采购管理制度1.docx
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采购管理制度1.docx
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采购管理制度1
研
发
部
规
范
管
理
文
文件名:
采购管理制度文件编号:
YZRDA003
编制:
张文连日期:
2012-9-5
审核:
日期:
批准:
日期:
签发日期:
生效日期从签发当日起
一,目的
1.1为了对采购过程进行规范和控制,在确保采购的产品符合标准
的前提下,降低采购成本,提高采购效率,确保采购准确。
二,使用范围
2.1适用于样品材料、辅助材料和其他材料的采购。
三、职责
3.1研发采购负责研发部样品所需物资采购。
3.2研发采购负责确保采购物资符合要求以及供货的及时率。
3.3研发采购应根据财务状况合理使用资金。
3.4研发采购应以确保物品质量、提高采购效率、节约采购成本为宗旨。
四,采购申请
文件编号:
YFY04(12)01
样品编号:
名称:
规格
登记日:
有效日期:
4.1由物资所需人员跟据样品制作、生产,工作等需要填写物资(请购单)。
4.2请购单必须填写好,名称、规格、数量、质量要求、新旧程度、到货日期,如另有特别要求请注明在后。
4.3请购物品特殊或金额超过100元需经总监签字,再交由采购购买。
4.4购买物品金额少,属于常用耗材,可真接交由采购审请购买。
4.5对不符合规定的采购申请,审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。
4.5请购单经总监审批后交由采购。
五,采购实施
5.1物资的采购由物资所需人提出申请,报研发部采购审核,通过后报研发总监审批,交采购实施采购。
品种杂而多不是公司常用物资的采购应至少提前15天通知采购。
5.2采购根据经过审批的采购申请进行库存核查及采购。
5.3采购根据请购物品的要求进行市场调查,进行比质、比价、比服务、比效率。
5.4根据各商家的产品规格书及报价进行优选。
5.5采购员跟据拟定的采购合同,报相关负责人审批后签订购货合同。
5.6如需先打样的物品,采购员跟据拟定的(样品须求单)报负责人审批。
5.7量少、价钱不超过100元,样品制作或工作急用,可直接由采购进行购买。
5.8在购买过程中需谈好产品质量要求,到货日期、付款方试、提货方试,后续保修服务、产品不合规格退换事项。
5.9送货单或收据要求字迹工整、条文清晰、日期价格属实、大小写正确。
六,退货、换货、保修
6.1物品所需人员应跟据自己填写的请购单要求严格检验物品,如发现名称、规格、数量、质量问题,应提出问题进协商解决或直接拒绝收货。
6.2如需退、换货的,由采购跟供应商协商,进行退换处理。
6.3所有物料验收合格并办妥后,进行入研发样品库登记,所发生的质量、数量、规格等问题,由样品管理者负责按排处理。
七,进料登记
7.1所有物品经物品所需人员检验合格后,由物品所需人员配合采购填写入库手续。
7.2物品所需人员如需用料,要填写领料登记,不可多领或错领。
7.3物品确认合格,一切手续办妥后,凭有样品库管签字的采购清单、发票和验收入库单报总监审批报销。
八、采购报销
8.1采购员凭采购清单、发票和验收入库单,经部门会计审核后报总监审批,签字、通过后方能向财务报销。
8.2如有手续不齐全,年月日、大小写不相符等情况,财务部有权不予报销;
8.3项目现场的物资采购也应在报销里提供票据。
8.4报销必须有凭据,凭据清析明了。
如凭据有任何问题,采购需讲解清楚。
九、采购信息
9.1采购文件(包括采购计划、请购单、样品而求单、订购单、采购合同等)
9.2应包含明确的采购产品质量要求信息,如:
产品的材质、品种、规格、型号、数量、生产厂家等,必要时应参考确认样品、质量要求或检验标准。
9.2采购文件的制定:
由采购按制作样品进度要求编制采购计划,填写请购单和订购单,并需与仓库核对库存量,报主管领导审批。
9.3采购文件的批准:
原辅材料的采购计划、采购合同、订购单、请购单(含补料采购)应由采购部负责人审核批准;价值较大的生产设备和检测设备、设备的配件等的申购,则需经总监审核后交董事长批准。
采购:
采购员应从“合格供方名录”选择供方签订合同或下达订单。
9.4采购监督:
财务、所需人、仓库对是否按“合格供方名录”采购实行监督。
财务部对非“合格供方名录”的采购,应提出质疑,可拒绝报销;样品制做部对非“合格供方名录”的采购物资可拒绝验收;仓库对非“合格供方名录”的采购物资,可拒绝入库。
补料采购:
在大量生产中,由于单耗计算错误或操作错误需要补料时,应由责任项目主管提出补料申请,由样品仓管理员确认库存量报总监批准,采购员方可采购。
9.5特殊采购:
当因特殊情况造成原有“合格供方名录”内的供方不能正常供货,而样品制作急需时可实施例外采购,但应按以下要求严格控制:
9.51填写样品急需申请
9.52经总监批准。
9.53通知相关人员进行严格检验。
9.54对例外采购的物资应作出标识。
9.55只适用于限定的数量或时间内,若试用情况良好,则应按供方选择、评定的要求进行评定,符合条件者列入“合格供方名录”。
供方的再评价:
采购应根据合格供方的供货情况及质量确定其是否继续9.6成为合格供方
供方业绩考核:
应对每个供方进行业绩评定。
主要内容为:
质量、数量、交期、价格、服务态度,包括进货一次交检合格率,在加工过程和最终检验中暴露的质量问题;采购部应进行记录和评价。
十,对供方的控制方式和程度:
10.1采购部根据供方的业绩,调整控制力度、供货份额。
绩优者增加份额,绩劣者减少份额,也可根据实际业绩进行经常性调整。
10.2当合格供方的供货质量出现问题时,采购应及时通知项目技术部。
由采购及时通知供方改进,防止此类事情的再次发生。
10.3对所供产品质量发生较大质量问题或整改不力者应由采购部发出警告并限期整改。
在整改期间应暂停供货,整改后要重新评价。
10.4当在采购过程中出现任何问题,必须及时处理。
自行处理不了的需通知相关部门协助处理,特大事件需急时通知上级领导。
十一,采购文件的编号制定
11.1为了统一性、识别性、控制性、达到信息资料可追溯性、可延续性的有效运转。
11.2适用于研发部样品文件管理
11.3文件编号由部门标准代号YF,加文件类别C,加文件名称代号01,加文件编制日期/版本号(用两个数字/A1~Z9表示)组成。
11.4文件编号对照表
部门
研发部
缩写编号
YR
文件类型
采购管理规范文
缩写编号
C
分类文件
分类文件名称
采购计划
样品须求单
请购单
订购单
缩写编号
01
02
03
04
分类文件名称
采购合同
缩写编号
05
文件年号
2012年09月14号
文件序号
本年第1份
本年第50份
缩写编号
12
缩写编号
A1
E0
文件序列号注解:
文件序列号由A~Z26个字母和0~910个阿拉伯数字组成,本年出的第一份文件或表格、以A1表示、第二份文件以A2表示,以止类推满10进一字母,如本年第10份以B0表示。
转到第二年,年号改进,序列号再从A1开始。
(这样就可以知道是哪一年的第多少份文件有益查找)
11.5编号分解
样式(YRC0212A1)
样式(YRC02(12)A1文件顺序号,
文件编制年份
分类文件缩写
管理文件类型缩写
部门
注解:
YR表示研发部,C表示采购文件,02表示样品须求单,12表示2012年,A1表示本年制作第一份。
采购计划
计划类别:
编号:
YRC0112A1日期:
序号
名称
规格型号
生产厂家
单位
数量
单价
总额
到货日期
备注
共计金额:
计划申请人
审核
批准
计划到货日期
日期
日期
样品需求单
需求原因:
□送检验用□参展用□客户测试用□其他
□规格品□新产品制作□修改规格品承制单位:
□研发部□工厂编号:
YRC0212A1日期:
客户
客户编号
国别
产品编号
数量
需求
日期
付款方式
预定验货日
产品:
包装方式:
零/配件:
唛头:
核准
审核
经办
研发部
生技课
确认
经办
确认
经办
确认事项
确认单位
生产出库日期
生管
型号登录
品管
重量
仓储
材积
厂长
其他
总经理
本样品需求单经核准确认后交生产单位作为生产通知之依据。
计费样品出库使用销货出库单,免费样品使用其他出库单,余使用成品借用单。
除规格品外另附非规格品建议表。
为配合样品之发送作业,请各签单之单位能于日内,提出上项确认。
请购单
编号:
YRC0312A1
请购用途:
请购日期:
序号
名称
型号规格
封装
数量
以下如有请提供
单价
金额
联系人
联系电话或QQ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
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25
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27
28
29
30
共计金额:
请购人:
批准:
采购:
日期:
日期:
日期:
订购单
编号:
YRC0412A1
订购类型:
供应商名称:
供方电话:
供方联系人:
供方传真:
供方地址:
订购日期:
序号
物料名称
型号规格
交期
数量
单位
单价
金额
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
共订金额:
需方信息
联系人
电话
手机
传真
邮箱
地址
备注:
1.贵公司若因品质不良、规格参数不正确、交期延误、数量不准确等情况造成我公司的损失,概由供方负责。
2.请在送货单上注明送货日期、产品名称、规格、数量、单价、总金额。
3.收到订单后请在四个工作日内回签,逾期不回视同上列单价交期。
产品加工订货合同
编号:
YRC0512A1
供方(全称):
需方(全称):
根据《中华人民共和国合同法》规定,经双方协商达成共识,签订本合同,以资共同信守。
一、品名、规格、数量、价格、交(提)货日期
品名
规格
单位
数量
单价含(17%)税金
金额
分期交(提)货数量
月
月
月
总金额(大写):
二、技术资料、图纸提供办法及保密需求:
三、验收标准,方法和期限:
。
四、交(提)货方法、地点及运杂费负担:
五、货款结算时间及方法:
六、包装要求及包装物回收办法,费用负担:
七、本合同自签订之日起,双方盖章签字后生效,任何一方不得擅自修改或终止。
如需修改或终止,应经双方协商同意,另立补充协议。
补充协议与本合同具有同等效力。
八、本合同在履行期内任何一方违约,承担总金额1%违约金。
九、合同争议的解决方式:
本合同在履行过程中发生的争议,由双方当事人协商解决,协商不成依法向人民法院起诉。
十、其他:
如因使用过程中出现质量问题由供方负责。
十一、本合同一式两份,双方各执一份。
法定代表人:
委托代理人:
电话:
传真:
邮编:
开户银行及账号:
日期:
年月日订立
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