中国科学院二期档案进馆.docx
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中国科学院二期档案进馆及数字化工作常见问题解答
2018年8月修订
前 言
档案进馆及数字化工作是推进落实“依法治档”的举措之一,对我院数字档案资源建设具有重大意义。
为提高二期档案进馆及数字化工作的规范化水平,保证进馆档案实体和数字化档案数据的质量,中国科学院档案馆(以下简称“院档案馆”)根据二期档案进馆及数字化工作的内容,编制了《中国科学院二期档案进馆及数字化工作常见问题解答》(以下简称“《问答》”),供各进馆单位参考。
《问答》包括基本情况、前期准备、进馆档案鉴定、进馆档案整理、进馆档案清密定密、进馆档案实体预验收、进馆档案数字化、数字化档案数据进馆验收、进馆档案实体移交、进馆数字化档案数据移交10部分内容,收录了二期档案进馆及数字化工作中的常见问
题,共116个,并提出了解决措施。
同时,将二期档案进馆及数字化工作中涉及的常用表格(33个)收录其中,方便进馆单位使用。
如在阅读、使用《问答》过程中遇有疑问,敬请与我们联系(电
话:
010-82626611-6804;邮箱:
zkydag@),我们将及时研究并反馈。
编 者
2018年8月
目录
第一章基本情况 1
1.列入二期档案进馆范围的院属单位有哪些?
2
2.二期进馆档案的范围是什么?
2
3.二期档案进馆及数字化工作的内容主要有哪些?
2
4.二期档案进馆及数字化工作可参考的文件有哪些?
2
5.二期档案进馆及数字化工作的推进方式是怎样的?
3
6.二期档案进馆及数字化工作与一期档案进馆工作的区别有哪些?
3
7.分院在二期档案进馆及数字化工作中应承担的职责有哪些?
3
第二章前期准备 4
8.前期准备工作的内容有哪些?
5
9.进馆工作领导小组的人员组成有什么要求?
5
10.进馆工作领导小组的职责是什么?
5
11.进馆工作小组的人员组成有什么要求?
5
12.进馆工作小组的职责是什么?
5
13.制定进馆工作方案前应做哪些准备工作?
6
14.进馆工作方案的主要内容有哪些?
6
15.进馆工作制度规范的内容有哪些?
6
16.进馆工作培训如何开展?
7
17.进馆单位开展进馆工作培训的内容主要有哪些?
7
第三章进馆档案鉴定 8
18.进馆档案鉴定的内容是什么?
9
19.进馆档案鉴定工作的流程是什么?
9
20.如何组建进馆档案鉴定小组?
9
21.如何制定进馆档案鉴定的标准?
9
22.进馆档案鉴定单元如何确定?
9
23.进馆档案鉴定如何实施?
10
24.鉴定结果如何报审?
10
25.鉴定工作总结的内容有哪些?
10
26.进馆档案鉴定过程中需要注意的问题有哪些?
10
27.经鉴定不进馆档案的处理有哪些要求?
11
第四章进馆档案整理 12
28.进馆档案整理的原则是什么?
13
29.进馆档案的整理方式是什么?
13
30.进馆档案整理包括哪些工作环节?
13
31.进馆档案的分类方案如何确定?
13
32.进馆档案分类的要求有哪些?
14
33.进馆档案组卷的要求有哪些?
14
34.无科研课题档案归档说明书时如何处理?
14
35.进馆档案卷内文件材料排列需要注意哪些问题?
14
36.按件整理进馆档案组件的要求有哪些?
15
37.进馆档案页号编写需要注意的问题有哪些?
15
38.按件整理进馆文书档案排列的要求有哪些?
15
39.编制卷内文件目录时应注意的问题有哪些?
16
40.文件题名编制有哪些特殊要求?
16
41.声像档案卷内文件著录有哪些特殊要求?
16
42.进馆档案的全宗号如何确定?
17
43.进馆档案的档案馆档号如何编制?
17
44.按件整理的进馆文书档案的档案馆档号如何编制?
17
45.进馆资料的档案馆档号如何编制?
18
46.按件整理的进馆档案加盖归档章的要求有哪些?
18
47.填写卷内备考表时需要注意的问题有哪些?
18
48.填写案卷封面时需要注意的问题有哪些?
19
49.进馆档案案卷排列的要求是什么?
19
50.编制进馆档案案卷目录时应注意哪些问题?
19
51.编制档案目录时容易出现的问题有哪些?
19
52.档案修整的内容有哪些?
20
53.进馆档案是否需要装订?
20
54.进馆档案的案卷封皮要求是什么?
20
55.进馆档案的装盒顺序如何确定?
20
56.进馆声像档案整理时应注意哪些问题?
20
57.进馆档案装具要求是什么?
21
第五章进馆档案清密定密 22
58.进馆档案清密定密的内容是什么?
23
59.进馆单位产生的涉密档案如何进行清密定密?
23
60.外单位产生的涉密档案如何进行清密定密?
23
61.解密后的进馆档案是否可以公开?
23
62.如何处理进馆涉密档案密级处理意见?
23
第六章进馆档案实体预验收 24
63.实体预验收应具备哪些条件?
25
64.实体预验收由谁负责?
25
65.实体预验收的内容有哪些?
25
66.实体预验收工作程序有哪些?
25
67.实体预验收申请材料包括哪些内容?
26
68.实体预验收申请材料如何提交?
26
69.实体预验收会的程序是什么?
26
70.实体预验收会现场需准备哪些材料?
27
第七章进馆档案数字化 28
71.进馆档案数字化的方式有哪些?
29
72.数字化工作的内容有哪些?
29
73.数字化工作准备的内容有哪些?
29
74.进馆涉密档案数字化的要求有哪些?
29
75.数字化工作设备的要求有哪些?
29
76.各类档案目录建库的要求有哪些?
30
77.“数字化情况说明”字段的著录要求有哪些?
30
78.纸质档案数字化扫描的技术参数有哪些?
31
79.音频档案数字化的技术参数有哪些?
31
80.视频档案数字化的技术参数有哪些?
32
81.数字化档案图像处理的内容和要求有哪些?
32
82.音/视频档案切分的要求有哪些?
32
83.音/视频档案处理的要求有哪些?
33
84.数字化档案图像数据如何命名?
33
85.数字化档案数据的存储结构如何确定?
33
86.数据质检的主要内容有哪些?
34
87.数据质检的要求有哪些?
35
88.数据验收由谁负责?
35
89.数据验收的方式如何确定?
35
90.数据验收的要求有哪些?
35
91.数据备份的方式与要求有哪些?
36
第八章数字化档案数据进馆验收 37
92.数据进馆验收应具备哪些条件?
38
93.数据进馆验收由谁负责?
38
94.数据进馆验收工作程序有哪些?
38
95.数据进馆验收应提交的材料有哪些?
38
96.提交数据进馆验收的目录数据Excel文件的要求有哪些?
39
97.数字化档案数据进馆验收的方式是什么?
39
98.数据进馆验收整改工作的要求有哪些?
39
第九章进馆档案实体移交 40
99.进馆档案实体移交应具备哪些条件?
41
100.进馆档案实体核查由谁负责?
41
101.进馆档案实体核查的内容和要求有哪些?
41
102.进馆档案实体运送至院档案馆的要求有哪些?
41
103.进馆档案实体移交的内容和要求有哪些?
41
104.进馆档案实体移交流程有哪些?
42
第十章进馆数字化档案数据移交 43
105.进馆数字化档案数据移交应具备哪些条件?
44
106.光盘刻录工作的起始时间和数量要求?
44
107.数字化档案压缩数据DVD光盘的刻录要求有哪些?
44
108.数字化档案原始数据蓝光光盘的刻录要求有哪些?
44
109.光盘说明文件的内容有哪些?
45
110.光盘内档案数字化数据的存储结构如何确定?
46
111.数字化档案数据光盘标识的填写要求有哪些?
46
112.数字化档案数据光盘如何提交至院档案馆?
46
113.进馆数字化档案数据光盘核查由谁负责?
46
114.进馆数字化档案数据光盘核查的内容和要求有哪些?
46
115.进馆数字化档案数据移交的内容有哪些?
47
116.进馆数字化档案数据移交流程有哪些?
47
附件 48
附件1:
中国科学院二期进馆档案全宗清单 49
附件2:
进馆档案鉴定表 53
附件3:
进馆档案目录模板 56
附件4:
进馆档案卷内备考表 82
附件5:
进馆档案案卷封面 86
附件6:
进馆档案盒式样 88
附件7:
中国科学院二期进馆档案实体数量统计表 90
附件8:
中国科学院二期进馆档案鉴定情况统计表 94
附件9:
中国科学院数字化档案目录建库字段及属性 96
附件10:
二期进馆数字化档案数据目录和图像质检工具检测内容 101
附件11:
纸质档案数字化数据验收记录表 103
附件12:
音/视频档案数字化数据验收记录表 104
附件13:
二期进馆档案数字化数据验收情况统计表 105
附件14:
中国科学院进馆档案全宗情况说明 107
附件15:
中国科学院进馆档案实体交接文据 109
附件16:
数字化档案数据DVD光盘登记表 110
附件17:
数字化档案数据蓝光光盘登记表 112
附件18:
中国科学院进馆数字化档案数据交接文据 113
附录 114
附录1:
档案数字化外包安全管理规范 115
附录2:
档案服务外包工作规范 121
附录3:
国家秘密载体印制资质管理办法 140
第一章基本情况
1.列入二期档案进馆范围的院属单位有哪些?
答:
除一期进馆档案超过1990年的院直属事业单位、1985年以后成立的院直属事业单位、中国科技大学、中国科学院大学、院直接投资企业及有关单位、双重领导单位之外,列入二期档案进馆范围的共88个院属单位,91个全宗(不含名人档案全宗,详见附件1)。
2.二期进馆档案的范围是什么?
答:
(1)进馆单位1981-1990年文书档案、科研课题档案、声像档案(照片、音频、视频)、名人档案和实物档案。
(2)1990年以前转企改制单位,转制之前形成的各类档案。
(3)撤销或合并单位,撤销或合并之前形成的各类档案。
3.二期档案进馆及数字化工作的内容主要有哪些?
答:
包括前期准备、进馆档案鉴定、整理、清密定密、实体预验收、数字化、数字化档案数据进馆验收、进馆档案实体移交、进馆数字化档案数据移交9部分内容。
4.二期档案进馆及数字化工作可参考的文件有哪些?
答:
(1)《中国科学院档案进馆办法》(修订版征求意见稿);
(2)《中国科学院办公厅关于在院属单位机构调整中加强档案管理的指导意见》(科办〔2016〕9号);
(3)院文书档案、科研课题档案、声像档案和名人档案建档规范(其他各类档案可参考相应门类档案的院建档规范);
(4)科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2008);
(5)文书档案案卷格式(GB/T9705-2008);
(6)归档文件整理规则(DA/T22-2000);
(7)《全宗指南编制规范》(DA/T14-2012);
(8)《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017);
3
(9)《录音录像档案数字化规范》(DA/T62-2017);
(10)《国家档案局办公室关于印发<档案数字化外包安全管理规范>的通知》(档办发〔2014〕7号)(附录1);
(11)档案服务外包工作规范(DA/T68-2017)(附录2);
(12)《中国科学院国家秘密定密管理办法(暂行)》(科发办字〔2015〕
58号);
(13)《国家秘密载体印制资质管理办法》(国保发〔2012〕7号)(附录3);
(14)中国科学院院属单位二期进馆档案重点内容。
5.二期档案进馆及数字化工作的推进方式是怎样的?
答:
(1)以分院或地区整体推进为主,北京分院、上海分院因进馆单位较多而采取分批推进的方式;
(2)院直属事业单位及其下设法人单位整体推进;
(3)因二期进馆工作增加了进馆档案数字化的工作任务,院对二期进馆单位给予一定的种子基金支持,进馆单位匹配相关经费和所需工作条件。
6.二期档案进馆及数字化工作与一期档案进馆工作的区别有哪些?
答:
(1)进馆档案范围不同;
(2)增加了进馆永久保存档案数字化的工作任务;
(3)进馆工作流程增加了前期准备、进馆涉密档案清密定密、进馆档案实体预验收、数字化档案数据进馆验收等环节。
7.分院在二期档案进馆及数字化工作中应承担的职责有哪些?
答:
(1)定期组织分院地区进馆单位进行业务培训和交流;
(2)督促分院地区各进馆单位按计划保质保量完成档案进馆及数字化工作;
(3)组织开展分院地区进馆档案实体预验收,参与分院地区进馆单位数字化档案数据验收工作;
(4)负责核查分院地区进馆档案实体及数字化档案数据整改情况,并向院档案馆书面反馈。
第二章前期准备
8.前期准备工作的内容有哪些?
答:
(1)成立进馆工作领导小组、工作小组;
(2)制定进馆工作方案;
(3)制定进馆工作制度规范;
(4)对参与进馆工作的人员进行培训。
9.进馆工作领导小组的人员组成有什么要求?
答:
由本单位档案工作主管领导、相关职能部门负责人组成,组长由本单位档案工作主管领导担任。
10.进馆工作领导小组的职责是什么?
答:
(1)审定本单位进馆工作方案和计划、安全保密等管理制度;
(2)统筹规划并组织实施进馆工作;
(3)审定进馆档案鉴定结果;
(4)督促检查进馆工作执行情况并解决组织实施过程中遇到的重大问题;
(5)落实进馆工作所需的人员、经费、场地、设备等保障条件。
11.进馆工作小组的人员组成有什么要求?
答:
由本单位档案工作主管部门负责人、档案人员、本单位相关学科领域专家及有关业务部门熟悉本单位历史和工作情况的人员组成。
组长由本单位档案工作主管部门负责人担任。
12.进馆工作小组的职责是什么?
答:
(1)制定并落实二期档案进馆工作方案和计划、进馆工作制度规范;
(2)承担本单位进馆涉密档案的清点、密级变更报批、档案实体密级标识变更工作;
(3)承担进馆档案的初步鉴定和鉴定结果报审工作;
(4)承担进馆档案实体预验收、数字化档案数据验收、档案实体和数字化档案数据移交等工作;
7
(5)承担进馆档案实体预验收和进馆档案移交等具体事务工作;
(6)对进馆工作进行全程监督和安全保密管理;
(7)定期向进馆工作领导小组汇报。
13.制定进馆工作方案前应做哪些准备工作?
答:
应对本单位进馆档案进行摸底,明确本单位进馆年限内档案的门类、数量、原始档案目录和档案质量等情况。
14.进馆工作方案的主要内容有哪些?
答:
进馆工作方案包括进馆工作内容、实施方式、人员安排及责任分工、进度安排与阶段目标、制度规范、安全保密措施、所需的保障条件等,应覆盖进馆档案鉴定、整理、清密定密、数字化、移交等各环节。
15.进馆工作制度规范的内容有哪些?
答:
进馆工作制度规范包括管理制度和业务规范。
(1)管理制度主要包括人员管理、工作场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理、安全保密管理等。
其中:
l人员管理制度:
主要对人员的安全责任、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范;
l工作场地管理制度:
主要对人员出入和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范;
l设备管理制度:
主要对进馆工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范;
l数据管理制度:
主要对进馆工作各环节所产生的数据的管理进行规范;
l档案实体管理制度:
主要对档案实体在进馆工作过程中的交接、管理、存放等工作进行规范;
l安全保密管理制度:
主要对进馆工作各环节中的实体安全和信息安全进行规范。
(2)业务规范主要包括:
进馆档案鉴定标准、档案整理工作流程与业务规范、档案数字化技术要求、档案整理和数字化质量审核内容与要求等。
16.进馆工作培训如何开展?
答:
(1)进馆单位相关人员接受院档案馆及分院组织的进馆工作培训;
(2)进馆单位应对进馆工作小组所有成员进行培训;
(3)采取外包实施方式的进馆单位应对档案外包服务机构的人员进行培训。
17.进馆单位开展进馆工作培训的内容主要有哪些?
答:
院关于进馆工作的文件、操作规程、标准规范和安全保密要求等。
第三章
进馆档案鉴定
18.进馆档案鉴定的内容是什么?
答:
按照本单位进馆档案鉴定标准对列入进馆范围的档案的保存价值和保管期限进行判定,确保反映本单位主要职能管理活动、科研发展历程和成就的档案进馆。
19.进馆档案鉴定工作的流程是什么?
答:
成立进馆档案鉴定小组,制定并完善鉴定标准,实施鉴定,鉴定结果报审,拟写鉴定工作总结。
20.如何组建进馆档案鉴定小组?
答:
进馆单位应根据进馆档案的门类分别成立鉴定小组,并明确鉴定小组负责人,如文书档案鉴定小组,科研课题档案鉴定小组等。
鉴定小组组长由本单位档案工作主管领导担任,成员由进馆工作小组人员组成。
21.如何制定进馆档案鉴定的标准?
答:
进馆单位可根据本单位在进馆年限期间的管理职能和科研发展历史,在本单位各类档案归档范围的基础上,结合进馆档案实际情况,逐项梳理制定。
22.进馆档案鉴定单元如何确定?
答:
按“卷”整理的文书档案以卷为单元进行鉴定,按“件”整理的文书档案以盒为单元进行鉴定;
科研档案以项目/课题为单元进行鉴定;照片档案以“卷”为单位进行鉴定;
音/视频档案和实物档案以一个物理载体为单元进行鉴定。
9
23.进馆档案鉴定如何实施?
答:
(1)鉴定小组人员逐卷逐件地进行鉴定,提出初步鉴定意见(包括鉴定结论及鉴定说明),并填写进馆档案鉴定表(附件2);
(2)进馆工作小组汇总初步鉴定意见,报本单位相关业务部门进行复审,并在进馆档案鉴定表中填写复审意见;
(3)进馆工作小组汇总鉴定结果,报本单位进馆工作领导小组审定。
24.鉴定结果如何报审?
答:
进馆工作小组按照档案门类汇总鉴定意见,报进馆工作领导小组审定,审定结论应填写至相应档案鉴定表中。
25.鉴定工作总结的内容有哪些?
答:
包括鉴定工作的组织管理情况(鉴定人员组成、实施时间、工作流程等)、鉴定标准、鉴定结果(鉴定前档案的主要内容和数量、鉴定后进馆档案主要内容和数量)、不进馆档案的处置方法、相关意见和建议。
26.进馆档案鉴定过程中需要注意的问题有哪些?
答:
(1)对特殊时期、特殊情况下产生的档案和与人有关的档案适当提升保管期限,从宽处理,留有余地。
(2)科研课题档案除获奖项目/课题档案外,应注意将能够反映本单位科研发展重要历程的档案进馆,如填补相关领域国家空白、在国内外具有一定影响力、在当时具有国际或国内领先水平的科研课题档案。
(3)进馆档案内容应与鉴定表中鉴定意见一致。
进馆档案鉴定结果审批通过后,不能随意变更。
若发现鉴定不准确,应重新履行鉴定流程,报进馆工作领导小组审定。
27.经鉴定不进馆档案的处理有哪些要求?
答:
经鉴定销毁的档案,不宜立即销毁,建议留存一段时间。
如确定销毁的,应编制销毁清册,经本单位领导班子审批同意后,严格按要求履行档案销毁手续。
经鉴定留所保存的档案,应按要求编制目录,规范管理并正常提供利用。
11
第四章
进馆档案整理
28.进馆档案整理的原则是什么?
答:
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,使进馆档案真实地反映进馆单位各项职能活动的历史原貌。
29.进馆档案的整理方式是什么?
答:
保持进馆档案原有整理方式,同一时期同类档案的整理方式一致。
具体如下:
(1)1981-1990年进馆文书档案采取按卷整理的方式,2006年以后进馆文书档案采取按件整理的方式;
(2)1981-1990年进馆科研、照片档案采取按卷整理的方式;
(3)进馆音频、视频、名人、实物档案采取按件整理的方式。
30.进馆档案整理包括哪些工作环节?
答:
(1)按卷整理:
包括分类、组卷、卷内文件排列、编制档号、编制页号、编制卷内文件目录、填写卷内备考表、填写案卷封面、案卷排列、编制案卷目录、档案修整、装盒。
(2)按件整理:
包括组件(件的组织)、修整、分类、排列、编制档号、编制页号、盖归档章、编目、装盒。
31.进馆档案的分类方案如何确定?
答:
(1)进馆文书档案可按照“年度-问题”或“年度-机构”进行分类。
如按问题分类,应至少包括“综合管理类、党群工作类、科研管理类、外事工作类、人事工作类、教育工作类、财务与资产管理类、基建、行政与后勤工作类、所属企业类”9类;
(2)科研课题档案按照项目/课题所属学科进行分类;
(3)声像(照片、音频、视频)档案按照“年度-问题”进行分类;
(4)名人档案按照“问题-年度”进行分类,包括“生平传记(A)、音像(B)、
19
证书(C)、信件(D)、手稿(E)、著作(F)、新闻报道(G)、逝世后形成的材料(H)、其他(I)”9类。
32.进馆档案分类的要求有哪些?
答:
(1)进馆单位应根据本单位各类档案分类方案,对纳入进馆范围各类档案的分类进行核定;
(2)进馆文书、名人档案的分类类目不得随意合并。
33.进馆档案组卷的要求有哪些?
答:
(1)进馆单位应根据进馆档案分类方案、鉴定结果对纳入进馆范围的各类档案进行重新组卷;
(2)文书档案组卷要求同一问题、同一事项的文件材料组在一起;
(3)科研课题档案组卷应遵循科研课题文件的形成规律和成套性原则,保持文件的有机联系,按照课题组成一个或若干个案卷。
34.无科研课题档案归档说明书时如何处理?
答:
进馆科研课题档案无科研课题归档说明书的不需另行制作补充,但需要拟写课题摘要并著录至案卷目录相应字段中。
35.进馆档案卷内文件材料排列需要注意哪些问题?
答:
(1)文书档案卷内文件材料按照事由结合时间、重要程度等排列;
(2)科研课题档案卷内文件材料按照重要程度或科研工作阶段排列,科研课题档案归档说明书作为每个课题档案第一个案卷的第一份文件,登入卷内目录;
(3)卷内密不可分的文件材料按照以下要求排列:
正文在前,附件在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;批复在前,请示在后;中文本在前,外文本在后;复文在前,来文在后;收文处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。
36.按件整理进馆档案组件的要求有哪些?
答:
(1)归档文件一般以每份文件为一件:
正文、附件一般为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)一般为一件;文件的附
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