经理
4
20000
部门经理
3、凡私车公用的人员(必须是非营运性质,本人为户主的自用小汽车),必须将车号及相关资料报公司行政人力资源部备案,确保重要公务活动的用车。
4、私车公用的费用补贴适用于私车公用车辆的入户费、购置税、保险费、修理保养费、年检费、养路费及年票的支出。
5、私车公用的费用补贴直接发放现金,符合使用范围的开支在指标数额内全部凭票报销,超出指标数额的费用一律自负。
6、享受私车公用费用补贴的人员,按隶属关系和规定用途凭票到公司财务部办理报销手续,并由财务部门负责指标的控制。
7、仅限公司领导带自有车辆出差,但必须在公司行政人力资源部登记公里数,公司承担车辆的过路过桥费及油耗(按实际公里数核算),另按0.5元/公里补贴车辆损耗。
8、私车公用的车辆,因公外出而出现交通事故的,在个人办理全保的情况下,由公司承担保险公司赔偿损失后应由个人承担的费用。
9、享受私车公用费用补贴的人员若离职,则以离职时间为准按月计算补贴费用,离职后补贴费用随即取消。
第四十条公车私用情况的缴费标准
如果员工使用公司车辆办理私事,或者公车不够用而使用其它私车的情况下,可以参照以下标准向公司缴纳使用费用。
1、排量在1.5L(含)以内,每次行驶30公里内,按1元/公里的标准向公司上缴相关费用;每次行驶超过30公里,超出的里程,按1.5元/公里的标准向公司上缴相关费用。
2、排量1.5L以上,每次行驶30公里内,按1.2元/公里的标准向公司上缴相关费用;每次行驶超过30公里,超出的里程,按1.8元/公里的标准向公司上缴相关费用。
第八章附则
第四十一条车辆使用完毕,应停放在公司指定的场所(私车公用的车辆除外),并将车门车窗锁妥。
第四十二条本规定经呈总经理办公会核准后公布实施。
第二部分车辆安全管理规定
第一章总则
第一条为加强本公司车辆安全工作的管理,落实车辆安全责任制,特制定本规定。
第二章相关人员安全责任
第二条公司所有车辆由行政人力资源部统一管理、车辆主管统一调度,其安全由相关人员负责。
第三条车辆主管应把安全教育放在首位,教育所有的司机树立“安全第一”的思想,全面组织司机学习交通安全法规,并严格贯彻执行。
第四条所有司机应自觉遵守交通法规,服从交警的指挥,文明驾驶,礼貌行车,严格执行行车守则。
第五条禁止司机酒后驾车。
第六条司机应按规定规范合法停车,使用完车辆后,应关好车窗、锁好车门,并在离开之前再次检查确认。
第七条司机在使用车辆前,如发现故障、配件失窃或损坏等现象,应立即报告,隐瞒不报而引发的后果由当期使用人负责。
第八条因私人目的借用公车时,若发生交通事故、出现违规、损毁、失窃等,在扣除保险理赔金额后全部由个人负担。
第九条车辆使用人员或保管人员应对车辆定期检查保养,按期检查车辆性能,如机油、水刹车油及机构关节部位的润滑,总结安全工作,避免一切可能事故的发生。
第十条由于司机使用不当或疏于保养,导致车辆损坏或机件故障,所需维修费,应依情节的轻重,由公司与司机共同分担。
第三章车辆安全检查
第十一条所有车辆实行专人驾驶保管、车辆调度人员监督检查的制度,严禁未经办公室相关领导批准、将车辆交给非专职司机驾驶,严禁将车辆交给无驾驶证的人员驾驶。
第十二条保证车辆的安全行驶,对车辆应坚持出车前、行驶中、返回后的“三查”;杜绝病车、故障车勉强上路行驶。
第十三条出车前检查,主要检查油水电系统是否畅通,有无跑漏;检查安全设施是否齐全;检查制动机件是否灵敏。
第十四条行驶中检查:
长途行驶每500公里,应停车检查主机和各零配件情况,及时排除故障。
第十五条返回后检查,主要检查车辆的完好状况,以便进行及时的保养或维修。
第十六条保持最高的安全保险系数,是车辆安全行驶的保证。
在下列5种情况下不能出车:
1、油、电、水系统有故障时。
2、制动设备性能不良时。
3、安全设备不齐时。
4、司机身体状况不好时。
5、装运易燃物品,安全防范设施未落实时。
第十七条为了使安全技术检查达到万无一失的程度,需要建立由车辆主管、经验丰富的司机和维修人员组成的安全技术鉴定小组,对短途车辆进行定期的安全技术检查,对长途车辆进行了出车前检查,及时排除故障,保证安全行驶。
第十八条司机应严格执行车辆回库制度,因特殊原因不能回库时,须经总经理批准,并确认车辆在外停放安全。
第四章车辆安全奖惩机制
第十九条公司实行司机对车辆主管、车辆主管对行政人力资源部、行政人力资源部对公司层层负责的安全承包合同,实行安全责任制。
第二十条用车部门督促用车人遵守车辆使用规则,与司机建立安全对应关系,用车人必须听从司机关于安全方面的建议,比如:
安全带等方面。
第二十一条司机驾车发生事故后,应该立即停车,抢救受伤人员,注意保护现场,立即报案,听候处理。
第二十二条司机发生责任事故造成经济损失时,按事故的性质分别处以扣减工资或罚款。
1、一般事故(经济损失在2000元以下者):
按经济损失的4%-10%处罚。
2、重大事故(经济损失在2000~5000元者):
按经济损失的8%-15%处罚。
3、特大事故(经济损失在5000元以上者):
按经济损失的10%-20%处罚。
4、机件责任事故:
按经济损失金额的5%-30%处罚。
第二十三条公司车辆安全管理小组协同交警管理部门妥善处理事故,事故的登记统计和报告,事故处理后的善后工作,事故后的内部处理和总结。
第五章附则
第二十四条本制度解释权归公司车辆安全领导小组。
第二十五条本规定经总经理办公会审批,自公布之日起实施,修改时亦同。
第三部分司机管理规定
第一章目的
第一条本规定旨在加强对公司司机的管理,本规定未涉及事项按其他有关规定处理。
第二章行为规范
第二条所有司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则,安全驾车。
第三条敬业、驾驶作风端正、遵循职业道德。
所有司机必须遵守本公司制定的相关规章制度。
第四条凭用车申请单出车,与用车部门搞好协作,未经批准不得用公车办私事。
第五条上班时间不出车时,司机必须在司机室等候工作,若临时有事离开必须向车辆主管请假。
第六条接送领导上、下班的司机,要准时出车,不得误点。
第七条司机请事假,必须经车辆主管批准。
兼任高层管理人员专车司机须经领导同意后,方可请假。
第八条兼开公司高层管理人员专车的司机,相关人员公事外出或外地学习、开会期间,司机工作由车辆主管负责安排。
第九条所有司机应严格执行考勤制度,无故缺勤者一律按旷工处理,司机不听从安排、耽误公事,严重者给予开除处理。
第十条晚间司机要注意休息,不准开疲劳车,不准酒后驾车。
第十一条任何时间、任何地点,司机均不得将自己保管的车辆,随便交给他人驾驶或练习驾驶,严禁将车辆交无证人员驾驶。
第十二条司机驾车一定要遵守交通规则,文明开车,不准危险驾车(包括高速、爬头、紧跟、争道、赛车等)。
第十三条司机应经常检查自己所开车辆的各种证件的有效性,出车时一定要保证证件齐全。
第十四条公务车内不准吸烟。
本公司员工在车内吸烟时,应有礼貌地制止;公司外客人在车内吸烟时,可婉转告知本公司陪同人,但不能直接制止。
第十五条严禁在车内从事赌博、走私、贩毒、吸毒、色情等违法活动,一经发现,报公安机关依法查处。
第十六条司机下班后,车辆需回库。
第一次违者,批评教育并罚款50元。
第二次起,每次加倍处罚,月度累计最高不超过1000元,车辆一切损失均由司机负责;第五次及以上者,司机待岗或者开除。
如车辆失窃,造成无法追回的情况,司机负有赔偿责任。
第十七条离开车辆时,司机应注意以下两件事项:
1、司机需要离开车辆时,必须关好车窗、锁死车门。
2、车中放有物品或文件资料,司机又必须离开时,应将车辆停靠在监控摄像头范围内,把资料放于后行李箱内并加锁。
第十八条出发前,司机应做好出车准备;收车后,做好相关工作。
1、在出发前,应确认路线和目的地,选择最佳的行车路线。
2、收车后,司机应填写行车记录(包括目的地、乘车人、行车时间、行车距离等)。
3、随车运送物品时,收车后须向相关管理人员报告。
第十九条所开车辆必须经车辆主管、行政人力资源部经理及相关人员同意后,才能进行车辆大修理。
车辆修理完后,应认真做好事确认工作。
第二十条出现事故时,司机应能迅速做出应急处理,并向车辆主管和行政人力资源部经理报告。
第三章礼仪规范
第二十一条司机应注意保持良好的个人形象:
1、保持服装的整洁卫生;
2、注意头发、手足的清洁;
3、个人言行得体大方;
4、在驾驶过程中,努力保证端正的姿势。
第二十二条司机对乘车人员要热情、礼貌,说话应文明。
1、司机应热情接待、小心驾驶,遵守交通规则,确保交通安全。
2、司机应在乘车人(特别是公司客人和领导)上下车时,主动打招呼并亲自为乘车人开关车门。
3、当乘车人上车后,司机应向其确认目的地。
4、乘车人下车办事时,司机等候时不得有任何不耐烦的表示,应选择好地形将车停好等候。
等候时,不准远离车辆,不得在车上睡觉,不得翻阅乘车人放在车上的物品,更不得用喇叭催人。
5、乘车人带大件物品上车时,司机应予以帮助。
第二十三条载客时,车内客人谈话时,不准随便插嘴。
客人问话,应礼貌回答。
第二十四条司机必须注意保密,不得传播乘车者讲话内容,违者给予批评教育,严重者严肃处理。
第二十五条司机人员的皮鞋应经常擦油,在车内不准脱鞋。
第二十六条接送公司的客人时,司机应主动向客人打招呼,然后打开车门将客人让进车内,关车门时要注意乘客的身份和衣物,防止被车门挤压。
第二十七条行车中应及时使用空调、冷或热风,听收音机或音乐应征得乘车人的同意,声音不要太大,以免影响客人思考或休息。
第二十八条在涉外活动中,司机对待外宾既要彬彬有礼又要不卑不亢,态度要自然、大方。
如果对方主动打招呼,可按一般礼貌同其握手、交谈。
第二十九条司机在涉外活动中不得向外宾索要礼品或示意索要礼品,对不宜拒绝的礼品可以接受,回公司后应上交行政人力资源部统一登记,按规定处理。
第四章车辆保护规范
第三十条司机应爱惜公司车辆,平时要注意车辆的保养,经常检查车辆的主要机件。
每月至少用半天时间对自己所开车辆进行检修,确保车辆正常行驶。
第三十一条司机应在空闲时间,勤擦洗自己所开车辆,打蜡擦亮,做到晴天停车后无灰尘,雨天停车后无泥点。
前后挡风玻璃和车门玻璃要保持清洁,轮胎外侧和防护罩要经常清洗,做到无积土。
第三十二条出车在外或出车归来停放车辆,一定要注意选取停放地点和位置,不能在不准停车的路段或危险地段停车。
司机离开车辆时,要锁好保险锁,防止车辆被盗。
第三十三条出车前,还应搞好车容卫生,车外要抹洗干净,打蜡擦亮,车内也要勤打扫,保持车内的整洁美观。
第三十四条出车前,要坚持“三检四勤”制,做到汽油、机油、刹车油、冷却水、轮胎气压、制动转向、喇叭、灯光的安全、可靠,保证汽车处于安全良好状态。
第三十五条出车前,要例行检查车辆的燃料、润滑油料、电瓶液、冷却液、制动器和离合器总泵油是否足够,检查轮胎气压及轮胎紧固情况,检查员喇叭、灯光是否良好,路单、票证是否齐全,检查随车工具是否齐备。
第三十六条按照车辆技术规程启动引擎,察听声音是否正常,查看引擎连运装置紧固情况,查看有无漏油、漏水、漏气。
如有故障应予排除并报车辆主管。
第三十七条出车前严禁酗酒,行驶中注意力要高度集中,严禁抽烟、谈笑及做其他有碍驾驶的动作。
第三十八条行车过程中,密切注意道路上的车、马、行人动态,与前车保持一定的安全距离。
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