Notes本地归档文件转换帮助.docx
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Notes本地归档文件转换帮助.docx
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Notes本地归档文件转换帮助
Notes本地归档文件转换为Outlook归档文件
软件使用说明
一、Notes邮件归档文件转换至Outlook归档文件
1、请转换前,确定本地归档的Notes归档文件位置,Notes系统默认的归档文件夹为:
“C:
\ProgramFiles\lotus\notes\data\archive”
文件夹下类似“a_***”即为对应的归档文件。
如用户自建了其他归档文件置于其他盘,请自行查找,或通过Windows文件搜索发现,Notes归档文件为nsf格式,即“*.nsf”。
2、请确认安装了LotusNotes邮件客户端,并导入个人id。
3、请确认安装了OfficeOutlook2003/2007版本。
4、请下载“Notes归档邮件迁移至Outlook工具软件.rar”到本地PC。
下载地址:
ftp:
//branch:
branch1234@10.0.16.10中的“邮件系统改造相关”目录下。
5、解压缩压缩包后,安装“ExportNotes.exe”,如图:
请默认安装到C盘安装目录,各安装选项按默认“下一步”即可。
注:
通过标准化操作系统部署加域的PC已自动安装该软件,可直接到转至第6步。
安装最后一个步骤可以直接运行该程序。
6、通过“开始”-“程序”-“SysToolsExportNotes”-“SysToolsExportNotes”打开程序,出现以下注册界面,请输入EmailAddress及密码,如下:
EmailAddress:
wusong@ccic-
Password:
LPH?
KER>>MKCI>DW@L
在软件主页面,通过“Browser”选择Notes归档文件,默认归档文件位于“C:
\ProgramFiles\Lotus\Notes\Data\Archive”目录中。
用户自建的归档文件请自行查找。
点击“StartScan”后,会出现需要输入NotesID文件的密码,请输入Notes登录密码即可。
如sunsq.id对应登录Notes的密码为sunsq1234,直接输入单击OK即会开始分析归档文件中的邮件。
待分析完成后,会自动跳转至“Mail”栏,显示该归档文件中的邮件,此处请务必不做任何选择,而是直接导航至“Export”栏。
在“Export”栏,仅选中“Mail”和“Outlook2003/2007(UnicodeFormat)”两个选项,单击“StartConversion”。
选择归档路径后(建议置于系统盘C盘外的其他盘),出现以下图示。
单击“ExporttoOutlook”,待转换完成后,Outlook视图左侧会增加一个图示文件夹,请单击左侧“邮件”栏,选中转换完的归档文件夹,即可查看归档的邮件。
注:
Ø转换过程中,如出现以下两种图示提示框,请直接点击“确定”即可,确定后转换工具会继续转换邮件。
如邮件数量过大,可能会频繁出现该警告框,同时转换时间会相对较长。
Ø转换完成后,在核对该文件夹下各个子文件夹邮件与Notes原归档文件邮件一致后,原Notes归档文件请直接删除即可。
Ø所有转换过的归档邮件(含Notes服务器邮箱迁移到Exchange服务器邮箱的邮件),在Outlook中不能直接回复原发件人,只能在收件人处重新输入所需要发送的“收件人”并“检查姓名”通过后方可发送,否则会收到Exchange邮件系统“找不到收件人”的退信。
Ø用户邮箱迁移至Exchange邮件系统之后收到的所有邮件,都可以直接回复、转发。
Ø转换完成后,如确认Notes归档文件已成功转换为Outlook归档文件,请直接删除Notes软件及SysToolsExportNotes软件即可。
公司之后不再需要用到该软件。
二、Notes邮件联系人转换至Outlook联系人
如之前在Notes中配置了邮件联系人,也可通过SysToolsExportNotes软件进行转换。
1、一般情况下,个人配置的联系人都存放与本地Notes安装目录下的names.nsf文件中。
打开SystoolsExportNotes软件,选中文件时,导航至本地的“C:
\ProgramFiles\lotus\notes\data”文件夹,选择“names.nsf”文件,如图:
2、选择文件后,单击“StartScan”按钮,如图:
待扫描完成后,选择上图中鼠标所指的“Contacts”标签,出现以下页面:
此处请勿改动任何配置,而是直接单击“Export”栏,如图,仅选中“Contacts”及“Outlook2003/2007(UnicodeFormat)”两个选项后,单击“StartConversion”。
选择归档路径后,出现以下图示。
在此单击“ExporttoOutlook”,待转换完成后,Outlook视图左侧会增加一个图示文件夹,请单击左侧下方的“联系人”栏,选中刚转换完成的文件夹,即可显示Notes转换过来的联系人信息,请将该批联系人全部选中后,拖放至“联系人”(本地个人文件夹)或“邮箱-***的联系人”(服务器邮箱文件),之后请导航至左侧“邮件”栏,关闭该转换文件夹即可。
如不再需要该转换后的pst归档文件,可直接到归档目录下删除文件。
三、OfficeOutlook部分常用设置
1、关闭个人文件夹(单个pst文件)
如不需要查看之前归档或新建的个人文件夹,可以右键关闭某个文件夹,如图:
关闭后,该pst文件将不会显示在当前Outlook视图中,但文件仍保存在归档目录下。
可以通过以下方式添加数据文件并显示在Outlook中。
2、如需要重新查看某个归档文件(pst格式的Outlook文件),可以在Outlook里,选择“工具”-“帐户设置”-“数据文件”,新建一个“个人文件夹”,如图:
选择“OfficeOutlook个人文件夹文件(.pst)”后确认。
2.1、如是查看已有的归档pst文件,则通过文件夹导航至归档文件目录,并选择,如图:
2.2、如是新建一个个人文件夹用于收取服务器上邮箱的文件,则在图示输入框中输入文件名称,确定即可。
确定后,可以编辑该文件在Outlook中的显示名称,并设定该文件密码以保证该文件的私密性,也可不设置密码。
(注:
该密码为电脑本地文件密码,密码忘记后无法恢复,故请妥善保存密码)
确定后,“帐户设置”的“数据文件”中会多出一个如图所示的数据文件。
如将该行,配为“设为默认值”,则该文件为默认的收取公司服务器邮箱的文件,即:
所有服务器上的邮件都会下载到本地电脑的这个数据文件中,而服务器上个人邮件被清空且不留备份。
故如个人用户需要将部分邮件数据保留在服务器上,请将“邮箱-***”设为默认值,并定期将该文件夹中的邮件以“选中拖放”的方式下载到本地电脑的个人文件夹。
注:
服务器邮箱限额为100M,超过后用户将不能接收、发送邮件,故用户如将服务器邮箱设为默认值,请切记定时将服务器邮箱的邮件收至本地个人文件夹。
该个人文件夹可以右键方式创建新的文件夹,并将邮件拖放至文件夹中。
注:
1、选中单个或批量邮件后,左键点击在文件夹之间拖放,为剪切方式,非复制方式,即原文件夹中邮件将被删除。
2、单个Outlook文件(pst文件)容量不宜超过2G,容量过大的文件在操作过程中可能出现缓慢现象,故请普通用户尽量一年新建一个个人文件夹,用于收取、存放并归档当年邮件。
如用户频繁使用邮件,邮件过多,建议每半年新建一个个人文件夹。
3、个人文件夹存储位置不宜置于C盘(系统盘)。
4、由于服务器性能及存储有限,建议个人新建本地个人文件夹,用于收取服务器邮箱,以免影响服务器性能及稳定性,也避免由于服务器邮箱超容而导致用户无法接收、发送邮件。
5、在用户服务器邮箱超容时,邮件系统会自动发邮件给对应用户告警提示,请用户务必立即本地创建“个人文件夹”及时下载服务器邮件至本地,否则将无法接收、发送新邮件(Exchange邮箱配置不是原Notes的“仅提示不限制”的配置)。
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