XXX设备管理信息系统解决方案.docx
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XXX设备管理信息系统解决方案
Xxx开发区管委会
IT设备管理信息系统
解
决
方
案
201X年8月
文件状态:
[]草稿
[√]正式发布
[]正在修改
文件编号:
LZ_P2013_82
当前版本:
1.0
一、概述
1.1、项目背景
随着信息处理技术的不断发展以及计算机应用的日益普及和深入,行政事业单位信息化进程不断加快,各种软硬件设施不断新增与购置,给行政事业单位带来了工作效益的提升与方便。
在享受工作效益的提升与方便的同时,行政事业单位的IT设备(计算机及相关周边设备、网络设备、软件等)的拥有量不断地增大,对IT设备的管理也已成为一项重要的基础性工作。
但由于针对IT设备的管理仍停留在旧的手工管理阶段,缺乏有效的统一管理措施,带来了极大的不便与隐患。
主要暴露的问题如下:
1.无法有效、及时的了解本单位目前IT设备总体情况。
如数量、品名、类型、价格、配置、使用年限等。
2.不能有效整合各种软硬件设施,使其产生最大的效益。
3.新购设备无依据,不能及时发现目前IT设备中有哪些产品快到期,哪些产品需要进行更新、升级换代。
4.不能有效监测设备的配置变更,给设备的管理带来隐患。
5.不能有效跟踪设备的使用变更情况,导致随着日期时间的推延,相关设施无从查找,甚至遗失。
6.相关统计查询十分不便,只能通过手工的方式进行,效率低下等等。
鉴于传统的手工管理模式存在以上诸多问题,为了保障IT设备不流失,迫切需要建立一套IT设备管理信息系统,实现对各类IT设备的电子化管理,以规范工作流程,提高工作效率。
1.2、建设目标
为了解决行政事业单位手工管理模式存在的诸多问题,本系统通过实现符合规范的IT设备生命周期的全过程的管理,针对IT设备的购买、使用、维护、转移和报废等各个环节,建立完善的工作流过程控制及IT设备档案。
本系统将基于业内领先的、自主研发的核心开发平台,以友好、灵活、易操作的界面建立标准化、智能化的IT设备管理机制。
本系统的建设目标体现在三个层面上:
⏹管理层面
在管理层面上优化管理环节,提高应变能力,减少资源浪费。
实现IT设备管理和预算管理的有机结合,实现IT设备管理的信息化、正规化和动态化,对进一步创新行政事业单位IT设备监管手段将产生积极的影响。
系统所提倡的IT设备信息化管理理念,是确保节约资源,提高IT设备利用效率,实现IT设备利用效益最大化。
⏹业务层面
在业务层面上以宏观管理与微观管理相结合、IT设备管理与财务管理相结合、实物管理与价值管理相结合为管理理念;以IT设备生命周期为基础,以设备利用最大化为原则。
以提升行政事业单位IT设备管理质量和效率为目标。
⏹技术层面
基于业内领先的、自主研发的核心开发平台,具备完善的系统管理体系,系统的稳定性、安全性、灵活性、高效性都达到了一个新的高度,满足海量数据高速响应、专业领域系统安全保密、复杂部署环境稳定运行、各种个性化需求灵活实现的要求。
1.3、建设内容
通过将行政事业单位对IT设备清查结果作为本系统初始数据来源,建立IT设备管理动态数据库。
以IT设备动态数据库为核心,围绕行政事业单位IT设备管理的购置计划、申请、采购、登记、使用、处置、收益、清查、统计报告等业务,进行精细化、过程化管理,实现上下级部门间的信息共享、业务协同。
此外,还可实现与部门预算、政府采购、国库集中支付、非税收入、财务管理等系统之间数据的衔接。
1.4、建设原则
按照国家与行政事业单位的相关规定,本着提高工作效率,提供科学决策、推进优质服务的要求,本系统的建设应遵循以下原则:
⏹统一领导,加强协调
系统建设要在项目领导小组的统一领导下,统一规划,协同配合,保证系统建设的顺利进行。
⏹强化服务,讲求实效
系统建设要以业务需求为中心,提供全方位、多角度的服务,充分发挥系统的服务功能。
⏹注重应用,保障安全
系统建设应围绕实际的业务需求,开展系统实施,并通过系统应用的成果进一步推进系统建设。
1.5、建设周期
本系统的建设周期将根据用户要求具体制定。
二、需求分析
2.1、总体需求
紧密贴合海南XXX经济开发区管委会IT设备管理业务的实际需求,建立覆盖海南XXX经济开发区管委会及其下属单位的IT设备管理信息系统,充分体现分级管理思想,满足不同层级单位的管理需求,涵盖IT设备的购置申请、登记、保管、领用、维护、调拨、处置、盘点等日常业务管理。
提供IT设备的查询、统计、分析功能,为IT设备的预算、购置和处置等事项提供数据分析和决策参考。
通过IT设备管理与财务管理数据有效对接,协同管理,以实现数据的共享和实时更新,解决IT设备管理与财务管理相脱节问题。
2.2、功能性需求
2.2.1、基础数据管理需求
基础信息是IT设备管理信息系统对IT设备管理业务、数据统计分析应用的基础要求,包括海南XXX经济开发区管委会及其下属单位的基本信息、基础数据信息管理两部分。
系统应建立统一基础数据标准,建立完善、灵活的基础数据编码体系,以保障系统对海南XXX经济开发区管委会IT设备管理业务有效支撑能力,同时满足其下属各层次单位对IT设备数据不同口径的统计分析要求。
具体需求如下:
1.建立不同口径的基础数据编码标准,以满足海南XXX经济开发区管委会及其下属单位对IT设备管理业务的需要。
2.基础数据编码应支持对数据汇总、分析的多套编码的支撑功能,即对同样的IT设备数据可以按照多种口径、多种分类方法进行汇总分析等。
3.自定义基础数据编码规则、调整、更新基础编码的功能。
2.2.2、设备购置管理需求
IT设备购置涵盖计划、申请、采购、验收、登记、入库、领用、调剂、计提折旧等行政事业单位IT设备购置管理业务。
具体需求如下:
1.购置计划
各部门和各下属单位可根据自身需要,编制出年度IT设备购置计划。
行政事业单位的IT设备管理部门在与各部门及各下属单位讨论协商后,编制整个单位的年度IT设备购置计划。
行政事业单位根据单位年度IT设备购置计划和财政预算资金的争取情况,调整年度IT设备购置计划,形成年度IT设备购置实施计划。
2.设备申请
各部门或各下属单位在有购置IT设备需求时,提交所需IT设备的购置申请,经审批通过后即可采购。
3.设备采购
年度IT设备购置实施计划或IT设备购置申请经审批通过后,单位通过招标等方式确定供应商并签订供货合同。
IT设备管理部门在系统中录入合同信息,包括供应商、交货时间、合同金额、合同的电子扫描件等。
4.设备登记
(1)IT设备登记相关打印应实现灵活扩展要求,以适应对打印不同的需求。
(2)IT设备登记与现有财务软件实现设备核算及对账数据协同交互功能。
(3)提供IT设备全生命周期业务的信息管理。
(4)IT设备登记应提供简便、快速、灵活的多种人性化、集成化功能,提高操作效率。
5.设备库存管理
针对批量集中采购或分次配发的IT设备配置应提供设备入库、领用及库存查询管理。
6.设备调剂
为了实现IT设备资源共享及资源利用最大化,将在单位内部进行调剂,实现IT设备合理利用,系统应提供适合行政事业单位IT设备调剂管理特点的相关管理功能。
2.2.3、设备变动管理需求
实现对已审核(入账)IT设备的变动功能,同时形成变动记录以备查看。
设备变动包括直接变动和增减值变动功能。
1.直接变动
对已审核(入账)IT设备卡片非关键信息单张或批量进行变动,应支持卡片或表格批量操作。
2.增减值变动
实现对已审核(入账)IT设备价值的变动功能,同时形成变动记录以备查看。
3.直接变动查询
可以对IT设备直接变动情况按多条件进行查询,查询条件可灵活定义,查询结果支持数据透视功能。
4.增减值变动查询
可以对IT设备增减值情况按多种查询条件进行查询,查询条件可灵活定义,查询结果支持数据透视功能。
2.2.4、设备处置管理需求
IT设备处置是单位的IT设备出口关,为了严格把关,防止IT设备流失,系统应对单位IT设备处置的各个环节进行过程化管理,加强IT设备处置业务流程之间触发与数据流制约,实现IT设备处置业务内部有效管理功能,同时满足单位对IT设备处置审批监管需要。
实现IT设备处置业务管理与财务核算管理的一体化数据协同。
具体需求如下:
1.IT设备的各类处置业务登记与审核
提供对IT设备的各类处置业务进行登记与审核,应支持对各类处置业务申请单的内部多级审批功能。
2.IT设备处置汇总申报管理
应实现将单位内部审批通过的业务处置登记单汇总后,生成IT设备处置申报审批单需求。
3.IT设备处置收益管理
对IT设备各类处置业务产生的收益登记及上缴功能。
2.2.5、设备盘点管理需求
对IT设备应当定期或者不定期进行清查盘点,尤其是在年底前,应该进行一次全面的清查盘点,包括查明IT设备的总账和明细账是否相符,实有数与账面结存数是否相符,账面数和卡片数是否相符,IT设备保管、使用、维修等情况是否正常等。
2.2.6、设备帐表需求
提供对IT设备各种账目报表的查询,包括设备总账、设备年度状况、设备管理业务日志、设备台账等。
2.2.7、统计查询需求
以IT设备管理动态数据库为基础,实时以不同角度反映单位及其下属单位的IT设备增减变化、分布构成以及历史状况等功能,即通过多条件可分别对单位的IT设备进行分类查询统计,支持数据分组汇总、排序、图表分析功能,并可自定义查询组合条件。
2.3、非功能性需求
除了满足IT设备管理业务的需求外,系统还应满足以下一些非功能性的需求:
⏹安全性
系统应建立严密的身份认证机制,杜绝非法用户的使用。
⏹容错性
系统应全面捕捉用户的操作错误,并给出友好提示。
不能因为偶尔的操作失误导致数据的不一致和其它异常的发生。
⏹扩展性
系统在设计和开发时应遵循J2EE规范,必须是组件化、面向对象的,可做到灵活扩展。
⏹标准化
系统在设备编码、设备类型等关键数据的设计上,应遵循国际、国家和行业的有关标准。
⏹界面
系统的界面应简洁、易用、人性化,提供良好的人机体验。
⏹接口
系统应提供标准的应用集成接口,方便今后和办公系统、财务系统的对接。
三、系统架构规划
3.1、指导思想
建设IT设备管理信息系统是实现单位IT设备管理业务动态化、预算编制精细化的重要举措,有利于提高工作效率、降低管理成本、提高IT设备管理工作透明度、实现IT设备管理与预算管理的有机结合。
IT设备管理信息系统的运行实施,对进一步创新海南XXX经济开发区管委会IT设备的监管手段,改进海南XXX经济开发区管委会设备管理模式和管理方法将产生积极的影响。
3.2、总体架构设计
通过对本系统的建设目标、建设内容以及业务需求的分析研究,本系统的总体架构图归纳如下:
IT设备管理信息系统-总体架构图
从上图可看出,本系统的总体架构遵照严格的标准体系建设规范,根据本系统的实际需求,我们通过三个规范体系对系统进行合理的保障,具体包括了安全保障体系、标准规范体系以及运行管理系统。
总体系统架构设计分为四个基础层级,通过有效的层级结构的划分可以全面展现整体应用系统的设计思路。
⏹基础平台层
基础平台层的建设是本系统搭建的基础保障,通过全面的基础平台的搭建,为整体应用系统的全面建设良好的基础。
⏹业务数据层
业务数据层是本系统数据资源的保障。
从整体结构上划分,我们将数据资源分为基础的结构型资源和非结构型资源。
通过对资源库的有效分类,建立完善的元数据管理规范,从而更加合理有效的实现资源的共享机制。
⏹业务支撑层
业务支撑层是整体应用系统建设的基础保障,由于采用了面向服务体系架构的设计,通过统一的企业级总线服务实现相关引用组件包括工作流、查询、公式、报表、消息等应用组件进行有效的整合和管理。
由此可见,业务支撑层的建设是整体架构设计的核心部分,其关系到本系统的顺利搭建。
⏹业务应用层
业务应用层是本系统非常重要的组成部分,是对信息处理的重要环节,按功能的不同划分为十二个模块,分别为:
基础数据管理、设备购置管理、设备回收管理、设备变动管理、设备处置管理、外部使用管理、设备盘点管理、设备维修管理、收益管理、日常业务查询、设备账表、系统管理等。
3.3、逻辑架构设计
规划一个符合IT设备管理的逻辑架构是一切技术工作的先决条件,是奠定系统性能的基础,是至关重要的。
因此,本系统逻辑设计分成四大部分:
系统管理、基础数据管理、日常业务以及动态监管。
系统管理是逻辑架构的系统基础,基础数据管理是逻辑架构的业务基础,这两个基础必不可少,由主管部门的系统管理员和业务管理员分别负责。
IT设备通过日常业务来管理,这里涉及到主管部门、财务部门以及职能部门/下属单位。
职能部门或下属单位提出自身所需的IT设备购置申请,由主管部门和财务部门审批,审批通过后采购,采购回来由主管部门的业务管理人员入库。
职能部门或下属单位此时可提出领用申请,由主管部门进行审批,审批通过后发放IT设备。
在IT设备生命周期内,主管部门可对IT设备进行外部使用、处置、变动、维护、回收以及盘点等业务管理。
系统逻辑框架如下图所示。
IT设备管理信息系统-逻辑架构图
3.4、技术架构设计
IT设备管理信息系统-技术架构图
3.5、功能结构设计
IT设备管理信息系统-功能结构图
3.6、设备管理流程设计
IT设备管理流程图
3.7、网络拓扑设计
IT设备管理信息系统-网络拓扑图
四、功能模型设计
4.1、基础数据管理
基础数据是IT设备管理信息系统的基本数据或基础资料,用于记录业务发生的结果、支撑业务流程运转和提供统计分析的分类。
包括:
设备分类、设备品牌、存放地点、供应商、设备标签等。
4.1.1、设备分类
管理IT设备管理信息系统所用到的一些设备分类,包括分类编码、分类名称、助记码、折旧年限等,方便填写IT设备卡片时的录入操作。
4.1.2、设备品牌
登记IT设备管理信息系统所用到的设备品牌信息。
4.1.3、存放地点
管理IT设备管理信息系统所用到的设备存放地点,包括地点代码、地点名称、是否使用、助记码、说明等。
4.1.4、编号规则
按不同的设备分类属性,定义各类业务单据编码生成规则。
可定义单据编号的号段、是否启用流水号等规则。
4.1.5、供应商管理
登记IT设备的供应商信息。
登记IT设备时,可检索相关供应商,使得IT设备的维修、升级可以优先查找供应商。
同时也为供应商电子化管理奠定基础。
4.1.6、设备标签
为了使得IT设备的管理变得轻松和简单,避免手工的操作和记录带来的数据错误和时间的耗费,本系统将采用条形码技术。
业务管理员可通过设备标签功能设置单位IT设备的标签格式。
4.2、设备购置管理
4.2.1、功能描述
设备购置管理提供了对IT设备购置过程中各个工作环节的管理功能。
IT设备的购置过程是:
计划→申请→招标→合同订立→合同执行监督→验收→登记→领用→调剂→计提折旧。
设备购置管理包含了设备购置计划、采购申请、采购合同、设备验收、设备登记、设备领用、设备调剂以及计提折旧等。
各职能部门和下属单位可根据自身需要编制年度IT设备购置计划。
IT设备主管部门与各部门讨论协商后根据各部门计划,编制整个单位的年度IT设备购置计划。
根据单位年度设备采购会议讨论结果和财政预算资金的争取情况,IT设备主管部门调整年度IT设备购置计划,形成年度IT设备购置实施计划。
除年度购置之外,各职能部门和下属单位还可以在有购置IT设备需求时,在线填写设备采购申请并提交给IT设备主管部门审批。
购置申请审批通过后,通过招标等方式确定供应商并签订供货合同。
IT设备主管部门在系统中录入合同信息,包括供应商、交货时间、合同金额、合同的电子扫描件等。
系统还可以根据合同信息,当接近货时间或逾期仍未到货时可以自动提醒管理部门。
对于验收合格的IT设备转入设备登记环节,验收不合格的IT设备可以暂时拒收,等待下一次验收或退货处理。
设备登记后即可进入领用、调剂以及计提折旧流程。
4.2.2、处理流程
IT设备购置流程图
IT设备登记流程图
IT设备领用流程图
IT设备调剂流程图
4.2.3、设备购置计划
对IT设备年度购置计划进行申报审批。
设备购置计划是由各职能部门或下属单位提出申请,申请里详细列出了下一年度所需的IT设备详细情况,主管部门针对提交上来的年度购置计划申请进行审批,审批通过后,财务部门根据财务预算对年度购置计划进行再审批。
财务部门审批通过后将进入设备采购流程。
4.2.4、采购申请
采购申请是各职能部门或下属单位根据自身的需要提出IT设备购买申请,申请里详细列出所需IT设备的详细情况,主管部门负责对采购申请进行审批,审批通过后,财务部门根据财务预算对采购申请进行再审批。
通过主管部门和财务部门审批通过后进入设备采购流程。
4.2.5、采购合同
年度设备购置计划或采购申请经审核通过后,行政事业单位将进行招标等方式确定供应商并签订供货合同。
主管部门在采购合同功能中录入合同信息,包括供应商、交货时间、合同金额、合同的电子扫描件等。
同时,系统还自动根据合同信息,当接近到货时间或逾期仍未到货时自动提醒主管部门。
4.2.6、设备验收
采购的IT设备到货后,主管部门可通过系统打印到货验收表,此到货验收表是系统根据所签订的采购合同信息,将未通过验收的设备信息打印出来,此到货验收表的格式可自定义。
主管部门的设备业务人员在设备验收通过后,需将验收的设备输入到系统中。
4.2.7、设备登记
购置、接收和借入的IT设备在验收合格后进入登记环节,购置设备登记信息可由验收通过的设备信息生成,而接收和借入的I设备需要录入设备信息。
除了基本信息外,还可以录入IT设备的其它信息,包括硬件驱动、软件CD-KEY、相关文档(电子原件或扫描件)等。
同时,系统还根据登记的设备信息自动维护设备总台账。
4.2.8、登记查询
可以按设备卡片的方式查询IT设备登记情况,并提供数据联查、数据分组汇总、打印等功能。
4.2.9、设备领用
各职能部门或下属单位因工作需要申请使用IT设备,必须办理设备领用手续。
设备领用管理提供了对IT设备领用过程的管理。
申请设备领用的部门或下属单位可以查询单位现存设备的种类和数量,根据设备当前使用状态,在线填写IT设备领用申请,并提交给主管部门审批。
设备领用申请审批通过后,系统自动建立领用记录,将领用的设备信息回写到相应的设备卡片中,建立设备使用部门及人员领用台账。
4.2.10、设备调剂
设备调剂是把各职能部门间超标设备、闲置设备调给另一个正在需要该设备的职能部门使用,提高设备使用率。
4.2.11、计提折旧
设备折旧是指在设备的使用寿命内,按确定的方法对应计折旧额进行的系统分摊。
使用寿命是指设备预期使用的期限。
应计折旧额是指应计提折旧的设备原价扣除其预计净残值后的余额。
计提折旧是把需要折旧的设备按照设定的折旧方式进行折旧计提。
4.2.12、标签打印
IT设备的管理结合了条形码技术,避免手工的操作和记录带来的数据错误和时间的耗费。
设备标签是在系统编码的基础上,以条形码的方式表现出来。
标签打印功能可配合标签打印机打印设备标签,标签打印出来后,可将带有设备信息和条形码的标签粘贴在设备上。
设备标签只有设备业务管理员有权发放,保证标签数量和内容准确性。
4.3、设备回收管理
4.3.1、功能描述
主管部门的设备业务管理员对符合已到报废期、闲置的设备或者设备在有偿使用(出租出借等)业务结束需要进行设备回收,回收模块用来登记其回收信息。
功能包括回收申请、回收入库登记、回收入库查询。
4.3.2、处理流程
IT设备回收流程图
4.3.3、回收申请
回收申请是指各职能部门或下属单位将自身一些符合已到报废期、闲置的设备登记后提出设备回收申请。
4.3.4、回收入库登记
设备回收入库功能实现了对闲置设备、损坏设备、已到报废期的设备回收登记,记录回收原因、管理部门、被回收单位、经办人、存放地点等信息,如果行政事业单位有单位网站或协同办公系统,则将闲置设备回收信息自动发布到网站或协同办公系统的首页。
4.3.5、回收入库查询
可以按回收类型、回收时间、设备分类、回收单位、设备价值等条件查询回收设备情况,并提供数据联查、数据分组汇总、打印等功能。
4.4、设备维修管理
4.4.1、功能描述
IT设备维修过程是:
损坏报告→维修申请→维修审批→设备维修→维修记录。
系统提供对设备维修过程中各个工作环节的管理功能。
当设备发生故障而损坏时,设备使用部门首先应及时发现并填写损坏报告。
设备使用部门应详细记录设备发生故障时的使用状态,单位的技术部门对故障原因做出的分析判断和处理意见。
当技术部门做出损坏设备需进行维修时,设备业务管理员参考设备折旧后的现值和维修费用,给出是否需要继续维修抑或直接报废的建议。
设备业务管理员针对需要维修的设备提出维修申请并提交给领导审批,维修申请审批通过后,设备进入维修环节。
设备使用部门负责跟踪维修过程,建立维修记录。
维修记录的包括设备编号、维修时间、每次维修情况、费用等。
当维修时需要更换配件,可以在系统中查询相关的备品配件信息,为维修提供参考。
当损坏的设备无法继续维修或维修成本高于重新购置费用时,可以选择报废的处理方法。
设备使用部门可以在系统中查询其它同类型的处于“闲置”状态的设备,如果有则可重新申请设备领用;否则可以转到“设备购置”流程购买新的设备。
4.4.2、处理流程
IT设备维修流程图
4.4.3、损坏报告
损坏报告记录了IT设备损坏的详细信息,包括设备当前状态,故障现象等等,由设备使用部门负责填写。
4.4.4、维修申请
维修申请登记了需要维修的IT设备详细信息,其信息可直接从损坏报告中提取,也可手工录入,由设备业务管理员负责填写。
4.4.5、维修记录
维修记录负责登记IT设备维修的信息,包括送修设备信息、送修人、送修日期、原因、费用、返还时间等。
4.4.6、维修查询
按设备类别、设备编号、设备名称、送修人、送修日期等查询设备维修情况。
4.5、设备变动管理
4.5.1、功能描述
设备使用期间,设备会因为使用或管理的需要做出调整。
设备变动的主要作用是完成对已入账设备调整,并记录每次设备调整的变动前后值,以便日后查询。
可以对设备进行单笔或批量变动,设备变动主要包括:
⏹直接变动
设备业务管理员在对所辖设备不改变设备价值的前提下,对设备信息进行调整,无需经过主管领导进行审批。
⏹增减值变动
由于实际管理过程中所辖设备价值发生增加、减少或因其他原因进行价值修改时,需要设备业务管理员进行设备价值变动申请登记,并由主管领导审批通过后,完成对设备价值变动处理。
4.5.2、处理流程
IT设备变动流程图
4.5.3、直接变动
设备在其使用生命周期内,因为某些原因需要对设备当前信息进行变动,其中,变动设备的价值信息不允许被修改。
直接变动主要实现对已审核(入账)设备信息的变动功能,同时形成变动记录以备查看。
系统提供对需要变动的设备卡片信息字段批量变动处理功能,对于设备卡片变动信息,系统自动记录到相应设备卡片的业务日志中,以备日后追溯。
4.5.4、增减值变动
设备在其使用生命周期内,由于某些原因,需要对设备的价值进行变动。
设备增减值变动主要实现对已审核(入账)设备价值的变动功能,同时在相应设备卡片的业务日志中形成变动记录以备查看。
设备增加值变动单审核后,系统自动将设备增减变动单信息写入财务对账中间库中,为财务系统提取设备增减变动信息生成相应会计核算凭证提供数据准备。
4.5.5、设备变动查询
通过多条件或自定义组合查询条件可以查询设备卡片变动前和变动后信息、设备价值增减变动信息。
此功能包括:
直接变动查询、增减值变动查
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