标准文档处理要点.docx
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标准文档处理要点.docx
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标准文档处理要点
公文格式标准要点摘录
1、发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。
对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。
字号一般可用二号字。
2、发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。
3、签发人
上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
4、正文标题及行文
正文标题用小标宋简体,二号字,下空两行。
正文用仿宋-GB2312字体,三号字,行距:
固定值(22~25)。
文中如有小标题可用3号小标宋体字(也可加粗突出显示)或黑体字。
正文中序号的正确用法为:
第一级:
一、二、三、……(各点文字后不加标点)
第二级:
(一)
(二)(三)……(不用顿号,文字后用句号或冒号)
第三级:
1.2.3.……(用齐线墨点,文字后用句号或冒号)
第四级:
(1)
(2)(3)……(同第二级)
第五层:
①②③……
5、国标GB/T9704—1999规定公文排版每页排22行,每行排28个字。
“页面设置”—“文档网格”—“指定行网格和字符网格”,不选择“不改变字符跨度”,“每行 个字符”设为28,“每页 行”设为22,“档数”用默认值1,“文字排列”选“横排”,“应用于”选“整篇文档”。
以上设置完成后,点击页面设置对话框左下角的“默认”按纽,出现选择性提示,点击“是(Y)”,保存所有更改设置,以后建立新文档时,上述设置将以默认值出现,
6、页边距:
“上”为3.7厘米,“下”为3.5厘米,“左”为2.8厘米,“右”为2.6厘米,“装订线”为0厘米。
7、成文日期的输入
国标GB/T9704—1999规定“用汉字将年、月、日标全;‘零’写为‘○’”。
这里所说的“○”即不是键盘上的数字“0”,也不是英文字母“O”。
“○”可通过下述方法输入:
“插入”——“日期和时间”,打开“日期和时间”对话框,右边“语言(国家/地区)”选择框选“中文”,其中便有GB/T9704—1999所规定的日期表达式,选中后点击“确定”即可。
公文格式标准详解
机关公文的排版是有明确的规定的,不是随便输入就可以的。
在公文缮制中,公文格式是由国家标准《国家行政机关公文格式》(GB/T9704—1999)来加以规范的,此标准对国家机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则有着详细的规定。
在公文缮制过程中,应如何从排版技术角度保证公文格式符合标准要求呢?
以下是笔者在实践中总结的几点经验:
1.硬件选择
打印机最好选用激光打印机,激光打印机分辩率高,定位准确,打印效果好。
普通针式打印机分辩率低,定位不准,即使设定正确,也难以打印出符合要求的、定位精确的公文。
2.软件选择
Office2000/2003是目前应用较广的办公自动化软件,功能比较强大。
国产WPSOffice金山办公组合软件功能也很强大,亦可选用。
本文以Office2000中Word2000为例进行公文排版设定。
3.页面设置
启动Word2000后,选择“文件”菜单中的“页面设置”命令,打开“页面设置”对话框,可进行以下设置:
(1)设定版心
国标GB/T9704—1999要求公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其幅面尺寸为:
210mm×297mm,公文用纸天头(上白边)为:
37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为:
28mm±1mm,版心尺寸为:
156mm×225mm(不含页码)。
设定:
选定“纸型”标签,“纸型”选A4,“方向”选“纵向”。
然后选定“页边距”标签,根据上述数据要求,可算出页边距尺寸为:
“上”设定数值为3.7厘米,“下”设定数值为3.5厘米,“左”设定数值为2.8厘米,“右”设定数值为2.6厘米,“装订线”设定数值为0厘米。
按此数值设定即可实现版心尺寸156mm×225mm(不含页码)。
(2)设定页脚
国标GB/T9704—1999规定公文排版页码“用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。
单页码居右空1字,双页码居左空1字。
”
设定:
打开“页面设置”对话框,选定“页边距”标签,“距边距﹨页脚”设定数值为3厘米,可实现一字线距版心下边缘7mm。
选定“版式”标签,“页眉和页脚”选“奇偶页不同”,可实现单、双页码分置左右。
“节的起始位置”选“新建页”,“垂直对齐方式”选“顶端”。
(3)设定每页行数与每页字数
国标GB/T9704—1999规定公文排版每页排22行,每行排28个字。
设定:
打开“页面设置”对话框,选定“文档网格”标签,选择“指定行网格和字符网格”,不选择“不改变字符跨度”,“每行 个字符”设为28,“每页 行”设为22,“档数”用默认值1,“文字排列”选“横排”,“应用于”选“整篇文档”。
以上设置全部完成后,点击页面设置对话框左下角的“默认”按纽(见右图),出现选择性提示:
“是否更改页面的默认设置?
此更改将影响所有基于NORMAL模板的新文档”(见下图),点击“是(Y)”,保存所有更改设置,则以后建立新文档时,上述设置将以默认值出现,
每次建立新文档时将不必再重新设置。
4.字体设置
GB/T9704—1999规定公文“正文用3号仿宋字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字”。
设定:
选择“格式”菜单中的“字体”命令,打开“字体”对话框。
选定“字体”标签,“中文字体”选“仿宋_GB3212”,“字形”选“常规”,“字号”选“3号”,其他设置不变。
点击对话框左下角“默认”按纽,将上述设置保存为默认值。
此默认值为文档正文默认值,标题可在文字录入过程中另行设定。
5.插入页码
国标GB/T9704—1999规定公文排版页码“用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下1行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。
单页码居右空1字,双页码居左空1字。
”
设定:
选择“插入”菜单中的“页码”命令,打开“页码”对话框,其中“位置”选“页面底端(页脚)”,“对齐方式”选“外侧”,若第一页需要显示页码则选择“首页显示页码”,点击“确定”,则在页脚位置出现页码,其中单页页码居右,双页页码居左。
在文档第一页双击页码,页码数字所在文字框生效,选中页码数字,选定字号为“4号”,在汉字输入状态输入“-1-”,然后选择“格式”菜单中的“段落”命令,打开“段落”对话框,选定“缩进和间距”标签,“缩进右”设为“1字符”,点击“确定”,关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态,即完成单页页码设定。
在文档第二页双击页码,页码数字所在文字框生效,选中页码数字,选定字号为“4号”,在汉字输入状态输入“-2-”,然后选择“格式”菜单中的“段落”命令,打开“段落”对话框,选定“缩进和间距”标签,“缩进左”设为“1字符”,点击“确定”,关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态,即完成双页页码设定。
6.成文日期的输入
国标GB/T9704—1999规定“用汉字将年、月、日标全;‘零’写为‘○’”。
这里所说的‘○’即不是键盘上的数字“0”,也不是英文字母“O”。
‘○’可通过下述方法输入:
方法一:
选择“插入”菜单中的“日期和时间”命令,打开“日期和时间”对话框,对话框里有多种时间和日期的表达式,其中便有GB/T9704—1999所规定的日期表达式,选中后点击“确定”即可。
方法二:
使用“智能ABC输入法”,如输入“i2001”,按空格键,则输入的即为“二○○一”。
若想输入“二○○一年十二月十一日”,可直接输入“i2001ns2ys1r”,再按空格键即可。
总之,公文排版有许多技巧与方法,公文缮制者既要有强烈的责任心,同时还要掌握公文排版技巧,只有这样才能作好公文缮制工作。
党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
(1)版头全称或规范化简称加“文件”二字或加括号标明文种组成,用套红大字居中印在文件首页上部。
(2)份号公文印制份数的顺序号,标注于公文首页左上角。
秘密公文应当标明份号。
(3)密级公文的秘密等级,用三号黑体字标注于份号下方。
(4)紧急程度“特急”、“加急”,用三号黑体字标注于公文首页的右上角;紧急电报应当分别标明:
“特提”“特急”“加急”“平急”。
(5)发文字号一般横向居中标注于版头与星线之间偏下。
上报公文的发文字号可标注于版头左下方,与签发人相对应。
发文字号用四号仿宋体字排印。
签发人上报公文应当在发文字号右侧用三号楷体字标注“签发人”,并在“签发人”;后面标注签发人姓名。
(7)标题由发文机关名称、公文主题和文种组成,位于发文字号下方,用二号宋体字,居中排印。
主送机关主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类机关的统称,位于正文上方,用三号仿宋体字顶格排印。
(9)正文公文的主体,用来表述公文的内容,位于标题或者主送机关下方。
文中大小题号要按以下顺序使用:
第一级一、二、三等等,用三号黑体字。
第二级
(一)
(二)(三)等等用三号仿宋体字。
第三级1。
2。
3。
等;第四级
(1)
(2)(3)等,文件使用的字体字号,正文用三号仿宋体字,每页19行,每行25个字。
批转(转发、印发)的通知,通知正文用三号楷体字,被批转(转发、印发)文件用三号仿宋体字。
(10)附件应当置于正文之后,与主件装订在一起,并在正文之后,发文机关署名之前,注明附件的名称。
附件要另起版,标题用二号宋体字,正文用三号仿宋体字。
(十一)发文机关署名应当有全称或者规范性简称,位于正文的右下方,最后一字与正文空四个字距离。
(十二)成文日期决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文,成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
打印文件的发文机关署名、成文日期如与正文不在同一页时,应在空页左上角标注“(此页无正文)”,日期第一字向右缩进两个字的距离。
(十三)印章除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外,应当加盖印章。
用印位置在成文日期的上侧。
(十四)印发传达范围用三号仿宋体字加括号空两格标注于成文日期左下方。
(十五)主题词 “主题词”三字用三号黑体字,词组用三号XX(宋体字)加黑,词组间空一个字。
(十六)抄送机关标注于印制版记上方,主题词下方,用四号仿宋体字。
(十七)印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成,位于公文末页下端印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字置于文件末页下端两条间隔线中间,印刷份数用五号仿宋体字加括号置于间隔线右下方。
字体安装:
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