公文写作格式.docx
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公文写作格式
公文写作及行文规则
一、公文种类及格式
(一)文种。
把性质和用途相同的公文归并为同一种,对每一种公文规定了固定的名称,这就是文种的名称,即公文种类,简称文种。
新的党政机关公文种类主要有:
决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。
(二)公文格式。
党政机关公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志(版头)、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注(印发传达范围)、附件、抄送机关、印发机关和印发日期(印制版记)、页码等部分组成。
二、主要公文的写作
(一)决定
1.基本结构。
由标题(包括发文机关、事由、公文名称)、受文单位(可省略,如普发)、正文、发文机关、日期等部分组成。
写作应注意:
针对性;权威性;结构合理。
2.类型。
一是“部署工作性的决定”。
二是“表彰处分性的决定”。
三是知照性的决定。
(二)意见
1.写作时要注意。
⑴部门提出的“意见”请求上级转发或批转的,目的性要明确,分析问题不能轻描淡写,解决问题不能含糊不清,更不能凭上级拿主意、想办法。
⑵本级机关直接下发的“意见”。
等同于“指示、”,政策性很强,撰写时需要掌握足够的素材,一般采用“提出问题—分析问题—解决问题”的结构。
⑶用语要讲究。
部门要求上级转发的“意见”,不能用肯定、非做不可的口气,而是用“我们考虑”、“我们认为”、“我们要求”、“我们意见”等;本级机关下发的“意见”,采用肯定语气或带有禁止、否定的指令性的语气,具有一定的强制性和约束力
2.类型。
⑴一种“意见”是来自下级,经上级机关批转后转化为决策性的意见,具有指导性和约束性。
⑵一种是本级机关下发的“意见”。
虽然文种是“意见”,但不再是参谋意见的意思,而是具有指示性。
(三)通知
1.基本结构和写法。
⑴标题。
除极简单的事情,标题可只写“××通知”(如停电通知)外,一般说来,应在“通知”前加上发文机关名称和事由,便于人们通过标题尽快掌握通知的意向。
根据工作需要和行文目的,有的标题还要写明是紧急通知、重要通知或补充通知等。
⑵主送机关。
指受文单位名称和个人称谓。
该写的受文单位和个人不要遗漏,以免误事。
⑶正文。
是通知的主要内容。
起草时要交代清楚发文的原因、意图和目的,通知的什么事情,有哪些具体要求和意见,受文单位应如何办理。
2.写作时注意事项。
⑴工作通知。
这类通知的正文包括通知缘由、通知事项、通知要求。
它通常采用总分条文式结构。
⑵会议通知。
一种是通过文件传递渠道发出的会议通知,这种通知一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议报到时间和地点、需要准备的材料等。
有些通知还应写明赴会的交通路线及交通工具运营班次或接待安排,以方便远方赴会的人。
⑶批转、发布性通知。
这类通知是针对被批转、转发的文件或发布的行政规章、管理规章而发的,通知成了正件,原文件或行政规章、管理规章成了附件。
正件、附件一起,组成了完整的通知。
⑷任免通知。
其正文写法极为规范、单一,只须简明扼要地写明任命或免职的根据和内容。
有的还要写明任命、聘用的任期和待遇。
⑸事项通知。
这类通知涉及的内容大都篇段合一,直陈其事,简明扼要;少数内容稍多的则采用了多段式或总分条文式等结构形式。
(四)通报
1.通报的一般结构。
由标题、主送机关、正文组成。
2.表彰性通报的写作。
这类通报的正文一般包括先进事迹、先进事迹评价、表彰决定、希望和要求四个部分。
3.批评性通报的写作。
正文包括错误事实、错误原因和教训、处理决定、希望和要求四部分。
4.情况通报的写作。
这类通报内容集中,多为一事一报,主要是据实反映情况,分析问题,还要针对通报的情况提出要求和希望。
语言要简洁、得体。
(五)报告
1.报告的写法。
⑴报告缘由。
简明扼要地说明为什么写报告。
若无必要也可略而不述。
⑵报告内容。
这是正文重点所在。
内容较多时,可依事情的发展变化、认识处理问题安排材料;也可按情况、经验、教训或问题的方方面面,以并列的横式结构安排材料,而且常分条列项使层次段落更分明。
⑶报告结语。
各类报告一般以“特此报告”、“请审阅”等语作结。
也可以不要结语。
2.工作报告。
它的正文内容,一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训、今后意见等几部分。
3.情况报告。
情况报告常用于向上级汇报下列事项:
严重的灾害、事故、案情、敌情;重要的社情、民情,如社会生活中的新动态和上级某项有关国计民生的新政策、新规定的贯彻执行情况及群众反映等;督促办理或检查某项工作的情况,如财务、税收、物价、质量、安全、卫生等项工作的检查结果;举办重大活动、召开重要会议的基本情况,各级各类代表会议的选举结果等;对某项工作造成失误和问题的检讨与反思;其他重要的、特殊的、突发的新情况。
4.答复报告。
答复报告的内容要注意针对性,有问必答,答其所问,以示负责。
(六)请示。
请示正文一般由请示原因、请示事项和请示结语三部分组成。
1.请示原因。
应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据。
原因必须讲清情况,举出必要的事实、数据来说明原因,才能为请示事项提供充分依据,令人信服。
在概述情况时,不能笼统、含糊;在陈述困难时,不能夸大事实。
要注意,即使情况写得较多,这部分仍然不是请示的重点所在,它仍然是为请示事项作铺垫的。
因此,不要轻重倒置,喧宾夺主。
2.请示事项。
这是文章重点,是请求上级机关给予指示、批复、答复的具体事项。
内容要具体,所提建议和要求要切实可行;用语要明确肯定,不能含糊其辞;若内容稍多时,可分条列项;语气要得体,一般应写“拟”怎么办,而不能写“决定”怎么办,因既已“决定”就不必请示了。
3.请示结语。
常用“妥否,请批复”、“特此请示,请予批准”、“请批准”、“请审批”、“请指示”等惯用语。
不要用“可否(妥否、当否),请批准”之类不合逻辑的用语作结。
(七)批复。
1.批复对象。
指批复所针对的请示事项。
必须在正文开头引述来文的标题、文号,有的还极其简要地直接引述来文所请示的事项。
引述应十分简练,一般都用一句话说清楚。
然后一般用“现批复如下”引出下文。
2.批复事项。
是批复的主要部分,它要针对请示事项给予明确答复或具体指示。
批复内容应一文一事。
对下级请示事项的答复,应态度鲜明,观点明确,语言简洁明了,不能模棱两可,含糊其辞。
使下级无所适从。
3.批复结语。
一般在正文末尾写上“特此批复”并加上句号。
若紧缩写为“此复”,也要加上句号。
开头已有“批复如下”的,也就可以不再写上“特此批复”了。
少数批复也在结语部分简要提出执行要求。
(八)函
若是商洽函、询答函的去函,要把商洽的原委、询问的问题、告知的情况等,写得清楚简明,以便得到对方的支持、理解和回答。
若是复函,先要在开头写明“某月某日关于某个问题(标题+文号)的来函收悉”之类,然后针对来件询问的问题、商洽的工作给予明确答复,以示互相支持或认真负责。
正文结尾处要恰当运用习惯用语,如是去函可用“特此函告”、“请即函复”之类,也可写“请予支持(协助)”,并紧接“为感”、“为荷”、“为盼”等语,其后都要加句号。
有的也可不要结尾语。
请求批准函的正文,亦可写上“请批准”、“请予审批”之类结语,以表示对业务主管部门职权的尊重(但不宜写“请予指示”)。
而审批函的结尾,则不必写上“特此批复”之类,而可写上“特此函复”之类结语,也表示对对方的尊重。
(九)纪要
1.会议组织情况。
可以简要地逐一写出会议时间、地点、出席人员、主持人、列席人员、缺席人员、记录人等,有的还写明主要议题。
办公会议纪要常用这种写法,以备查考,作为有关部门执行纪要的依据。
如果与议决事项关系不大,这部分也可以写得更概括、简单一些,只概述一下主要的情况就行了。
2.会议议定事项。
这是纪要的主要部分。
要写明研究的工作、作出的决定、布置的任务、将采取的措施等。
若会议涉及的内容较多,这部分可采用决议式的写法,分条列项,简明扼要严谨有序地写明会议议决的事项。
若研究的事项比较单一,这部分亦可采用概述式写法。
三、行文规则
(一)上行文
1.主送一个上级机关,其他可以抄送;特例“市委,市人民政府”、“市人民政府并市委”;
2.一般不得越级行文,更不得越级请示问题(特殊情况:
灾情、疫情、办理领导批示后反馈等需越级上行文时,要抄报被越的上级机关);
3.请示应当一文一事;
4.请示事项涉及其他部门业务范围时,应协商一致;
5.请示应当送上一级机关办公厅(室)按程序办理,不应当直接送领导者个人。
(二)平行文
1.互相可以用函行文;
2.互相可以联合行文,也只有平级、不相隶属的平级才可以联合行文。
(三)下行文
1.主送单位要规范,不要随意列;重要的下行文,应同时抄送直接上级机关;
2.党政部门除办公厅(室)外的其他部门,不得对下级党委、政府发布指示性公文;
3.向双重领导的下级机关行文,应当抄送其另一上级机关。
四、文种的区别
(一)决定与决议
1.成文过程不同。
决定可经会议议论通过,也可由领导初关或机关单位领导审定签发。
而决议成文程序严格,须经全体会议或代表大会例如党代会、人代会、职代会、会员代表大会讨论通过方才生效。
2.发文机关(组织)不同。
各级领导机关及机关、单位领导机构都可以制发决定;而决议只能由有关会议发布,不能以机关、单位的名义制发决议。
(二)请示与报告
1.行文目的、作用不同。
请示旨在请求上级批准、指示,需要上级批复,重在呈请。
报告要向上级汇报工作、反映情况、答复上级询问,一般不需上级答复,重在呈报。
2.呈报时间不同。
请示需要事前行文,不能“先斩后奏”。
报告一般在事后或者工作进行过程中行文。
这正如平常所说“事前要请示,事后要报告”。
3.主送机关不同。
请示只写一个主送机关,而且一般必须逐级上报。
报告有时可有多个主送机关,如情况紧急需要上几级领导机关尽快知道的灾情、疫情等等。
4.受文机关处理方式不同。
请示均属办件,收文机关必须及时处理,明确作答,限期批复。
报告均属阅件,收文机关对其不作答复。
5.涉及内容不同。
请示用于向上级机关请求批准、指示,凡是下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题,均可写为请示。
由此可将请示分为请求指示的请示和请求批准的请示。
6.写作侧重点不同。
它们虽然都要陈述、汇报情况,但报告的重点就在汇报工作情况,报告中不能夹带请示事项。
而请示中陈述情况只是作为请示原因,即使反映情况所占篇幅再大,其重点仍在请示事项。
(三)请示与函(请求批准函)
1.类型不同。
请示是上行文,函是平行文。
2.主送机关不同。
请示是向有领导,指导关系的上级机关行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的业务主管机关行文。
3.内容范围不同。
请示既可用于请求批准,又可用于请求指示。
函主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。
4.受文机关复文方式不同。
请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指示。
函的受文机关只能用函(审批函)表明是否批准或作出答复。
(四)批复与函(审批函)
1.类型不同。
批复是下行文,函是平行文。
2.主送机关不同。
批复是向有领导、指导关系的下级机关、单位行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的机关、单位行文。
3.内容范围不同。
批复既可用于作出批准,又可用于作出指示。
函主要用于审批涉及业务主管部门职权范围内的事项。
(五)决议与纪要
1.适用范围不同。
重要的全体会议、代表会议才发决议;而一切会议凡有必要均可发会议纪要。
2.涉及内容重要程度不同。
决议的内容一般为比较重大的问题。
会议纪要的内容可为重要问题,也可为具体问题。
3.形成程序不同。
决议必须经会议法定多数表决通过才能制发;会议纪要征求与会者意见并经会议主持者审批即可发出。
4.涉及内容范围不同。
决议只写进会议议决的事项;一般内容单一,一文一事。
会议纪要可反映会上的不同意见和观点(如学术会议纪要);有的纪要(如办公会议纪要)可涉及会议研究的几个问题。
5.作用不同。
决议除批准、评价有关事项外,一般多为部署工作,有指挥、指导作用。
会议纪要中,办公会议纪要具有指挥作用,有关方面必须遵守、执行议定事项。
6.发布方式不同。
决议由相应的领导机关用正式文件形式发布。
会议纪要中,办公会议纪要一般用专用版头形式刊发,其他会议纪要多用通知作文件头转发或印发。
倚窗远眺,目光目光尽处必有一座山,那影影绰绰的黛绿色的影,是春天的颜色。
周遭流岚升腾,没露出那真实的面孔。
面对那流转的薄雾,我会幻想,那里有一个世外桃源。
在天阶夜色凉如水的夏夜,我会静静地,静静地,等待一场流星雨的来临…
许下一个愿望,不乞求去实现,至少,曾经,有那么一刻,我那还未枯萎的,青春的,诗意的心,在我最美的年华里,同星空做了一次灵魂的交流…
秋日里,阳光并不刺眼,天空是一碧如洗的蓝,点缀着飘逸的流云。
偶尔,一片飞舞的落叶,会飘到我的窗前。
斑驳的印迹里,携刻着深秋的颜色。
在一个落雪的晨,这纷纷扬扬的雪,飘落着一如千年前的洁白。
窗外,是未被污染的银白色世界。
我会去迎接,这人间的圣洁。
在这流转的岁月里,有着流转的四季,还有一颗流转的心,亘古不变的心。
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